如何有效加強(qiáng)供方管理

張 乾，孫洪軍，呂堂祺，錢 宇

（中船重工第704研究所，上海 200031）

0 引言

隨著科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化的推進(jìn)，由科研單位承擔(dān)艦船裝備項(xiàng)目（特別是重點(diǎn)型號(hào)項(xiàng)目）的總成已逐漸形成一種趨勢(shì)。然而，由于船舶系統(tǒng)設(shè)備復(fù)雜，且多數(shù)科研單位所承擔(dān)項(xiàng)目的生產(chǎn)制造任務(wù)主要通過(guò)外包完成，所選供方的質(zhì)量保證能力對(duì)交付產(chǎn)品的質(zhì)量乃至對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的完成質(zhì)量起到了舉足輕重的作用，因此，如何對(duì)供方進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，確保其交付產(chǎn)品的質(zhì)量成了科研單位亟待解決的問題。GJB9001B-2009（《質(zhì)量管理體系要求》）中對(duì)“采購(gòu)”、“生產(chǎn)和服務(wù)提供”提出了更加嚴(yán)格、具體的要求，其中就包括對(duì)供方管理的要求。文章主要從合格供方的確定、供方的動(dòng)態(tài)管理、外包供方的選擇與供方資質(zhì)的復(fù)核等方面提出建議，以供讀者參考。

1 制訂供方管理制度

1.1 供方管理制度的建立與合格供方的確定

科研單位供方管理部門應(yīng)根據(jù)GJB9001B-2009（《質(zhì)量管理體系要求》）以及船舶行業(yè)的相關(guān)要求制定完善的供方管理制度，加強(qiáng)供方質(zhì)量監(jiān)督管理組織體系建設(shè)，根據(jù)本單位質(zhì)量管理體系和船舶行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，把對(duì)供方的考核、評(píng)價(jià)、復(fù)核以及動(dòng)態(tài)管理等過(guò)程形成文件，為對(duì)供方實(shí)施有效管理提供保障；供方管理部門應(yīng)成立供方質(zhì)量保證能力考核與評(píng)價(jià)小組，根據(jù)供方管理制度的要求，負(fù)責(zé)對(duì)候選供方進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)（必要時(shí)邀請(qǐng)顧客參與），將考核結(jié)果提交供方管理部門組織審議，適時(shí)對(duì)供方的資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核；供方管理部門應(yīng)對(duì)供方實(shí)施動(dòng)態(tài)管理（含評(píng)價(jià)），促進(jìn)其持續(xù)改進(jìn)滿足顧客要求的能力，并做好相應(yīng)的記錄。

候選供方的選擇應(yīng)根據(jù)其滿足顧客的能力為準(zhǔn)則，首選管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn)、有較強(qiáng)質(zhì)量保證能力、在行內(nèi)有一定知名度的企業(yè)或單位。另外，專業(yè)性強(qiáng)、實(shí)力雄厚、管理規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)也可以作為候選供方加以考核。對(duì)候選供方的考核應(yīng)嚴(yán)格按照本單位供方管理制度和船舶行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，從質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理制度、生產(chǎn)檢測(cè)設(shè)備、技術(shù)水平、生產(chǎn)能力、專業(yè)資質(zhì)等方面進(jìn)行全面考核。鑒于艦船裝備任務(wù)的重要性與特殊性，考核時(shí)要對(duì)候選供方明確對(duì)承擔(dān)艦船裝備任務(wù)的特殊要求（這里主要指質(zhì)量保證方面的要求），即必須對(duì)其質(zhì)量管理體系實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程管理和合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控，為以后開展良好的合作打下基礎(chǔ)。

對(duì)于通過(guò)考核的供方，經(jīng)供方管理部門組織審議后決定是否納入《合格供方名錄》，符合條件的納入《合格供方名錄》作為采購(gòu)?fù)獍囊罁?jù)，并頒發(fā)《XXX單位X級(jí)合格供應(yīng)方》資格證書?！逗细窆┓矫洝分械墓┓綉?yīng)遵循“全面、精簡(jiǎn)”的原則，“全面”即指所涵蓋的專業(yè)全面，能夠滿足本單位各類產(chǎn)品的需要；“精簡(jiǎn)”即在專業(yè)內(nèi)尋找有代表性的、有較強(qiáng)質(zhì)量保證能力的企業(yè)，應(yīng)相對(duì)集中，避免出現(xiàn)同類供方多而雜的局面?！逗细窆┓矫洝分袑?duì)各供方根據(jù)專業(yè)進(jìn)行分類（如機(jī)械制造、電氣等），對(duì)其能承擔(dān)裝備的能力劃分等級(jí)（如A類、B類、C類等），對(duì)每一個(gè)等級(jí)的供方所能承擔(dān)的產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，在同一專業(yè)同一等級(jí)的供方中對(duì)每個(gè)供方所具備的優(yōu)勢(shì)做出細(xì)化說(shuō)明，對(duì)其適于承擔(dān)本單位產(chǎn)品的類別做出規(guī)定，以便在需要時(shí)選擇合適的供方。

1.2 具體項(xiàng)目供方的選擇

科研單位內(nèi)部通常會(huì)按照不同的專業(yè)或產(chǎn)品劃分為不同的任務(wù)承擔(dān)部門（項(xiàng)目組），本單位所承擔(dān)裝備任務(wù)由不同的部門承擔(dān)。事實(shí)上，各任務(wù)承擔(dān)部門各自獨(dú)立地完成科研、裝備任務(wù)，同樣，在選擇外包供方時(shí)會(huì)按照本部門承擔(dān)的項(xiàng)目（產(chǎn)品）各自在《合格供方名錄》中尋找供方，由于很多項(xiàng)目單次批量較小，對(duì)供方來(lái)說(shuō)單個(gè)項(xiàng)目投入大、收益相對(duì)較小，就出現(xiàn)了有實(shí)力的供方不肯投入或在承擔(dān)過(guò)程中重視不夠的情況。在這種情況下，任務(wù)承擔(dān)部門為完成任務(wù)選擇了實(shí)力相對(duì)較差或者并不熟悉船舶行業(yè)要求的供方，有時(shí)甚至出現(xiàn)隨意尋找供方的情況（《合格供方名錄》以外的供方可通過(guò)特批承擔(dān)特定的生產(chǎn)任務(wù)），這就增加了外包的風(fēng)險(xiǎn)。GJB9001B-2009（《質(zhì)量管理體系要求》）中關(guān)于采購(gòu)的規(guī)定較改版前增加了“選擇、評(píng)價(jià)供方時(shí)，應(yīng)確保有效地識(shí)別并控制風(fēng)險(xiǎn)”的要求。針對(duì)這類矛盾，筆者認(rèn)為下包合同時(shí)應(yīng)由采購(gòu)管理部門統(tǒng)一進(jìn)行分配，把本單位不同任務(wù)承擔(dān)部門所承擔(dān)的項(xiàng)目（產(chǎn)品）系統(tǒng)地分類，根據(jù)《合格供方名錄》中各供方的信息，本著相對(duì)集中的原則統(tǒng)一分配給《合格供方名錄》中適宜承擔(dān)的供方。例如，把不同部門承擔(dān)的產(chǎn)品中的機(jī)加工部分統(tǒng)一分配給在機(jī)加工方面能力較強(qiáng)的一家或幾家供方，其它專業(yè)亦是如此，這樣通過(guò)合同量解決了供方對(duì)投入與收益的“顧慮”，能充分利用有較強(qiáng)質(zhì)量保證能力供方的資源，確保交付產(chǎn)品的質(zhì)量。在選擇具體的供方時(shí)，應(yīng)本著公開公正的方式，采取招標(biāo)的方式，在具有資質(zhì)的幾家單位之中進(jìn)行競(jìng)標(biāo)，選擇在承擔(dān)該項(xiàng)目上具有優(yōu)勢(shì)的供方承擔(dān)。

另外，在外包時(shí)應(yīng)盡可能地在《合格供方名錄》中選擇供方，嚴(yán)格控制特批的數(shù)量，必要時(shí)，應(yīng)組織對(duì)特批供方進(jìn)行考核，以確認(rèn)其承擔(dān)項(xiàng)目的資質(zhì)與質(zhì)量保證能力。

2 加強(qiáng)對(duì)外包過(guò)程的控制和供方的管理

在外包過(guò)程中，科研單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)過(guò)程的控制和供方的管理，推動(dòng)質(zhì)量監(jiān)控的“精細(xì)化”管理。合同中明確供方的質(zhì)量責(zé)任，確立“各盡其責(zé)，質(zhì)量問責(zé)”的質(zhì)量原則，加強(qiáng)對(duì)供方質(zhì)量管理體系運(yùn)行的監(jiān)督檢查，注重收集并利用過(guò)程中的質(zhì)量信息，促進(jìn)供方持續(xù)提高質(zhì)量管理體系的有效性和質(zhì)量保證能力。

2.1 明確產(chǎn)品要求

簽訂外包合同時(shí)，應(yīng)在合同及其附件中明確船舶行業(yè)相關(guān)要求及項(xiàng)目技術(shù)要求，列出參照的船舶行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)要求要盡可能地詳細(xì)并具可操作性。保證發(fā)給供方的圖紙等技術(shù)文件的有效性，項(xiàng)目驗(yàn)收的考核指標(biāo)要量化。當(dāng)發(fā)生技術(shù)狀態(tài)更改時(shí)，需及時(shí)通報(bào)供方并經(jīng)供方確認(rèn)，保證技術(shù)狀態(tài)更改得到落實(shí)。

2.2 加強(qiáng)監(jiān)造

在產(chǎn)品加工制造的過(guò)程中，科研單位需要向供方派出監(jiān)造代表，以監(jiān)督產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的過(guò)程以及合同的履行情況。重點(diǎn)裝備應(yīng)設(shè)置過(guò)程檢驗(yàn)（見證）節(jié)點(diǎn)。監(jiān)造代表是科研單位與供方溝通的橋梁，起到在過(guò)程中與供方實(shí)時(shí)溝通的作用。監(jiān)造代表既要熟悉產(chǎn)品設(shè)計(jì)，又要對(duì)生產(chǎn)、工藝方面有一定的了解。其主要任務(wù)為：

1）監(jiān)督供方質(zhì)量體系、生產(chǎn)過(guò)程管理規(guī)定的執(zhí)行情況；

2）確保合同及技術(shù)要求得到落實(shí)，技術(shù)狀態(tài)更改（若發(fā)生）及時(shí)落實(shí)；

3）確保工藝文件的實(shí)施，過(guò)程記錄的完整性、有效性；

4）對(duì)于生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問題（包括與設(shè)計(jì)有關(guān)的問題），及時(shí)發(fā)現(xiàn)并協(xié)調(diào)整改；

5）及時(shí)獲取過(guò)程中的不合格品、故障等信息，監(jiān)督供方整改落實(shí)情況，必要時(shí)督促供方進(jìn)行舉一反三，制定預(yù)防（預(yù)防）措施，并評(píng)價(jià)其有效性，確保后續(xù)產(chǎn)品的質(zhì)量。

6）收集項(xiàng)目過(guò)程記錄，保證其完整性與有效性，保證合同的各項(xiàng)要求得到落實(shí)并有記錄可追溯。

2.3 加強(qiáng)對(duì)供方的監(jiān)控

在生產(chǎn)制造過(guò)程中，科研單位可以通過(guò)監(jiān)造、問卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督等方式對(duì)供方過(guò)程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)其質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況、履行合同的情況（含產(chǎn)品質(zhì)量與進(jìn)度等）進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)其生產(chǎn)過(guò)程管理情況（包括進(jìn)貨檢驗(yàn)、生產(chǎn)控制、過(guò)程檢驗(yàn)、不合格品審理、產(chǎn)品檢驗(yàn)試驗(yàn)、記錄等）進(jìn)行檢查，并對(duì)檢查的情況做出評(píng)價(jià)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與供方進(jìn)行溝通，并監(jiān)督其做出整改，以達(dá)到促進(jìn)其持續(xù)提高質(zhì)量保證能力的目的。對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目可以提出具體的要求，以合同或發(fā)函的形式加以約束，并監(jiān)督實(shí)施。過(guò)程監(jiān)控中如出現(xiàn)供方生產(chǎn)過(guò)程不受控、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，且不配合整改的，應(yīng)對(duì)該供方重新進(jìn)行評(píng)價(jià)，不滿足要求的，及時(shí)從《合格供方名錄》中刪除。

2.4 適時(shí)開展交流

科研單位應(yīng)適時(shí)與供方開展交流。科研單位可充分利用其理論、設(shè)計(jì)等方面的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)供方提高生產(chǎn)能力并進(jìn)行技術(shù)革新，而供方在生產(chǎn)、工藝方面有豐富的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)交流能促進(jìn)科研單位實(shí)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，降低設(shè)計(jì)差錯(cuò)率。雙方通過(guò)交流互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高。交流的形式可以多樣化，例如科研單位在允許的情況下可以邀請(qǐng)供方參與設(shè)計(jì)評(píng)審，供方邀請(qǐng)科研單位參與工藝評(píng)審，等等。通過(guò)充分的交流既能發(fā)現(xiàn)潛在的問題，及時(shí)消除隱患，又為以后的合作打下良好的基礎(chǔ)。雙方還可以定期對(duì)合作項(xiàng)目進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流與總結(jié)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的持續(xù)改進(jìn)。另外，對(duì)于有一定實(shí)力、處于發(fā)展期的私營(yíng)企業(yè)，科研單位可通過(guò)合作，幫助其逐漸完善管理制度，不斷提高質(zhì)量保證能力，達(dá)到互利、雙贏的目的。

2.5 動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)

對(duì)供方的評(píng)價(jià)不能局限于作為候選供方考核時(shí)的評(píng)價(jià)和復(fù)核時(shí)的重新評(píng)價(jià)，應(yīng)該結(jié)合項(xiàng)目的開展進(jìn)行實(shí)時(shí)評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)的內(nèi)容包括：交付產(chǎn)品的質(zhì)量、履行合同要求的程度（含進(jìn)度等）、與本單位的合作與競(jìng)爭(zhēng)等。根據(jù)評(píng)價(jià)的結(jié)果采取必要的措施，以保證供方持續(xù)滿足要求的能力。

3 對(duì)二次供方的管理

在實(shí)際情況中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)供方把承擔(dān)產(chǎn)品的零部件或過(guò)程（如熱處理）轉(zhuǎn)外包的情況，這種所謂供方的供方稱之為二次供方。對(duì)二次供方的管理是供方管理的難點(diǎn)，容易造成過(guò)程的失控?？蒲袉挝恢饕ㄟ^(guò)供方來(lái)間接管理二次供方。即通過(guò)審核供方的供方管理制度，確保能對(duì)其供方進(jìn)行科學(xué)、有效的控制，對(duì)實(shí)施控制的過(guò)程保留完整的記錄等等。事實(shí)上，GJB9001B-2009中關(guān)于采購(gòu)的規(guī)定明確指出：對(duì)顧客要求控制的采購(gòu)產(chǎn)品，組織應(yīng)邀請(qǐng)顧客參加對(duì)供方的評(píng)價(jià)和選擇?？蒲袉挝豢梢院凸┓郊s定，某些零部件或過(guò)程轉(zhuǎn)外包應(yīng)事先通知科研單位，提供關(guān)于二次供方保證產(chǎn)品質(zhì)量能力的材料，必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考核，經(jīng)科研單位認(rèn)可后方可實(shí)行。同時(shí)，二次供方必須提供過(guò)程的記錄。一般來(lái)說(shuō)，能納入其《合格供方名錄》的供方本身在質(zhì)量管理體系方面能滿足一定的要求，具有一定的質(zhì)量保證能力，只要對(duì)其管理過(guò)程提出適當(dāng)?shù)囊蟛⒓右员O(jiān)控，可以保證其轉(zhuǎn)外包產(chǎn)品的質(zhì)量。

要嚴(yán)格控制供方的轉(zhuǎn)外包，避免出現(xiàn)三次供方甚至更多的情況，如果有，應(yīng)要求供方按照上述辦法加以控制，并適時(shí)檢查其執(zhí)行情況。

4 供方能力的復(fù)核

科研單位供方管理部門應(yīng)根據(jù)本單位供方管理制度中的規(guī)定定期對(duì)《合格供方名錄》中的供方進(jìn)行質(zhì)量保證能力的復(fù)核。每年度（或適時(shí)）制定復(fù)核計(jì)劃，對(duì)于不同等級(jí)的合格供方復(fù)核的周期可以不同，具體可參照其承擔(dān)項(xiàng)目的類別、過(guò)程運(yùn)行的情況、歷史供貨質(zhì)量而定。方式可視情況自定，如函調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核等。內(nèi)容主要包括：

1）質(zhì)量管理體系的充分性、有效性和適宜性以及其執(zhí)行情況；過(guò)程的有效性；體系與過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)等。

2）是否能有效履行合同約定：交付產(chǎn)品的質(zhì)量與進(jìn)度保證。

3）過(guò)程中發(fā)生問題的整改情況，糾正預(yù)防措施的有效性。

4）持續(xù)改進(jìn)的能力。

對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題的供方，可根據(jù)需要隨時(shí)安排考核，以確保問題得以解決，糾正（預(yù)防）措施有效落實(shí)，并實(shí)時(shí)評(píng)價(jià)其滿足產(chǎn)品要求的能力。

復(fù)核的結(jié)果應(yīng)進(jìn)行重新評(píng)價(jià)，并將結(jié)果反饋給供方。

對(duì)供方能力的復(fù)核也要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，根據(jù)復(fù)核、重新評(píng)價(jià)的結(jié)果采取相應(yīng)的措施。對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、能持續(xù)提高質(zhì)量保證能力、合同完成質(zhì)量較好的單位予以肯定，提高其所屬供方等級(jí)；對(duì)于質(zhì)量保證能力不穩(wěn)定、但能基本履行合同約定的供方邀提出整改要求，并限期整改，視整改情況決定是否做出調(diào)整；對(duì)于質(zhì)量保證能力下降，產(chǎn)品質(zhì)量不能滿足顧客要求，或出現(xiàn)重大質(zhì)量事故并且整改不力的供方應(yīng)撤銷其合格供方資格。

供方管理部門應(yīng)根據(jù)年度（或適時(shí)）增加或撤銷資格的供方更新《合格供方名錄》，為采購(gòu)?fù)獍峁┯行У囊罁?jù)。供方管理部門還應(yīng)根據(jù)需要逐步改進(jìn)完善供方管理制度，以便更好地為供方管理服務(wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

科研單位承擔(dān)船舶系統(tǒng)項(xiàng)目的總成有利于發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也要充分認(rèn)識(shí)到所帶來(lái)的質(zhì)量控制方面的風(fēng)險(xiǎn)?？蒲袉挝粦?yīng)通過(guò)制定科學(xué)、有效的供方管理制度并持續(xù)改進(jìn)，對(duì)供方實(shí)行有效的管理，使其技術(shù)優(yōu)勢(shì)與供方生產(chǎn)保障有效地結(jié)合起來(lái)，從而保證產(chǎn)品的質(zhì)量。

[1]鄧衛(wèi)華.質(zhì)量體系認(rèn)證與全面質(zhì)量管理（TQM）[J].冶金標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量, 2002(02):31-33.

[2]趙樹蜂.采購(gòu)與供應(yīng)管理[M].北京: 機(jī)械工業(yè)出版社, 2003.

[3]于淼.供應(yīng)商管理[M].北京: 清華大學(xué)出版社,2006.

[4]李燕妹, 陳昕.采購(gòu)?fù)獍芾砹鞒痰难芯縖J].物流技術(shù), 2004(03):20-22.