文/廣西水電科學(xué)研究院 韋素芹

凡事必須講究證據(jù)，檔案為法律效力提供了重要的憑證，因此就國(guó)家而言，檔案管理信息化是建設(shè)法制國(guó)家、服務(wù)和諧社會(huì)的需要。而就企業(yè)而言，企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中一個(gè)不可替代的重要手段，不僅是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益以及歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)，提高了檔案資源利用效率，而且為科學(xué)研究以及知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)，為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步提供了更多的動(dòng)力。關(guān)于如何科學(xué)合理的進(jìn)行企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，以下幾點(diǎn)將作出比較具體性的說(shuō)明。

一、提高檔案管理人員信息化技術(shù)素質(zhì)

既懂檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型人才是檔案管理信息化的重要需求，從目前企業(yè)的發(fā)展情況來(lái)看，檔案管理人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)還需要進(jìn)一步的完善和提高。具體來(lái)說(shuō)，首先，企業(yè)要根據(jù)現(xiàn)有的工作條件和資源，盡可能在更大程度上為企業(yè)員工創(chuàng)造更多的條件，提供良好的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的平臺(tái)，促使檔案管理人員能夠汲取更多的知識(shí)和技能，適應(yīng)檔案管理工作所帶來(lái)的最新挑戰(zhàn)。其次，素質(zhì)的提高關(guān)鍵在于自己的努力，因此企業(yè)管理部門要注重引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行自我進(jìn)修和提升，以言語(yǔ)性的激勵(lì)或者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)的方式，激發(fā)員工對(duì)于檔案管理信息化的興趣和主動(dòng)積極性，主動(dòng)去接觸更多的有關(guān)信息化的視野和知識(shí)面，在提高檔案工作技能的同時(shí)也為自身綜合素質(zhì)的提高打下了堅(jiān)實(shí)而有力的基礎(chǔ)。再者，在加強(qiáng)對(duì)員工培訓(xùn)之時(shí)，也要注重建立有效、完善的激勵(lì)機(jī)制，將工作進(jìn)行量化處理以便明確每個(gè)人的工作職責(zé)，制定切實(shí)可行的檔案工作量化管理細(xì)則，引導(dǎo)他們認(rèn)識(shí)到自己所在崗位的重要性，從而不斷地培養(yǎng)盡職盡責(zé)的良好工作態(tài)度和作風(fēng)，優(yōu)化檔案管理信息化工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。還有，企業(yè)在加強(qiáng)員工培訓(xùn)的同時(shí)，也要?jiǎng)?chuàng)建完善的人才培養(yǎng)以及引進(jìn)體系，并且根據(jù)員工培訓(xùn)的即時(shí)情況進(jìn)行該體系的不斷調(diào)整和補(bǔ)充，還要多多咨詢員工的意見(jiàn)和建議，集思廣益，從而為企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)建提供扎實(shí)的人才保障體系。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化的安全建設(shè)

信息安全管理是企業(yè)檔案管理信息化工作的核心要素，科學(xué)信息技術(shù)為檔案管理工作帶來(lái)各種便利的同時(shí)，也隱藏著不少的安全隱患，只有強(qiáng)化安全建設(shè)，才能防患于未然。詳細(xì)一點(diǎn)來(lái)講，第一，要根據(jù)實(shí)際管理情況建立包括機(jī)房管理、軟件管理以及監(jiān)督管理等多方面的制度，為檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)提供強(qiáng)大的制度支持，杜絕不必要的工作漏洞的出現(xiàn)。第二，企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)當(dāng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)加密、數(shù)據(jù)備份以及用戶分類等工作步驟的設(shè)置，盡可能選擇更多更安全的手段保證檔案數(shù)據(jù)的安全。第三，在企業(yè)檔案管理信息化安全的進(jìn)程中，可以實(shí)行等級(jí)保護(hù)的方法，以正確有效的手段建立應(yīng)有的安全等級(jí)和信息安全要求，根據(jù)等級(jí)選擇恰當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施，不僅可以有效地防止未授權(quán)者進(jìn)行違規(guī)操作，造成不必要的損失，而且在一定程度上也為企業(yè)的管理提供了良好的典范說(shuō)明。第四，要進(jìn)行必要的物理安全分析。也就是說(shuō)，在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，要注意到水災(zāi)、地震火災(zāi)所帶來(lái)的環(huán)境隱患，以及人為操作失誤或者電源故障等所帶來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)，建立行之有效的保障系統(tǒng)，以便出現(xiàn)突發(fā)情況之時(shí)能夠自如應(yīng)對(duì)。

三、建立長(zhǎng)遠(yuǎn)意義的檔案管理信息化系統(tǒng)工程

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)必須站在經(jīng)營(yíng)管理整體規(guī)劃高度，以長(zhǎng)遠(yuǎn)和全面的觀點(diǎn)來(lái)制定相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，包括檔案管理信息化的相關(guān)制度。因此，為了避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，企業(yè)可以分階段進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)工作，可以有效地在減少投資風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上提高成功率，從而使得檔案管理信息化真正成為企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步的重要催化劑。還有，企業(yè)辦公自動(dòng)化、生產(chǎn)系統(tǒng)的信息化等信息系統(tǒng)都要與檔案管理信息化的每一個(gè)環(huán)節(jié)相銜接，做到企業(yè)內(nèi)部的信息資源共享，在更大程度上支持企業(yè)各部門的各項(xiàng)工作。與此同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同企業(yè)的實(shí)際情況選擇既定的策略，切忌原封不動(dòng)的挪用其他企業(yè)的管理方式，在深入分析的前提下，合理地利用有限資金，并且結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)的短、中、長(zhǎng)期的戰(zhàn)略目標(biāo)，充分發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的健康有序發(fā)展，保證企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)步。還有，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立數(shù)字化檔案信息管理和利用制度，對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)安全、信息利用安全以及存儲(chǔ)安全都要作出有關(guān)規(guī)定和說(shuō)明。在此進(jìn)程中，企業(yè)還要積極參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動(dòng)，采用適應(yīng)信息化的新標(biāo)準(zhǔn)和新規(guī)定，不斷地推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)今高速發(fā)展的信息化社會(huì)，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為檔案事業(yè)的必然選擇，不僅是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作跨越式發(fā)展的根本要求，更是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范化和科學(xué)化的重要基礎(chǔ)。企業(yè)的檔案管理工作者要不斷地總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和借鑒精華，探索更多的利于信息化順利建設(shè)的良好途徑和方式，保證檔案管理工作的時(shí)代化進(jìn)程，服務(wù)于企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。

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