淺析辦公自動(dòng)化條件下電子文件的管理

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募ｋS著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的普及，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)已逐步取代了以紙質(zhì)文件為主體的公文流轉(zhuǎn)和辦公方式，大部分日常工作都可以通過辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦結(jié)，于是產(chǎn)生了大量的電子文件，加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理已成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、電子文件的特點(diǎn)

電子文件這種新型信息載體與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，具有無可比擬的優(yōu)越性。

1.便捷性

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)勢(shì)，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可達(dá)到一次錄入，多次多種形式輸出，方便進(jìn)行查找和利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)；文件的起草、修改、定稿、收發(fā)傳遞都可在網(wǎng)上進(jìn)行，減少了文件的周轉(zhuǎn)時(shí)間，節(jié)省了紙張；文件資料的收集、分類、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)十分便捷，極大地提高了工作效率。

2.共享性

電子文件可從一種載體上分離出來，轉(zhuǎn)移到另外一種載體之上，文件所包含的信息不是靜態(tài)的、固定不變的，可以隨時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)或刪除。其利用也不受時(shí)空限制，能夠同時(shí)滿足多個(gè)用戶的需要，并進(jìn)行信息共享。它既可依托網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，開放數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體的分離利用，提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率；也可運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采集相關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，不斷豐富已有檔案及資料的內(nèi)容，提升檔案工作在各項(xiàng)管理工作中的作用。

3.穩(wěn)定性

電子文件可選擇不同載體進(jìn)行多種方式的存儲(chǔ)。如光碟、存儲(chǔ)卡、小容量優(yōu)盤，大容量移動(dòng)硬盤等。這些載體存讀方便、快捷，易于傳遞。載體材料壽命長，受外部環(huán)境影響小，不容易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

二、電子文件管理中存在的問題

電子文件在原始性、真實(shí)性、完整性、安全性等方面與紙質(zhì)文件有著明顯差別，給日常管理帶來以下難題：

1.電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性問題

電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)是在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，其制作、處理以及歸檔后的全部活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，離開計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)和相應(yīng)的應(yīng)用軟件，電子文件就無法生成、存儲(chǔ)、傳遞和識(shí)別。由于特定的電子文件依賴于特定的計(jì)算機(jī)型號(hào)和特定的應(yīng)用軟件而存在，這就形成了對(duì)設(shè)備和系統(tǒng)的依賴性。同時(shí)辦公自動(dòng)化發(fā)展的階段性，決定了電子文件的形成具有階段性的特點(diǎn)，在不同階段電子文件的形成規(guī)律是不相同的。目前由計(jì)算機(jī)處理的業(yè)務(wù)已由當(dāng)初的文檔管理、數(shù)據(jù)計(jì)算發(fā)展到網(wǎng)上的文件交換、信息傳遞和數(shù)據(jù)資源共享，辦公自動(dòng)化幾乎覆蓋了辦公業(yè)務(wù)的全部流程。隨著信息化的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)及其設(shè)備更新?lián)Q代頻繁，操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件版本不斷升級(jí)，編制程序的語言在不斷變化，雖然計(jì)算機(jī)的高級(jí)型號(hào)對(duì)低級(jí)型號(hào)具有兼容性，但仍然需要不停地解決數(shù)據(jù)兼容問題，一旦在轉(zhuǎn)換過程中不慎出錯(cuò)，那些以前產(chǎn)生的、需要永久或長期保存的電子文件就可能失去利用價(jià)值。

2.電子文件的安全性問題

電子文件的文稿草擬、審查批復(fù)、收發(fā)催辦、打印輸出等辦公環(huán)節(jié)是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成并進(jìn)行傳遞的，文件可在不同的載體之間相互復(fù)制，為我們修改、編輯提供了便利。但無法確定哪個(gè)是原件，哪個(gè)是被修改過的文件，難以保證文件的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性，不易建立公眾信任。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利。“黑客”利用系統(tǒng)或軟件上的漏洞竊取、改動(dòng)文件內(nèi)容，用戶根據(jù)利益需求對(duì)文件信息進(jìn)行取舍或篡改，都會(huì)直接損害電子文件的安全。此外，電子文件容易遭受病毒侵襲，一旦感DVwO1wH8Qq8YoKUKTIwjkA==染上病毒，文件就會(huì)被破壞得面目全非，部分或全部喪失應(yīng)有的作用。電子文件不具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，也不能為每一份電子文件蓋印或簽名，這就無法借助印章或簽署的字跡來判斷是否為原件。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的進(jìn)步，竊密手段的花樣翻新，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都難以做到絕對(duì)保密，使電子文件的保密安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

3.電子文件的完整性問題

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的真實(shí)性不僅從內(nèi)容而且還通過載體形式表現(xiàn)出來，人們可通過對(duì)字體、印跡、紙張材料的分析判斷真?zhèn)?，而以電子形式生成的文件是一種虛態(tài)文件，已完全失去了紙質(zhì)文件的“原始狀態(tài)”，文件內(nèi)容的真實(shí)性難以判斷和確認(rèn)。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能導(dǎo)致信息丟失；文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理的全過程不斷累加，而且存儲(chǔ)分散，形式多樣，極易丟失，導(dǎo)致文件來龍去脈不清；電子文件所包含的信息出錯(cuò)概率遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，文件內(nèi)容的完整性很難保障。

4.電子文件法律效力的不確定性問題

電子文件由于沒有固定的載體，并且尚未找到杜絕被刪改、偽造和抵御病毒侵襲的有效方法，所以制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文比較困難，這在很大的程度上限制了電子文件作用的發(fā)揮，只能在一定的范圍內(nèi)作為普發(fā)文件或傳閱文件流轉(zhuǎn)，起一定的參考作用，無法確定其法律效力。

三、加強(qiáng)電子文件管理的對(duì)策

電子文件作為一種新型的信息載體，給檔案管理工作帶來新的變革。在辦公自動(dòng)化條件下，加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理主要從以下幾方面入手：

1.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理

為了加強(qiáng)電子文件的管理，國家檔案局頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，為電子文件規(guī)范化管理提供了依據(jù)。電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，有其新的內(nèi)容，即“元數(shù)據(jù)”。因此，完整意義上的電子檔案應(yīng)包括歸檔電子文件和元數(shù)據(jù)兩部分。電子文件作為一種嶄新的文件和檔案門類，有其特殊性，管理中會(huì)出現(xiàn)許多新情況，必須突破原有管理模式，根據(jù)電子文件的特殊需要來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。如電子文件的命名標(biāo)準(zhǔn)、登記標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)以及專利維護(hù)等等，使電子文件的管理逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道。

2.提前介入，全程監(jiān)督

為了保證電子文件歸檔時(shí)的質(zhì)量要求和技術(shù)要求，就要提前介入，對(duì)電子文件實(shí)施全過程的監(jiān)督與控制。文書工作者、檔案管理者、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)部門要直接參與電子文件管理系統(tǒng)或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理軟件的前期論證與開發(fā)，達(dá)到電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接。要在文件形成之時(shí)甚至形成之前就開始設(shè)計(jì)整個(gè)管理過程，對(duì)文件的形成到最終歸檔的整個(gè)過程進(jìn)行通盤規(guī)劃，把預(yù)先設(shè)定的管理功能納入到系統(tǒng)之中，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行全程監(jiān)督和維護(hù)，使文件流程與工作流程有機(jī)地融合在一起，實(shí)現(xiàn)電子文件的全程連續(xù)管理。

3.明確職責(zé)，加強(qiáng)管理

電子文件從形成到歸檔，跨躍了多個(gè)部門。這些部門之間通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)整體，其工作相互交錯(cuò)，職責(zé)界限難以區(qū)分。因此，必須建立文檔一體化管理模式，生成電子文件的文書部門、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)部門與檔案部門要明確職責(zé)，相互協(xié)作。一般來說，電子文件的生成、運(yùn)行與歸檔應(yīng)由文件形成單位和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)部門主要負(fù)責(zé)；電子文件的保管與利用由檔案部門負(fù)責(zé)。檔案部門要參與到電子文件生成、運(yùn)行、歸檔與管理的全過程。檔案管理人員要對(duì)各個(gè)部門形成的電子文件及時(shí)進(jìn)行分類整理，并與正式的紙質(zhì)發(fā)文進(jìn)行核對(duì)，防止電子文件的錯(cuò)亂或人為刪改。要用殺毒軟件對(duì)電子文件進(jìn)行檢測，防止病毒感染。在收集電子文件時(shí)要注意對(duì)文件生成軟件的收集，并做好設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)的登記工作。登記項(xiàng)目主要包括軟件名稱、用途、支持硬件、使用語言、技術(shù)參數(shù)、維護(hù)要求等。要堅(jiān)持在線歸檔和卸載歸檔并存的原則，防止計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器受到攻擊或癱瘓，造成數(shù)據(jù)丟失。

4.同步管理，確保安全

目前電子文件的法律效力尚不明確，加之電子文件本身還存在著載體、信息技術(shù)的不穩(wěn)定性和文件易修改性等特點(diǎn)，其單獨(dú)使用并不安全。為了保障電子文件的安全，采取“紙質(zhì)”與“電子”兩種文件形式同步歸檔、同時(shí)存在的方法進(jìn)行管理，能夠揚(yáng)長避短、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，既解決了歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，確保其法律效力，又提高了歸檔文件的利用效率，并為資源共享奠定了基礎(chǔ)。

（作者單位：中國人民武裝警察部隊(duì)學(xué)院訓(xùn)練部）