淺談Excel電子表格常用的操作

潘玉芳

(天水農(nóng)業(yè)學(xué)校，甘肅 天水 741400)

Excel電子表格在當(dāng)今信息社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都有應(yīng)用，作為重要的辦公自動(dòng)化軟件，具有強(qiáng)大的制作表格、處理數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，創(chuàng)建圖表等很多功能，很有必要讓人人都學(xué)會(huì)Excel電子表格的操作，對(duì)我們的各項(xiàng)工作都有很大幫助，Excel電子表格能使信息數(shù)據(jù)顯得更加直觀明了具體。我就Excel電子表格的操作淺談以下幾點(diǎn)。

1 設(shè)置表格線的操作

Excel電子表格軟件窗口中預(yù)先設(shè)置了通用的表格線，是為了方便輸入和編輯數(shù)據(jù)，但實(shí)際上我們制作表格時(shí)一般都是按需要自己設(shè)置表格線。從“格式”工具欄上的“邊框”按鈕右邊的下拉按鈕中打開表格線選項(xiàng)卡，選擇其中所需要的選項(xiàng)即可方便地添加常見的表格線，也可以使用菜單設(shè)置更加豐富的線形和斜線。具體操作是:先選取要設(shè)置表格線的單元格或區(qū)域，然后選擇“格式→單元格”菜單命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，單擊其中的“邊框”選項(xiàng)卡，在線條區(qū)域的“樣式”框選擇表格線的樣式，在“顏色”下拉列表框設(shè)置表格線的顏色，再選擇預(yù)置區(qū)域的按鈕設(shè)置表格線的位置，最后選擇“確定”按鈕。

2 輸入數(shù)據(jù)的操作

在Excel電子表格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，需要先選取單元格，再在被選取的單元格中輸入數(shù)據(jù)。當(dāng)一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)輸入完成后，單擊或按Tab鍵、Enter鍵都可以選取需要輸入數(shù)據(jù)的下一個(gè)單元格。對(duì)字符和數(shù)字可以按照常規(guī)的輸入方法輸入，Excel電子表格會(huì)按照左對(duì)齊的格式顯示字符，按照右對(duì)齊的格式顯示數(shù)字。輸入的數(shù)字如果較小，單元格中按照常規(guī)方式顯示數(shù)字，如果輸入的數(shù)字較大，單元格中按照科學(xué)記數(shù)法顯示數(shù)據(jù)，輸入數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度超過單元格寬度并不會(huì)影響相鄰單元格的數(shù)據(jù)。如果在連續(xù)的單元格區(qū)域輸入相同的數(shù)據(jù)，可以使用填充數(shù)據(jù)的方法，自動(dòng)填充數(shù)據(jù)而且單元格格式也一并復(fù)制。當(dāng)單元格內(nèi)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤時(shí)，可以直接按Delete鍵刪除數(shù)據(jù)。

3 格式化Excel電子表格

格式化Excel電子表格主要是指設(shè)置數(shù)據(jù)的字符格式、對(duì)齊格式和顯示格式，設(shè)置表格的行高、列寬記表格線等，格式化Excel電子表格在輸入數(shù)據(jù)之前和之后都可以進(jìn)行。比如設(shè)置字符格式就是根據(jù)需要設(shè)置字符的字體、字號(hào)、字形、顏色等。先要選取需要設(shè)置字符格式的單元格或區(qū)域，再使用“格式”工具欄上的“字體”框、“字號(hào)”框、“加粗”按鈕、“字體顏色”按鈕、“傾斜”按鈕、“下劃線”按鈕等特殊效果后，選擇“確定”按鈕，即可完成設(shè)置字符格式的操作;如果是設(shè)置數(shù)字格式，既可以使用“格式”工具欄設(shè)置常用的數(shù)字格式，也可以使用菜單設(shè)置更加豐富多樣的數(shù)字格式，先選取需要設(shè)置數(shù)字格式的單元格或區(qū)域，接著選擇“格式”菜單的“單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，并單擊其中的“數(shù)字”選項(xiàng)卡，從“分類”列表框選擇數(shù)字格式的類別，再從其右邊出現(xiàn)的對(duì)象選擇具體的數(shù)字格式，最后選擇“確定”按鈕，結(jié)束設(shè)置數(shù)字格式的操作。

4 在Excel電子表格輸入公式

在單元格或者“編輯欄”中輸入公式，首先要輸入“=”，公式中的加、減、乘、除四則運(yùn)算以及小數(shù)點(diǎn)、百分號(hào)等都可以從鍵盤上直接輸入，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算的公式建立完成后，按Enter鍵或單擊“編輯欄”的“輸入”按鈕即可獲得計(jì)算結(jié)果。如果后面要輸入的計(jì)算公式相同，則拖拽“填充柄”就能實(shí)現(xiàn)公示的復(fù)制，隨著位置的變化，公式所引用的單元格地址也發(fā)生相應(yīng)的變化，稱為單元格地址相對(duì)引用。在公式中，引用的單元格地址用顏色字符表示，對(duì)應(yīng)的單元格邊框顯示為相應(yīng)顏色并四角有小方塊。使用時(shí)要細(xì)心觀察，用的次數(shù)多了就記住了。

5 使用函數(shù)對(duì)Excel電子表格進(jìn)行計(jì)算的操作

計(jì)算與處理Excel電子表格數(shù)據(jù)是很常用的操作，先選取要進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算的單元格后單擊“常用”工具欄中所需的運(yùn)算函數(shù)按鈕的下拉菜單，再單擊“其它函數(shù)”命令，在“插入函數(shù)”對(duì)話框的“搜索函數(shù)”文本框中輸入函數(shù)名，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)查找該函數(shù)，如果我們不知道函數(shù)用法可以在有關(guān)該函數(shù)的幫助欄中查看詳細(xì)的函數(shù)用法及示例，找出適合自己所需的幫助說明單擊“確定”按鈕，在彈出的“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框中輸入要進(jìn)行的計(jì)算參數(shù)，最后單擊“確定”按鈕就會(huì)顯示出計(jì)算結(jié)果。

6 Excel電子表格數(shù)據(jù)的排序

Excel電子表格中輸入的數(shù)據(jù)常常是沒有規(guī)律的，但我們?cè)谌粘?shù)據(jù)處理中經(jīng)常需要按某種規(guī)律排列數(shù)據(jù)。Excel電子表格中的排序是指數(shù)據(jù)行依照某種屬性的遞增或遞減規(guī)律重新排列。Excel可以使用一列或多列數(shù)據(jù)作為關(guān)鍵字進(jìn)行排序，可以按升序或降序進(jìn)行排列，也可以按字母、數(shù)字或日期數(shù)據(jù)類型進(jìn)行排列。使用一列數(shù)據(jù)作為關(guān)鍵字進(jìn)行排序時(shí)，先選擇該列數(shù)據(jù)的某個(gè)單元格，再選擇“常用”工具欄的升序按鈕或降序按鈕即可。如果使用多列數(shù)據(jù)作為關(guān)鍵字排序時(shí)，Excel先按照主要關(guān)鍵字排序，再按照次要關(guān)鍵字排序。選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，可以打開排序?qū)υ捒颍O(shè)置使用多列關(guān)鍵字進(jìn)行排序。需要注意的是，一般不能在選定某個(gè)區(qū)域的狀態(tài)下進(jìn)行排序，通常Excel默認(rèn)只對(duì)選定區(qū)域排序，沒有選擇的區(qū)域不參加排序。

［1］周南岳.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ).北京:高等教育出版社，2009.

［2］沈美莉.現(xiàn)代辦公自動(dòng)化.北京:電子工業(yè)出版社，2005.