文/中國中元國際工程公司 黃瑛

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的到來，文書檔案的管理正在經(jīng)歷著一場前所未有的變革，同時也帶來了新的契機，我們應(yīng)抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，從管理理念、管理方式到管理手段，為文書檔案管理開創(chuàng)新局面。

一、辦公自動化的文書檔案管理優(yōu)點

（一）提高了工作時效

立卷是文書檔案管理的基本工作，在傳統(tǒng)的文書檔案管理立卷工作既費時又費腦，操作難度大，工作程序煩瑣，工序多而繁，做起來枯燥乏味，掌握起來難。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量，檢索速度。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理的管理轉(zhuǎn)變后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。

（二）實現(xiàn)信息共享

運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外特征（目錄和內(nèi)容）合并管理，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源做出適時響應(yīng)和脫機處理，保證很高的查全率和查準率，并不受空間的限制；可以將檔案信息與載體進行分離，從而實現(xiàn)其與其他信息搭建互聯(lián)平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)，以提供橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實的信息記錄利于信息的交流和共享。

（三）增強文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長得很多

紙張的耐久性差，不易保存，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，其以存儲適量、不可更改、壽命較長、文件便于查找、保存成本低廉、數(shù)據(jù)可監(jiān)測和壽命趨勢可監(jiān)測等突出特點已經(jīng)在檔案行業(yè)電子文件長期保存方面得到普遍認同。

二、文書檔案管理在辦公自動化中的實際應(yīng)用

以公司行文為例，傳統(tǒng)的文書檔案整理是對紙質(zhì)文件進行分類、判斷保管期限、編件號、裝盒、入庫上架等。OA辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，使得收文、發(fā)文都通過OA流轉(zhuǎn)完成。OA辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無縫連接，所有數(shù)據(jù)歸檔進入檔案系統(tǒng)，這就要求紙質(zhì)文件與電子文件需要對應(yīng)整理，所有文件信息保持一致。對待收文和發(fā)文應(yīng)有不同的處理方式，發(fā)文強調(diào)“自我”，本單位所有發(fā)文原則上需通過公司OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完成，套紅頭印制加蓋本單位紅章，打印發(fā)文稿紙并在簽發(fā)人處加蓋本單位紅章，文件在前，發(fā)文稿紙在后作為一份文件。文件制發(fā)部門每年定期向檔案室移交發(fā)文原件，并做好移交清單，檔案部門分批次進行預(yù)整理。電子文件隨辦隨歸，整理時，電子文件對應(yīng)紙質(zhì)文件。收文則“排他”，通過OA下發(fā)的收文，文件流轉(zhuǎn)完畢后歸檔，在檔案系統(tǒng)中按文書檔案規(guī)則進行分類、編號，主送、抄送為本單位或與本單位工作有直接關(guān)系的需打印歸檔，其余普發(fā)性文件不打印，只保存電子文件，在條目備注欄注明“*”，表示有電子文件，無紙質(zhì)文件。

對于有紙質(zhì)文件的收文，尤其是政府或上級部門的指導(dǎo)性文件，則要求紙質(zhì)文件掃描流轉(zhuǎn)完成后與電子文件一并對應(yīng)歸檔。為避免盒內(nèi)紙質(zhì)文件斷號，排序時有紙質(zhì)文件的件號排前，未打印文件號排后。

我公司充分運用計算機技術(shù)、建立了OA智能化辦公系統(tǒng)，并進一步規(guī)范了文件歸檔、利用流程及審批權(quán)限，既較好的為領(lǐng)導(dǎo)提供了信息資源，又確保了信息的保密性。

歸檔流程圖

根據(jù)公司規(guī)范化、標準化的要求，強化檔案編制、收集、整理、移交、歸檔流程，細化工作要求，確保檔案完整、準確、系統(tǒng)及安全保管和有效利用。

三、如何解決文書檔案管理辦公自動化所出現(xiàn)的問題

（一）電子文件局限性

與傳統(tǒng)的文書檔案管理不同的是，辦公自動化環(huán)境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)實際需要而將電子文件以不同的字號和字體輸出。因此，也就不能再根據(jù)字跡來辨別其原始性。電子文件的內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難為做到絕對保密。

在現(xiàn)行條件下，電子文書檔案還不具備法律效力，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機結(jié)合，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現(xiàn)管理的電子化和自動化。方便查詢和借閱。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)。電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。

（二）培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才

推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的預(yù)備。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他行政思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；在管理上，還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對社會有償服務(wù)等等。

（三）科學(xué)地制定和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化

結(jié)合檔案管理的相關(guān)文件、制度，編寫質(zhì)量體系文件，融合標準，實現(xiàn)文件管理程序化。定期接受內(nèi)部評審和外部評審，使公司檔案管理逐步走上正規(guī)化，現(xiàn)代化。定期修改和完善檔案管理制度，將檔案管理的實施辦法、電子文檔和零散文件的收集歸檔制度加以明確，確定檔案工作的職責(zé)范圍和專兼職檔案人員崗位責(zé)任制，完善檔案的收集、整理、保密、保管、編目鑒定、銷毀、統(tǒng)計檢索等制度，使檔案管理工作規(guī)范化。