文/劉建平 鍋艷玲

高校文件和檔案以其獨(dú)特的權(quán)威性、憑證性和唯一性而成為高?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要保障和信息支撐。為進(jìn)一步提升高校文檔一體化管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)項(xiàng)目管理理論體系的完善及其應(yīng)用領(lǐng)域多元化發(fā)展的需要，基于項(xiàng)目管理的高校文檔一體化管理新模式應(yīng)運(yùn)而生。

一、項(xiàng)目管理概況

（一）項(xiàng)目管理的內(nèi)涵。項(xiàng)目管理就是以項(xiàng)目為對象的系統(tǒng)管理方法，通過一個臨時性的專門的柔性組織，對項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的動態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。項(xiàng)目管理與傳統(tǒng)的部門管理相比，最大的特點(diǎn)在于，項(xiàng)目管理注重綜合性管理，且項(xiàng)目管理工作有嚴(yán)格的時間期限，項(xiàng)目管理貫穿于項(xiàng)目的整個生命周期，對項(xiàng)目的全過程進(jìn)行控制。

（二）項(xiàng)目管理的發(fā)展。項(xiàng)目管理作為一種管理活動，其歷史源遠(yuǎn)流長。到上世紀(jì)80年代末，項(xiàng)目管理被公認(rèn)為是一種有生命力并能實(shí)現(xiàn)復(fù)雜企業(yè)目標(biāo)的有效管理方法。至此，項(xiàng)目管理對傳統(tǒng)管理模式提出了挑戰(zhàn)，并已具有廣泛的應(yīng)用基礎(chǔ)，在管理界也得到前所未有的認(rèn)可，備受推崇。

二、高校文檔一體化工作項(xiàng)目管理的導(dǎo)入

高校文檔一體化管理還存在諸多問題和不足，如組織形式僵化，人員配置不合理、管理效率低下，資源浪費(fèi)嚴(yán)重，信息溝通不暢，成本及過程缺乏控制，驗(yàn)收及后評價形式單一等。從項(xiàng)目管理理論應(yīng)用領(lǐng)域的多元化發(fā)展角度出發(fā)，在高校文檔一體化管理中導(dǎo)入項(xiàng)目管理理論，從而規(guī)范管理行為，優(yōu)化資源配置，加強(qiáng)人員管理，強(qiáng)化信息溝通，突出高校文檔一體化管理的結(jié)果和后評價，為進(jìn)一步提升高校文檔一體化管理的質(zhì)量和效率開辟新途徑。

三、高校文檔一體化工作項(xiàng)目管理的構(gòu)建與實(shí)施

（一）文檔一體化項(xiàng)目規(guī)劃論證管理。基于項(xiàng)目管理的高校文檔一體化管理實(shí)踐中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家和部門（行業(yè)）的有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，同時規(guī)范和完善校內(nèi)文書檔案管理制度，加強(qiáng)文檔一體化管理項(xiàng)目的調(diào)研和論證，制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，強(qiáng)化校內(nèi)文件和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，尤其要加大對電子文件的規(guī)范和管理力度，制定電子文件歸檔管理制度，嚴(yán)格統(tǒng)一和規(guī)范揭示電子文件內(nèi)部、外部特征的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息。

（二）文檔一體化項(xiàng)目實(shí)施控制管理。

1.組織與人員管理。現(xiàn)代項(xiàng)目管理學(xué)認(rèn)為，組織是一切項(xiàng)目管理活動成功的基礎(chǔ)，高效運(yùn)作的組織形式對于高校文檔一體化管理來說至關(guān)重要。文檔一體化項(xiàng)目作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，宜采用矩陣式組織形式，由校長擔(dān)任項(xiàng)目總經(jīng)理，各中層主要負(fù)責(zé)人任項(xiàng)目經(jīng)理，從而有效地整合資源，加強(qiáng)溝通，充分發(fā)揮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的主觀能動性，使人盡其才，才盡其用。

2.時間與進(jìn)度管理。高校文檔一體化管理涉及面廣，專業(yè)化程度高，必須從組織結(jié)構(gòu)、時間進(jìn)度、人力資源管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理、前端控制等方面進(jìn)行前瞻性和科學(xué)合理的設(shè)計與管理。如時間管理，以一個自然年度為界，要細(xì)分到每一個月、每一周完成哪些工作，什么部門在什么時限內(nèi)完成等；要落實(shí)任務(wù)，厘清責(zé)任，并以書面形式確定并發(fā)放到每一個責(zé)任人手中；要在計劃執(zhí)行過程中，加大監(jiān)督檢查力度，確認(rèn)進(jìn)度與計劃是否一致，如有偏差，及時查找原因或調(diào)整原計劃，并采取必要的補(bǔ)救措施，確保項(xiàng)目的如期完成。

3.前端控制管理。文件生命周期理論揭示我們，現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著檔案管理的成敗，它要求文書、檔案部門或人員必須積極進(jìn)行文件的前端控制，從而確保檔案自身及其管理的質(zhì)量，避免重復(fù)勞動。進(jìn)而言之，文檔部門或人員對文件實(shí)行前端控制，本身就是現(xiàn)行文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)途徑和重要體現(xiàn)，可以消除因現(xiàn)行文件管理不善而導(dǎo)致檔案部門得不到完整檔案的弊端，也可避免因現(xiàn)行文件管理質(zhì)量低劣而導(dǎo)致檔案部門重新整理的浪費(fèi)。因此，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，強(qiáng)調(diào)文檔部門或人員一定要提前介入、主動介入，積極實(shí)施前端控制和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.風(fēng)險管理。任何項(xiàng)目的實(shí)施總會有意外發(fā)生，再好的計劃也難保萬無一失，因此在文檔一體化項(xiàng)目管理中要有風(fēng)險意識，實(shí)施風(fēng)險管理。所以，項(xiàng)目經(jīng)理要把注意力高度集中在項(xiàng)目控制與風(fēng)險管理上，要組建一支精干高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來實(shí)施計劃，并對項(xiàng)目實(shí)施中的風(fēng)險和干擾因素做到防患于未然，以避免和減少損失。

（三）文檔一體化項(xiàng)目驗(yàn)收和后評價管理。項(xiàng)目的驗(yàn)收和后評價是指對本年度文檔一體化項(xiàng)目管理的目標(biāo)、執(zhí)行過程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)、客觀分析，也可理解為對管理進(jìn)行管理。通過對文檔一體化項(xiàng)目驗(yàn)收和后評價，確定項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，規(guī)劃是否合理，效益是否體現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，完善制度，在下一個自然年度的文檔一體化項(xiàng)目管理中予以改進(jìn)和借鑒，周而復(fù)始，持續(xù)優(yōu)化，使得文檔一體化項(xiàng)目管理工作不因人員變動而改變，進(jìn)入常態(tài)化運(yùn)行軌跡，實(shí)現(xiàn)螺旋式上升的良好態(tài)勢。