關(guān)于加強學(xué)校人事檔案管理的幾點思考

馮珍

摘 要：目前，我國各地中學(xué)深入開展人事管理工作體制的改革，實施先進(jìn)教育教學(xué)理念，隨著一系列教育制度的改革發(fā)展，原有的人事檔案管理體制已經(jīng)不適合現(xiàn)代的教育體制。各學(xué)校加大對人事檔案管理工作的重視，切實做好檔案管理工作的工作部署，認(rèn)真分析檔案管理工作存在的問題和不足之處，對于全面完善學(xué)校教學(xué)模式具有重要意義。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；教職工；人事檔案管理

人事檔案管理制度是我國的一項重要的人事管理制度，人事檔案管理主要包括了對教職工和學(xué)生的個人信息管理。目前，中學(xué)人事檔案管理工作主要針對學(xué)生個人信息以及全體教職工的身份信息、學(xué)歷信息、獲獎經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及思想品行、工作作風(fēng)的管理展開。對中學(xué)進(jìn)行全面的人事檔案管理工作，對于以后老師的升職、任職、評職稱的工作都有重要意義，可以全面細(xì)致的記錄老師的工作業(yè)績，值得各所學(xué)校推廣。

1 學(xué)校人事檔案管理工作的開展情況分析

1.1 學(xué)校人事檔案管理工作的定義

學(xué)校人事檔案管理工作主要有以下幾個部分：首先是收集工作，將教職工和學(xué)生的身份信息、工作信息等收集起來，要保證收集的每一項信息的準(zhǔn)確度，這是保證學(xué)校人事檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。其次是鑒定、分類管理學(xué)校成員的檔案，把教職工和學(xué)生檔案進(jìn)行系統(tǒng)分配，在這個過程中要對每一份檔案非常熟悉。接下來是對檔案進(jìn)行復(fù)印、剪裁、整理、包裝，把檔案集中按班級或年級教學(xué)單位進(jìn)行分類入庫、保管，準(zhǔn)備隨時利用。

1.2 學(xué)校人事檔案管理工作的重要作用

對于教職工來說，學(xué)校人事檔案可以準(zhǔn)確記錄教職工的個人信息、工作經(jīng)歷、工作能力、工作業(yè)績、以及工資待遇、品德作風(fēng)、獎罰評審等方面的信息，是學(xué)校對教職工進(jìn)行綜合測評的重要標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校人事檔案是學(xué)生個人生活和未來工作的重要憑證，對以后學(xué)生的升學(xué)、就業(yè)有重要作用。學(xué)校人事檔案對于學(xué)校的教育、科研 、教學(xué)制度等方面起著重要作用。通過建立學(xué)校人事檔案，可以全面調(diào)動各職位人員的工作積極性，促進(jìn)教職工的教學(xué)技能的提升，從而在根本上提高學(xué)校的教學(xué)水平。學(xué)校教職工的人事檔案包括在校教職工的檔案，學(xué)校附屬單位教職工的具體信息，對除名、離職教職工的檔案管理，也要包括退休離任和已故教職工的檔案信息，教職工的人事檔案對于上級教育部門選拔、培養(yǎng)任用教職工具有很大的參考價值，也是學(xué)校人事檔案的重要組成部分。

1.3 學(xué)校人事檔案管理工作存在的問題

由于學(xué)校人數(shù)多、學(xué)生信息量大、教職工信息條目繁雜使得學(xué)校人事管理工作量大大增加。每年教職工離退、教職工發(fā)表的各類評審材料、新生入校等需要進(jìn)行新的檔案編排，學(xué)期期末需要對教職工教學(xué)成果和學(xué)生成績進(jìn)行存檔管理，加大了學(xué)校人事檔案管理工作的難度。學(xué)校人事檔案缺乏真實性、完整性，有關(guān)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，不能真實填寫檔案信息，重復(fù)、作假現(xiàn)象嚴(yán)重，在查詢檔案過程中往往出現(xiàn)前后矛盾的情況。這是學(xué)校人事檔案管理工作中表現(xiàn)出的不正風(fēng)氣，應(yīng)堅決制止。

2 學(xué)校人事檔案管理工作的相關(guān)案例分析

2.1 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在我國，大多數(shù)地區(qū)檔案管理機制相對落后，檔案管理工作人員缺乏，專業(yè)性水平和人員素質(zhì)低，加大了檔案管理工作的難度，制約了學(xué)校的人事檔案管理工作的進(jìn)行，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案管理機制相對落后。為了解決這種問題，學(xué)校應(yīng)該加大對檔案管理工作人員的要求，安排專業(yè)的工作人員，增強專業(yè)技能和水平，加大對檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，促進(jìn)學(xué)校現(xiàn)代模式的人事檔案管理工作的開展。

此外，在查詢檔案的過程中經(jīng)常出現(xiàn)前后檔案信息相矛盾的現(xiàn)象，有些教職工故意隱瞞學(xué)歷、工作經(jīng)歷和教學(xué)水平，對檔案信息弄虛作假，錯填漏填個人信息。對于這個問題，一方面教職工個人應(yīng)該端正態(tài)度，加大重視，認(rèn)真、準(zhǔn)確填寫個人信息，并做好對學(xué)生檔案的檢查力度，引導(dǎo)學(xué)生正確填寫個人信息。另一方面，檔案管理工作人員應(yīng)該加大工作力度，不定期檢查核實檔案信息，確保信息的真實性和完整性。檔案管理人員要以身作則加強檔案信息的保密性工作，嚴(yán)禁非檔案管理工作人員隨意修改檔案信息。

學(xué)校人事檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，人事檔案管理的工作是繁雜的，要求工作人員政治素質(zhì)要高，以身作則，嚴(yán)格規(guī)范個人行為。學(xué)校人事檔案管理人員要有較強的服務(wù)觀念和業(yè)務(wù)能力，也要不斷學(xué)習(xí)，拓展視野，高效有序地做好檔案管理工作。

2.2 增強檔案意識

由于傳統(tǒng)教育模式對中學(xué)教育管理制度的影響，很多中學(xué)對檔案管理的意識不夠，認(rèn)為中學(xué)不同于高校和事業(yè)單位，人事檔案管理工作不用做到面面俱到。這是一種錯誤的思想認(rèn)識，大大影響了學(xué)校人事檔案管理工作的開展。首先，教育機構(gòu)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要做好監(jiān)督工作，加強對人事檔案管理工作的重視，加大管理力度，切實從根本上提高學(xué)校教職工和學(xué)生的檔案意識。另外，學(xué)?？梢约釉O(shè)獎罰制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要動員校內(nèi)人員統(tǒng)一歸檔，動員全體校人員的積極性。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要做好教育工作，使學(xué)校人員認(rèn)識到檔案管理的重要意義，不斷促進(jìn)檔案信息資源的完善，并加大對學(xué)校人事檔案資源的利用率。由于學(xué)校人事檔案管理工作中教職工檔案占有較大比重，參考價值比較大，所以特別要提高教職工的檔案質(zhì)量。

2.3 改善檔案的保存條件

目前，有不少中學(xué)借助計算機系統(tǒng)對學(xué)校人事檔案進(jìn)行管理，但是仍然有很多中學(xué)借助紙質(zhì)材料保存檔案。紙質(zhì)材料不能滿足現(xiàn)代檔案管理模式的需求，存在弊端，容易破損，容易發(fā)生霉變，占用空間較大等。如果學(xué)校條件允許的話，可以建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，選擇現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行分類、有效的管理，建立學(xué)生個人和教職工個人的電子檔案，占用空間小，操作性強，有利于查詢檔案信息。

紙質(zhì)檔案要注意防火、防盜、防鼠、防曬、防潮、防蟲、防塵、防霉，注意通風(fēng)，注意控制存儲環(huán)境的條件，保證環(huán)境狀況適合檔案的存儲。此外，要注意做好資料保存與流動的工作，做好資料使用和保存的關(guān)系，在展覽、查閱、審核的流動過程中做好復(fù)制工作，用復(fù)制品代替原檔案資料，避免檔案資料的丟失和損壞。

2.4 健全登記檢索檔案信息的系統(tǒng)

由于很多學(xué)校對檔案管理工作不夠重視，中學(xué)學(xué)校人事檔案管理模式尚未完善，導(dǎo)致很多中學(xué)的檔案管理系統(tǒng)相對繁雜，教職工和學(xué)生的檔案信息不易查詢，查詢條目不明確，費時費力。只有健全登記檢索檔案信息系統(tǒng)才能使人事檔案管理更好地服務(wù)于學(xué)校的教育制度。

學(xué)校加強人事檔案管理，按照時間順序或者以班級為單位進(jìn)行登記，對教職工信息進(jìn)行系統(tǒng)編號。登記簿可以作為重要的檢索工具，幫助查詢個人檔案信息，也可以作為檔案材料的備忘錄。具體可以設(shè)置《在職教職工登記簿》、《退休教職工登記簿》、《畢業(yè)生登記簿》、《后勤職工登記簿》、《獎罰記錄統(tǒng)計》、《統(tǒng)計資料記錄》等。對于電子檔案管理系統(tǒng)要加強保密工作，避免學(xué)校人事檔案資料的外漏，也要注意定期對硬件設(shè)施的檢查。

2.5 做好檔案管理工作的第一步---收集資料

目前中學(xué)檔案管理過程中出現(xiàn)了教職工個人信息不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，最原始的個人資料多處出現(xiàn)不同程度的差錯，造成后續(xù)利用檔案過程中出現(xiàn)新問題，無法準(zhǔn)確、快速的查詢職工信息。對此，一方面，人事檔案管理的相關(guān)人員要加大審核力度，幫助在校職工建立正確、完整的個人檔案；另一方面，要求教職工個人提供全面的個人資料和審核評定材料，體現(xiàn)自己的工作能力和個人的工作作風(fēng)。

收集準(zhǔn)確的信息資料是做好學(xué)校人事檔案管理工作的第一步，也是最基礎(chǔ)的一步。對于中學(xué)人事檔案管理的資料主要有人員資料、圖片資料、教職工論文資料、個人榮譽檔案、入黨教職工記錄、教職工升值降職離任資料等。對教職工的人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，做到全面、準(zhǔn)確記錄教職工的檔案信息，上級教育部門要加大重視，嚴(yán)格貫徹學(xué)校的教職工人事檔案管理制度。

2.6 采用合適的技術(shù)手段服務(wù)于學(xué)校人事檔案管理系統(tǒng)

由于中學(xué)人事檔案管理工作尚未建立完善的機制，很多先進(jìn)數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)沒有正確運用于人事檔案管理的工作中。對此，學(xué)校檔案管理人員要學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，熟練運用數(shù)據(jù)庫軟件管理檔案系統(tǒng)。

作為中學(xué)階段的人事檔案管理工作，可以采用Microsoft access和visual basic6.0作為開發(fā)工具進(jìn)行設(shè)計，加快學(xué)校人事檔案管理的信息化進(jìn)程。可以通過這套系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行刪除、添加、修改、查看教職工的檔案信息與學(xué)生信息，也可以通過生成報表的方式大大提高檔案管理的效率。

2.7 制定嚴(yán)格、細(xì)致的人事檔案管理制度

學(xué)校人事檔案管理工作需要有嚴(yán)格的管理制度做支撐，我國很多中學(xué)由于工作人員疏忽造成的檔案室失火、檔案室內(nèi)發(fā)生盜竊、學(xué)生或教職工檔案無故丟失、損壞的意外事故時有發(fā)生。嚴(yán)重制約了學(xué)校人事檔案管理工作的進(jìn)行。對此，學(xué)校應(yīng)制定嚴(yán)格的人事檔案管理制度貫徹實施。以下措施可供參考：

設(shè)置專用的檔案室，配置完善的檔案保護(hù)設(shè)施，檔案室由專門人員管理，非管理人員不得隨意入內(nèi)，管理人員工作交接必須做好每一個環(huán)節(jié)的銜接，避免疏忽。個人檔案必須存檔學(xué)校檔案室，修改、添加個人檔案信息后必須盡快把檔案上交檔案室保管，任何人不得私自保管個人檔案。不同身份的人員的檔案信息應(yīng)交于不同部門保管，學(xué)校人事檔案管理工作人員的檔案必須由辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)保管，辦公室負(fù)責(zé)人和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人的檔案信息必須由教育局保管。并且，檔案室鑰匙不得轉(zhuǎn)交他人手中，由專門管理人員管理。

轉(zhuǎn)遞檔案信息的過程中要注意嚴(yán)格密封，做好登記手續(xù)，通過專門派送機密證件的工具并選擇可靠人員派送，檔案轉(zhuǎn)出后，要在規(guī)定的時間內(nèi)送回。對于沒有及時送回的檔案文件，應(yīng)盡快查詢，及時核實檔案去向，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)立刻向相關(guān)人員和上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。有關(guān)人員和工作部門在檔案信息補充收集階段要積極配合人事檔案管理的工作人員，教職工應(yīng)及時將相關(guān)材料（任免、考核、獎罰、工資、成績、團關(guān)系的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、職稱、年終總結(jié)等）上交給檔案管理人員，檔案管理人員要及時補充個人信息，及時做好檔案信息的整理、歸檔。學(xué)校人事檔案管理的工作人員不得外漏別人的檔案信息，不得私自把檔案帶出檔案室，嚴(yán)禁任何人將檔案帶入公共場所。

檔案室人員嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙，嚴(yán)禁在檔案室附近存放易燃、易爆物品，不得私自篡改檔案信息，不得涂改圈畫折疊文件，以免破壞檔案文件。要嚴(yán)格審批閱檔手續(xù)，如果有特殊情況需要查閱檔案，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定查閱，未經(jīng)相關(guān)人員同意不得摘抄、轉(zhuǎn)借、復(fù)制檔案信息，此外要核對抄錄的文檔信息，主管部門要嚴(yán)格把關(guān)，做好檔案保管工作。

3 結(jié)束語

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和教育制度的進(jìn)步，傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的教育模式，傳統(tǒng)的管理模式過程冗雜，實用性低，不容易保存和查閱審核。為了促進(jìn)現(xiàn)代中學(xué)教育制度的進(jìn)步，更好的完成對教職工工作的評價，學(xué)校等相關(guān)教育機構(gòu)要加強對中學(xué)的人事檔案管理工作的重視，完善學(xué)校人事檔案管理體系。

建立健全中學(xué)的學(xué)校檔案，加強對中學(xué)的檔案管理工作，有利于學(xué)校實施科學(xué)化管理，有利于正確評估教職工的各項工作。只要做好學(xué)校的人事檔案管理工作，就可以發(fā)揮檔案信息的能動性，更好地服務(wù)現(xiàn)代教育體制。

學(xué)校要充分調(diào)動相關(guān)工作人員的積極性，樹立良好的工作作風(fēng)，端正工作態(tài)度。學(xué)校應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)莫劻P措施，重視學(xué)校的人事檔案管理工作。最重要的是人事檔案管理的工作人員要保證檔案資料的完整性和真實性，提高工作質(zhì)量，做到規(guī)范化、科學(xué)化。

其次要保證教職工（包括離任、退休、已故教職工）和學(xué)生信息的真實性，堅決制止不正風(fēng)氣的盛行，保證檔案信息的質(zhì)量。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要不定期的對檔案信息進(jìn)行檢查、審核，提高檔案信息的真實性，利用合適的獎罰措施協(xié)助檔案管理工作的進(jìn)行。

此外，學(xué)校要加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的管理應(yīng)用，全面提高學(xué)校人事檔案管理工作的水平與質(zhì)量，加大電子檔案的建設(shè)力度，建設(shè)完整的智能數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加大資金投入，采用計算機管理模式取代傳統(tǒng)的管理檔案的模式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，增強檔案信息系統(tǒng)的實用性，全面服務(wù)學(xué)校的人事檔案管理工作。

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