試論材料校對的方法和技巧——以人民公社化運動材料校對為例

王奔宇

(湖南科技大學 馬克思主義學院，湖南 湘潭 411100)

一篇文章的寫作過程中，需要對原始材料進行反復的校對,確保無誤才能引用于文章。否則,因校對不徹底出現(xiàn)差錯,文章寫得再精彩也要大打折扣,有的會影響工作質(zhì)量,有的甚至會造成無法彌補的損失。可見,材料校對是一項非常重要和嚴肅的工作。而了解校對的方法，在實踐中正確、靈活地運用,并不斷總結(jié)經(jīng)驗,對于保證校對質(zhì)量、提高工作效率、縮短出版周期都有直接的作用。

1 必須正確理解校對的含義

按照《辭?！返慕忉?校對是“報刊、圖書出版工作的一個環(huán)節(jié),是根據(jù)原稿或文本核對校樣、訂正差錯,以保證出版物的質(zhì)量”之意,也指從事校對工作的人員。本文所指的校對主要是對各級機關(guān)在工作過程中產(chǎn)生的公文、材料進行檢查、訂正差錯。既然是訂正差錯,那么材料的差錯又有哪些呢?根據(jù)以往經(jīng)驗,筆者認為主要有行文格式錯誤、邏輯錯誤、錯別字等等。但在實際工作中,許多同志往往只重視校對錯別字,有的一拿到材料就埋頭苦“看”,斟詞酌句,非常認真,結(jié)果錯別字是發(fā)現(xiàn)了,但標題、日期、數(shù)字等更大的差錯卻沒有找到,可謂“撿了芝麻、丟了西瓜”。究其原因,主要是對校對工作的認識比較片面,沒有真正理解校對的目的和意義,對其任務(wù)也缺乏全面認識。實際上,材料的差錯往往來自方方面面,既有作者粗心大意、習慣性錯誤思維造成的,也有作者站位不高、全局性把握不好等問題引起的,有的差錯出得五花八門、始料不及,甚至令人大吃一驚,而校對錯別字僅是其中的一個方面。因此,校對材料絕不能局限于文字本身,只有堅持從面到點、突出重點、把握細節(jié)等原則,從材料的內(nèi)容、格式、邏輯,到文字、標點符號諸方面全面檢查,才能防止顧此失彼,確保萬無一失。要做到這一點,就要求校對者具備一定的理論水平、文字功底、機關(guān)工作經(jīng)驗、認真負責的態(tài)度和對該項工作的了解;校對重要的或者量大的材料,事先還應(yīng)對校對人員進行必要的集訓,而不能隨隨便便找個人看看,否則也只能是發(fā)現(xiàn)一些簡單的問題。

2 必須從面上突出校對的重點

材料中,一些標題、格式、人名、日期、時間等面上差錯造成的影響往往比一般的錯別字要大得多,因此,我們在拿到一篇材料后,不要急于看文字本身的對錯,而要先前后翻一翻,從材料外觀上檢查有無差錯。具體做到“四?！?即:一校大標題?？次恼碌拇髽祟}是否準確,有無錯字、別字和漏字;在大標題下署明了領(lǐng)導職務(wù)、姓名的,要認真檢查,千萬不能把領(lǐng)導的職務(wù)和姓名搞錯;標明了日期的,要檢查材料的使用時間是否正確。二校小標題。首先要檢查各級小標題序號是否連貫,有無跳號現(xiàn)象。因為材料初稿寫好后,領(lǐng)導可能會做一些大的調(diào)整,如刪除整段、打亂原來段落的順序等,如果作者不注意修改各級小標題的序號,就容易出現(xiàn)序號不連續(xù)或顛倒等現(xiàn)象。其次要檢查各級小標題的字體字號,要按照相應(yīng)的公文格式標準規(guī)范統(tǒng)一字體字號。三校格式。常用的公文主要有請示、報告、指示、通知、通報、命令等幾種,拿到材料后要注意檢查選用的公文種類是否符合文件的內(nèi)容和目的,不得將該請示的事項寫成報告、該報告的工作寫成請示,也不得將上報的公文套用下發(fā)公文格式、將下發(fā)的公文套用上報的公文格式;同時要檢查公文格式中的發(fā)文字號、落款、發(fā)文范圍等各項要素是否完整、規(guī)范。四校數(shù)字。材料中的數(shù)據(jù)、時間等阿拉伯數(shù)字,有時可能不會引起校對者的注意，但它們是材料的重要組成部分。有的數(shù)據(jù)是任務(wù)指標、有的是統(tǒng)計數(shù)字、有的是用來證明材料的,這些數(shù)據(jù)引用的準確與否非常重要,必須認真校對。重點是檢查數(shù)據(jù)的真實性,不能有虛假;校對數(shù)據(jù)的準確性,不能出現(xiàn)差錯,特別是各種數(shù)據(jù)之和要正確;檢查引用數(shù)據(jù)的保密性，部隊的材料一般會帶有涉密數(shù)據(jù),有的密級還很高,作為正式文件要確定好材料的密級,分發(fā)給會議代表的材料則不能出現(xiàn)涉密數(shù)據(jù),必須將涉密數(shù)據(jù)刪除和在數(shù)據(jù)位置打上“×”號。對時間、日期等數(shù)據(jù),主要是校對有無出入,如套用以往的公文模板時,發(fā)文字號的年度、落款的日期等都要認真看一看,涉及工作部署的時間都要提醒一下起草者是否準確。

3 必須從點上把握校對的細節(jié)

如果說面上的差錯可以一眼識破的話,材料中的問題則必須認真校對才能發(fā)現(xiàn)。從點上把握就是在前面檢查的基礎(chǔ)上,，仔細校對材料中的錯別字和邏輯差錯等,同時對句子再順一順、精煉精煉。具體也是“四?！?即:一校文字差錯?？从袩o錯字、別字、多字、重字、漏字，這是材料校對的重點和難點,必須高度重視,，認真對待,“錯別字連篇”即是此項校對失敗的結(jié)果。采取的辦法通常有大聲朗讀法、默念法、兩人對照法。其中對別字要更加小心謹慎,因為現(xiàn)在起草材料大多直接在電腦上打,手寫得少了,自然對一些字就生疏,有的寫法比較模糊，非常容易出現(xiàn)別字，如經(jīng)常把“干擾”打成“干撓”、“提拔”打成“提撥”、“生疏”打成“松疏”、“涉密載體”打成“涉秘載體”、“密級”打成“秘級”。 同時,用鍵盤打字有的字母相鄰,擊打順序容易搞混,也很容易打出極為相似的字 來,如 把 “端(umd)”打 成 “羰(udm)、瑞(gmd)”,把 “賬(mta)”打 成 “帳(mht)”,材料的起草者對這類錯誤往往不敏感,但別人校對時則比較容易發(fā)現(xiàn),正所謂“旁觀者清”。二校邏輯差錯。這類差錯常見于會議材料中,因為組織會議經(jīng)常遇到日期或議程不斷變更的情況,要求對會議材料中涉及時間或講話人的地方及時修改,否則就極容易出現(xiàn)以下的邏輯錯誤:如日期調(diào)整后,本應(yīng)是“某某今天還要講話作指示”,但仍說成“某某明天還要講話作指示”；議程調(diào)整后,本應(yīng)是“某某一會兒還要講話作指示”,但仍說成“某某剛才講話作了指示”；因為情況變化,某某領(lǐng)導可能不能出席會議,需要請其他領(lǐng)導參加并講話,但在主持人或某些領(lǐng)導講話中仍出現(xiàn)原來領(lǐng)導的名字,等等。這些前后矛盾的邏輯錯誤,在校對時必須有意識地去發(fā)現(xiàn),而且校對者要了解整個會議的日程安排,否則,也很難發(fā)現(xiàn)這類錯誤。三校語言問題。校對是材料出手的最后一關(guān),在檢查錯誤的同時,還應(yīng)對文字進行適當?shù)男揎?看有無不通順或文字不夠精煉的地方，特別是對會議講話材料,校對者最好大聲念出來,看是否流利上口,有無梗塞和不順暢之處。四校內(nèi)容重復。綜合性材料一般是幾個部門供稿,主筆者在匯總時有時可能難以取舍,造成內(nèi)容或語言重復,這些都要在最后校對時一并把關(guān)。