鄭 薈

（國(guó)家電網(wǎng)公司江蘇省電力公司電力經(jīng)濟(jì)技術(shù)研究院， 南京210008）

“三集五大”建設(shè)是解決我國(guó)電網(wǎng)公司發(fā)展深層次體制機(jī)制矛盾，適應(yīng)堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)體系建設(shè)的迫切需要，這當(dāng)中，“大建設(shè)”是“三集五大”體系建設(shè)的重要內(nèi)容。面對(duì)新的管理模式，如何做好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，是需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。

一 電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式

“三集五大”是國(guó)家電網(wǎng)公司在發(fā)展戰(zhàn)略中提出的轉(zhuǎn)變公司發(fā)展方式和電網(wǎng)發(fā)展方式。按照集約化、集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化、精益化的要求，實(shí)施財(cái)務(wù)、物資和人力資源的集約化管理，構(gòu)建大建設(shè)、大規(guī)劃、大檢修、大運(yùn)行、大營(yíng)銷體系。其中，“大建設(shè)”體系建設(shè)目標(biāo)是要統(tǒng)一電網(wǎng)建設(shè)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、管理流程和技術(shù)規(guī)范，強(qiáng)化建設(shè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控，加強(qiáng)電網(wǎng)工程項(xiàng)目和建設(shè)隊(duì)伍的專業(yè)化管理，提高電網(wǎng)建設(shè)安全質(zhì)量和工藝水平，提升建設(shè)管理效率和效益。

在近兩年“三集五大”體系建設(shè)中，江蘇省電力公司成立了全新的電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)管理公司，負(fù)責(zé)公司系統(tǒng)220千伏及以上電網(wǎng)建設(shè)的項(xiàng)目管理和組織實(shí)施，直接對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的進(jìn)度、安全、質(zhì)量、造價(jià)、技術(shù)等進(jìn)行管控，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理，全省十三個(gè)地區(qū)成立了項(xiàng)目管理處，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的具體實(shí)施。而電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作也相應(yīng)地向?qū)I(yè)化管理體系變更。全省電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案，從原有的各地市供電公司辦公室管理的模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓪I(yè)管理公司總部進(jìn)行統(tǒng)一管理，項(xiàng)目管理處直接進(jìn)行實(shí)施的體系。新的檔案管理方式，一方面有效提升了檔案的專業(yè)化水平，另一方面也對(duì)檔案歸檔及管理工作的全省同步起到積極作用。

二 新模式下電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的做法

（一）建立健全電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案相關(guān)制度

檔案管理工作是一項(xiàng)貫穿于整個(gè)電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的系統(tǒng)工程，是眾多參建單位參與的工作。為了加強(qiáng)對(duì)各參建單位的指導(dǎo)和監(jiān)督，做到電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確，根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料要求與檔案整理規(guī)范》和《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》的要求，公司結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，制定了《220千伏及以上電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》，規(guī)定了各參建單位的檔案管理職責(zé)，明確了檔案收集、整理規(guī)范和歸檔范圍，進(jìn)一步提高了工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

（二）項(xiàng)目檔案整理工作前移

每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，特別是投資大、周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設(shè)單位來(lái)整理則要投入相當(dāng)多的人力、物力和精力。因此對(duì)于工程施工過(guò)程中產(chǎn)生的資料，首先明確各參建的職責(zé)，并對(duì)其進(jìn)行檔案交底，統(tǒng)一資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)參建單位形成的材料，由形成單位負(fù)責(zé)整理好，向各項(xiàng)目管理處移交。并且項(xiàng)目管理處定期對(duì)施工、監(jiān)理單位進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通報(bào)。

（三）堅(jiān)持檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行

公司根據(jù)上級(jí)單位下達(dá)的重點(diǎn)項(xiàng)目計(jì)劃，要求各地區(qū)項(xiàng)目管理處按照電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作要求，監(jiān)督指導(dǎo)各項(xiàng)目建設(shè)參建單位建立健全工作機(jī)制，同步開(kāi)展項(xiàng)目檔案的登記、收集整理、歸檔移交工作，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整準(zhǔn)確和系統(tǒng)安全。

項(xiàng)目管理處檔案員在工程開(kāi)工初期主動(dòng)進(jìn)入工地，向施工管理人員進(jìn)行檔案交底，對(duì)施工單位檔案的編制提供實(shí)質(zhì)性指導(dǎo)。從形成檔案的源頭抓起，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，對(duì)施工單位提供的資料認(rèn)真審核把關(guān)，把每次檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題反饋參建單位，讓他們及時(shí)整改。與此同時(shí)，要求施工單位實(shí)行檔案與工程進(jìn)度“三同步”：一是施工任務(wù)交底同時(shí)布置檔案的交底工作；二是施工進(jìn)度和檔案形成收集同步；三是工程竣工和檔案驗(yàn)收交接同步。

（四）以統(tǒng)一管理為切入點(diǎn)，增進(jìn)比較推動(dòng)進(jìn)步

全省220千伏及以上電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作統(tǒng)一管理，使得全省檔案在一個(gè)專業(yè)化的平臺(tái)下統(tǒng)一比較，各地區(qū)檔案工作可以相互學(xué)習(xí)、相互借鑒、相互促進(jìn)，形成了更直接、更具體、更具指導(dǎo)性的良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

每月編制檔案工作簡(jiǎn)報(bào)。為了加強(qiáng)歸檔進(jìn)度控制和工作計(jì)劃實(shí)施，公司每月編制一期檔案工作簡(jiǎn)報(bào)，將各個(gè)地區(qū)的檔案工作進(jìn)展情況、歸檔進(jìn)度及存在的問(wèn)題進(jìn)行梳理，反映各項(xiàng)目管理處工作亮點(diǎn)，交流檔案工作的信息與經(jīng)驗(yàn)。

每年組織檔案評(píng)比。公司每年年底都開(kāi)展電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案競(jìng)賽活動(dòng)。對(duì)在競(jìng)賽中取得好成績(jī)的工程項(xiàng)目和個(gè)人，按照競(jìng)賽活動(dòng)方案給與表彰并兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)，使競(jìng)賽的杠桿作用、激勵(lì)作用得到了充分發(fā)揮，有效地推動(dòng)了公司檔案工作的順利開(kāi)展。競(jìng)賽活動(dòng)同時(shí)也為各地區(qū)資料員提供了展示技藝、相互交流學(xué)習(xí)的平臺(tái)，對(duì)加快公司檔案隊(duì)伍建設(shè)起到了積極作用。

（五）轉(zhuǎn)變指導(dǎo)方式，提高對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管效率和水平

公司總部的檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)目管理處的檔案人員進(jìn)行管理，其重點(diǎn)任務(wù)就是要做好對(duì)基層檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作?；鶎訖n案人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，為了確保檔案質(zhì)量，檔案管理人員不僅要經(jīng)常上門進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決存在的問(wèn)題，而且定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)資料管理過(guò)程中遇到的疑難問(wèn)題現(xiàn)場(chǎng)予以解答。要求他們認(rèn)真學(xué)習(xí)規(guī)范，掌握電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案在接收、整理等方面的質(zhì)量要求。并在檔案盒標(biāo)簽等方面統(tǒng)一樣式，使得案卷更加整齊、美觀。

同時(shí)，公司逐步轉(zhuǎn)變對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)方式，由原來(lái)的天女散花式的微觀指導(dǎo)逐步轉(zhuǎn)為有重點(diǎn)、專題性的宏觀指導(dǎo)，從而使對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管效率和水平大大提高。

加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目、共性問(wèn)題的指導(dǎo)。如對(duì)500千伏揚(yáng)州西輸變電工程等重大建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程參與，并梳理、匯總資料收集和歸檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題，對(duì)我省其他建設(shè)項(xiàng)目起到了一定的參考、借鑒作用。

有針對(duì)性地舉辦專題講座。邀請(qǐng)本系統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)精煉的專家舉辦講座和現(xiàn)場(chǎng)講解等，以更加直觀的方式進(jìn)行授課，便于增強(qiáng)理解，提高了學(xué)習(xí)效果。

以會(huì)代訓(xùn)，促進(jìn)交流。一是每個(gè)季度召開(kāi)檔案工作例會(huì)，及時(shí)掌握各地區(qū)工作動(dòng)態(tài)，并對(duì)檔案工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)；二是召開(kāi)檔案業(yè)務(wù)交流會(huì)，在學(xué)習(xí)交流中探討遇到的問(wèn)題、分享有效的經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)工作的成果，對(duì)檔案歸檔及管理工作的全省同步起到積極的作用，有效預(yù)防了相同或類似問(wèn)題在多個(gè)地區(qū)的重復(fù)發(fā)生。這種交流，因?yàn)楣ぷ鞯膬?nèi)容專業(yè)化強(qiáng)，交流內(nèi)容直接，所以可以直接對(duì)后續(xù)的檔案歸檔工作起到指導(dǎo)作用。

（六）應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，提升重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理信息化水平

公司檔案室目前已全面應(yīng)用國(guó)網(wǎng)公司開(kāi)發(fā)的國(guó)家電網(wǎng)檔案信息管理平臺(tái)。在工程開(kāi)工初期，項(xiàng)目管理處檔案人員向各參建單位分發(fā)客戶端程序，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行使用指導(dǎo)。以往現(xiàn)場(chǎng)工程技術(shù)人員對(duì)檔案收集范圍、分類要求一直感到非常困惑，有了客戶端程序后，現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員只需依據(jù)軟件提供的檔案分類信息，便能快捷、高效地做好檔案收集、整理工作。檔案信息管理平臺(tái)的應(yīng)用全面提高了各參建單位歸檔案卷的形成質(zhì)量。

目前建設(shè)項(xiàng)目工程檔案所有數(shù)據(jù)均錄入檔案系統(tǒng)，文件電子化率達(dá)到90%以上，提高了檔案的利用效果。并且公司總部的檔案管理人員還可以通過(guò)檔案信息管理平臺(tái)隨時(shí)了解各地區(qū)每個(gè)工程的資料收集情況，及時(shí)掌握歸檔進(jìn)度。

三 強(qiáng)化電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的建議

（一）注重檔案人員的選撥和考核

電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)檔案管理和技術(shù)相結(jié)合的工作，檔案員不僅要懂得檔案技術(shù)，同時(shí)也要善于協(xié)調(diào)各方積極配合做好檔案工作。由于對(duì)現(xiàn)有檔案人才隊(duì)伍的合理配置與優(yōu)化、高水平的管理與技術(shù)人才的聘用，企業(yè)無(wú)法給予足夠的重視和投入，導(dǎo)致了檔案人員總量不足、結(jié)構(gòu)不合理、素質(zhì)參差不齊、工作熱情不足等狀況。

因此，應(yīng)根據(jù)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案所需要的人員要求來(lái)招聘，并以公平、公正的考核程序選擇合適的人才，或是通過(guò)在工作實(shí)踐中識(shí)別、考察、選拔優(yōu)秀的人才來(lái)進(jìn)行檔案工作。企業(yè)必須改變觀念，提高檔案意識(shí)，熟悉檔案工作特征，充分了解新形勢(shì)下檔案管理對(duì)專業(yè)人才的迫切需求。只有這樣，企業(yè)才能夠?yàn)闄n案人才隊(duì)伍創(chuàng)造良好的氛圍，以構(gòu)建專業(yè)、高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍為目標(biāo)，在檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)、考核等方面給與更多的關(guān)注和支持。在資金方面，加大投入力度，不斷補(bǔ)充完善各項(xiàng)硬件設(shè)施。

（二）建立計(jì)劃性、針對(duì)性、效益性的培訓(xùn)機(jī)制

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是人才成長(zhǎng)的重要推動(dòng)力量。因需設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容，將培訓(xùn)內(nèi)容和實(shí)際工作緊密結(jié)合。通過(guò)培訓(xùn)，進(jìn)一步完善檔案員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其檔案意識(shí)及檔案業(yè)務(wù)技能。并且，要注重加強(qiáng)檔案管理單位之間、檔案員之間、相關(guān)專業(yè)人員間的業(yè)務(wù)交流。通過(guò)交流，使他們盡快了解其他單位和檔案員的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)查找不足，將好的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到實(shí)際工作中。以多種方式開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)研討、培訓(xùn)，優(yōu)化檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其工作積極性和創(chuàng)造性。

（三）以固化檔案條款為前提，實(shí)現(xiàn)合同對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案有效控制

合同是約束整個(gè)工程的關(guān)鍵，也是對(duì)工程建設(shè)中各方面實(shí)施控制的龍頭。在合同或協(xié)議書(shū)中，應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目合同中設(shè)立檔案資料歸檔條款。在合同條款中明確規(guī)定各參建單位對(duì)檔案歸檔工作的責(zé)任和要求，檔案部門通過(guò)直接參與合同談判或?qū)彶楹贤械挠嘘P(guān)章節(jié)，將這些要求作為專門條款“固化”到各類合同文本中，做到有據(jù)可依。

同時(shí)，要嚴(yán)把合同付款關(guān)。財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行合同付款程序時(shí)，把檔案部門加入合同付款審核流程，明確在每一份合同執(zhí)行完畢支付最后一筆款項(xiàng)時(shí)，必須經(jīng)過(guò)檔案部門審核。檔案部門確定合同文件資料歸檔后，簽字確認(rèn)，再進(jìn)入下一個(gè)付款審批環(huán)節(jié)。這樣，所有合同末次付款都經(jīng)過(guò)檔案部門，使得檔案部門能夠及時(shí)催交應(yīng)歸檔文件資料，督促文件資料歸檔工作順利進(jìn)行。

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案反映工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的工作。為適應(yīng)電力建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，應(yīng)在檔案管理中不斷制定和完整相關(guān)制度，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，推動(dòng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作再上新臺(tái)階。

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