文/深圳市龍華新區(qū) 鄧小華

一、變化之一是不斷參與現(xiàn)代企業(yè)核心制度的建設和管理

我們原來的辦公室的主要職能主要是服務。服務工作搞得好不好，能不能讓領導、基層單位和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。而筆者認為現(xiàn)代企業(yè)的辦公職能最顯著變化之一是不斷的參與和制定企業(yè)現(xiàn)代管理制度。

一個現(xiàn)代企業(yè)的制度適應與不適應，管理好與壞是決定其所在企業(yè)發(fā)展的最重要的決定因素之一。而這種現(xiàn)代企業(yè)制度又分為主要的兩個部分：第一是決定企業(yè)發(fā)展方向的外部環(huán)境制度系統(tǒng)，我們叫外部管理系統(tǒng);第二是決定企業(yè)管理規(guī)范的內部管理制度，我們叫內部管理系統(tǒng)。在現(xiàn)代的企業(yè)制定的管理制度中，筆者知道的很多現(xiàn)代企業(yè)單位辦公管理工作內容里包括既參與了企業(yè)外部系統(tǒng)的制度建設，也參與了企業(yè)內部制度的建設。如在企業(yè)外部系統(tǒng)的建設中，有的既參與了企業(yè)的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃建設、企業(yè)對外宣傳等，在企業(yè)內部管理系統(tǒng)建設中，也參與了多個部門的管理制度的建設。如：人事管理制度的建設與管理、安全管理制度的建設與管理等。這種內外制度建設的參與，充分說明了辦公工作范圍在不斷充實，同時也充分說明了辦公工作的重工性。

參與制度的建設是企業(yè)長遠發(fā)展的重要一環(huán)，而對所在的管理制度的執(zhí)行，執(zhí)行到何種程度是企業(yè)發(fā)展的關鍵一壞。一個企業(yè)在制訂切實有效的各種制度后，加以嚴格的管理，狠抓落實，在組織管理上真正實行“無情的制度、嚴格的管理、有情的領導”的管理，才能在高效的運行下，經(jīng)受住任何挑戰(zhàn)和考驗，從而逐步發(fā)展壯大并逐步完善。現(xiàn)代企業(yè)辦公管理參與的重要職能之一是參與這種執(zhí)行管理。這種管理已普遍貫徹到各個企業(yè)的管理中。而在這種管理中，辦公管理的主要職能是在監(jiān)督執(zhí)行這些管理制度的同時，也要善于發(fā)現(xiàn)這些管理制度的缺陷，同時要把這些缺陷及時反饋給管理機構并及時加已改正。因為任何企業(yè)制度的制訂都人制定的，根據(jù)不同的人不同的知識不同的經(jīng)驗等，他們會制度出不同的管理制度，而這些管理制度往往要在執(zhí)行中才會暴露出適應與不適絕的情況，所以，辦公管理的重要職能是綜合對這些制度進行跟蹤落實和及時整改，從而不斷完善各種管理制度，同時也日益體現(xiàn)了辦公工作的重要性和必要性。

二、變化之二是隨著辦公自動化程度越來越高，知識要求也越來越高

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展已是日新月異，而所有的發(fā)展都離不開知識的積累和使用。而辦公自動化正是在這些高速發(fā)展下孕育而生。網(wǎng)絡的飛速發(fā)展伴隨著新型辦公設備與軟件的產(chǎn)生，更著重于辦公信息的共享、傳遞、組織、交換和監(jiān)控的實現(xiàn)。協(xié)同文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等多種信息為一體、公文管理、數(shù)據(jù)決策分析系統(tǒng)等各個業(yè)務為一體的統(tǒng)一的數(shù)字中樞神經(jīng)系統(tǒng)。什么是辦公自動化呢，它其實就是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。而這種新方式帶來的結果是工作效率不斷的提高，辦事的速度是越來越快，辦事的質量也越來越高。而為什么要說對現(xiàn)代辦公對知識要求越來越高呢?其主要有二個方面的原因：

（一）與辦公工作關聯(lián)的物要求高

所謂物，主要是指在辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務都屬于辦公自動化的領域。但它們對操作人員的要求非常高。如現(xiàn)在經(jīng)常使用的圖像軟件、多媒體交換軟件、大型媒介設備設施、多人網(wǎng)絡共享布網(wǎng)使用等。筆者曾就對多臺多功能打印、復印一體機與各部室電腦共享布局上花費了10的時間與同事一起才完成。而完成此項任務所涉及的專業(yè)知識包括：網(wǎng)絡布局、個人電腦網(wǎng)絡使用、多功能打印、復印一體機共享連接與操作等多個專業(yè)知識，一般的辦公室人員已無法完成此項工作。再如，筆者所在單位使用的一款OA軟件在操作使用上曾專門舉辦過3期專業(yè)的培訓班來培訓從事這項工作的辦事人員。這個培訓是花了1個半月時間，但我所知道的到現(xiàn)在有一些人員都不能完全能夠操作這款軟件。這充分說明現(xiàn)代辦公對所從事的人員的知識面要求越來越高。辦公人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現(xiàn)代辦公手段 還要掌握計算機信息處理技術和網(wǎng)絡技術 熟練使用辦公軟件 如微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、紅旗2000RedOffice、致力協(xié)同OA系列等網(wǎng)絡軟件等，才能適應現(xiàn)代企業(yè)對辦公人員的新要求，才能充分發(fā)揮辦事人員的職能，提高辦事人員的工作效率。

（二）與從事辦公的工作難度要求高

在以前的辦公工作中，往往是利用筆、紙、普通復印機等簡單設備進行工作，如果出現(xiàn)一項需要多人協(xié)作完成的工作，往往要花上很多時間和精力和人力來完成，而且完成的質量不一定是較好的，而現(xiàn)代企業(yè)辦公工作利用科學技術來完成這項工作越來越簡單。而筆者說為什么現(xiàn)在辦公室工作反而越來越難呢，那是因為在現(xiàn)代企業(yè)管理中，辦公室工作的職能發(fā)生變化，承擔了更多的企業(yè)管理職能，特別是企業(yè)管理中樞紐帶職能體現(xiàn)得越來越明顯。而要很好完成這種職能，不但需要人、物、事等很好配合才能完成。如現(xiàn)在大型現(xiàn)代企業(yè)的企業(yè)理念宣傳與貫徹、企業(yè)大型的新產(chǎn)品展示會、包括世界級的廣告投放等活動都是難度相對較大的管理工作。這類工作都有一些相同的特點，是多人同時不同地分階段協(xié)作完成，它們已超出原來個人在一個地點單獨完成一項工作的范圍，從而不難看出，現(xiàn)代辦公工作因工作范圍、工作時間、工作地點等出現(xiàn)了工作難度不斷加大的局面。

企業(yè)現(xiàn)代化管理是一個長期的逐步提高、日漸完善的過程，現(xiàn)代辦公管理也是緊跟時代節(jié)奏來斷改善其管理職能，不斷體現(xiàn)辦公工作的日益的重要性。所以，現(xiàn)代化辦公人員在工作上要充分認識到在其工作操作難度越來越高，而且其工作范圍和難度也越來越大；因此，現(xiàn)代化辦公人員必須盡快轉變思想觀念，跟上形勢和時代的發(fā)展步伐 要改變過去不合時宜的舊觀念，在新的形勢下更新觀念。要清楚認識自己的工作性質，嚴格要求自己，要時刻清醒認識到不斷的加強專業(yè)操作能力的培訓和提升是長期工作；要讓自己成為了一個有思想、有技能、有能力的人；要與時俱進，具備較好的現(xiàn)代辦公軟件操作等能力，較好的為領導處理事物及決策的能力；從而不斷提升辦公工作的重要性和顯著性，為辦公工作作出相應的貢獻。