智能物聯(lián)檔案管理信息系統(tǒng)研制

鐘東波

（中山市城市建設(shè)檔案館，廣東 中山 528403）

0 前言

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的種類、數(shù)量都以極速在增加，面對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)，如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是各級(jí)檔案管理部門一直以來關(guān)注和研究的熱點(diǎn)。物聯(lián)網(wǎng)作為一種新興的信息化技術(shù)，被廣泛地運(yùn)用于智能交通、智能消防、智能電網(wǎng)、環(huán)境監(jiān)測(cè)、政府工作等多個(gè)領(lǐng)域，并取得成功。而運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化、智能化管理，將是一件令人興奮、令人期待的課題。

1 檔案管理存在的問題

隨著社會(huì)的發(fā)展，不但檔案的數(shù)據(jù)量日益膨脹，檔案的載體、種類也日趨多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理模式在檔案管理中所表現(xiàn)出來的不適應(yīng)問題日益凸顯：

1.1 隨著檔案數(shù)量的增多，檔案在接收、移交、入庫(kù)等過程中的盤點(diǎn)工作量大，而且人工盤點(diǎn)耗時(shí)耗力，效率非常低。

1.2 檔案種類、數(shù)量眾多，日常核查、查閱耗時(shí)長(zhǎng)。而且在庫(kù)房中檔案經(jīng)常由于人工操作的隨意性或失誤造成檔案擺放無序，從而導(dǎo)致查閱檔案時(shí)取檔困難。

1.3 在檔案接收、移交、借閱等過程中存在檔案文件丟失的情況，由于檔案缺乏跟蹤管理，導(dǎo)致找回丟失檔案文件比較困難。

1.4 由于庫(kù)房環(huán)境管理不善及缺少自動(dòng)化檢測(cè)，導(dǎo)致實(shí)物檔案存放于不宜檔案保護(hù)的環(huán)境中，容易造成檔案的損壞，破壞檔案的完整性。

2 物聯(lián)網(wǎng)及其支撐技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)(Internet of Things)也稱傳感網(wǎng)，是一種新興的高科技信息化技術(shù)，主要是指物與物、人與物之間通過各種信息傳感設(shè)備，按照特定的通信協(xié)議，構(gòu)建成互聯(lián)互通的一種特殊的信息網(wǎng)絡(luò)，以此實(shí)現(xiàn)物與物、人與物間的信息傳遞和控制，實(shí)現(xiàn)物體的智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理。物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的支撐技術(shù)主要有RFID技術(shù)和傳感網(wǎng)技術(shù)。

2.1 RFID技術(shù)

RFID（Radio Frequency IDentification）技術(shù)，即射頻識(shí)別技術(shù)，又稱電子標(biāo)簽、無線射頻識(shí)別，是一種先進(jìn)的高科技通信技術(shù)，可通過無線電訊號(hào)進(jìn)行雙向數(shù)據(jù)通信，以此識(shí)別特定目標(biāo)并進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)讀寫。RFID具有非接觸識(shí)別、可識(shí)別多標(biāo)簽、識(shí)別速度快、閱讀速度極快、穿透抗擾性強(qiáng)、信息裝載量大、安全性高等優(yōu)點(diǎn)，是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的核心技術(shù)。

2.2 傳感網(wǎng)技術(shù)

傳感網(wǎng)也稱無線傳感網(wǎng)，主要是以傳感器作為節(jié)點(diǎn)，并通過無線通信方式形成一個(gè)多跳的自組織的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，目的是識(shí)別、探測(cè)、采集并處理處于網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)的可被感知的物體信息，包括溫度、濕度、壓力、速度等環(huán)境因素。

根據(jù)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的功能及特點(diǎn)，針對(duì)目前檔案管理工作存在的問題，為了加強(qiáng)檔案的保管、利用，延長(zhǎng)檔案的壽命，可借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加快推進(jìn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化建設(shè)，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，從而更好的完成檔案管理和服務(wù)工作。

3 系統(tǒng)目標(biāo)

智能物聯(lián)檔案管理信息系統(tǒng)將借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用RFID標(biāo)簽作為檔案信息輔助載體，對(duì)檔案接收、流轉(zhuǎn)、入庫(kù)、借閱等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，加強(qiáng)信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)自動(dòng)化辦理，減少人工失誤，提高工作效率。同時(shí)通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測(cè)、監(jiān)控，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證檔案存放環(huán)境的安全，延長(zhǎng)檔案的壽命。

4 系統(tǒng)特點(diǎn)

4.1 查閱定位快而準(zhǔn)

通過RFID技術(shù)，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行電子標(biāo)簽化，并借助讀寫設(shè)備及軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案快速、精準(zhǔn)的查詢定位，優(yōu)化檔案管理工作模式，提高檔案查閱效率。

4.2 盤點(diǎn)檔案快而準(zhǔn)

借助RFID技術(shù)識(shí)別速度快、穿透抗擾性強(qiáng)等特點(diǎn)，可在檔案接收、入庫(kù)時(shí)，進(jìn)行檔案堆垛掃描，實(shí)現(xiàn)批量盤點(diǎn)，極大地提高檔案接收、入庫(kù)工作的效率。

4.3 高安全性檔案管理

系統(tǒng)結(jié)合智能門禁系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)以及RFID技術(shù)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房環(huán)境自動(dòng)化管理，確保庫(kù)房環(huán)境與檔案存取的安全。

5 系統(tǒng)總體框架

智能物聯(lián)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)基于物聯(lián)網(wǎng)體系結(jié)構(gòu)，主要功能模塊包括電子標(biāo)簽管理、檔案信息管理和庫(kù)房安全監(jiān)控?？傮w框架圖如圖1所示。

圖1

6 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

6.1 電子標(biāo)簽管理

電子標(biāo)簽是RFID技術(shù)的基礎(chǔ)，在智能物聯(lián)檔案管理信息系統(tǒng)中是實(shí)物檔案、庫(kù)房、檔案柜架位、工作人員的信息載體，是人、物的唯一標(biāo)識(shí)。電子標(biāo)簽管理由電子標(biāo)簽、閱讀器和應(yīng)用軟件系統(tǒng)三部分組成，實(shí)現(xiàn)電子標(biāo)簽生成、銷毀、查詢及定位等功能。

6.2 檔案信息管理

檔案信息是數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，是檔案服務(wù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，系統(tǒng)將通過成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及RFID技術(shù)，根據(jù)檔案管理、應(yīng)用的實(shí)際需求進(jìn)行分析。系統(tǒng)以RFID作為檔案信息存儲(chǔ)載體，記錄檔案的基本信息及檔案狀況，并從檔案的接收、信息錄入、借閱、查找、盤點(diǎn)、跟蹤等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化、自動(dòng)化管理，并借助手持式、固定式RFID閱讀設(shè)備，對(duì)實(shí)物檔案的借閱、移交、查找、盤點(diǎn)等工作過程執(zhí)行全方位的信息化管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案位置跟蹤，從而提高檔案管理效率，保證檔案安全。

6.2.1 檔案信息登記

檔案整理人員接收到實(shí)物檔案后，需要給檔案編號(hào)，即檔號(hào)，同時(shí)將其他檔案基本信息錄入系統(tǒng)。然后通過FRID電子標(biāo)簽讀寫設(shè)備將檔案基本信息寫入電子標(biāo)簽芯片內(nèi)，電子標(biāo)簽的表面可以印上檔案的名稱、檔號(hào)、類型、密級(jí)等，并將電子標(biāo)簽貼于檔案盒脊面上，以便查找。

6.2.2 檔案數(shù)字化

通過專業(yè)數(shù)字化設(shè)備，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行拍照、掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化，執(zhí)行電子文件化管理，并通過檔號(hào)與檔案基本信息相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)圖文一體化管理，從而便于從電腦終端進(jìn)行檔案查閱，減少人工翻閱實(shí)物檔案，進(jìn)而保護(hù)實(shí)物檔案避免遭受損壞。

6.2.3 庫(kù)房架位管理

庫(kù)房中每個(gè)架位都貼相應(yīng)的RFID電子標(biāo)簽，系統(tǒng)將根據(jù)檔案的檔號(hào)、類型等基本信息，自動(dòng)從庫(kù)房中分配一個(gè)架位，檔案工作人員根據(jù)分配的架位放置檔案后，通過手持RFID讀寫器讀取架位的電子標(biāo)簽，確認(rèn)檔案存放位置，將檔案基本信息與架位相關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案入庫(kù)、出庫(kù)時(shí)的查找定位功能。

6.2.4 檔案借閱管理

實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查詢、借閱、歸還以及架位定位等功能。檔案查閱時(shí)，可通過系統(tǒng)的精確、模糊查詢功能查詢到相應(yīng)的檔案信息，確定查閱檔案后，將檔案架位信息發(fā)送到移動(dòng)終端，檔案工作人員將使用移動(dòng)終端掃描鎖定檔案位置，加快取檔工作。還檔亦然。同時(shí)系統(tǒng)還對(duì)逾期未還的檔案進(jìn)行提醒。

6.2.5 檔案移交管理

從檔案接收到檔案入庫(kù)，期間需移交多個(gè)部門進(jìn)行檔案整理，系統(tǒng)將記錄由于檔案移交而導(dǎo)致的位置變化信息，有利于檔案工作人員隨時(shí)了解檔案的位置，進(jìn)而結(jié)合檔案查閱功能，實(shí)現(xiàn)檔案位置跟蹤。

6.2.6 檔案盤點(diǎn)

不管是檔案接收、檔案移交、檔案入庫(kù)還是庫(kù)房檔案清點(diǎn)，都需要進(jìn)行耗時(shí)耗力的、繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作，然而通過RFID技術(shù)，借助RFID穿透性強(qiáng)、可堆積識(shí)別的優(yōu)勢(shì)，盤點(diǎn)工作將變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單而快速的工作。而庫(kù)房的清點(diǎn)工作也可借助FRID移動(dòng)閱讀器，依次讀取架位的電子標(biāo)簽和相應(yīng)檔案的電子標(biāo)簽信息，快速完成盤點(diǎn)工作。

6.3 檔案安全管理

6.3.1 智能門禁

智能門禁主要在庫(kù)房門口內(nèi)外分別安裝讀卡器，通過讀卡器記錄檔案工作人員訪問庫(kù)房的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)人員身份識(shí)別，并根據(jù)人員權(quán)限是否放行，同時(shí)形成檔案庫(kù)房訪問日志。

6.3.2 庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)

通過溫度檢測(cè)器、濕度檢測(cè)器、煙霧探測(cè)器、紅外檢測(cè)器、光電浸水檢測(cè)器等專業(yè)環(huán)境檢測(cè)器，實(shí)時(shí)收集庫(kù)房各種環(huán)境指標(biāo)，并將信息反饋到系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房的溫度、濕度、防火防盜等情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控，一旦環(huán)境指數(shù)超標(biāo)，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)發(fā)出警報(bào)，并自動(dòng)撥打庫(kù)房管理人的手機(jī)號(hào)碼，告知庫(kù)房情況。庫(kù)房管理人也可通過移動(dòng)終端實(shí)時(shí)了解庫(kù)房的狀況。

6.3.3 庫(kù)房視頻監(jiān)控

通過監(jiān)控?cái)z像頭對(duì)庫(kù)房的人員訪問以及檔案出入庫(kù)等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并以視頻文件保存，以便日后查看，同時(shí)還可以通過計(jì)算機(jī)終端或移動(dòng)終端查看到庫(kù)房的監(jiān)控畫面，便于檔案工作人員實(shí)時(shí)了解庫(kù)房的狀況。

7 總結(jié)

隨著檔案數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作的要求越來越嚴(yán)格，傳統(tǒng)的管理模式已不再適合現(xiàn)代檔案管理工作，唯有借助信息化技術(shù)方能推進(jìn)檔案管理工作向前發(fā)展。而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為一種新型的高科技信息化技術(shù)，運(yùn)用于檔案體系信息化建設(shè)中，將檔案、庫(kù)房與計(jì)算機(jī)、通訊設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，從而實(shí)現(xiàn)與檔案工作人員聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)工作人員與檔案、庫(kù)房間的“人與物交流”，在保證檔案安全的同時(shí)，創(chuàng)新管理方式，提高檔案管理工作的效率。

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