論提升檔案管理水平的有效方法

(寧夏中衛(wèi)供電局，寧夏 中衛(wèi) 755000)

論提升檔案管理水平的有效方法

馬永麗

(寧夏中衛(wèi)供電局，寧夏 中衛(wèi) 755000)

檔案管理水平是影響企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要因素。本文結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，通過分析目前電力檔案管理中存在的問題，探討電子檔案管理、收集工作和檔案人員綜合素質(zhì)的管理，對(duì)提升檔案管理水平進(jìn)行一些有效的探索。

檔案管理;電力工作;有效方法

1 電力檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理制度和體制不健全

在檔案管理過程中，由于電力工程的復(fù)雜和人員流動(dòng)性強(qiáng)的原因，人員調(diào)轉(zhuǎn)和離職十分頻繁，電力檔案經(jīng)常出現(xiàn)一些人員調(diào)走后檔案沒人管，或者是檔案只能跟隨著轉(zhuǎn)調(diào)人走的現(xiàn)象，檔案資料流向制度不健全的問題，給那些變更工程建設(shè)或者調(diào)動(dòng)頻繁的技術(shù)及施工人員造成不必要的麻煩，這可能

由于公辦條件、資金等因素產(chǎn)生的檔案管理規(guī)章制度不健全，也有一部分是由于檔案管理員態(tài)度、能力引起的，這主要表現(xiàn)在工作中無法按照章程辦事。檔案管理缺乏對(duì)工程檔案管理法規(guī)的宣傳和貫徹，更關(guān)注于一些細(xì)枝末節(jié)的工作。電力部門中有些檔案室的管理制度缺乏嚴(yán)格性，科學(xué)的、行之有效的檢驗(yàn)工作標(biāo)準(zhǔn)極少，合理、嚴(yán)格的考核辦法與健全的規(guī)章制度還沒有建立，工作的隨意性很大，這就為檔案管理工作的整體效率提升制造了難題。

1.2 電力檔案管理缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才

在我國(guó)電力的很多部門，特別是工程建設(shè)項(xiàng)目，常常出現(xiàn)一些歸檔小規(guī)范、小齊全、案卷質(zhì)量差等諸多影響歸檔質(zhì)量的問題。以上弊端產(chǎn)生的原因是與檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)分不開的，很多檔案管理員不熟悉相關(guān)法律和法規(guī)的具體知識(shí)，有些根本就沒有接觸過工程檔案，缺乏檔案專業(yè)性。還有的檔案管理人員在管理檔案工作中敷衍塞責(zé)、推諉權(quán)職，這都影響了檔案管理工作水平的快速提升。加上一般上層管理者很少會(huì)注意檔案管理工作，更不會(huì)花費(fèi)人力物力去為新參加工作的員工進(jìn)行培訓(xùn)，管理員人數(shù)不夠就放寬準(zhǔn)入要求，大多數(shù)檔案員都是身兼數(shù)職，文化程度低，檔案專業(yè)能力較弱，經(jīng)過臨時(shí)抽調(diào)組織起來的檔案管理員隊(duì)伍，也就無法適應(yīng)電力檔案工作的需要了。

1.3 管理觀念滯后，管理模式落后

一個(gè)企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展，離不開管理理念和模式的作用。長(zhǎng)期以來，電力檔案工作作為一種企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)性部門，在企業(yè)內(nèi)部大多不受重視，對(duì)其先進(jìn)管理觀念和模式進(jìn)行鉆研的人少之又少，檔案工作也大多是因襲傳統(tǒng)的管理思路，檔案管理部門的工作僅僅圍繞著一年中立卷歸檔數(shù)量的多少展開，工作主動(dòng)性很弱。檔案管理自古就有，作為一種傳統(tǒng)的管理模式，電力檔案工作曾經(jīng)對(duì)我國(guó)不同時(shí)期的電力工作起到很大的積極作用，但是目前，很多傳統(tǒng)管理方法由于缺乏創(chuàng)新和變化，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)、時(shí)代的需要，檔案管理部門經(jīng)常做著呆板、繁瑣的操作步驟。雖然在電力單位中有很多已經(jīng)很早就利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，但是絕大多數(shù)還僅限于檔案目錄的輸入、輸出和檢索程序上，對(duì)一些實(shí)用性、針對(duì)性強(qiáng)的檔案管理工作作用甚小。

2 提升電力檔案管理水平的有效方法

2.1 提高電力的電子檔案管理水平

2.1.1 加大電子文件檔案管理的培訓(xùn)力度。隨著辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，電子檔案的更新?lián)Q代較快，檔案維護(hù)的專業(yè)性、技術(shù)性更強(qiáng)，這也就向檔案管理員提出了更好的要求，必須由高技術(shù)人才來管理。在目前電力檔案管理部門中，依然缺乏高技術(shù)人才，關(guān)于檔案、信息處理的復(fù)合型人才。對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)該適當(dāng)組織檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，分批、分期組織檔案管理人員參加一些專業(yè)講座等培訓(xùn)活動(dòng)，針對(duì)電子業(yè)務(wù)不熟悉的員工，單位應(yīng)該組織他們?nèi)サ酵獾貙W(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，這樣才能真正適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，不斷提高檔案管理著的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.1.2 完善電子文件軟硬件設(shè)施管理。在電子檔案管理過程中，不但需要懂得技術(shù)的檔案人才，也需要一些為檔案信息采集、分類、查閱等內(nèi)容服務(wù)的軟硬件設(shè)施，只有這樣才能更有利于電子檔案的實(shí)施。對(duì)此，需要加大對(duì)電力檔案管理部門的基礎(chǔ)軟件、硬件開發(fā)，信息收集和利用上的資金和技術(shù)投入，為檔案管理配備不要的計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等設(shè)備，始終關(guān)注軟件應(yīng)用前沿動(dòng)態(tài)，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案電子化的管理。

2.2 加強(qiáng)電力檔案的收集工作

在檔案管理中，應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理人員的“檔案意識(shí)”，通過大力宣傳，激發(fā)員工收集整理檔案的工作熱情。在檔案信息、資料的收集過程中，應(yīng)該做到以下兩點(diǎn)。一是將把關(guān)收集與人員專項(xiàng)收集相結(jié)合，二是將平時(shí)的日常收集與年底歸檔整理情況相結(jié)合，只有在領(lǐng)導(dǎo)管理，員工操作的共同努力下，才能將電力檔案收集工作做得更好，做到在今后的電力檔案建設(shè)中，將最有價(jià)值、系統(tǒng)性的檔案信息傳遞給使用者，為企業(yè)工作服務(wù)。

2.3 實(shí)現(xiàn)電力檔案的高效管理

目前，由于電力職能部門眾多，需要保存的電力檔案數(shù)量龐大。對(duì)此，檔案管理部門需要不斷思考，以高效的管理方式做好檔案管理工作。在檔案管理中，統(tǒng)一的管理制度的確立和實(shí)施，是保證檔案管理工作科學(xué)、合理運(yùn)用的重要手段。相關(guān)部門應(yīng)該在對(duì)電力各部門檔案進(jìn)行調(diào)查的基礎(chǔ)上，與檔案管理者一同探討如何制定行之有效的、符合電力工作實(shí)際的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 提高電力檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員自身素質(zhì)就不僅僅包括專業(yè)素養(yǎng)，還應(yīng)該包含精神面貌、工作態(tài)度，人文素質(zhì)等眾多方面，檔案管理部門應(yīng)該適時(shí)加強(qiáng)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)提升員工的服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)，只有這樣才能使廣大檔案管理人員自覺主動(dòng)的加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，全面了解和掌握電力專業(yè)知識(shí)，樹立起堅(jiān)實(shí)的法制觀念，認(rèn)真貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》，在工作中強(qiáng)化職業(yè)道德觀念，遵守職業(yè)規(guī)則，從而不斷提升自身的綜合素質(zhì)，真正擔(dān)負(fù)起電力檔案的管理職責(zé)。

3 結(jié)論

總之，電力檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它對(duì)電力工作資料、信息的收集、保存和檢索都具有重要意義，是電力建設(shè)工作發(fā)展的需要。電力檔案工作水平的高低直接影響著行業(yè)的基礎(chǔ)管理水平和信息資源管理水平，為了電力事業(yè)的健康發(fā)展，確保電力檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)有效的利用，必須不斷提升檔案管理水平。

［1］郭淑蕾.淺議我國(guó)的水利檔案管理［J］.城市建設(shè)，2011(14).

［2］李鑫.淺談加強(qiáng)檔案管理重在提高人才素質(zhì)水平［J］.中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2010(6).

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1003－5168(2013)07－0212－01