范家才，劉 靜，龔彥華

（武漢大學 實驗室與設備管理處，湖北 武漢 430072）

高校進口的科教用品包括進口儀器設備、耗材、試劑等，其中進口儀器設備占絕大部分。進口儀器設備是高校固定資產(chǎn)中的重要組成部分，也是衡量高校教學、科研水平的主要標志之一[1－2]。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，進口儀器設備的需求量日益增多[3]。因此，加強信息化管理是目前進口科教用品管理工作的必然趨勢，也是做好此項管理工作的核心[4－5]。

1 進口科教用品管理工作現(xiàn)狀

目前，高校進口科教用品的管理工作[6－7]大多數(shù)還是采取手工管理的模式：即手工記錄有關信息，人工收集相關紙質(zhì)資料等，這種管理方式大多都會面臨一些共性的問題，主要體現(xiàn)以下5個方面：

（1）被動管理。學校負責外貿(mào)工作的管理人員與用戶教師都被動地了解進口免稅項目的進展情況，如：簽訂外貿(mào)合同、開證、辦理機電證、辦理免稅、報關等各環(huán)節(jié)均難以掌控，只能被動等待外貿(mào)公司反饋的信息。

（2）工作低效。一是管理人員要了解合同的進展情況，只能翻閱合同，打電話詢問外貿(mào)公司；二是外貿(mào)公司業(yè)務員需要找教師溝通有關情況或需要教師簽字確認時，經(jīng)常遇到教師正在上課、開會、出差、做實驗等情況，不能及時辦理，導致工作低效。

（3）溝通困難。用戶與外貿(mào)公司都通過負責外貿(mào)工作的管理人員了解進口免稅項目情況和對方需求，三方缺少有效地溝通平臺，過度依賴外貿(mào)工作管理人員的協(xié)調(diào)。

（4）資料量大、繁雜。進口儀器設備的檔案資料只能通過外貿(mào)公司主動送交，紙質(zhì)檔案數(shù)量大，歸檔信息復雜，管理人員難以及時歸檔，也不便于查找翻閱，容易丟失；對于相關部門要求的報表，外貿(mào)工作管理人員在平時數(shù)據(jù)管理的基礎上，還需要花費一定的時間和精力來整理、統(tǒng)計。

（5）缺乏考核依據(jù)。為了了解外貿(mào)公司的業(yè)務能力及服務質(zhì)量情況，一般都是根據(jù)用戶反饋的意見來判斷，要求進口免稅項目結(jié)束后，用戶填寫“用戶評價表”，在實際操作上“評價表”存在不便回收問題，同時評價的依據(jù)也太單一，難免存在人為因素，缺少學校對外貿(mào)公司評價考核和擇優(yōu)遴選的重要數(shù)據(jù)。

2 進口科教用品管理信息系統(tǒng)建設目的

基于進口科教用品管理現(xiàn)狀[8－12]，我們設計、開發(fā)了基于網(wǎng)絡技術的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了全程監(jiān)控進口儀器設備辦理免稅、信息交流、評價考核等全部環(huán)節(jié)，構建了設備處、外貿(mào)公司、院系教師之間的網(wǎng)絡信息共享平臺，采用短信平臺自動提醒、督辦，極大地方便了三方對合同的執(zhí)行過程實行追蹤管理和溝通，更好地為學校的教學科研服務。

3 進口科教用品管理信息系統(tǒng)設計原則

為了保證該系統(tǒng)建設的實用性、先進性和穩(wěn)定性，該系統(tǒng)在設計時遵循了以下基本原則：

（1）操作簡單：任何人進入系統(tǒng)無需培訓都會使用；

（2）查閱直觀：進入系統(tǒng)界面后，要求對合同正在執(zhí)行的狀態(tài)一目了然，每一份合同各個流程在同一個界面下展開瀏覽；

（3）功能實用：充分滿足各級部門、各類用戶的具體業(yè)務需求，采取了界面豐富的人性化設計；

（4）全生命周期管理：實現(xiàn)了進口儀器設備從購入到報廢處置的全程跟蹤管理；

（5）安全性：采用成熟的軟件技術和體系架構，防范各種安全風險，確保系統(tǒng)及后臺數(shù)據(jù)安全可靠，具備高可靠的容災功能；

（6）穩(wěn)定性：從系統(tǒng)軟、硬件平臺及網(wǎng)絡技術等方面來保證系統(tǒng)24h穩(wěn)定不間斷運行；

（7）共享性：全面整合現(xiàn)有信息資源，合理定制數(shù)據(jù)共享交換模式，根據(jù)不同類型業(yè)務特色和技術要求特點，量身定制相應的數(shù)據(jù)交換解決方案，消除“信息孤島”，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的互聯(lián)互通；

（8）可擴展和易維護性：采用可擴展架構，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務量的增長而擴容，系統(tǒng)結(jié)構無需改變，為未來的發(fā)展打下良好基礎；

（9）先進性：設計方案適應新技術潮流，即保證技術的先進性，同時又兼顧技術的成熟性。

4 進口科教用品管理信息系統(tǒng)功能

系統(tǒng)采用B／S模式，只要互聯(lián)網(wǎng)覆蓋的區(qū)域都可以辦公。通過管理部門、外貿(mào)公司、訂貨單位三方5類用戶的角色設定，對學校進口科教用品的管理工作流程進行了有效監(jiān)控，極大地提高了辦事效率。系統(tǒng)總?cè)δ芗軜嬋鐖D1所示。

圖1 系統(tǒng)總體功能架構圖

4.1 系統(tǒng)角色的設置

（1）管理部門：①設備管理員可查看、修改、督辦全校每一單合同的進展，并通過系統(tǒng)的交流平臺功能控制合同的進程；②單位負責人可查看全校的合同執(zhí)行狀況，通過系統(tǒng)篩選、統(tǒng)計、報表等功能了解所有進口科教用品的概況。

（2）外貿(mào)公司：①公司經(jīng)理只能了解本公司業(yè)務員、每份合同及各環(huán)節(jié)的執(zhí)行進展情況；②公司業(yè)務員主要根據(jù)系統(tǒng)提醒、督辦功能按時完成本公司合同的各項工作。

（3）訂貨單位：用戶只能了解、交流、督辦本人合同進展情況。

4.2 系統(tǒng)業(yè)務流程定義

基于日常業(yè)務流程分析，我們定義了系統(tǒng)工作流程及各流程需要控制的關鍵時間點，使用工作流引擎調(diào)度管理，實現(xiàn)了各環(huán)節(jié)流程監(jiān)控、網(wǎng)上會簽、交流討論等功能，并能動態(tài)配置流程。

圖2 合同登記

4.3 進口科教用品的過程管理

進口設備管理人員接受進口科教用品采購合同后，由進口設備管理人員選擇外貿(mào)代理公司，并開始登記合同，設置合同的執(zhí)行流程和關鍵節(jié)點控制時間（關鍵時間點），發(fā)起整個工作流管理。

系統(tǒng)提供了很多智能化的技術，比如：漸進增強輸入、聯(lián)想輸入、級聯(lián)檢查、正則表達式檢查等，避免了操作人員的輸入錯誤，減輕了工作強度。

系統(tǒng)設計了9個特色管理功能，對外貿(mào)業(yè)務從交送供貨協(xié)議開始到用戶交付尾款為止進行了多方位、全過程的監(jiān)管。

4.3.1 跟蹤管理功能

自合同登記后，系統(tǒng)會根據(jù)預設的合同執(zhí)行流程進行每一步跟蹤管理。每個環(huán)節(jié)結(jié)束時，外貿(mào)公司需要上傳相應環(huán)節(jié)的文件資料掃描件；通過上傳文件資料標志，并通過設備管理人員核實輸入確認鍵后，系統(tǒng)自動默認本環(huán)節(jié)結(jié)束，系統(tǒng)指示燈自動指向下一個環(huán)節(jié)，方便各方實時了解合同的進展情況。

4.3.2 預警提示功能

系統(tǒng)設計了在每個管理流程的重要環(huán)節(jié)下自動默認完成時限，根據(jù)時限采取短信和閃燈2種預警提示手段。如，三方會簽委托代理進口協(xié)議時限為外貿(mào)公司接受技術服務協(xié)議之日起7天，外貿(mào)公司必須在7天內(nèi)上傳委托代理進口協(xié)議掃描件，上傳成功后，系統(tǒng)自動發(fā)送短信提示用戶通過系統(tǒng)進行審核，點擊“不同意”按鈕，系統(tǒng)將文件自動返回給外貿(mào)公司，點擊“同意”按鈕，系統(tǒng)自動發(fā)送短信提示設備管理人員進行審核，審核通過后，系統(tǒng)提示功能自動流轉(zhuǎn)下一個環(huán)節(jié)。在簽訂協(xié)議一欄，顯示綠、黃、紅3種提示燈表示該流程的進展：時限以內(nèi)顯示3盞綠燈，倒數(shù)3天開始，綠燈依次遞減；超時限3天內(nèi)顯示黃燈并以天次增加；超過3天后系統(tǒng)自動亮起紅燈警報，同時系統(tǒng)每天自動發(fā)送短信督辦外貿(mào)公司經(jīng)理和業(yè)務員。各個環(huán)節(jié)均按綠、黃、紅3色燈以及短信結(jié)合督辦相關工作（見圖3）。

圖3 系統(tǒng)頁面示意圖

4.3.3 三方交流會簽功能

在執(zhí)行合同過程中，如遇到外貿(mào)公司或者訂貨單位因某些原因要求變更合同信息時，需要提出變更的一方，通過三方交流平臺功能向另一方提出變更請求，在雙方同意的情況下，交由設備管理部門處理具體流程環(huán)節(jié)的變更。三方交流平臺的信息資料成為永久性的檔案資料，可作為有效文件便于查詢。三方交流平臺不僅讓各方了解情況更直接、方便，節(jié)約時間，提高了工作效率，同時也為設備管理人員減輕了工作量。

4.3.4 短信督辦功能

短信督辦功能結(jié)合了預警提示與三方交流會簽功能。如：當管理流程的某個環(huán)節(jié)到達預設時限時，系統(tǒng)會自動發(fā)短信至外貿(mào)公司或者用戶，督促其盡快辦理相關手續(xù)，或者，在三方會簽功能中，當有一方提出變更申請后，短信會立即提示另一方有變更通知，需要其查看系統(tǒng)進行處理。短信督辦功能目的是通過系統(tǒng)短信平臺及時提升辦事效率。

4.3.5 統(tǒng)計報表功能

設備管理人員在進行合同登記和系統(tǒng)進行流程管理時，會自動記載一系列的基礎數(shù)據(jù)：設備名稱、訂貨單位、外貿(mào)公司、設備金額、到貨時間等。根據(jù)海關、學校等部門的要求，每年上報年度報表或適時需要了解學校進口科教用品的情況，系統(tǒng)通過基礎數(shù)據(jù)的條件篩選，隨時可以形成相應的報表或者統(tǒng)計出符合條件的數(shù)據(jù)結(jié)果。

4.3.6 精確或模糊搜索功能

系統(tǒng)設計了精確或模糊搜索功能。在使用搜索功能鍵時，只要輸入相關的文字或數(shù)據(jù)，可以很方便地搜索到所需要的有關信息資料。

4.3.7 匯率管理功能

系統(tǒng)提供對當前匯率設定的功能，系統(tǒng)自動引用中國銀行公布的當天匯率，提供用戶手動操作的功能。匯率計算器方便貨幣與貨幣之間的轉(zhuǎn)換。

4.3.8 考核評價功能

系統(tǒng)通過自動記錄統(tǒng)計的紅燈次數(shù)、短信督辦次數(shù)、用戶填寫“用戶評價表”對外貿(mào)公司服務態(tài)度、服務質(zhì)量、業(yè)務能力等綜合評分，自動綜合排名，作為設備管理部門評價考核、擇優(yōu)遴選外貿(mào)公司的重要依據(jù)。

4.3.9 資料存檔功能

系統(tǒng)在跟蹤管理的過程中，每個關鍵環(huán)節(jié)結(jié)束的標志就是上傳紙質(zhì)材料的掃描件，通過環(huán)節(jié)進度的控制，一方面強有力地做到了對合同進展的把握，另一方面保證了資料的實時性與完整性，系統(tǒng)自動永久保存掃描件文件，并形成一份完整、永久的檔案，解決了資料收集難、保管難的困境。系統(tǒng)提供對原始資料掃描件查閱、打印功能，方便今后使用資料。

5 系統(tǒng)設計特點

5.1 與其他業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通

系統(tǒng)實現(xiàn)了與儀器設備管理信息系統(tǒng)、大型儀器設備共享平臺管理信息系統(tǒng)、大型儀器設備開放補貼管理信息系統(tǒng)的關聯(lián)查詢，只要輸入合同號或其他關聯(lián)詞，系統(tǒng)將查詢到設備的建賬、使用狀況、變更過程、報廢情況等信息，真正實現(xiàn)了設備全生命周期的管理。系統(tǒng)設計也充分考慮了今后與其他新開發(fā)的業(yè)務管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)共享，真正實現(xiàn)了消除“信息孤島”。

5.2 系統(tǒng)的安全設計

面對來自網(wǎng)絡的安全威脅，系統(tǒng)在設計時以可靠性和可管理性為前提，應用了URL訪問數(shù)據(jù)身份認證技術，隱藏數(shù)據(jù)庫，防止SQL注入入侵，確保信息安全。

6 結(jié)束語

基于網(wǎng)絡技術的進口科教用品管理系統(tǒng)的建立，解決了設備管理部門對外貿(mào)合同流程的監(jiān)管，為訂貨單位、外貿(mào)公司提供了實時了解業(yè)務流程的平臺；3方的相互交流起到了相互監(jiān)督與了解的作用，推動學校進口科教用品管理工作的良性發(fā)展；該系統(tǒng)設計的9個功能使學校進口科教用品管理工作更科學、更規(guī)范、更嚴謹。因此，該系統(tǒng)的建立對高校進口科教用品管理工作也起到了一定參考和借鑒作用。

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