房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化建設(shè)若干思考

王衛(wèi)民

【摘 要】21世紀(jì)是信息的時代，信息時代又被稱為數(shù)字化時代。在新形勢、新任務(wù)下，房產(chǎn)管理部門和房產(chǎn)檔案部門傳統(tǒng)的以手工處理為主的管理方式將不能適應(yīng)新形勢和信息時代發(fā)展的需要。本文就房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了探討，從對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的特點(diǎn)及其重要性的分析出發(fā)，深入演繹了加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理數(shù)字化的必要進(jìn)程，并提出了幾點(diǎn)有關(guān)實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理數(shù)字化的要求，以期能為房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的建設(shè)提供一定的參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)權(quán)屬；檔案管理；數(shù)字化

隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展和國家住房制度改革的不斷深入，房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出強(qiáng)勁增長勢頭，房產(chǎn)管理部門的管理業(yè)務(wù)和房產(chǎn)檔案數(shù)量也隨之大量增加，傳統(tǒng)的以手工處理為主的管理方式愈來愈暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高、缺乏透明度等問題，已不能適應(yīng)新形勢的要求。這就要求相關(guān)人員要適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，采取相應(yīng)的措施推動房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化化的建設(shè)進(jìn)程。本文就房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了探討，以期能為房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的建設(shè)提供一定的參考借鑒。

1.房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的特點(diǎn)及其重要性

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是指城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些檔案記載了房屋的產(chǎn)權(quán)歸屬和沿革，反映了房屋的狀況，涉及產(chǎn)權(quán)，測繪、法律、建筑等多個方面，具有很高的專業(yè)性和很強(qiáng)的區(qū)域性。同時，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理還具有很大的動態(tài)性。檔案工作者在對現(xiàn)有檔案進(jìn)行靜態(tài)管理的同時，還必須對房地產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、變更、注銷等進(jìn)行動態(tài)管理，通過不斷補(bǔ)充新材料，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案始終與房屋現(xiàn)狀保持一致。實(shí)踐證明：做好房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作對明確產(chǎn)權(quán)、解決民事糾紛等具有現(xiàn)實(shí)意義，對領(lǐng)導(dǎo)決策、研究房產(chǎn)政策，乃至房產(chǎn)志的編寫有著極深遠(yuǎn)的歷史意義。由于一個地區(qū)中的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案處于獨(dú)立和壟斷地位，因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理是否科學(xué)合理將直接影響到該地區(qū)房地產(chǎn)市場的管理和發(fā)展進(jìn)程。

2.加強(qiáng)管理、切實(shí)推進(jìn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的進(jìn)程

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化是指在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理、開發(fā)和提供利用服務(wù)的過程。隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理模式的重大變革，推動了房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的前進(jìn)步伐。推進(jìn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化可分兩步進(jìn)行。

2.1建立目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息目錄計算機(jī)檢索

檔案目錄數(shù)據(jù)庫是將著錄、標(biāo)引后形成的，反映檔案內(nèi)容和形式等各種特征的規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)，依照一定的格式存入數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)排序等處理，形成由計算機(jī)管理和檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。通過檢索檔案目錄數(shù)據(jù)庫，可以滿足檔案利用者了解房地產(chǎn)權(quán)屬檔案基本信息的要求，并迅速找到檔案實(shí)體確切的存放位置和排列順序。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立一般通過人工錄人方式實(shí)現(xiàn)，在房地產(chǎn)管理部門中，由于以前房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理方式相對滯后，積壓了大量歷史信息需要錄人，要將這些信息在短時間內(nèi)全部錄人管理系統(tǒng)并且保證信息的準(zhǔn)確，需要大量的人力、物力和財力。

2.2開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用相關(guān)設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將檔案原文轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化使檔案查詢、使用者可以直接通過計算機(jī)調(diào)出信息獲取想要查詢的檔案材料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的同時，又有效地保護(hù)了檔案原件。如，筆者所在地的房產(chǎn)部門，從2002年12月開始，組織專業(yè)人員，對庫存各類房地產(chǎn)權(quán)登記檔案實(shí)行數(shù)字化加工處理；2003年6月開始對新增的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案實(shí)行同步數(shù)字化加工，到目前基本實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理，為房屋權(quán)屬信息的查詢利用提供了更大的便捷。在此基礎(chǔ)上2013年上半年啟動了房地產(chǎn)權(quán)屬驗(yàn)證自助查詢系統(tǒng)，打破查詢方式的單一性，節(jié)省了查詢時間，方便了查詢?nèi)罕?；同時又有利于政府節(jié)約查詢?nèi)藛T投入及社會成本，大大提升了房地產(chǎn)權(quán)檔案查詢水平。筆者了解到僅筆者所在地房產(chǎn)部門一個查詢窗口點(diǎn)一個月內(nèi)就提供自助查詢與人工電子查詢1萬多次，為打造高效性、服務(wù)型政府提供了一個重要陣地。

3.實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的要求

鑒于計算機(jī)技術(shù)迅速變化的特性以及數(shù)字存儲媒體壽命的短暫性，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案要想既長久、完整地保存、又方便檔案管理和利用，就需要我們隨時加強(qiáng)對檔案硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的更新、維護(hù)和安全控制，制定完善的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作制度，建立起一支精通房地產(chǎn)業(yè)務(wù)且熟悉計算機(jī)基礎(chǔ)知識的檔案管理人員隊伍。

3.1配置數(shù)字化設(shè)施

配置穩(wěn)定、可靠、安全和較高性能的數(shù)字化軟硬件設(shè)施，是數(shù)字化環(huán)境下檔案資源安全采集、管理、利用和更新的基本要件。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化須配置四個基本設(shè)備：一要有輸人、輸出的終端設(shè)備計算機(jī)；二要有傳輸、儲存、管理檔案信息和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；三要有檔案信息運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件；四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字化加工和存儲設(shè)備。只有配備先進(jìn)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化設(shè)備，才能切實(shí)提升硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的性能。

3.2建立健全管理制度

建立健全房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作制度，是檔案資源齊全完整并實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確數(shù)字化利用的有效保障。沒有規(guī)矩不成方圓，必須建立和完善一套完整的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作制度，首先，必須規(guī)范房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、移交、鑒定與銷毀、保密、專兼職檔案人員的崗位責(zé)任制等。其次，要制訂完善的數(shù)字化工作流程操作規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。最后，要制定合理、科學(xué)的信息安全管理利用制度，其中包括①制定應(yīng)急計劃和安全檢查規(guī)定；②對重要的、保密的檔案材料和數(shù)據(jù)加密并備份；③制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理和電子檔案管理制度，定時進(jìn)行病毒檢測、消除；④規(guī)范重要場所（如機(jī)房、庫房等）的配套設(shè)施及出人規(guī)則等；⑤嚴(yán)格遵守檔案查詢制度，保證原始檔案的完整安全，保證數(shù)字檔案的安全合法利用。只有嚴(yán)格遵循信息安全管理制度，采取多種技術(shù)手段和措施來維護(hù)檔案數(shù)字化的正常運(yùn)行，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案長久保存和利用。

3.3建立高素質(zhì)檔案人員隊伍

建立高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，是檔案數(shù)字化建設(shè)的保證，也是檔案數(shù)字化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化需要引進(jìn)或培養(yǎng)具有較高專業(yè)素質(zhì)的技術(shù)維護(hù)人才，來專門從事檔案數(shù)字化的建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)，以保障檔案數(shù)字化工作的快速、穩(wěn)定、健康發(fā)展。檔案工作者在全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識的同時，要積極參加數(shù)字化專業(yè)知識的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)管理手段和技能。

實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是對檔案工作的一種挑戰(zhàn)，檔案工作者必須與時俱進(jìn)，不斷的完善自己，讓檔案信息體現(xiàn)出真正有效的價值。

4.結(jié)語

綜上所述，隨著信息社會的發(fā)展，房產(chǎn)管理部門和房產(chǎn)檔案部門傳統(tǒng)的以手工處理為主的管理方式將不能適應(yīng)新形勢和信息時代發(fā)展的需要。因此，為了更好的對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行管理，就要加強(qiáng)管理、切實(shí)推進(jìn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的進(jìn)程，當(dāng)然相應(yīng)的還要配置數(shù)字化設(shè)施、建立健全管理制度和建立高素質(zhì)檔案人員隊伍，促進(jìn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的建設(shè)，從而更好的對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行管理利用。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

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[2]劉佳.淺議房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理[J].檔案天地，2010（07）.