ERP環(huán)境下數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的保障技術(shù)探究

尤作琴

（江蘇省電力公司電力經(jīng)濟(jì)技術(shù)研究院，江蘇 南京 210008）

1 概述

目前在信息化的大環(huán)境下，企業(yè)為了提升競爭力，就必須從根本上來提高企業(yè)的管理水平，而運(yùn)用電子信息手段則是最為有效的手段。而現(xiàn)如今越來越多的企業(yè)都運(yùn)用電子信息管理系統(tǒng)，并且都能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)活動與日常管理的自動化。其中最為突出的就是企業(yè)選用集信息流、資金流和物流為一體的ERP管理系統(tǒng)，使得企業(yè)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流的集成與整合。

ERP系統(tǒng)是一種信息高度集成的管理系統(tǒng)，它將企業(yè)的管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及計(jì)算機(jī)硬件軟件集成于一體的企業(yè)管理系統(tǒng)。如果我們把ERP系統(tǒng)比作為一個(gè)信息化的巨人，那么基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就好比血液一樣，貫穿于各個(gè)部位，其重要性也就不言而喻了。ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)由靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)兩部分組成，靜態(tài)數(shù)據(jù)也叫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是企業(yè)開展業(yè)務(wù)所必須的基本數(shù)據(jù)信息，如物料信息、客戶信息以及供應(yīng)商信息等。而動態(tài)數(shù)據(jù)也叫事務(wù)數(shù)據(jù)，是企業(yè)開展業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)處理信息，如期末庫存、采購訂單數(shù)據(jù)信息等?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的根本，它是決定企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)能否成功的關(guān)鍵性因素之一，如果沒有及時(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就將無法成功實(shí)施ERP系統(tǒng)。

2ERP系統(tǒng)靜態(tài)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制

企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，其靜態(tài)數(shù)據(jù)是貫穿于整個(gè)系統(tǒng)的必要信息，不可或缺的內(nèi)容。企業(yè)對ERP系統(tǒng)靜態(tài)數(shù)據(jù)的收集、校驗(yàn)、錄入是一個(gè)非常復(fù)雜的過程，并不是靠技術(shù)的管理就能夠確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，而是需要一批既懂得企業(yè)需求和企業(yè)結(jié)構(gòu)又懂得ERP系統(tǒng)的骨干人員來對靜態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的把控。

2.1 靜態(tài)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的難點(diǎn)

靜態(tài)數(shù)據(jù)是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，它在整個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期中都將基本保持不變，企業(yè)的業(yè)務(wù)員通過對靜態(tài)數(shù)據(jù)的調(diào)用來保持?jǐn)?shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的唯一性。但是靜態(tài)數(shù)據(jù)的涉及面又極廣包含了企業(yè)內(nèi)部所有的可見信息和不可見信息，可見信息有物料基本信息、供應(yīng)商、客戶信息、工廠、部門、車間、倉庫等等信息，而不可見信息有單據(jù)的類型、倉庫的性質(zhì)、虛實(shí)件的關(guān)系、計(jì)劃參數(shù)等信息，不可見信息在手工管理時(shí)是不會涉及到的，但是它卻會影響系統(tǒng)的計(jì)算信息。

靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作量是非常大的，系統(tǒng)的各類信息都將從幾個(gè)到幾十個(gè)不等，而每個(gè)信息所包含的字段卻有上百了，這二者存在著乘機(jī)的關(guān)系，所以其工作量是非常大的，但靜態(tài)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制的難點(diǎn)并不在于量上，而是其準(zhǔn)確性，因?yàn)殪o態(tài)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)，許多程序的運(yùn)行與計(jì)算都是依靠它來完成的，靜態(tài)數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)出現(xiàn)任何一點(diǎn)偏差那么其計(jì)算結(jié)果就將顯得無任何意義了。

2.2 靜態(tài)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制

對于靜態(tài)數(shù)據(jù)收集過程的質(zhì)量控制，應(yīng)首先確定數(shù)據(jù)收集的工作范圍，待確定后才能安排適當(dāng)?shù)牟块T和人員，然后確定工作計(jì)劃，對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分類，確定其先后順序，最后將其下發(fā)到相關(guān)部門，進(jìn)行統(tǒng)一收集。在收集過程中需要安排定期的會議，使得各個(gè)部門能夠進(jìn)行有效的溝通來確保信息的準(zhǔn)確性。對于數(shù)據(jù)的收集的準(zhǔn)備過程中需要制定科學(xué)合理的編碼規(guī)則，但是其必須遵循唯一性、實(shí)用性、統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)化、便于ERP系統(tǒng)處理、易用性等編碼原則。在對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集的過程中，則需要編制物料數(shù)據(jù)收集的模板，制定合理的數(shù)據(jù)收集流程，只有這樣才能收集到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。

對于靜態(tài)數(shù)據(jù)校驗(yàn)的質(zhì)量控制，待靜態(tài)數(shù)據(jù)收集完成并給予相應(yīng)的編碼后，我們將需要對其進(jìn)行認(rèn)真的檢查，包括數(shù)據(jù)的完整性、正確性以及唯一性。完整性包括記錄的數(shù)量是否完整，最好能夠讓有經(jīng)驗(yàn)的人員對其進(jìn)行復(fù)查一遍并與歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對比。同時(shí)還應(yīng)保證字段是否完整，ERP系統(tǒng)存在著必須輸入的字段，如果字段缺失就將影響系統(tǒng)的穩(wěn)定性。為保證其正確性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需要制定檢查原則。對于唯一性的檢查，則需要從兩方面進(jìn)行考慮，一方面檢查是否多個(gè)實(shí)物編成一個(gè)碼，這個(gè)ERP系統(tǒng)自身可以檢查出來，在使用過程中會提示編碼已存在。另一方面則是要檢查一個(gè)實(shí)物編成多個(gè)碼，這就需要人工對其進(jìn)行檢查了，如不能將其檢查出來，那么待ERP系統(tǒng)上線后將會出現(xiàn)一物多賬務(wù)的錯(cuò)誤。

在檢查的過程中一定會發(fā)現(xiàn)各種問題，在對問題的處理時(shí)應(yīng)做好各種資料版本的控制，每一類的數(shù)據(jù)都應(yīng)有專門的部門及人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，由專人對其進(jìn)行修改保存新文檔，并且也要將舊版本數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，從而降低誤操作的損失。

對于靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入與復(fù)檢的質(zhì)量控制，待靜態(tài)數(shù)據(jù)檢查完，就需要將其數(shù)據(jù)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)中，在錄入前我們需要對其原始檔案進(jìn)行歸檔，將其文檔作為重要文檔進(jìn)行管理，以免在后期工作中出現(xiàn)問題有據(jù)可依。做好備份工作，便可導(dǎo)入，待導(dǎo)入完成后，我們還需采用專業(yè)軟件程序?qū)ζ鋽?shù)據(jù)進(jìn)行測試，來檢驗(yàn)是否還存在錯(cuò)誤，一般通過復(fù)查后的數(shù)據(jù)其準(zhǔn)確性將大大提高。

3ERP系統(tǒng)動態(tài)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制

ERP系統(tǒng)動態(tài)數(shù)據(jù)是伴隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)操作而不斷發(fā)展變化的信息，它包括了庫存、出入單據(jù)、發(fā)票、交貨單等各類票據(jù)，動態(tài)數(shù)據(jù)的質(zhì)量將直接影響著ERP今后的運(yùn)行情況。但是在企業(yè)中存在著數(shù)據(jù)管理不規(guī)范、數(shù)據(jù)更新不及時(shí)以及工作人員無責(zé)任心等問題，導(dǎo)致動態(tài)數(shù)據(jù)的質(zhì)量不高，影響著ERP的運(yùn)行情況。

對于ERP系統(tǒng)動態(tài)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制首先需要讓領(lǐng)導(dǎo)重視，明白動態(tài)數(shù)據(jù)的重要性，對動態(tài)數(shù)據(jù)的收集及導(dǎo)入必須進(jìn)行周密的部署，提前制定計(jì)劃，并將責(zé)任指定到個(gè)人，對所有數(shù)據(jù)都要進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)。然后對于員工應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)，讓每一個(gè)工作人員都深入的了解動態(tài)數(shù)據(jù)收集及導(dǎo)入的模板，對于關(guān)鍵點(diǎn)要進(jìn)行講解和強(qiáng)調(diào)。最后要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對于收集的動態(tài)數(shù)據(jù)要進(jìn)行認(rèn)真的審核，通過簽字確認(rèn)的方式來核實(shí)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保動態(tài)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。保障ERP動態(tài)數(shù)據(jù)我們還需提供良好的硬件條件，使得每一位企業(yè)員工都能夠信任ERP系統(tǒng)并能夠真正的進(jìn)行使用，更好的應(yīng)用ERP系統(tǒng)，避免投資的浪費(fèi)。

結(jié)語

在ERP環(huán)境下，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度決定著ERP系統(tǒng)的運(yùn)行情況，企業(yè)必須對其準(zhǔn)確性有足夠的重視，雖然要做到數(shù)據(jù)的絕對準(zhǔn)確很難，但是只要各個(gè)部門之間能夠很好的合作，在加上有熟悉ERP系統(tǒng)及企業(yè)需求的骨干人員的加入，那么保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性還是可以做到的，企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)從根本上提高管理水平是可以做到的。

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