加快醫(yī)院檔案工作信息化建設

摘 要：隨著時代的進步，醫(yī)院各個環(huán)節(jié)對檔案信息的需求越來越大，檔案信息化管理已經成為醫(yī)院檔案管理工作中的重要任務，檔案管理工作人員應接受先進的信息管理理念，將現(xiàn)代信息技術應用于檔案管理工作中，以信息化帶動檔案工作的全面發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；信息化；檔案共享隨著科學技術的迅猛發(fā)展，檔案信息化管理已經成為醫(yī)院檔案管理工作中迫在眉睫的重要任務。醫(yī)院檔案管理是一項基礎性的工作，它在醫(yī)療控制、服務質量管理、醫(yī)療安全防范等方面有著無可替代的歷史和法律憑證作用。隨著社會主義市場經濟體制的確立，醫(yī)院各個環(huán)節(jié)對檔案信息的需求越來越大，醫(yī)院檔案工作必須走信息化之路，運用先進的信息管理理念和現(xiàn)代信息技術改造檔案工作，以信息化帶動檔案工作的全面發(fā)展。要突出檔案工作在醫(yī)院管理中的作用，應做好以下三個方面的工作：

1 提高檔案人員的素質

加強新時期檔案管理工作，進行檔案信息化建設，必須要有適應檔案管理要求的高素質人才，同時一名檔案專業(yè)管理人員必須具備一定的素質才能推進檔案信息化工作的發(fā)展，具有扎實檔案管理理論知識的人才是檔案信息化建設工作的根本保證。

首先要提高檔案管理人員的政治思想素質。政治素質是指檔案管理人員的思想政治狀況，是保障檔案專業(yè)隊伍政治上協(xié)調一致的前提。這包括兩個方面，首先要有一定的馬克思主義理論水平，在工作中才能運用正確的立場、觀點、方法分析解決問題。其次要熱愛祖國，熱愛人民，熱愛社會主義，堅持四項基本原則，在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致，堅定不移地貫徹執(zhí)行黨關于檔案工作的方針政策，這是政治素質的核心內容，是衡量檔案管理人員政治素質狀況的主要標志。

其次是檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德素質。檔案工作的特點，決定了檔案管理人員必須具有甘為人梯、不計名利、兢兢業(yè)業(yè)、耐得住寂寞的職業(yè)道德，能夠干一行愛一行，全身心地投入到本職工作中，甘為默默奉獻的無名英雄。同時檔案管理職業(yè)道德要求檔案管理人員必須維護檔案的原貌和歷史事實的原貌，不論在任何情況下，都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，絕不按照自己或他人的主觀意愿對待檔案，必須維護歷史的真實原貌，必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，且必須忠誠可靠、意志堅定、嚴守黨和國家的機密。

三是檔案管理人員必須具備相關的專業(yè)知識。檔案管理人員應不斷學習檔案管理的專業(yè)知識、技能及相關的現(xiàn)代科學知識，較好地解決檔案管理發(fā)展過程中出現(xiàn)的一些新情況、新問題。重點掌握檔案學理論、檔案管理學、科技檔案管理學、檔案保護技術學等專業(yè)知識。同時檔案管理人員應具備計算機應用技術和外語知識，目前醫(yī)院檔案工作已從手工的、經驗型的、封閉式的傳統(tǒng)檔案工作逐漸轉變?yōu)樽詣踊?、科學型的、開放式的現(xiàn)代檔案管理方式。檔案信息網絡化后，計算機的軟硬件可能受到破壞和篡改，計算機系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)在輸入、輸出、存儲、傳輸過程中可能會丟失、被竊取等，這就要求檔案人員從技術上了解計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識。隨著改革開放進程，醫(yī)院對外交流更加頻繁，檔案材料中出現(xiàn)越來越多的外文材料，如外事檔案、進口設備檔案等，提高外語技能顯得尤為重要。

2 使用現(xiàn)代化檔案管理手段

新時代的檔案管理工作已經由傳統(tǒng)的以紙張為主要載體的檔案管理方式轉變?yōu)楝F(xiàn)代的以電子設備為主要載體的管理方式。隨著醫(yī)院檔案管理的信息化，醫(yī)院正有計劃地將有重要價值的歷史檔案，用相應的輔助設備和軟件，如掃描儀、復印機、微縮技術等將其存入計算機，或轉入光盤，實現(xiàn)檔案資源存儲的數(shù)字化。醫(yī)院的檔案管理工作重點是基本建設檔案和科技檔案，通過將這些文件材料收集歸檔，并加以鑒定、加工，使之成為有一定權威、一定規(guī)模的數(shù)據(jù)庫，然后向醫(yī)務工作者及管理人員開放，供其利用。同時應該努力實現(xiàn)檔案信息傳遞的網絡化管理。為實現(xiàn)辦公的自動化，2013年醫(yī)院建立了自己的院內網絡，即院內的OA系統(tǒng)，并將檔案管理系統(tǒng)融合到了醫(yī)院的OA系統(tǒng)中，實現(xiàn)了電子文件的收集、歸檔、管理一體化，使醫(yī)院的檔案管理信息化又邁上了一個新的臺階。

檔案部門應將檔案資料的應用視為最終目的，最大限度的向相關部門和人員提供信息。因此，使用現(xiàn)代化的檔案管理手段，使檔案資源存儲數(shù)字化，檔案信息管理自動化，檔案信息傳遞網絡化，建立真正的檔案信息管理系統(tǒng)，將公開的檔案信息及時在網絡上發(fā)布，讓醫(yī)院的醫(yī)務工作者及管理者隨時可以訪問查詢，提高檔案的利用率，為檔案走出檔案室，實現(xiàn)資源共享打下基礎。

3 加大對檔案資料的利用程度

在計劃經濟時代，檔案管理受傳統(tǒng)保密意識的影響，檔案服務對象僅局限在單位的領導和內部有關人員，致使檔案的利用率極低，其經濟價值和社會價值不能有效發(fā)揮。隨著社會的發(fā)展和市場經濟的轉變，醫(yī)院檔案工作者應解放思想，更新觀念，主動投身到開放式服務的范圍中去，變“死檔案”為“活資料”，最大限度地發(fā)揮檔案在現(xiàn)代醫(yī)院建設中的作用，使檔案工作更好地為醫(yī)院臨床、科研、管理等工作服務。醫(yī)院檔案集臨床資料、科研及管理為一體，臨床檔案及科研資料只有不斷地積累才能使醫(yī)務人員在此基礎上不斷提高。要實現(xiàn)醫(yī)院資料的共享，作為醫(yī)院內的檔案工作者要做好以下幾項工作：

首先要做好資料收集工作。從利用需求出發(fā)，收集醫(yī)療科研和臨床檔案資料，尤其是那些圖書館不收集但對臨床、科研、管理等具有參考意義的檔案資料，在信息內容上與圖書館互相補充，以組建完整的醫(yī)院資料信息體系。其次要有計劃地將檔案信息數(shù)字化。將分散的基本建設檔案和科技檔案信息建成相應數(shù)據(jù)庫，推向醫(yī)療服務領域和行政管理領域。三要深入調研，了解需求。檔案管理是基礎，提供利用是目的。醫(yī)院的檔案工作者應深入基層，認真做好調研工作，真正了解臨床醫(yī)務人員和行政管理人員的需求，并根據(jù)各自不同的需求，為利用者提供優(yōu)質的檔案管理服務，以滿足新形勢下對檔案管理工作的要求。

時代的進步要求醫(yī)院高度重視和加強檔案工作的信息化進程，強化管理意識，解放思想，創(chuàng)新理念。檔案管理人員要善于接受新思維、新事物、解決新問題，逐步從傳統(tǒng)的檔案管理模式中走出來，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，將醫(yī)療、臨床、科研、教學連接起來提升醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平，與時俱進的促使醫(yī)院管理工作的改進和提升，實現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展及壯大。

作者簡介

鄒軍麗（1976-），女，檔案館員，于山東省煙臺市中醫(yī)醫(yī)院工作。