鄭磊

【摘 要】當今社會，秘書專業(yè)、高效的工作已成為現代社會高速運作的一個重要因素。無論是在政府機關、社會、企事業(yè)單位還是一般的商業(yè)公司，秘書部門都處于一個中樞位置，起著溝通上下，連接內外的橋梁和紐帶作用。對此，筆者結合自身工作經歷對秘書信息管理進行了研究并提出了應對策略，具有一定借鑒意義。

【關鍵詞】秘書；信息；網絡化環(huán)境

0.引言

進入21世紀，我們正經歷一場全面、深刻的社會大變革。隨著信息時代的出現、互聯(lián)網及全球通訊的飛速發(fā)展，信息發(fā)揮著愈來愈重要的作用。美國學者奈斯比特對未來曾做出這樣的預測：“新的力量源泉不是少數人手中的金錢，而是多數人手中的信息。作為秘書人員，其工作重點也由處理日常事務向管理信息、輔助決策傾斜，為領導者提供全面、準確、及時的信息的這一職能得到了更大的凸顯。因此，在新形勢下如何進行信息管理，是秘書工作中一個值得探討的話題。

1.時代巨變使秘書信息管理面臨重大轉型

1.1信息化時代

有資料顯示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以15%-20%的加速度不斷發(fā)展。近30年來，人類生產的信息已經超過過去5000年的信息量的總和。英國技術預測專家詹姆斯·馬丁也做出了同樣的結論：人類的知識在19世界是每50年翻一番，20世紀初是每10年翻一番，70年代是每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。秘書作為一個信息管理的樞紐，必須進一步強化信息意識整理，提高信息處理技術，從容面對信息爆炸時代。

1.2網絡化環(huán)境

要提高信息處理能力就離不開網絡化的工作環(huán)境，互聯(lián)網的出現給信息工作者提供了一個開放的、透明的工作平臺。而基于互聯(lián)網之上的電子化政府與各企事業(yè)單位、集團公司等組織的內部網絡更是政務秘書和商務秘書進行信息管理的主要工作平臺。

在信息社會中，信息就是力量和財富。電子化政府這一網絡平臺，有效地利用現代信息和通訊技術，透過不同的信息服務設施（如電話、網絡、公用電腦站等），使政府機關、企業(yè)、社會組織和公民，能在其更方便的時間、地點及方式下參與到社會政治經濟生活，從而構建一個高效率、高服務水平的政府。

1.3媒介化社會

當前這個世界已經是一個媒介化的社會。媒介化社會的主要特點是：

（1）媒介形態(tài)多元化：清華大學的熊澄宇教授認為，新媒體是一個不斷變化的概念?！霸诮裉炀W絡基礎上又有延伸，無線移動的問題，還有出現其他新的媒體形態(tài)，跟計算機相關的。這都可以說是新媒體”。它主要指利用計算機、數字技術，通過互聯(lián)網、無線通信網和衛(wèi)星等渠道，以電視、電腦和手機等為終端，向受眾提供視頻、音頻、語音數據的一種傳播形式。而且，這種新形態(tài)的媒介將隨著新技術的產生得到更大的發(fā)展和延伸。

（2）媒介傳受互動化：新媒體形態(tài)的出現帶來的一個最大變化就是傳受者的互動性有了很大的增強?，F在網絡上興盛的“博客”、“播客”這種信息傳播形式，使得一個個體也能發(fā)出自己的聲音，甚至成為新聞信息的傳播源。比如，2005年倫敦的連環(huán)爆炸案的第一張新聞照片就是來源于個人的博客，很多傳統(tǒng)媒體的關于這數起爆炸案的圖片報道與文字報道都來源于個人博客。

（3）媒介影響立體化：在媒介化社會中，每個人的生活都處在媒介的影響之下。美國傳播學學者李普曼曾提出“擬態(tài)環(huán)境”這個概念，也就是我們所說的信息環(huán)境，它并不是現實環(huán)境的“鏡子”式的再現，而是傳播媒介通過對象征性事件或信息進行選擇和加工，重新加以結構化以后向人們提示的環(huán)境。

2.信息管理工作環(huán)節(jié)中的應對策略

秘書處在這樣一個信息化的時代，媒介化的社會和網絡化的環(huán)境當中，在信息工作的整個管理流程當中都應該充分考慮到這些時代特色，如何根據時代特點有效利用各種新媒介、借助網絡平臺對信息進行管理將成為重要課題。我們嘗試從秘書信息管理工作的五個環(huán)節(jié)來探討如何應對。

2.1搜集

搜集信息是第一步。要做好這方面的工作無非就是擴大信息來源，打通多個信息渠道，信息收集得越全面、越完備將有助于領導做出正確決策。在這樣一個充斥著各種信息的媒介化時代里，信息的來源相當豐富而復雜，秘書要緊跟時代的腳步，對層出不窮的新媒體形態(tài)應有很高的敏感性，也要樂于和勇于利用這些新的媒體形態(tài)為自己的信息管理工作服務，從而拓寬信息獲取渠道，不斷豐富和更新秘書工作的信息源。收集方式也應該更主動積極，比如現在計算機強大的搜索引擎也應成為秘書工作的利器。

2.2處理

對收集的信息進行處理的方式主要是篩選、綜合與加工。信息時代的海量信息對秘書人員的這一項工作增加了難度?！靶畔⒊d”會直接影響到決策的及時、高效與準確性。媒介形態(tài)的多元化也造成了甄別信息的困難。各種媒介的傳播方式、傳播特點都有所不同，這些信息來源的復雜也增加了信息加工的難度。此時，秘書要了解媒介的特征，衡量不同媒體的權威性，對信息進行篩選、比對、甄別、查實，選擇可靠的信息來源，形成正確的判斷。在對信息進行編輯、加工的過程中也要要善于利用各種網絡工作平臺，提高自己處理信息的能力。

2.3存貯

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程都通過計算機和互聯(lián)網進行，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。信息存貯的電子化、網絡化降低了秘書人員的勞動量，也提高信息的利用率。信息檔案的管理變得方便而高效。同時，秘書工作人員也要增進互聯(lián)網知識，提高計算機操作能力。

2.4傳輸

信息的傳輸和發(fā)布是機關領導決策得以執(zhí)行的途徑。要使領導決策能得到很好地執(zhí)行就必須保持信息傳輸和發(fā)布的通暢、到位。媒介化社會中，媒體對社會各個領域的生活都有著深刻的影響，信息的傳輸離不開對各種媒介的支撐。秘書要善于與媒體通力合作，利用媒體傳達本機關、本部門的意志和決策。

2.5反饋

無論是政府部門、機關單位還是群眾組織、商業(yè)團體為了了解群眾輿論和需求，都需要得到及時的反饋信息。在這個媒介化的社會里，大眾的主動參與和互動的意識非常強，無論大事小事都喜歡直接找媒體，再由媒體把相關輿論反映出來。由于大眾的呼聲沒有及時反饋到相關部門單位，有時就會造成這些部門單位工作上的被動。

3.結語

雖然已進入信息時代，但我們對信息資源作為一個戰(zhàn)略性資源在新世紀的戰(zhàn)略地位認識并不充分，而可能只視為一種技術上的改變。今天，信息正越來越成為一個社會機構或組織制勝的關鍵因素，而互聯(lián)網時代最顯著的特征就是信息的“共享”與“互動”，媒介化社會為這種“共享”與“互動”提供了廣泛豐富的、傳達率和影響力都十分高效的諸多路徑。沒有對這個特征的透徹認識，可能不少秘書的信息管理還停留在對傳統(tǒng)的紙質資料收集、文書傳遞等換成了便捷的“電子”文本的竊喜中，從而未能充分發(fā)揮秘書——這個信息溝通樞紐應有的作用；沒有對這個特征的嫻熟把握，我們的信息管理就只能是被動地跟隨時代的變革，無法主動在搜集、處理、傳送、反饋等等環(huán)節(jié)利用多種途徑管理大量的各種信息，從而有效地支持機構或組織的決策。隨著網絡在日常生活中的不斷滲透、媒介在公共領域影響的不斷增強，我們相信，秘書信息管理的轉型勢在必然，而在搜集、處理、反饋等等環(huán)節(jié)的應對探索才剛剛開始，必將隨著時代要求而走向深入與完善。

總之，秘書要不斷地進行自我解剖找差距、自我加壓提標桿，緊緊圍繞中心工作，進一步增強責任意識、參謀意識、服務意識，以更高的標準、更快的節(jié)奏、更嚴的要求、更強的力度全面推進本職工作，達到“默默筆耕無言悔、只留墨香不留名”是秘書最高境界！