文/佳木斯大學(xué) 王玉武

加強(qiáng)高校的干部人事檔案管理工作，提高人事檔案管理質(zhì)量，開(kāi)發(fā)和利用好檔案信息資源，對(duì)高校選拔、使用干部以及人才資源的開(kāi)發(fā)利用，提高學(xué)校管理水平，推動(dòng)高校的各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展具有重要意義?，F(xiàn)階段高校干部人事檔案的管理工作存在一些問(wèn)題，不能很好地滿(mǎn)足高?？焖侔l(fā)展的需要。

一、高校干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱

大部分高校對(duì)干部人事檔案管理工作重視不夠，對(duì)干部人事檔案管理工作在選拔干部、任用人才，晉職晉級(jí)中的作用認(rèn)識(shí)不足。對(duì)檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施、人員、經(jīng)費(fèi)投入不夠，檔案工作所需的基本設(shè)備、工作環(huán)境不能達(dá)到國(guó)家要求。教職工缺乏檔案意識(shí)，歸檔材料不用規(guī)定的筆填寫(xiě)，材料項(xiàng)目填寫(xiě)不全，年度考核等材料內(nèi)容抄襲，套話(huà)、空話(huà)較多。新參加工作人員對(duì)于檔案是否已到工作單位，不聞不問(wèn)，有的已工作幾年了但檔案還沒(méi)有到工作單位。這些問(wèn)題直接影響到干部人事檔案管理工作水平。

（二）管理隊(duì)伍素質(zhì)較低

高校干部人事檔案管理人員配備的數(shù)量少，未能達(dá)到1000卷檔案室1個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)。且大部分人員學(xué)歷層次較低、年齡偏大、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，大部分管理人員主要是從教學(xué)一線淘汰下來(lái)的，對(duì)干部人事檔案材料的收集、分類(lèi)、排序、整理、歸檔立卷、檔案轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)不了解，基本上未經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)就直接上崗工作，檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的或具有相關(guān)學(xué)歷的人員甚少，這些人的素質(zhì)較低，很難適應(yīng)高校干部人事檔案管理工作的需要。近幾年，雖有新分配的大學(xué)生充實(shí)到管理隊(duì)伍中平，但專(zhuān)業(yè)對(duì)口的較少，他們認(rèn)為在高校搞檔案工作發(fā)展前景不好，沒(méi)有人重視，工作很難干出成績(jī)，不安心檔案工作，總是伺機(jī)跳槽，也就談不上提高檔案業(yè)務(wù)能力了。

（三）歸檔渠道較窄，歸檔材料不規(guī)范

現(xiàn)階段，高校干部人事檔案的歸檔材料主要是來(lái)自組織、人事、工會(huì)、紀(jì)檢等部門(mén)形成的干部任免、工資、職稱(chēng)、年度考核、入黨、獎(jiǎng)懲等材料。而對(duì)于新規(guī)定的黨委、人大、政協(xié)委員的簡(jiǎn)歷材料，報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)材料，反映個(gè)人有科研學(xué)術(shù)水平的材料等收集較為困難。歸檔材料中項(xiàng)目填寫(xiě)不全，不按規(guī)定用筆，基本信息填寫(xiě)與檔案有出入，缺少像片等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由于國(guó)家對(duì)于碩士研究生、博士生的學(xué)歷材料沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，各培養(yǎng)學(xué)校形成的相關(guān)材料內(nèi)容不規(guī)范，用紙規(guī)格不統(tǒng)一，常常不能達(dá)到干部人事檔案材料歸檔要求，這些問(wèn)題給干部人事檔案管理工作帶來(lái)了很多困難，影響了檔案質(zhì)量。

（四）管理制度執(zhí)行不力

現(xiàn)行的干部人事檔案管理制度較為規(guī)范，但是具體執(zhí)行時(shí)得不到應(yīng)有的貫徹落實(shí)。檔案材料形成部門(mén)積壓或滯留檔案材料，不符合歸檔要求限期補(bǔ)辦的材料超期；《查閱干部檔案審批表》填寫(xiě)不規(guī)范，查閱檔案材料與復(fù)制材料混淆，有的審批不簽名；個(gè)別工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成借閱的檔案材料丟失；外借檔案超期不還，不辦理續(xù)借手續(xù)，至使干部人事檔案長(zhǎng)期在外；檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，未能將回執(zhí)及時(shí)郵寄回檔案發(fā)出單位等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不能?chē)?yán)格地按干部人事檔案管理制度辦事，影響到了檔案管理部門(mén)的工作，威脅到了干部人事檔案安全。

（五）人檔分離、棄檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生

近幾年，隨著國(guó)家高等教育的快速發(fā)展，各高校為了提升師資隊(duì)伍水平，不斷加大人才引進(jìn)力度，高學(xué)歷人員在單位之間“跳槽”頻繁，有的單位為了留住人才，采用了扣留人事檔案的辦法，造成了人檔分離。而有的人干脆放棄自己的檔案，使檔案長(zhǎng)期滯留在原單位無(wú)人問(wèn)津。大部分高校不同程度地存在這些現(xiàn)象，導(dǎo)致干部人事檔案材料不完整，更談不到檔案材料的準(zhǔn)確真實(shí)了。

（六）信息化程度較低

由于投入較少，高校的干部人事檔案管理大部分還停留在以手工操作為主的工作模式上，雖然配備了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但大部分僅僅是利用計(jì)算機(jī)編一些姓名索引、個(gè)人檔案目錄，與數(shù)字化、信息化管理的要求相差甚遠(yuǎn)，工作效率較低，一定程度上影響了檔案的利用。

二、對(duì)高校干部人事檔案管理工作的建議

（一）普及干部人事檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

絕大部分高校已經(jīng)建立了校園網(wǎng)絡(luò)，干部人事檔案部門(mén)應(yīng)充分利用校園網(wǎng)絡(luò)陣地，宣傳普及干部人事檔案管理的收集范圍、分類(lèi)、排序、提供利用、檔案轉(zhuǎn)遞、保密等基本知識(shí)。定期深入到各二級(jí)學(xué)院、部處對(duì)教職工、學(xué)生進(jìn)行干部人事檔案相關(guān)知識(shí)的講座、培訓(xùn)。經(jīng)常舉辦一定范圍的干部人事檔案知識(shí)競(jìng)賽，從而普及檔案基本知識(shí)，增強(qiáng)教職工、學(xué)生的檔案意識(shí)，提高干部人事檔案管理工作水平。

（二）建立責(zé)任制，完善管理制度建設(shè)，加強(qiáng)執(zhí)行力度

應(yīng)建立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的干部人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，切實(shí)發(fā)揮作用，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的檢查、督促、指導(dǎo)。應(yīng)依據(jù)干部人事檔案管理制度，制定適合本校實(shí)際情況的各項(xiàng)管理制度、辦法，特別是干部人事檔案材料的收集辦法，拓寬收集渠道，確保材料質(zhì)量，從源頭上提高干部人事檔案的質(zhì)量。應(yīng)建立相應(yīng)責(zé)任制，明確各級(jí)各類(lèi)人員、干部檔案管理人員的責(zé)任，獎(jiǎng)懲分明，從而確保干部人事檔案的各項(xiàng)管理制度得到落實(shí)。

（三）培訓(xùn)管理隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)能力

管理人員的業(yè)務(wù)能力，直接影響干部人事檔案的管理水平。應(yīng)保證經(jīng)費(fèi)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)校應(yīng)加大投入力度，使檔案管理人員能經(jīng)常參加業(yè)務(wù)主管部門(mén)舉辦的培訓(xùn)。應(yīng)提倡自主學(xué)習(xí)，檔案管理人員應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案管理的制度、法規(guī)，學(xué)習(xí)干部人事檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，發(fā)展方向等。同時(shí)應(yīng)學(xué)習(xí)國(guó)家的干部政策、人事、勞資等相關(guān)知識(shí)，從而更好地對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行鑒別，提高干部人事檔案質(zhì)量。應(yīng)建立干部人事檔案上級(jí)主管部門(mén)、各高校之間的網(wǎng)絡(luò)工作群，利用網(wǎng)絡(luò)上下溝通、交流工作經(jīng)驗(yàn)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高業(yè)務(wù)能力。學(xué)校應(yīng)注意保持管理人員的相對(duì)隊(duì)伍穩(wěn)定，使他們安心工作，定期對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，促使他們提高業(yè)務(wù)能力。

（四）加快高校人事制度改革

高層次人才在高校之間、各單位之間經(jīng)常性地流動(dòng)已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，現(xiàn)行的人事制度已經(jīng)不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，國(guó)家應(yīng)制定相應(yīng)的人才管理與干部人事檔案管理辦法，避免“人檔分離”、“棄檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)，允許人才的合理流動(dòng)。

（五）增加投入，加快信息化、數(shù)字化建設(shè)

干部人事檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展方向，學(xué)校應(yīng)加大投入力度，配備必要設(shè)備，研究開(kāi)發(fā)相應(yīng)管理軟件，利用現(xiàn)代辦公手段管理干部人事檔案，力爭(zhēng)早日實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的信息化、數(shù)字化。

總之，如何解決現(xiàn)存問(wèn)題，提高干部人事檔案管理水平，加快信息建設(shè)，以適應(yīng)高校快速發(fā)展的需要，是干部人事檔案工作者需認(rèn)真研究的課題。

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