淺淡數(shù)字檔案館的檔案管理工作

馬升暉

(五常市水務(wù)局 黑龍江 五常 150200)

信息技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字檔案館作為一種新生事物登上了檔案工作的舞臺(tái)，數(shù)字檔案館的檔案管理工作也提升到了重要的位置。

一、數(shù)字檔案館應(yīng)注重成本與效益

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的檔案工作者對(duì)成本效益的觀念一直都很淡薄，很少有人關(guān)心和研究檔案整理、保管、利用的成本效益問(wèn)題和檔案價(jià)值與檔案整理、保管費(fèi)用之間的關(guān)系。無(wú)論投入整理和保管檔案的費(fèi)用是否超過(guò)檔案的價(jià)值都不會(huì)影響對(duì)檔案的正常保管，這樣就出現(xiàn)了兩種情況：一種是有許多檔案的保管費(fèi)用已經(jīng)超過(guò)了其檔案的價(jià)值，或者說(shuō)是完全沒(méi)有保存價(jià)值還仍舊被保管著，使有限的檔案保管費(fèi)用被白白浪費(fèi)；另一種是許多珍貴的檔案不能得到合理的保護(hù)，使這些珍貴的檔案和一般的檔案在同樣的條件下保管。在數(shù)字檔案館的條件下，這種投入與產(chǎn)出的不協(xié)調(diào)將顯得尤為突出，對(duì)檔案工作的影響更是顯而易見(jiàn)。數(shù)字檔案館不是一次性的投入，需要不斷地投入大量資金來(lái)維持其正常運(yùn)行。然而，巨額投入支撐的數(shù)字檔案館所形成的利用率并沒(méi)有想象中的可觀，這使得數(shù)字檔案館建設(shè)必須樹(shù)立成本效益的觀念，處理好投入與產(chǎn)出的關(guān)系，講求最佳效益。

二、傳統(tǒng)檔案館工作流程與數(shù)字檔案館工作流程的聯(lián)系

傳統(tǒng)的檔案管理工作是單一、單向的簡(jiǎn)單過(guò)程，接收、處理、管理、服務(wù)等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是依據(jù)紙質(zhì)檔案管理而產(chǎn)生的，數(shù)字檔案以及數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，為傳統(tǒng)檔案館注入了新的內(nèi)涵，同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。新形勢(shì)下的檔案管理工作不應(yīng)僅停留在對(duì)檔案實(shí)體的管理上，還應(yīng)將管理的著眼點(diǎn)擴(kuò)大到檔案信息管理的層面，運(yùn)用新的檔案管理理念從新的管理角度來(lái)指導(dǎo)和約束現(xiàn)今的檔案管理工作。

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館都是進(jìn)行實(shí)體保管的機(jī)構(gòu)，其發(fā)展?jié)摿窒抻陴^藏規(guī)模及其相應(yīng)的處理能力上，然而在數(shù)字檔案館的背景之下，檔案館管理工作應(yīng)從有限的館藏建設(shè)向開(kāi)發(fā)、鏈接和傳送信息資源的方向發(fā)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方式來(lái)發(fā)展檔案館。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)以及全方位的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)了巨大的影響和沖擊，它將實(shí)體檔案館的各個(gè)流程豐富為接收、處理(分類(lèi)、整理、編目、標(biāo)引、歸檔、入庫(kù)、數(shù)字化縮微等)、管理(實(shí)物管理、信息管理、實(shí)物與信息之間的關(guān)聯(lián)、對(duì)應(yīng)、拷貝以及信息的遷移轉(zhuǎn)換和箭備份等)和提供利用服務(wù)等核心環(huán)節(jié)。檔案信息管理打破了全宗、機(jī)構(gòu)、年限和專(zhuān)題的界限，追求的是更大范圍內(nèi)信息的收集、存儲(chǔ)與輸出。在各類(lèi)案卷、文件中，根據(jù)利用者的需求隨時(shí)自由組合各類(lèi)信息，并通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)提供給遠(yuǎn)程利用者，突破了實(shí)體檔案館的范圍，檔案信息管理有了更大的空間。檔案實(shí)體管理與檔案信息管理是兩個(gè)緊密相連的不同的工作階段，前者是后者的前提條件和工作基礎(chǔ)；后者是前者的深入和延伸。延伸即在檔案實(shí)體管理的基礎(chǔ)之上，將檔案中蘊(yùn)含的豐富內(nèi)容開(kāi)發(fā)出來(lái)，更廣泛地傳播。檔案管理內(nèi)容的延伸是由利用者的需求決定的，也是信息時(shí)代賦予檔案部門(mén)和檔案工作者的歷史使命。檔案信息管理對(duì)檔案實(shí)體管理不是替代的關(guān)系，而是有利的補(bǔ)充，因此，我們必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館環(huán)境下傳統(tǒng)檔案管理與檔案信息管理的有效結(jié)合。

三、數(shù)字檔案館的檔案信息檢索理念

（一）檔案信息檢索的核心理念是“以用戶(hù)為中心”

傳統(tǒng)的檔案館以發(fā)展完備的館藏為主要目的，檔案信息檢索以嚴(yán)格的信息揭示和有序化的信息組織為基礎(chǔ)，以完善的系統(tǒng)建設(shè)為主要任務(wù)，適合業(yè)務(wù)熟練的工作人員使用，體現(xiàn)一種“機(jī)械觀”的理念。隨著社會(huì)環(huán)境的變化，檔案信息檢索的核心觀念逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙杂脩?hù)為中心”。不斷地推出主動(dòng)性的檔案信息檢索服務(wù)，其服務(wù)水平也在逐步提高。

（二）信息檢索服務(wù)以檔案信息資源的充分利用為目的

早期的檔案信息在經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，多被保護(hù)起來(lái)而沒(méi)有得到充分合理地利用，檔案利用者不能以最方便的途徑獲取信息。在信息時(shí)代，信息資源是被認(rèn)為與物質(zhì)、能源、材料一樣重要的生產(chǎn)要素，其價(jià)值被充分認(rèn)識(shí)，這就要求在數(shù)字檔案館背景之下，各級(jí)檔案館應(yīng)采取各種信息檢索服務(wù)，以提高檔案信息資源的利用率。

（三）檔案信息檢索是一個(gè)有生命周期的系統(tǒng)

列維坦認(rèn)為，信息生產(chǎn)的生命周期是由信息被記錄下來(lái)，從而成為信息源開(kāi)始的。從收集檔案信息到利用檔案信息是一個(gè)完整的生命周期。在使用檔案信息的過(guò)程中，了解到新的信息，進(jìn)行新的檔案信息的采集，然后開(kāi)始新的生命周期。只有將上述過(guò)程所有環(huán)節(jié)的工作做好，才能使利用者在需要檔案信息資源的時(shí)候在最有利的時(shí)間和地點(diǎn)以順暢的方式獲取信息和使用信息。檔案信息檢索的生命周期是將自然生命周期和利用者需求有機(jī)結(jié)合在一起的一種抽象模型。具體表現(xiàn)為，針對(duì)利用者表達(dá)出來(lái)的需求，信息檢索系統(tǒng)通過(guò)信息推送、個(gè)性化定制等服務(wù)形式實(shí)現(xiàn)；針對(duì)利用者認(rèn)識(shí)到的普遍性需求，分門(mén)別類(lèi)地組織好信息；針對(duì)利用者具有的潛在的信息需求，信息系統(tǒng)通過(guò)建立知識(shí)庫(kù)等方式滿(mǎn)足利用者的需求。利用者的信息需求總是被檔案館工作人員不斷地感知、認(rèn)識(shí)、再認(rèn)識(shí)，形成一個(gè)良性循環(huán)的生命生長(zhǎng)周期。

四、數(shù)字檔案館的館藏獲取方式

（一）重視數(shù)字化檔案和電子檔案的質(zhì)量和安全問(wèn)題

在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，一定要建立完善數(shù)字檔案安全管理制度，檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要，既包括硬件的安全管理，又包括軟件的安全管理。硬件方面，要嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)，提高數(shù)字保存載體的保存壽命；軟件方面，要通過(guò)采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞。與此同時(shí)，對(duì)于電子檔案也要把好進(jìn)館檔案的質(zhì)量關(guān)，不讓不符合進(jìn)館要求的電子檔案進(jìn)館。

（二）重視電子檔案保護(hù)的基礎(chǔ)工作

要從電子檔案形成的基層部門(mén)開(kāi)始抓起，其工作的好壞直接能夠影響到后期電子檔案保護(hù)工作的質(zhì)量。在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，一定要重視和加快數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)，從事數(shù)字化管理的人員必須具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理技能。

（三）嚴(yán)格保護(hù)利用中的電子檔案

在整個(gè)數(shù)字化檔案和電子檔案的形成和利用過(guò)程中都要建立嚴(yán)格的保護(hù)措施，形成一個(gè)有利于數(shù)字化檔案和電子檔案保護(hù)的體系結(jié)構(gòu)，從而保障電子檔案的壽命得到最大限度地延長(zhǎng)。