論數(shù)字時代我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的再修訂

張 蓓

（安徽大學(xué)管理學(xué)院，安徽合肥，230601）

論數(shù)字時代我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的再修訂

張 蓓

（安徽大學(xué)管理學(xué)院，安徽合肥，230601）

針對紙質(zhì)檔案制定的我國現(xiàn)行檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)已難以適應(yīng)數(shù)字時代下檔案著錄的需要，亟待進一步的修正和完善。文章從電子文件著錄與紙質(zhì)檔案著錄的基本概念入手，系統(tǒng)比較了兩者的區(qū)別，并在比較的基礎(chǔ)上提出了對我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)再修訂的幾點建議。

檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)電子文件紙質(zhì)檔案著錄比較

數(shù)字時代電子文件在各領(lǐng)域的廣泛運用給檔案管理帶來了巨大的沖擊，這可以反映在電子文件著錄的新特點對檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)提出的挑戰(zhàn)之中。我國現(xiàn)行檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)（《檔案著錄規(guī)則D A/T 18-1999》）主要是針對紙質(zhì)檔案制定的，在電子文件著錄方面存在著許多局限性，與國際上通用的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)（《國際檔案通用著錄標(biāo)準(zhǔn) ［ISAD(G)］（第二版）》）存在著很大的差距。隨著時代的發(fā)展，近年來，要求我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)再修訂的呼聲越來越高。2012年第四屆檔案信息化建設(shè)高端論壇期間，國家檔案局政策法規(guī)司副司長范悅發(fā)表了《同步前行的檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作和檔案信息化建設(shè)》的演講，再一次讓我們意識到我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)再修訂的迫切性和必要性。為了適應(yīng)電子時代檔案著錄的需求，我國的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必須緊跟時代進行修正和完善。本文將電子文件著錄與紙質(zhì)檔案著錄進行了系統(tǒng)的比較，并以此為依據(jù)對我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的再修訂提出了若干建議，旨在推動我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作和檔案信息化建設(shè)向前發(fā)展，并加快我國檔案著錄與國際接軌的步伐。

1.電子文件著錄與紙質(zhì)檔案著錄的基本概念比較

在針對紙質(zhì)檔案制定的我國《檔案著錄規(guī)則 D A/T 18—1999》（以下簡稱《規(guī)則》）中，對檔案著錄是這樣定義的：在編檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。而在已將電子文件納入主要著錄對象的《國際檔案通用著錄標(biāo)準(zhǔn)［ISAD(G)］（第二版）》（以下簡稱《標(biāo)準(zhǔn)》）中，對檔案著錄的定義則是：通過獲取、核對、分析、組織和記錄有助于確認、管理、查詢和解釋檔案材料、背景及其生成時的文件系統(tǒng)的信息，以形成對所描述對象及其構(gòu)成部分的準(zhǔn)確表述的過程及結(jié)果。從兩個定義的比較中可以發(fā)現(xiàn)，后者較前者呈現(xiàn)出四點變化：

1.1 著錄目的不同

紙質(zhì)檔案著錄最直接的目的就是編檔案目錄，即編制檔案檢索工具，以滿足用戶的利用需求和檔案工作者管理檔案的需要。電子文件由于具有信息和載體的可分離性、易更改性、對軟硬件環(huán)境的依賴性等技術(shù)特性，文件的真實性和完整性難以保證。而就檔案的檢索而言，只有保證檔案信息的真實性和完整性，檢索才有實際意義，這就需要通過著錄來維護文件之間的有機聯(lián)系。美國電子文件專家戴維·比爾曼認為：“未經(jīng)恰當(dāng)著錄過的電子文件系統(tǒng)即使保存下來，也不會有證據(jù)作用。”因此，電子文件著錄除了為編檔案目錄外，還有一個更重要的目的，就是用于確認、管理、查詢、解釋檔案材料、背景及其生成時的文件系統(tǒng)信息，以保證電子文件的真實性、完整性和憑證性。

1.2 著錄信息源不同

紙質(zhì)檔案因其記錄載體和保管方式的先天優(yōu)勢，檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景三者是合而為一的，找到檔案的同時也就找到了與之有聯(lián)系的各種背景信息，以及檔案之間的歷史有機聯(lián)系。因此，在紙質(zhì)檔案著錄中無需考慮檔案的結(jié)構(gòu)和背景，著錄信息源主要來自于檔案的內(nèi)容和形式特征，如文件的文頭、文尾、備考表等。而電子文件的一些技術(shù)特性使其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景三者之間很容易相互脫離，保證文件的憑證性便成了電子文件管理工作的最大難題。為了維護電子文件的真實性和完整性，電子文件著錄必須對電子文件形成全過程中涉及到的全要素進行全方位地記錄和描述。這就決定了電子文件著錄的信息源不僅是“檔案的內(nèi)容和形式特征”，還包括它的“背景及其生成時的文件系統(tǒng)的信息”。

1.3 著錄方式不同

檔案的著錄方式根據(jù)著錄的起始階段不同，分為兩類：前控著錄和后控著錄。前控著錄起始于文件創(chuàng)建階段，而后控著錄則起始于文件歸檔后的編目階段。紙質(zhì)檔案著錄發(fā)生在編檔案目錄時，采用的是后控著錄。而電子文件著錄貫穿于文件整個生命周期，不僅要核對、分析、組織和記錄文件歸檔之后的信息，而且還要主動獲取文件歸檔前的著錄信息。為了解決電子文件的憑證性問題，在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計之初就將著錄標(biāo)引納入考慮范圍，使系統(tǒng)具有自動著錄的功能，主動捕獲歸檔前文件的著錄信息。如北京五洲設(shè)計院的電子文件管理系統(tǒng)，從設(shè)計工作的開始階段，設(shè)計人員必須完成由檔案部門設(shè)計的著錄單（記錄設(shè)計項目的名稱、時間、來源、責(zé)任者、設(shè)計者等），方可進入設(shè)計系統(tǒng)的界面開始設(shè)計工作。［1］因此，電子文件采用的是前控著錄和后控著錄相配合的著錄方式。

1.4 著錄時間和空間不同

紙質(zhì)檔案著錄是發(fā)生在編檔案目錄時，一般是在文件移交進保管機構(gòu)或檔案館之后，著錄過程在時間上是不延續(xù)的，在空間上是一維的。對于電子文件著錄工作而言，因其涉及電子文件形成過程中的各種因素，所以它的著錄不再發(fā)生于歸檔后的某個時間點和某個地點，而是一個獲取、核對、分析、組織和記錄信息的動態(tài)過程，它突破了紙質(zhì)檔案著錄在時間和空間上的局限性，在時間上是延續(xù)的，在空間上是多維的。電子文件一經(jīng)形成，其著錄便已開始，電子文件一旦發(fā)生變化，其變化情況就被及時記錄下來。因此，電子文件著錄與電子文件是同步形成，而不是滯后形成，電子文件著錄的時間是一個時間段，而不是一個時間點。［2］

2.由基本概念比較引申出的區(qū)別

由以上兩者在基本概念上的區(qū)別可以引申出它們在其他方面的一些區(qū)別：

2.1 著錄項目不同

著錄項目其實就是描述著錄信息源的記錄事項。兩者在著錄信息源上的不同決定了它們的著錄項目也必定不同。紙質(zhì)檔案著錄的著錄項目參照《規(guī)則》第4條，著錄項目分為7大項，每項分若干個著錄單元（小項），共20小項。電子文件著錄的著錄項目是指描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及文件系統(tǒng)信息的記錄事項。參照《標(biāo)準(zhǔn)》第3條，電子文件的著錄項目主要也分為7大項，共21小項。通過比較發(fā)現(xiàn)，在《規(guī)則》中，著錄項目主要是描述檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項，鮮有涉及文件背景與結(jié)構(gòu)信息的記錄事項。而在《標(biāo)準(zhǔn)》中，不僅有描述文件內(nèi)容、形式特征的記錄事項，更有大量關(guān)于文件結(jié)構(gòu)、背景及文件系統(tǒng)信息的記錄事項。例如，關(guān)于文件結(jié)構(gòu)的有第3.1.4項著錄級別，關(guān)于文件背景的有第3.2.3項檔案歷史沿革、第3.2.4項直接收集來源或移交情況、第3.5.1項原件的留存及收藏地、第3.5.3項相關(guān)檔案著錄單位和第3.5.4項出版附注等，關(guān)于文件系統(tǒng)信息的有第3.3.4條（檔案）整理系統(tǒng)。從對比中可以看出（見表1），電子文件著錄項目涉及到文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和文件系統(tǒng)等各方面，較之紙質(zhì)檔案的著錄項目要多得多，也復(fù)雜得多。而且，這些項目主要是針對一般的文件級著錄而言的，案卷級及案卷級以上的著錄還需酌情補充、修改和去除一些項目。［3］

表1 紙質(zhì)檔案與電子文件著錄項目對照表（注：以電子文件著錄項目為準(zhǔn)進行對應(yīng)）

2.2 著錄人員不同

兩者在著錄時間上的不同，就意味著著錄人員也發(fā)生相應(yīng)變化。由于紙質(zhì)檔案的著錄時間是在文件移交保管機構(gòu)或檔案館之后，因此著錄人員就是檔案工作者。而電子檔案的著錄時間貫穿整個文件生命周期，檔案工作者就不再是文件的唯一著錄者，文件形成者也參與到著錄工作中來。文件在形成期內(nèi)主要是由文件形成者來負責(zé)著錄信息的生成，而檔案工作者負責(zé)描述歸檔后文件運動過程中的各種聯(lián)系，并借助于一定的手段和方法，將所有著錄信息予以收集和管理。于是，著錄人員就由單一的檔案工作者變成了檔案工作者和文件形成者的共同體。［4］

2.3 著錄手段不同

為了適應(yīng)不同的著錄方式，兩者在著錄手段上也存在著差異。紙質(zhì)檔案著錄采用的是后控著錄，主要是由檔案工作者采用人工直接編制（手工編制或輸入計算機）著錄而成的。而電子文件著錄由于在后控著錄的基礎(chǔ)上引入了前控著錄，著錄手段變?yōu)橄到y(tǒng)自動著錄和人工控制相結(jié)合。電子文件歸檔前的著錄工作一般由電子文件形成部門完成，他們憑借電子文件管理系統(tǒng)自動生成或捕獲著錄信息，使著錄文件可與電子文件同時歸檔，而歸檔后的電子文件著錄工作則由檔案部門采用人工著錄來完成。當(dāng)然，檔案部門對于文件級和案卷級著錄工作仍負有指導(dǎo)的責(zé)任，在自動化程度不高等情況下，文件級和案卷級的某些著錄項目仍需要檔案工作者補充完成，如檔號、分類號等。［5］隨著計算機技術(shù)的進步，自動化程度越來越高，電子文件的大部分著錄信息都可以由系統(tǒng)自動生成或捕獲。然而，無論技術(shù)如何進步，人工控制是不可缺少的。

2.4 著錄級別不同

紙質(zhì)檔案著錄一般只進行案卷與文件這樣低級別的著錄，參照《規(guī)則》可以分成案卷級、案卷組合級、文件級、文件組合級四個著錄級別。而在電子環(huán)境下，高密度存儲技術(shù)的出現(xiàn)使保管空間的有限性不再成為文件及檔案管理的難點，著錄多級性成為可能，而電子文件之間具有有機聯(lián)系的特點也決定電子文件著錄的多級性。根據(jù)電子文件之間的有機聯(lián)系，國際檔案理事會將電子文件的著錄級別分為全宗級、類別級、案卷級、案卷組合級、文件級、文件組合級和分析著錄七個著錄級別（參考《標(biāo)準(zhǔn)》，見圖1），使電子文件著錄呈現(xiàn)多級別，多層次。在現(xiàn)有技術(shù)和社會條件下，完整的電子文件著錄工作可分為兩個過程：歸檔前文件級以及案卷級著錄和歸檔后案卷級以上的著錄。針對不同級別的文件集合或文件，著錄結(jié)果是不同的，但各級著錄之間的有機聯(lián)系應(yīng)始終予以維護。［6］因為電子文件著錄對文件歷史有機聯(lián)系的維護主要體現(xiàn)于對文件的多級別、多層次的著錄之中，體現(xiàn)于對文件及文件集合（案卷、全宗）的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景的著錄之中，而非僅限于對單份文件的著錄。［7］

3.對我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)再修訂的幾點建議

《規(guī)則》自實施以來，雖然有力推動了我國的檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作，但在實踐中也暴露出許多問題，尤其是在電子文件著錄方面表現(xiàn)出很大的局限性。同時，《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法實施條例》規(guī)定“標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審周期一般不超過五年”，而《規(guī)則》實施至今已12年有余，可見，《規(guī)則》的再修訂已是一項亟待開展的工作。為此，筆者基于對電子文件著錄與紙質(zhì)檔案著錄的比較研究，欲從《規(guī)則》在電子文件著錄的適用性方面談?wù)剬Α兑?guī)則》再修訂的幾點建議。

3.1 結(jié)合電子文件著錄的特點，完善檔案著錄的基本概念

圖1 紙質(zhì)檔案與電子文件著錄級別比較圖

《規(guī)則》對檔案著錄的定義是針對紙質(zhì)文件而言的，沒有把電子文件考慮進去，是片面的，狹隘的。結(jié)合電子文件著錄全過程全要素的特點，在新的檔案著錄定義中，必須對傳統(tǒng)的定義進行全方位的拓展。首先，檔案著錄的目的不再是單純地為了編制檔案目錄，而是為了確保檔案的真實性、完整性和憑證性。其次，檔案著錄的信息源，除了檔案內(nèi)容和形式特征外，還要加入檔案的背景、結(jié)構(gòu)和文件生成系統(tǒng)的信息等。再次，檔案著錄工作不再只局限于一個點，而應(yīng)是一個動態(tài)的過程，它貫穿于整個文件生命周期，在時間上延續(xù)，在空間上多維度。最后，為了滿足電子文件著錄的需要，還必須在定義中加入對著錄信息自動捕獲和組織的過程，體現(xiàn)出前控著錄的思想。

3.2 根據(jù)電子文件著錄的信息源，增加和修改檔案著錄項目

雖然現(xiàn)行《規(guī)則》較之過去增加了“電子文檔號”項目，但是由于其主要針對的還是紙質(zhì)檔案，所以仍不能滿足電子文件著錄的要求。即使單從檢索目的出發(fā)，除了《規(guī)則》規(guī)定的著錄項目外，電子文件的著錄還需要增加一些必要的項目（涉及到文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和文件系統(tǒng)等各個方面），如電子文件名、路徑名、盤帶號、軟件環(huán)境、硬件平臺等。對于實行紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的機構(gòu)，還須在電子文件著錄信息中反映紙質(zhì)檔案的信息，如記錄紙質(zhì)檔案的編號、物理存放位置等，以便于對應(yīng)查找。［8］《規(guī)則》中的著錄項目是非全要素著錄，只能適用于紙質(zhì)檔案著錄而無法滿足電子文件著錄的要求，因此在《規(guī)則》的再修訂中應(yīng)考慮根據(jù)電子文件著錄的信息源，對原有著錄項目進行相應(yīng)的增加和修改。

3.3 針對電子文件的多級性，建立完整的多級著錄規(guī)則

目前《規(guī)則》，只有文件級和案卷級的著錄（或相當(dāng)于案卷級的著錄），而沒有類別級和全宗級的著錄，也就是說，沒有多級著錄規(guī)則。［9］電子文件的多級性決定了電子文件的著錄級別也必須是多級別、多層次的，不僅要能進行文件和案卷這樣低級別的著錄，還要能進行像類別和全宗這樣高級別的著錄。因此，在修訂《規(guī)則》時，應(yīng)增加對類別級和全宗級的著錄項目，如：類別號與類別名稱，全宗號與全宗名稱，全宗內(nèi)檔案的來源、種類、數(shù)量、起止時間、整理情況、完整程度、存放地點等，以使檔案著錄項目更加豐富和充實。此外，參照《標(biāo)準(zhǔn)》，我們還可以考慮增加分析級這樣更低級別的著錄級別，分析著錄的意義在于能使文件中的部分內(nèi)容得以充分揭示。所以，較為理想的著錄，應(yīng)由全宗級、類別級、案卷組合級、案卷級、文件組合級、文件級和分析級七個層次構(gòu)成。

3.4 完善規(guī)則的版本系列，盡快制定《電子檔案著錄細則》

作為“總則”的《規(guī)則》原則上具有通用性，對各類檔案著錄起的是總括性的規(guī)范指導(dǎo)作用，它不必要也不可能去完全適應(yīng)各類檔案著錄的具體需要。否則，會變得龐大臃腫，不利于使用。正因為如此，《規(guī)則》才規(guī)定，“某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可遵循本標(biāo)準(zhǔn)制定細則。”［10］我們可以通過制定細則，來解決《規(guī)則》對不同類型檔案著錄的適應(yīng)性問題。電子文件著錄涉及的內(nèi)容要比紙質(zhì)檔案多得多，也復(fù)雜得多，想要單靠修訂總則去完全滿足電子文件的著錄要求是不現(xiàn)實也是不必要的。目前，我國尚未頒布一部能完整反映電子文件構(gòu)成特征的著錄細則。因此，如果制定一個《電子檔案著錄細則》對其進行著錄，那么，電子文件著錄問題就可以得到妥善解決。

注釋

［1］［2］金波，丁華東.電子文件管理學(xué)［M］.上海：上海大學(xué)版社，2007：120-122。

［3］［5］［6］馮惠玲.電子文件管理教程［M］.北京：中國人民大學(xué)版社，2001：72-78。

［4］［8］劉越男.電子文件著錄問題初探［J］.檔案與建設(shè)，2001（02）：36-38。

［7］孫剛.電子文件與傳統(tǒng)文件著錄功能的對比分析［J］.天津檔案，2007（06）：15。

［9］張正強.現(xiàn)代計算機檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化精要［M］.上海：上?？茖W(xué)技術(shù)文獻出版社，2000：248。

［10］趙芳.對我國《檔案著錄規(guī)則》再修訂的思考［J］.檔案管理，2009（05）：38。

Revision of Archival Description Standard in the Electronic Era

Zhang Bei
(School of Management of Anhui University, Anhui Hefei, 230601)

The present archival description standard which was formulated in the light of paper archives is difficult to meet the needs of archival description in the electronic era，waiting for a further revision and improvement urgently. Starting with the basic concepts of electronic records description and paper archives description,this article compares the differences of the two.Based on this, the article puts forward some suggestions on the revision of archival description standard.

Archival Description Standard; Electronic Records; Paper Archives; Description;Com-parison

G 276

張蓓，女，1988年生，安徽大學(xué)管理學(xué)院2011級檔案學(xué)碩士研究生，研究方向：檔案基礎(chǔ)理論與歷史、檔案文獻編纂、檔案信息服務(wù)。