淺議集體林權(quán)制度改革檔案整理方法

王建霞

集體林權(quán)制度改革是一場(chǎng)以明晰林地使用權(quán)和林木所有權(quán)、放活經(jīng)營(yíng)權(quán)、落實(shí)處置權(quán)、保障收益權(quán)為主要內(nèi)容的綜合改革。核心內(nèi)容是在堅(jiān)持集體林地所有權(quán)不變的前提下，依法將林地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)和林木所有權(quán)通過(guò)家庭承包的方式落實(shí)到本集體經(jīng)濟(jì)組織的農(nóng)戶，確立農(nóng)民作為林地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)人的主體地位。目標(biāo)任務(wù)是在基本完成明晰產(chǎn)權(quán)、承包到戶的基礎(chǔ)上，通過(guò)深化改革，完善政策，健全服務(wù)，規(guī)范管理，逐步形成集體林業(yè)的良性發(fā)展機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資源增長(zhǎng)、農(nóng)民增收、生態(tài)良好、林區(qū)和諧的目標(biāo)。

在集體林權(quán)制度改革工作中，集體林權(quán)制度改革檔案是林改過(guò)程中一項(xiàng)極其重要的基礎(chǔ)工作，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的林權(quán)改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見(jiàn)證，是鞏固改革成果，解決林權(quán)爭(zhēng)議，確保林權(quán)順暢流轉(zhuǎn)，盤活森林資源資產(chǎn)的重要依據(jù)。林權(quán)改革檔案工作貫穿于林權(quán)改革工作的全過(guò)程，各級(jí)林政部門始終把檔案的收集整理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，做到林改、檔案同步走。將林權(quán)改革檔案管理工作作為衡量工作質(zhì)量的一項(xiàng)重要指標(biāo)，確保林權(quán)改革檔案完整、準(zhǔn)確、實(shí)用。

1 檔案收集

集體林權(quán)制度改革檔案是在林權(quán)改革過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。為了規(guī)范林改檔案管理工作，國(guó)家林業(yè)局、國(guó)家檔案局，省林業(yè)局、省檔案局分別聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于集體林權(quán)制度改革檔案管理辦法和集體林權(quán)制度改革檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，使各地方林業(yè)部門在林改檔案管理工作中有章可循。鶴壁市林改檔案管理工作嚴(yán)格按照河南省林業(yè)廳、河南省檔案局《關(guān)于印發(fā)河南省集體林權(quán)制度改革檔案管理辦法和河南省集體林權(quán)制度改革檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的要求執(zhí)行。林權(quán)改革工作政策性強(qiáng)、技術(shù)要求高、工作流程多，在工作中產(chǎn)生的文件資料比較多，單靠各林改單位的文書處理部門是很難收集完整的。因此，必須依靠所有參加林改工作的人員，要提高干部群眾的檔案意識(shí)，增強(qiáng)他們愛(ài)護(hù)檔案、保護(hù)檔案、利用檔案的自覺(jué)性，才能使各階段、各環(huán)節(jié)的形成資料收集完整，集中歸檔。

1.1 建立健全文件資料收發(fā)管理制度。文件資料收發(fā)、管理是文書處理部門的一項(xiàng)基本制度，它直接關(guān)系到文書檔案的完整性，必須保證文件資料在整理歸檔時(shí)不遺失。

林權(quán)改革工作量大，參與人員多，各種文件資料來(lái)往頻繁，使用率高，如果不做好平時(shí)的登記管理，時(shí)間久了，容易造成一些資料流向不明，另外，林權(quán)改革過(guò)程中形成的進(jìn)度表、統(tǒng)計(jì)表、外業(yè)調(diào)查表、圖表等，因經(jīng)辦的人員較雜，必須建立必要的管理制度，防止遺失。

1.2 人員培訓(xùn)。林權(quán)改革檔案管理的工作量大、材料多，單靠原有的文書處理部門很難在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，必須動(dòng)員較多的人員參與，因此，人員培訓(xùn)就顯得尤為重要。組織縣林改辦和縣檔案局的部分機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文秘人員參加全省林改檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班。各縣林改辦和鄉(xiāng)鎮(zhèn)同志回到單位后，又教其他參加林權(quán)改革內(nèi)業(yè)人員如何整理林改檔案，提高工作效率。此外，縣林改辦還可以從社會(huì)上招聘一批基礎(chǔ)好、責(zé)任心強(qiáng)的大中專畢業(yè)生，加上縣、鎮(zhèn)駐各村的林改工作隊(duì)組成檔案工作組，由縣檔案局派人集中培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《河南省集體林權(quán)制度改革檔案管理辦法》、《河南省集體林權(quán)制度改革檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和文書、科技檔案的基本知識(shí)，分別整理縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的林權(quán)改革檔案，確保此項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)保量完成。

1.3 林權(quán)改革檔案的收集范圍。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》與《河南省集體林權(quán)制度改革檔案管理辦法和河南省集體林權(quán)制度改革檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的相關(guān)要求，鶴壁市集體林權(quán)制度改革檔案的收集范圍主要有以下幾個(gè)方面：

1.3.1 上級(jí)林業(yè)行政部門下發(fā)的有關(guān)林權(quán)改革方面的政策法規(guī)、問(wèn)題批復(fù)、工作規(guī)劃、工作規(guī)程、會(huì)議材料等。

1.3.2 縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村委會(huì)、村民小組各級(jí)林政機(jī)構(gòu)制發(fā)的文件材料、圖表，包括工作方案、組織機(jī)構(gòu)、工作計(jì)劃、工作規(guī)程、技術(shù)要求、行政審批、管理制度、工作總結(jié)、工作請(qǐng)示、問(wèn)題批復(fù)、情況分析、會(huì)議材料、工作簡(jiǎn)報(bào)、物資采購(gòu)合同和物資分配方案等。

1.3.3 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)林改工作的指示、講話。

1.3.4 縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村組開(kāi)展森林資源調(diào)查和“六簽名四公示”的材料，包括測(cè)繪圖表，村民小組林權(quán)改革會(huì)議通知簽收、會(huì)議簽到、會(huì)議簽字、林改方案公示、林權(quán)現(xiàn)狀公示，頒發(fā)林權(quán)證公示和發(fā)證登記，公益林和風(fēng)景林以及商品林資源調(diào)查表，林地現(xiàn)狀調(diào)查材料，糾紛林地處理情況記錄、意見(jiàn)等。

1.3.5 各級(jí)林改部門的會(huì)議記錄

1.3.6 各林改戶的外業(yè)勘查和內(nèi)業(yè)整理材料，包括林地權(quán)屬勘查登記卡、林權(quán)登記申請(qǐng)表、林地承包合同、登記管轄范圍內(nèi)的林權(quán)界線拼圖、林班測(cè)繪圖、發(fā)證前公示文本、林權(quán)證發(fā)放登記表、身份證復(fù)印件。

1.3.7 反映林權(quán)改革各項(xiàng)工作的照片及影像資料

2 檔案管理

鶴壁市林權(quán)改革檔案整理遵照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《河南省歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》、《河南省集體林權(quán)制度改革文件材料歸檔范圍和保管期限表》以及《河南省林業(yè)廳 河南省檔案局關(guān)于做好林權(quán)改革檔案整理工作有關(guān)問(wèn)題的通知》精神執(zhí)行。

2.1 文書檔案管理。制定經(jīng)過(guò)同級(jí)檔案行政管理部門審定認(rèn)可的本級(jí)各種門類、各種載體的林改檔案分類大綱、編號(hào)方案、文件材料歸檔范圍、保管期限表等檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。

由檔案鑒定工作小組，對(duì)材料是否歸檔，按《河南省集體林權(quán)制度改革文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求進(jìn)行鑒定，將跟本立檔單位無(wú)重大關(guān)系、在今后工作中已無(wú)參考使用價(jià)值的情況通報(bào)、參考材料等剔除出去，把需要?dú)w檔的文件材料按“機(jī)構(gòu)—年度—保管期限”分類法進(jìn)行分類。在同一保管期限內(nèi)的文件材料按其形成時(shí)間順序，結(jié)合文件的重要程度進(jìn)行排列，同一事由的文件可排在一起，根據(jù)保管期限表對(duì)歸案文件材料準(zhǔn)確劃分管理期限。然后給排列好的文件材料蓋上歸檔章并填寫相關(guān)欄目，將編好件號(hào)的文件材料入檔案盒，再給檔案盒填上相關(guān)科目，每個(gè)檔案盒最后裝入備考表并由相關(guān)人員簽名。按裝進(jìn)檔案盒的檔案排列順序打印歸檔文件目錄，同時(shí)按工作職能、組織機(jī)構(gòu)、工作概況、立卷說(shuō)明八項(xiàng)要求編寫本年度立卷的全宗說(shuō)明，把全宗說(shuō)明和歸檔文件目錄一起用目錄封面裝訂成冊(cè)，至此，文書檔案管理的程序已全部完成。

2.2 林戶檔案管理。根據(jù)《河南省集體林權(quán)制度改革檔案管理辦法》規(guī)定，林戶檔案由縣林業(yè)局保存，縣林改辦首先給全縣、各村委會(huì)、各村民小組分別編上檔號(hào)，檔號(hào)的形式為：“鄉(xiāng)鎮(zhèn)”、“村委會(huì)”、“自然村”，分別用漢語(yǔ)拼音聲母代替?！癦LH”表示專業(yè)林戶檔案，村民小組用數(shù)字代替，如果某一自然村即為一個(gè)村民小組，則在自然村下就不再填寫村民小組的數(shù)字代號(hào)。“G”、“J”分別表示公益林和集體商品林（含集體外包）。林戶檔案按照一戶一卷分別組卷。

其次，縣林改辦將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)移交上來(lái)的各林戶林權(quán)改革的原始資料按其形成時(shí)間順序分別排列，同一宗地塊資料可靠近排列在一起，再給每個(gè)林戶的資料重新編上頁(yè)碼，并在每份資料的首頁(yè)右上方蓋上檔號(hào)章，填寫順序號(hào)和檔號(hào)，根據(jù)文件材料的內(nèi)容填寫卷內(nèi)目錄并連同該戶的全部材料一起裝入林戶檔案袋，林地權(quán)屬勘查登記卡和林權(quán)登記申請(qǐng)表的文件編號(hào)填寫宗地小班號(hào)，按檔案袋上的要求填寫相關(guān)欄目。

最后，將寫好裝好的林戶檔案袋以村民小組為單位分別按順序裝入檔案盒，并填寫相關(guān)欄目。以村委會(huì)為單位，按村小組和林戶順序編制案卷目錄，并用封面裝訂成冊(cè)，一式三份。其中兩份隨檔案放在一起，另一份以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為單位裝訂成冊(cè)置于縣林改辦檔案查閱室內(nèi)，作為平時(shí)查閱之用，每個(gè)村委會(huì)的林戶檔案按照順序分別裝柜。

3 檔案保管和利用

保管和利用是檔案入庫(kù)后日常管理的重要內(nèi)容，檔案保管的最終目的是為了方便利用，為社會(huì)提供服務(wù)，檔案利用是檔案保管的原動(dòng)力，是檔案保管的價(jià)值體現(xiàn)。

3.1 檔案保管。鶴壁市林權(quán)改革工作開(kāi)始后，市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村各級(jí)組織對(duì)林改檔案的保管工作都十分重視，紛紛籌措資金，購(gòu)置檔案用品，加強(qiáng)檔案管理。林改辦給檔案室專門購(gòu)置鐵皮檔案柜，配備專門的檔案管理人員，制定檔案管理制度，還給鄉(xiāng)鎮(zhèn)贈(zèng)送檔案裝具，給部門村委會(huì)贈(zèng)送鐵皮檔案柜。保證村級(jí)檔案放得下，管理好，查得到，大大加強(qiáng)了村委會(huì)的集體林權(quán)改革檔案的管理工作。

3.2 檔案利用。利用檔案解決矛盾，是檔案社會(huì)功能的體現(xiàn)。在整個(gè)林權(quán)改革工作中，鶴壁市各級(jí)政府組織、注重發(fā)揮檔案的依據(jù)作用，本著尊重歷史、尊重事實(shí)的原則處理林地糾紛，化解社會(huì)矛盾，發(fā)展林業(yè)經(jīng)濟(jì)。

3.3 充分利用測(cè)繪部門。在進(jìn)行林權(quán)改革中，林改辦還注重加強(qiáng)與國(guó)土測(cè)繪部門的溝通，充分利用原有測(cè)繪檔案找地塊、定位置，使整個(gè)工作少走彎路，加快進(jìn)度，促進(jìn)了集體林權(quán)制度改革工作進(jìn)一步開(kāi)展。

（作者單位：鶴壁市森林病蟲害防治檢疫站 來(lái)稿日期：2013-10-16）