王毅敏

[摘要]現(xiàn)代事業(yè)單位的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化，計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位生產(chǎn)管理活動的方方面面。目前，我國事業(yè)單位的檔案管理人員置身于事業(yè)單位信息集成系統(tǒng)中，他們的日常工作發(fā)生了巨大的變化。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；電子信息

[中圖分類號]G27

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1672-5158（2013）05-0020-01

一、我國事業(yè)單位檔案管理電子信息技術(shù)化的現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案這一概念是隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位信息資源的多元化而產(chǎn)生的，事業(yè)單位檔案的提出有著重要的意義。事業(yè)單位檔案在現(xiàn)代事業(yè)單位制度下不應(yīng)該僅僅被看作死氣沉沉的歷史記錄，也不應(yīng)該僅僅看作是科技檔案的集合，而應(yīng)給予事業(yè)單位檔案一種合理的定位。事業(yè)單位檔案與各種經(jīng)濟(jì)信息、情報(bào)資源一起，形成的信息資源在事業(yè)單位的項(xiàng)目選擇、運(yùn)營模式選擇、市場定位、營銷策略的制訂上都起著參考和決策作用。

我國經(jīng)濟(jì)正由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變的過程。目前，事業(yè)單位的檔案管理工作正處于一個由改革、創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型的重要時期，既面臨著機(jī)遇也同時充滿著挑戰(zhàn)。我國事業(yè)單位的檔案管理管理工作由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代建立的肖案制度向現(xiàn)代社會檔案制度轉(zhuǎn)變，隨著改革開放以后各項(xiàng)事業(yè)開始蓬勃發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案工作也發(fā)生了變化，由以前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時的檔案管理制度向新的經(jīng)濟(jì)條件下檔案管理制度轉(zhuǎn)變。

目前我國的綜合性檔案館大多是館藏，內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多且時間跨度長，多年來一直處于封閉式的管理之中，檔案管理僅以案卷不丟失為原則并以保管為目的。再加上每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求以及不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況的出現(xiàn)，由此便形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。目前大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用，案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷，檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊的現(xiàn)象較多，許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)，案卷中標(biāo)題不規(guī)范，雖有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，有些案卷甚至沒有標(biāo)題?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。隨著政府和事業(yè)單位管理體制的改革，事業(yè)單位不再是政府的附屬物，而成為自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、自我發(fā)展的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體。事業(yè)單位集團(tuán)和二級事業(yè)單位的關(guān)系中原來的上下級關(guān)系，逐步改變成了以資產(chǎn)為紐帶的新型關(guān)系，一些主管事業(yè)單位的行政管理部門已經(jīng)撤銷或轉(zhuǎn)換職能并入國家宏觀管理經(jīng)濟(jì)部門之中，這就動搖了政府管理事業(yè)單位檔案工作的管理體制。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

從目前檔案管理電子信息化的情況來看，我國的檔案軟件沒有信息管理功能且缺乏通用性，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一、規(guī)格各異。由于不能互調(diào)，就不能快捷地出版信息編輯成果，不能利用電腦完成信息管理工作，這大大制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但目前檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。另外，要實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。由于許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，所以盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但是仍不能充分發(fā)揮作用。最重要的是在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式層次不一、各行其是，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

二、現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理電子信息技術(shù)化問題的解決對策

國家檔案行政管理部門作為政府管理事業(yè)單位檔案工作的職能部門，首先應(yīng)打破固有的直接管理事業(yè)單位檔案工作的思想觀念和規(guī)章制度束縛。與紙質(zhì)文件比較，電子文件需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能被閱讀利用起來，已經(jīng)不再具有紙質(zhì)文件的直觀性特點(diǎn)，是可共享的，也不再受時間和距離的影響，可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。

為了將事業(yè)單位檔案管理電子信息技術(shù)化存在的問題徹底解決，首先應(yīng)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。其中，全面普查案卷，去糟取精是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作，首先要剔除無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作，所以就應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位本身的圖書館實(shí)行實(shí)際的規(guī)范著錄工作。

其次，在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需要人們加以科學(xué)地管理，才能便于人們的利用。電子文件的檢索應(yīng)所遵循的是方便利用和便于文件保密的原則，只有做到科學(xué)分類，電子文件才能實(shí)現(xiàn)查找便捷的功能。

最后，要加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。在事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是+大工程，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。應(yīng)分清輕重緩急，循序漸進(jìn)，在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、利用率高低、是否開放和價(jià)值大小對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

三、結(jié)束語

作為事業(yè)單位信息化工程一部分的檔案電子信息化建設(shè)絕對不能脫離實(shí)際盲目推進(jìn)，必須與事業(yè)單位的信息化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)協(xié)調(diào)，與信息技術(shù)相協(xié)調(diào)，與事業(yè)單位的信息需求相協(xié)調(diào)，與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。隨著社會信息化時代的到來，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的信息化是事業(yè)單位發(fā)展所面臨的一個巨大挑戰(zhàn)，而這一切最終的源頭都是原自于完整的檔案資料。事業(yè)單位要發(fā)展，要進(jìn)步，要生存離不開檔案，事業(yè)單位也只有管好，理好本單位的檔案資源，才能更好的為事業(yè)單位的建設(shè)服務(wù)，才能使得事業(yè)單位在激烈的市場競爭中表現(xiàn)不凡的魅力。

近年來我國在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平，已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)?？傊?，事業(yè)單位檔案行政管理部門應(yīng)綜合考慮各方面的因素統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，積極聯(lián)合其他政府部門、行業(yè)協(xié)會、工商聯(lián)、商會等各個方面的力量加強(qiáng)論證和宣傳，培育事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的氖圍，把阻力轉(zhuǎn)化為開拓創(chuàng)新的能力和動力。事業(yè)單位檔案管理電子信息技術(shù)化是一個長期而又復(fù)雜的工程，不可能—蹴而就、一勞永逸，必須在充分論證與準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上緩步推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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