企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的思考

龐然

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，善于利用知識(shí)優(yōu)勢(shì)的個(gè)人和組織將會(huì)占據(jù)優(yōu)勢(shì)，成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)中的優(yōu)勝者。檔案匯集著大量的知識(shí)，蘊(yùn)藏著豐富的信息，進(jìn)一步認(rèn)清企業(yè)信息化建設(shè)中檔案信息資源利用存在的問題，處理好檔案信息資源開發(fā)與利用、利用與保護(hù)的關(guān)系，掌握檔案信息資源開發(fā)與利用的方法和途徑，將助力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1 企業(yè)信息化建設(shè)中檔案信息資源利用存在的問題

檔案作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理和發(fā)展方面有著重要作用。在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，由于大部分企業(yè)在其自身的信息自動(dòng)化建設(shè)中通常的情形是先局部后整體，普遍缺少總體規(guī)劃，往往容易導(dǎo)致各個(gè)管理系統(tǒng)之間標(biāo)準(zhǔn)不一，接口不順，融合困難，傳遞不暢；同時(shí)，不少企業(yè)在開展信息自動(dòng)化建設(shè)過程中，過分依賴自動(dòng)化管理的技術(shù)系統(tǒng)，缺乏對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量與系統(tǒng)功能之間辯證關(guān)系的正確理解，經(jīng)常導(dǎo)致自動(dòng)化管理體系與手工管理并行，甚至出現(xiàn)相互掣肘的尷尬局面。上述情形，常常使企業(yè)的計(jì)劃、決策、指揮、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作處于各行其道、互不溝通的狀態(tài)，很容易導(dǎo)致出現(xiàn)管理繁雜，重復(fù)投入，工作成本無(wú)意義提高等問題，檔案信息化資源的開發(fā)利用也是常常陷入這種窘境。

規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)在信息管理方面必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，建立一套適應(yīng)本企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不滯后于企業(yè)發(fā)展速度，為企業(yè)各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，為企業(yè)的發(fā)展提供史料信息資源支持。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時(shí)刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時(shí)代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著信息化系統(tǒng)的成熟和普遍使用，企業(yè)對(duì)其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫(kù)房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實(shí)施，已經(jīng)進(jìn)入到企業(yè)活動(dòng)的方方面面。檔案信息在企業(yè)地位的上升使得如何開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源顯得更為迫切和重要。

2 開發(fā)企業(yè)檔案信息資源要處理好兩個(gè)關(guān)系

2.1 檔案開發(fā)與利用的關(guān)系

沉睡的檔案信息資源如同深埋的地下礦藏一樣，不被開發(fā)利用就不能變?yōu)樯a(chǎn)力。以科技檔案為例，它是科學(xué)技術(shù)存在的一種直觀形式，是一種潛在的間接的生產(chǎn)力，發(fā)揮其巨大的潛能使之為科技和經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出貢獻(xiàn)，只有在開發(fā)利用之后才能實(shí)現(xiàn)。把檔案工作從過去服務(wù)的主題轉(zhuǎn)向信息資源的開發(fā)與利用，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求。開發(fā)是利用的基礎(chǔ)，利用是開發(fā)的目的，開發(fā)與利用兩者相互促進(jìn)，相輔相成。

2.2 檔案利用與保護(hù)的關(guān)系

檔案的利用伴隨著檔案信息的傳遞和疏散，檔案信息的傳遞通過利用的方式得以體現(xiàn)。保護(hù)檔案是為了最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。目前，提供利用檔案時(shí)基本都使用原件，原件每使用一次，會(huì)受到磨損一次，為了減少檔案利用過程中的損壞，要采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，管理檔案信息，以滿足利用和保護(hù)的需要。搞好館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收，建立館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)，用數(shù)字化改變檔案館的傳統(tǒng)服務(wù)功能，是當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代保護(hù)檔案原件的有效手段。

3 開發(fā)利用檔案信息資源的途徑

檔案信息資源是人類社會(huì)活動(dòng)中積累起來(lái)的以檔案信息為核心的各類檔案信息的集合，是來(lái)源于檔案的，反映事物特征性、運(yùn)動(dòng)狀態(tài)、方式及規(guī)律的，已經(jīng)經(jīng)過加工處理有序化并大量積累起來(lái)的有用信息的集合。檔案信息資源概念從提出到現(xiàn)在的不斷發(fā)展、完善，其最終目的是為了更好的理解檔案信息可開發(fā)性，促進(jìn)檔案合理利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。因此，必須采取各種措施，把埋藏在檔案內(nèi)容中各種有價(jià)值的信息輸送出去，滿足企業(yè)對(duì)檔案信息的需求，這樣才能把檔案信息資源的開發(fā)利用工作推向一個(gè)新的高度。

3.1 檔案信息資源開發(fā)的途徑

檔案信息資源開發(fā)利用有二種途徑。一是提供利用檔案原件、檔案復(fù)印件，屬于檔案信息資源的開發(fā)利用的直接利用方式。檔案直接利用的方法有：檔案開架閱覽、檔案的借閱、制發(fā)檔案復(fù)印件、舉辦檔案展覽、制發(fā)檔案證明、檔案的咨詢服務(wù)、電話查檔、電子文件網(wǎng)上查閱等形式。二是提供利用檔案編研資料、成果，如志書、簡(jiǎn)史，屬于檔案信息資源開發(fā)利用的編研成果利用方式。檔案的直接利用是檔案利用的初級(jí)形式，檔案編研成果利用是檔案利用工作的高級(jí)形式。檔案直接利用滿足利用者的一般需求，檔案編研成果利用滿足利用者的特殊需求。二者利用都是企業(yè)不可缺少的，只是利用者根據(jù)實(shí)際情況而定。

3.2 更新觀念，提高業(yè)務(wù)人員的專業(yè)能力

檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。檔案工作人員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)，而且還必須具備一定的本企業(yè)所需要的專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)學(xué)科 （文獻(xiàn)檢索、邏輯學(xué)等 ）的基礎(chǔ)知識(shí)，具有分析能力和創(chuàng)新能力，只有這樣才能更好地開發(fā)利用檔案信息資源。檔案工作者在提高業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)還要更新觀念，要從過去的封閉式的管理模式中解放出來(lái)，從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，打破因循守舊，看攤守業(yè)的管理模式，研究利用者的心理，掌握利用工作規(guī)律，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新利用方法，樹立新的管理觀念，更好地為企業(yè)建設(shè)服務(wù)。檔案管理人員要用所學(xué)的知識(shí)研究開發(fā)利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)和新問題，轉(zhuǎn)變思想觀念，運(yùn)用創(chuàng)新開發(fā)和利用的工作方式、服務(wù)手段和工作制度，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心任務(wù)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、施工生產(chǎn)和基層單位服務(wù)。

3.3 收集檔案豐富館藏，做好編研工作

檔案是檔案館的物質(zhì)基礎(chǔ)，館藏豐富與否，直接影響到檔案館的各項(xiàng)工作，要開發(fā)利用檔案信息資源，關(guān)鍵的問題是把檔案信息收集齊全，建立一個(gè)信息資源庫(kù)。檔案管理人員要熟悉信息資源庫(kù)，經(jīng)常了解利用者的客觀要求，有的放矢地進(jìn)行檔案開發(fā)利用，從中探索開發(fā)利用工作規(guī)律，積累開發(fā)利用工作經(jīng)驗(yàn)。近年來(lái)，我公司根據(jù)檔案資源分類進(jìn)行編研的常用方法如下：endprint

第一類是檢索工具類編研資料。主要通過編寫檔案總目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄、重要文件目錄、文號(hào)目錄、資料目錄和專題卡片、著錄卡片等檢索工具，從宏觀與微觀的各個(gè)層面揭示館藏檔案的內(nèi)容、數(shù)量與存放位置。

第二類是檔案館介紹類編研資料。主要包括檔案館指南、全宗介紹、立檔單位全宗情況說明等編研資料，主要用于揭示本單位各種檔案的內(nèi)容、數(shù)量和成分。

第三類是匯編、匯總類編研資料。主要有歷年經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況匯編、歷年獲得的主要榮譽(yù)、成果匯編，勞動(dòng)工資、人事任免、企業(yè)改革、財(cái)務(wù)管理、科技工作等文件匯編（或選編），黨委會(huì)、董事會(huì)、職代會(huì)、工作會(huì)或重要的專題會(huì)議文件匯編等。

第四類是簡(jiǎn)介類編研資料。主要有工程、產(chǎn)品、研究成果、專利成果、新技術(shù)、新工藝、新工法、新設(shè)備、先進(jìn)單位和先進(jìn)模范人物事跡等簡(jiǎn)介。

第五類是史料類編研資料和專題類編研資料。史料類編研資料主要包括企業(yè)簡(jiǎn)介、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記以及聲像編研史料。專題類編研資料根據(jù)企業(yè)不同時(shí)期的不同需求，有的放矢地編纂一些專題史料和專題資料，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。如：企業(yè)改制改革專題史料；企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新；企業(yè)成本管理；企業(yè)工程創(chuàng)優(yōu)；企業(yè)工資改革；工程項(xiàng)目管理；領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)；企業(yè)文化建設(shè)專題資料等。

第六類是企業(yè)史志、企業(yè)年鑒。為企業(yè)編史修志提供了直接素材，編史修志是對(duì)檔案的大規(guī)模的集中利用，是對(duì)檔案精華的高度濃縮，是利用檔案“了解歷史，服務(wù)現(xiàn)實(shí)，規(guī)劃未來(lái)”的重大舉措，也是弘揚(yáng)企業(yè)文化的重要途徑。企業(yè)年鑒是逐年編寫的概覽企業(yè)全貌的綜合性資料性工具書，也是綜合利用檔案的產(chǎn)物。

通過分類編研公司改善了館藏結(jié)構(gòu)，使檔案收集達(dá)到了一定的深度和廣度，同時(shí)做好館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收，順應(yīng)社會(huì)信息化的趨勢(shì)，用數(shù)字化改變檔案館的傳統(tǒng)服務(wù)功能，公司利用檔案管理軟件向各部門和下屬單位提供檔案信息資源的開發(fā)和利用，取得很好的效果。

3.4 利用信息技術(shù)是發(fā)揮檔案資源的需要

檔案信息資源是檔案管理人員通過有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動(dòng)渠道的設(shè)計(jì)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項(xiàng)工作，借助于信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動(dòng)化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時(shí)模式。在信息化時(shí)代，企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為此我公司檔案信息自動(dòng)化建設(shè)以公司檔案室為著眼點(diǎn)組成一個(gè)系統(tǒng)，以公司各部門和施工項(xiàng)目部分別為一個(gè)節(jié)點(diǎn)，組成縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣既能夠發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，又能夠控制各個(gè)節(jié)點(diǎn)，提高系統(tǒng)的綜合管理能力，此外在企業(yè)檔案接收和保管上也發(fā)生改變，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動(dòng)中應(yīng)有的支持作用。檔案儲(chǔ)藏著大量的信息資源，要把這些信息資源開發(fā)出來(lái)，滿足社會(huì)需要，就必須采用現(xiàn)代化開發(fā)手段和先進(jìn)的傳遞技術(shù)，高質(zhì)量、高效率地提煉、加工及傳遞檔案信息，將所有館藏檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)去實(shí)現(xiàn)檔案信息的提供和利用。

（作者單位：中鐵二十二局集團(tuán)公司）endprint