辦公自動(dòng)化促進(jìn)檔案管理變革的思考

田文婧

【摘 要】隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的發(fā)展，辦公的環(huán)境得以不斷地改善，辦公的設(shè)備也在不斷地更新。辦公自動(dòng)化是基于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、通訊技術(shù)之上的綜合應(yīng)用技術(shù)。在檔案管理方面，辦公自動(dòng)化已經(jīng)全面取代傳統(tǒng)的人工管理檔案的方式。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用既順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的要求，也促進(jìn)檔案管理工作的高效、快速、準(zhǔn)確開展。本文將以對(duì)辦公自動(dòng)化的正確理解和辦公自動(dòng)化促進(jìn)檔案管理變革為切入點(diǎn)，對(duì)辦公自動(dòng)化促進(jìn)檔案管理的變革進(jìn)行詳細(xì)的研究和分析。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；檔案管理；變革

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)中都得到了普遍的應(yīng)用。隨著電子計(jì)算機(jī)的普及和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)各個(gè)方面都發(fā)生著巨大的變革。電子計(jì)算機(jī)和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的人工管理檔案的舊模式，極大地方便了檔案管理工作的進(jìn)行和開展，提高了工作效率，促進(jìn)了管理人員自身素質(zhì)的提高。辦公自動(dòng)化在檔案管理工作中的應(yīng)用注定將促進(jìn)檔案管理發(fā)生歷史性的變革。

1.對(duì)辦公自動(dòng)化的正確理解

所謂的辦公自動(dòng)化是指利用現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、通訊技術(shù)等，把人從繁重工作分離出來交給計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代的辦公設(shè)備來完成，形成以計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息處理技術(shù)為核心，服務(wù)于某種目的的人機(jī)合作辦公系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化實(shí)際是由以人為主的辦公模式轉(zhuǎn)向人機(jī)合作辦公的模式，實(shí)現(xiàn)以人力為主轉(zhuǎn)向以人為輔，以機(jī)為主，從而實(shí)現(xiàn)解放人力，提高工作效率和工作質(zhì)量的最終目標(biāo)。

辦公自動(dòng)化是一種綜合性的技術(shù)，它出現(xiàn)在20世紀(jì)70年代中期的發(fā)達(dá)國家。自動(dòng)化辦公主要包括電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、通訊技術(shù)等。它主要以信息處理技術(shù)為主，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速有效的處理和儲(chǔ)存，再通過網(wǎng)絡(luò)或者通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，以達(dá)到快速處理數(shù)據(jù)和分享數(shù)據(jù)的目的。

2.辦公自動(dòng)化促進(jìn)檔案管理變革

辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的變革有很大的推動(dòng)作用，這主要表現(xiàn)在檔案載體的變化、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、便利的檔案管理和查詢、檔案管理人員的高素質(zhì)等多個(gè)方面。為了更好的發(fā)揮辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理工作促進(jìn)作用，我們將對(duì)此做出詳細(xì)的研究分析。

2.1辦公自動(dòng)化使檔案的載體發(fā)生變化

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙張是檔案內(nèi)容的主要載體，由于紙張本身就具有易丟失、易損壞、不易保存的特點(diǎn)，所以大量檔案的保存給檔案管理工作帶來了很大的困難。因此，傳統(tǒng)的檔案管理存在著諸多弊端，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效率。辦公自動(dòng)化則完全不同，它采用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、通訊技術(shù)等，把檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電腦上的數(shù)據(jù)，這被稱之為電子檔案。辦公自動(dòng)化檔案的載體由紙張變?yōu)榱烁呖萍己康拇髢?chǔ)存設(shè)備這就使得檔案的易損壞，不易保存的缺點(diǎn)得以避免，而且采用高科技含量的磁性材料或激光材料的大存儲(chǔ)設(shè)備減少了紙張的應(yīng)用和紙張檔案的輕易調(diào)動(dòng)，使檔案的查閱不再像大海撈針一樣困難。檔案載體由紙張向電子檔案的轉(zhuǎn)變是檔案管理工作的歷史性重大轉(zhuǎn)折，這從根本上改變了檔案的管理形式和管理手段。對(duì)于檔案管理工作來說是極大的進(jìn)步。

2.2辦公自動(dòng)化便利了檔案的查詢和管理

檔案管理工作包含許多方面，在人工管理檔案的模式下，主要有檔案材料的收集、整理、加工、檢索標(biāo)簽的編制、存儲(chǔ)、管理等等。這么多項(xiàng)工作的開展就使得檔案管理變得十分的復(fù)雜和繁重，需要大量人力的投入。而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，檔案的管理變得十分簡(jiǎn)單，材料的收集、整理、加工、檢索、存儲(chǔ)、管理都可以通過計(jì)算機(jī)和一些其他的現(xiàn)代辦公設(shè)備準(zhǔn)確、快速的完成。檔案的銷毀也變得十分簡(jiǎn)單，對(duì)于要銷毀的檔案可以進(jìn)行日期設(shè)定，到期后實(shí)現(xiàn)其自動(dòng)銷毀，保證了機(jī)密檔案的安全性。辦公自動(dòng)化使得檔案管理投入的人力得以縮減，管理工作變得便利和輕松。檔案的查詢主要是通過檢索來實(shí)現(xiàn)，電腦檢索與自制的檢索標(biāo)簽不一樣，它比人工檢索要簡(jiǎn)單、快捷。檔案管理人員要查詢某些檔案只要輸入查詢的檔案中關(guān)鍵字就能夠輕松地找到，并且可以進(jìn)行必要的修改和整理，而人工的檔案檢索標(biāo)簽則需要人去檔案室查找相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)終端還能快速、輕松地實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，尋找檔案的人員可以通過網(wǎng)絡(luò)找到自己想要知道的檔案資料，極大提高了辦事效率和檔案資料的利用效率。

2.3辦公自動(dòng)化促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理主要包括紙質(zhì)檔案的歸納管理和電子檔案的歸納管理。二者在內(nèi)容上應(yīng)當(dāng)保持高度一致，這就要求檔案的整理流程必須明確，對(duì)各個(gè)部門的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行詳細(xì)的劃分?，F(xiàn)實(shí)工作中紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的同步進(jìn)行，電子檔案的建立和實(shí)施使得人們極大地減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴程度，使得紙質(zhì)檔案可以更加完好的保存。電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步并非輕而易舉的事情，這需要電子檔案的歸納整理遵循國家的相關(guān)檔案管理規(guī)則，使電子檔案的形成采用同樣的代碼和格式，保證檔案資源的通用性。

2.4辦公自動(dòng)化促進(jìn)了管理人員的隊(duì)伍的變化

與傳統(tǒng)的人工管理階段相比，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，檔案管理人員隊(duì)伍也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化。檔案管理人員隊(duì)伍的變化主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，檔案管理人員在不斷地解放思想，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)。辦公自動(dòng)化是一門比較復(fù)雜的技術(shù)，它包含電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、通訊技術(shù)等，為了使檔案管理人員在面對(duì)大量的電子檔案和音像資料時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)隨心所欲的輕松應(yīng)對(duì)，檔案管理人員要不斷地解放思想、擴(kuò)展眼界，學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技術(shù)，以達(dá)到熟練使用辦公自動(dòng)化技術(shù)的目的。熟練駕馭電腦，會(huì)用檔案管理的應(yīng)用軟件是各項(xiàng)工作的前提。第二，檔案管理人員由多向精轉(zhuǎn)變。在人工管理檔案的階段，檔案管理工作十分繁雜且步驟很多，需要大量的人力。而在辦公自動(dòng)化的條件下，檔案管理工作對(duì)人員的自身文化素質(zhì)要求較高，不僅要求管理人員能夠具有較好的人品，還要求管理人員能夠熟練地使用電腦技術(shù)，同時(shí)，辦公自動(dòng)化的高效率性使得人力得到了解放，檔案的管理不再需要那么多的人，僅僅幾個(gè)具有高素質(zhì)的檔案管理人員就可以搞定所有的工作。所以，辦公自動(dòng)化對(duì)管理人員素質(zhì)的高要求使得檔案的管理人員實(shí)現(xiàn)了由多到精的巨大轉(zhuǎn)變。

3.結(jié)束語

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，辦公自動(dòng)化越來越得到更加廣泛的應(yīng)用。辦公自動(dòng)化的普遍應(yīng)用和巨大作用已被廣泛的接受，它不僅促進(jìn)了檔案管理的變革，還促使從事檔案管理的人員素質(zhì)不斷提高，越來越專業(yè)。辦公自動(dòng)化在檔案管理中應(yīng)用的巨大作用我們已經(jīng)看到，但是它的潛在作用還有待我們繼續(xù)探索和開發(fā)。在不久的將來，檔案管理工作將會(huì)變得更加輕松、快捷、高效。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蔡學(xué)美.穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)[J].中國檔案.

[2]李瑪琳.住房公積金檔案管理難點(diǎn)與對(duì)策[J].云南檔案，2009（1）.

[3]段立，劉藝，尹迪.中文版辦公自動(dòng)化解決方案及應(yīng)用剖析[M].北京機(jī)械工業(yè)出版社，2003.

[4]鄭德慶.辦公自動(dòng)化技術(shù)[M].暨南大學(xué)出版社，2003.

[5]何旭紅，趙吳彤，歐陽軍.數(shù)據(jù)庫應(yīng)用與開發(fā)[M].人民郵電出版社，2001.