信息時(shí)代如何提高檔案管理人員的素質(zhì)

隋 欣

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

在信息社會(huì)條件下，檔案的重要性隨著電子信息的爆發(fā)越來(lái)越顯示出其獨(dú)特的作用。因此，進(jìn)一步提高對(duì)檔案的管理，強(qiáng)化對(duì)檔案資料的保護(hù)，全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案無(wú)可替代的作用，顯得至關(guān)重要。當(dāng)前檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣化，檔案管理現(xiàn)代化逐步推廣，對(duì)檔案提供利用的要求日益提高。這也要求檔案工作者具備更新、更高、更強(qiáng)的能力和素質(zhì)，既要具備良好的政治品德素質(zhì)，職業(yè)道德素質(zhì)，專業(yè)知識(shí)素質(zhì)又要有健康的身體素質(zhì)，使其全面掌握現(xiàn)代社會(huì)的新知識(shí)、新技術(shù)，讓其始終處于最佳工作狀態(tài)，才能保證新時(shí)期檔案工作的良好服務(wù)效能。

一、檔案工作者面臨的挑戰(zhàn)

現(xiàn)代社會(huì)的檔案工作已經(jīng)不僅僅局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的收集、整理和歸類。步入信息化時(shí)代以后，已經(jīng)普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，信息時(shí)代衍生出的大量信息，其中許多必須納入檔案管理的范圍，但隨之而來(lái)的信息化檔案管理存在的保真、保密、保存、保讀取等難題也同時(shí)出現(xiàn)，這些都對(duì)檔案工作者提高綜合素質(zhì)、適應(yīng)檔案工作發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)，對(duì)檔案工作者提出了更高的要求，要求其掌握先進(jìn)的技術(shù)、了解廣博的知識(shí)、學(xué)習(xí)更專業(yè)的技能。

二、制約檔案工作者綜合素質(zhì)提高的主要因素

1、由于歷史的原因，檔案工作面臨著部分工作人員年齡老化、知識(shí)退化、專業(yè)技能和信息技術(shù)不熟練等情況。

2、一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作在單位整體工作中的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在提高檔案管理人員素質(zhì)上不能為檔案工作人員提供必需的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，對(duì)于檔案管理設(shè)備和技術(shù)提升方面的投入嚴(yán)重不足。這種情況也使得部分檔案工作人員缺乏做好檔案工作的積極性和敬業(yè)精神，對(duì)自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于現(xiàn)有工作采取“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的態(tài)度，缺乏創(chuàng)新工作的動(dòng)力，缺乏更新知識(shí)的主動(dòng)性與自覺(jué)性。這些情況都嚴(yán)重制約了檔案工作者綜合素質(zhì)的提高。

三、檔案人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

1、政治素質(zhì)：檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，它要求檔案管理人員必須有較高的政治思想素質(zhì)。要求檔案管理人員要積極參加政治學(xué)習(xí)，堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)主義制度，自覺(jué)抵制資產(chǎn)階級(jí)自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開(kāi)放。愛(ài)崗、敬業(yè)，要有過(guò)硬的政治素質(zhì)，這是作為檔案管理人員的首要素質(zhì)。

2、業(yè)務(wù)素質(zhì)：業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案人員必須具備的綜合文化知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能，工作起來(lái)才會(huì)得心應(yīng)手，才能解決工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題。這就要求檔案人員應(yīng)具有較深的專業(yè)知識(shí)、堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的人文素質(zhì)、較強(qiáng)的情報(bào)意識(shí)和熟練的信息技術(shù)。

3、基本技能：豐富的知識(shí)是提高檔案人員基本技能的條件，要搞好檔案工作除了應(yīng)掌握上述的知識(shí)外，還應(yīng)具備熟練的基本技能。

基本技能包括三個(gè)內(nèi)容：操作技能、管理技能、信息開(kāi)發(fā)技能。

（1）操作技能：一名合格的檔案人員除了掌握豐富的理論知識(shí)外，還應(yīng)具有較強(qiáng)的實(shí)際操作技能，具體就是檔案文書(shū)立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)以及現(xiàn)代管理手段等。

（2）管理技能：檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)。它不僅包括對(duì)檔案實(shí)體的管理，還包括對(duì)檔案事業(yè)的管理。這就要求檔案人員要認(rèn)真研究管理學(xué)理論，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識(shí)、掌握現(xiàn)代管理技能，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理現(xiàn)代化，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

（3）信息開(kāi)發(fā)技能：檔案是在此之前的信息資源，綜合開(kāi)發(fā)和利用檔案信息是檔案工作的根本目的。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是目前檔案的一項(xiàng)非常重要的工作，也是檔案提供利用的拓寬與深化。檔案工作要努力創(chuàng)造有利條件，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)。

四、如何提高檔案人員的素質(zhì)

1、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。檔案管理的價(jià)值就在于為工作決策提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。檔案管理工作是一項(xiàng)重要的管理工作和服務(wù)工作，它要求檔案管理員有熟練的工作能力和較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量和工作成果是決定檔案工作好與壞的根本原因。應(yīng)積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性，積極開(kāi)展職業(yè)道德的教育，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)方法、提高服務(wù)質(zhì)量，主動(dòng)、熱情、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、周到的為檔案使用者服務(wù)，這是檔案工作的最終目的。

2、發(fā)揚(yáng)敬業(yè)奉獻(xiàn)精神。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，它要求檔案管理員必須有自我犧牲的品質(zhì)，進(jìn)取創(chuàng)新的意識(shí)和嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度。檔案工作是帶有研究性的服務(wù)工作。檔案人員應(yīng)具備較高的文化素養(yǎng)和道德情操，才能跟上時(shí)代的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)的需求。要培養(yǎng)檔案人員的敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，主動(dòng)熱情服務(wù)，使檔案事業(yè)不斷發(fā)展壯大。

3、學(xué)習(xí)與開(kāi)拓創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是促進(jìn)檔案事業(yè)進(jìn)步的必然要求，創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。要善于從工作中、學(xué)習(xí)中、其它專業(yè)的知識(shí)中吸取有益的經(jīng)驗(yàn)，活學(xué)活用的用在檔案管理工作中，檔案管理人員只有具備了創(chuàng)新能力，才能在檔案管理工作當(dāng)中開(kāi)創(chuàng)出新局面。

4、綜合協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)好檔案工作和領(lǐng)導(dǎo)及基層單位之間的關(guān)系，爭(zhēng)取一個(gè)良好的工作環(huán)境，發(fā)揮基層檔案員的作用。一是檔案工作是一項(xiàng)綜合性工作，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持工作很難正常開(kāi)展，這一矛盾的解決，就需要依靠檔案工作人員的積極努力。檔案人員應(yīng)采取各種措施，通過(guò)各種形式協(xié)調(diào)好檔案工作與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。二是基層檔案員平時(shí)收集、整理基礎(chǔ)資料是關(guān)鍵。從文件資料產(chǎn)生到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，都要確保其齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。

總之，檔案人員基本素質(zhì)的培養(yǎng)，是一項(xiàng)艱巨而緊迫的任務(wù)。為此，既需要檔案行政部門(mén)的高度重視和統(tǒng)籌規(guī)劃，更需要檔案工作人員的高度自覺(jué)和勤奮鉆研，把這兩方面的積極性結(jié)合起來(lái)，檔案人員的基本素質(zhì)就一定能夠迅速提高。