加強(qiáng)檔案信息化建設(shè) 實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏資源共享

李仿玲

(江西銅業(yè)集團(tuán)公司 永平銅礦檔案館，江西 鉛山334506)

檔案管理系統(tǒng)是永平銅礦不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于永平銅礦的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍５恢币詠砣藗兪褂脗鹘y(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高永平銅礦檔案管理的效率。

1 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件

1.1 網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展

20世紀(jì)90年代以來，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為永平銅礦檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.2 檔案管理自動(dòng)化初見成效

永平銅礦檔案館采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化管理提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

2 檔案館網(wǎng)絡(luò)化管理中存在的問題

2.1 由于歷史的原因，永平銅礦檔案館自動(dòng)化管理走的是一條自給自足的發(fā)展道路。檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研發(fā)出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案室無主題標(biāo)引，共享性差。

2.2 雖然經(jīng)過多年的努力，永平銅礦檔案館建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于檔案館在建庫(kù)過程中，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。所以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。

2.3 在檔案館現(xiàn)代化管理中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

3 檔案館網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用

3.1 建立永平銅礦檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

建設(shè)永平銅礦檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃永平銅礦檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)建設(shè)永平銅礦檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)了各門類數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。永平銅礦檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)召集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。在江西銅業(yè)公司檔案處和永平銅礦協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用《清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)THAMS標(biāo)準(zhǔn)版》的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，在實(shí)現(xiàn)檔案工作通用需求的同時(shí),最大限度滿足了用戶個(gè)性化需求,以信息資源管理為發(fā)展方向，構(gòu)建企業(yè)信息資源管理平臺(tái)。清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理上的檔案信息數(shù)字化管理，通過密鑰文件、圖形圖像處理、在線收集、字段權(quán)限控制、規(guī)則權(quán)限控制、批量掛接、全能瀏覽器、通用報(bào)表生成器、OCR漢字識(shí)別等多種信息處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了從文件處理到自動(dòng)組卷、檔案整理、打印編目、借閱查詢等檔案工作全過程的智能化信息管理系統(tǒng)。建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。

為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享，2010年按照礦山檔案管理“十二五發(fā)展規(guī)劃”將檔案信息作為檔案工作的中心工作來抓，通過與礦信息部的合作在江銅集團(tuán)永平銅礦-辦公系統(tǒng)網(wǎng)頁(yè)，完成了永平銅礦“檔案知識(shí)窗口”和檔案專門的網(wǎng)頁(yè)建設(shè)，設(shè)置了檔案概況、檔案法規(guī)、網(wǎng)上查檔、礦志年鑒編纂、最新動(dòng)態(tài)等欄目，及時(shí)宣傳檔案法律、法規(guī)及江銅公司檔案管理新制度，特別是有針對(duì)性將文書檔案信息作為在0A系統(tǒng)察看嘗試性的試用的，實(shí)現(xiàn)了有權(quán)用戶的檔案查詢，足不出戶能查到檔案，受到了永平銅礦領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和檔案專（兼）職人員的好評(píng)。逐步實(shí)現(xiàn)了各類檔案信息的資源共享。

3.3 開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)檔案館應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。

3.4 培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才

檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會(huì)把永平銅礦檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，永平銅礦檔案館真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為永平銅礦及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。