高中學(xué)校檔案管理以及開發(fā)利用研究

劉強(qiáng)

摘 要：本文筆者先簡要介紹了高中學(xué)校檔案的地位和作用，進(jìn)而對做好高中學(xué)校檔案管理工作的重要性做了探討，最后對其管理和開發(fā)利用利用做了深入分析，以便學(xué)籍檔案更加趨于規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校；檔案管理；開發(fā)利用

1 高中檔案的地位和作用

1.1 高中檔案的地位

高中的檔案組織機(jī)構(gòu)收集了全校各類型的檔案材料，保管起來，再經(jīng)過用戶把貯存的檔案信息傳播出去，為高中教學(xué)、科研、黨政管理工作服務(wù)，它不僅是一種歷史的記載，而且是目前工作與未來發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案工作人員通過收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編輯、提供利用一系列工作環(huán)節(jié)，從內(nèi)容上已把檔案工作和教學(xué)科研等其它學(xué)校工作放在了同等重要的地位。

1.2 高中檔案的作用

檔案的作用表現(xiàn)在它的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值上，是人們活動的原始記錄，保留著真實(shí)的歷史標(biāo)記，是目前工作中可提供查考、分辨和處理問題的依據(jù)，具有連續(xù)性、真實(shí)性、可靠性，能為科學(xué)研究提供極好的基本素材。

2 做好高中學(xué)校檔案管理工作的重要性

2.1 有助于高中學(xué)校檔案資源的開發(fā)

檔案是高中學(xué)校學(xué)科建設(shè)活動的真實(shí)記錄，涵蓋了文書檔案、教務(wù)檔案、教師檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、會計(jì)檔案、照片檔案、特殊載體檔案等，以其真實(shí)性、權(quán)威性在學(xué)校改革和發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用，對領(lǐng)導(dǎo)決策、成果驗(yàn)收、科學(xué)研究、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室和重點(diǎn)學(xué)科的評估、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、推動教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量等提供了第一手翔實(shí)的依據(jù)，發(fā)揮著重要作用。學(xué)校檔案室應(yīng)最大范圍地發(fā)揮學(xué)科檔案的價(jià)值，尤其是做好學(xué)科專業(yè)檔案的服務(wù)工作，為學(xué)校教書育人、科學(xué)研究、決策管理提供專業(yè)化、個(gè)性化

服務(wù)。

2.2 是促進(jìn)高中學(xué)校檔案室發(fā)展的新契機(jī)

檔案室的資源就是檔案，如果不懂得利用館藏發(fā)展自己，檔案室只是一個(gè)單純的保管機(jī)構(gòu)，學(xué)校檔案室應(yīng)以學(xué)科專業(yè)檔案為突破口，配合學(xué)校發(fā)展的大局，作為宣傳檔案事業(yè)的一個(gè)窗口，通過文書檔案、教務(wù)檔案等的管理和開放工作，通過多種形式的編研工作，利用網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段，大力挖掘室藏學(xué)科檔案資源的潛在價(jià)值，積極主動根據(jù)學(xué)校發(fā)展需求調(diào)整自己的服務(wù)方向，從而大力發(fā)展學(xué)校的檔案事業(yè)。

3 高中學(xué)校檔案管理措施

3.1 加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的意識

（1）思想上要重視學(xué)籍檔案管理工作。加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的領(lǐng)導(dǎo)工作，是做好此項(xiàng)工作的有力保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對建立健全學(xué)籍檔案丁作重要性的認(rèn)識，動員有關(guān)部門及時(shí)、準(zhǔn)確地做好學(xué)籍檔案的歸檔工作及監(jiān)督審查工作。除此之外還應(yīng)適應(yīng)形勢、轉(zhuǎn)變觀念，提高對學(xué)籍檔案的作用和價(jià)值的認(rèn)識，把學(xué)籍檔案管理工作提到一個(gè)新的高度。

（2）要加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。要做好學(xué)籍檔案的管理工作，關(guān)鍵要建立一支思想政治素質(zhì)過硬的、專業(yè)水平較高的隊(duì)伍。學(xué)籍檔案管理工作具有嚴(yán)肅性、真實(shí)性、規(guī)范性等特點(diǎn)。管理人員要樹立全心全意為人民服務(wù)的精神風(fēng)貌。要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，積極主動地與各有關(guān)部門做好溝通。實(shí)事求是，嚴(yán)格按照有關(guān)政策辦事，堅(jiān)決抵制一些不良現(xiàn)象，學(xué)籍檔案管理工作又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，主要包括對國家有關(guān)政策和學(xué)校規(guī)章制度的認(rèn)識，對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，熟悉工作流程和規(guī)范，熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的工具，提高辦事效率，不能憑個(gè)人主觀意識，更不能感情用事、弄虛作假，要確保學(xué)籍檔案管理工作的程序化、規(guī)范化，學(xué)籍檔案作為學(xué)生學(xué)業(yè)的重要憑證，要求在記載時(shí)真實(shí)可靠，特別是當(dāng)學(xué)籍有所變動時(shí)，更應(yīng)該注意準(zhǔn)確性，要做好這些工作，除了要注意平時(shí)對原始材料的不斷積累，還應(yīng)注意對材料的整理校對工作，只有思想上重視，熟悉業(yè)務(wù)，才能做好學(xué)籍檔案管理工作。

3.2 加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化

（1）要按照建檔原則做好對材料的收集整理工作。學(xué)籍檔案原始材料收集工作周期長、頭緒多，各部門的聯(lián)動性也較大，為此要做好以下幾點(diǎn)：一是要向各部門做好學(xué)籍檔案管理的宣傳工作，使各系部的原始材料上報(bào)準(zhǔn)確無誤、真實(shí)可信；二是要加強(qiáng)原始材料上報(bào)部門的管理，對各系部學(xué)籍檔案工作有關(guān)的工作人員加強(qiáng)管理，明確材料的上報(bào)要求、上報(bào)時(shí)間，保證材料的按時(shí)完成；三是建立相應(yīng)的獎懲制度，做到獎懲分明，調(diào)動大家的工作積極性；四是為保證檔案的質(zhì)量，職能部門要定期組織檢查，加大對學(xué)籍檔案的審查力度，及時(shí)糾正在漫長實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案材料真實(shí)、完整、規(guī)范；五是要根據(jù)辦學(xué)性質(zhì)的不同，嚴(yán)格區(qū)分各類學(xué)籍檔案，以便規(guī)范

管理。

（2）堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則。高中檔案門類眾多，材料形成分散，加上歷史的原因，不同門類檔案由不同部門負(fù)責(zé)管理，造成管理重疊，效率低下。因此，高中檔案管理須實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范，集中統(tǒng)一管理既是我國檔案工作基本原則的重要內(nèi)容，也是高中新形勢下仍要堅(jiān)持和實(shí)行的管理體制。

3.3 檔案管理人員需要不斷的吸收新知識

在如今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的2l世紀(jì)中，檔案管理人員也需要擁有廣博的見識、擁有一技之長，為了滿足新時(shí)期對于學(xué)校檔案管理工作的要求，就需要從計(jì)算機(jī)的角度入手，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的服務(wù)質(zhì)量以及提升工作效率，還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發(fā)展平臺，從而讓管理工作更好的服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)。

4 高中檔案開發(fā)利用

4.1 報(bào)道檔案信息，提供利用線索

檔案部門要將室藏檔案信息目錄按一定體系加以組織，這種組織，一是以廣度為主，把同一時(shí)期內(nèi)反映不同工作內(nèi)容的檔案信息簡要地組織在一起；二是以深度為主，把不同時(shí)期內(nèi)反映同類工作內(nèi)容的檔案信息簡要地加以組織，同時(shí)運(yùn)用多種形式進(jìn)行報(bào)道交流，把前一類信息印發(fā)給全校各系各單位進(jìn)行廣泛報(bào)道，把后一類信息提供給有關(guān)單位進(jìn)行對口報(bào)道，通過報(bào)道交流，使貯藏在檔案部門的靜態(tài)信息，成為不斷為實(shí)際工作部門和師生員工所了解的動態(tài)信息，能為人們廣泛利用。

4.2 擴(kuò)大其參考價(jià)值

高中學(xué)籍檔案并非僅僅是學(xué)生在校情況的反映，在學(xué)校教學(xué)的過程中和社會上都有一定參考價(jià)值，高中學(xué)籍檔案有待于我們進(jìn)一步開發(fā)和利用，學(xué)籍檔案的管理不能只停留在收集、整理、保存上，要在其開發(fā)和利用方面下功夫，要對學(xué)籍檔案進(jìn)行分析研究，從大量的信息中提煉出教學(xué)規(guī)律，更好地為學(xué)校教學(xué)和管理體制的改革提供服務(wù)，比如通過各屆各班的畢業(yè)率、優(yōu)秀率、及格率等的統(tǒng)計(jì)，對這些結(jié)果進(jìn)行分析，以便于對教學(xué)管理工作進(jìn)行評估，為制定教學(xué)管理措施提供信息支持；通過計(jì)算機(jī)的管理，準(zhǔn)確、快速地查詢畢業(yè)證的真假。

5 結(jié)論

總之，高中學(xué)校綜合檔案室的建設(shè)應(yīng)逐步進(jìn)行完善，不斷加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理水平，并且還要充分對檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，使學(xué)籍檔案更加趨于規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

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