李 遲

（音王集團 國際營銷中心，浙江 寧波 315104）

1 研究對象概述

根據2011年6月國家工業(yè)和信息化部、國家統(tǒng)計局、國家發(fā)改委、財政部聯合印發(fā)的《關于印發(fā)中小企業(yè)劃型標準規(guī)定的通知》，結合各行業(yè)特點并依據各類型企業(yè)從業(yè)人員、營業(yè)收入、資產總額等指標，中小型外貿企業(yè)定義為從業(yè)人員200人以下或營業(yè)收入4000萬元以下的中小微型企業(yè)?，F在，中小型外貿企業(yè)已占據了國民經濟的一定比例，而隨著入世和全球經濟一體化，中小型外貿企業(yè)已經成為推動我國經濟發(fā)展的重要力量。與此同時也應該清醒地看到，中小型外貿企業(yè)內部普遍存在著組織結構混亂、管理水平低下、生產經營粗放等諸多的問題。這些問題的存在，制約了中小型外貿企業(yè)的發(fā)展，也影響了這些企業(yè)社會作用的發(fā)揮。

內部控制是指在一定的環(huán)境內，單位為了達成其既定經營目標，保護資產的安全和完整，保證會計資料的正確可靠，確保經營方針的貫徹執(zhí)行，保證經營活動的經濟性、效率性和效果性而在單位內部采取的自我調整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施。本文意在分析中小型外貿企業(yè)內部控制目前存在的問題，尋找改進內部控制的方法，建立有效的內部控制環(huán)境，從而達到增加企業(yè)效益，提高科學管理水平，轉變經濟增長方式的目的。中小型外貿企業(yè)內部控制問題是一個很有現實意義的課題。

2 目前中小型外貿企業(yè)內部控制存在的普遍問題

2.1 企業(yè)內部控制意識淡薄，相關內控制度不夠健全

中小型外貿企業(yè)內部控制意識淡薄，大多數企業(yè)負責人沒有認識到內控制度對企業(yè)的重要性，甚至認為內控制度增加內耗，因此不想建立內控制度或者不愿意執(zhí)行內部控制，遇事無章可循或有章不循的現象較為嚴重。這些現象的存在也影響了其他員工對內控制度的理解，降低了內部控制的執(zhí)行力，導致企業(yè)內部控制的思想意識淡薄。

有部分中小型外貿企業(yè)雖然建立了內部控制制度，但制度不夠完整，并未覆蓋全部業(yè)務操作環(huán)節(jié)和所有相關人員。如決策層面上，企業(yè)負責人全權包攬，企業(yè)重要決策制定沒有經過市場調研、風險評估、法律咨詢等環(huán)節(jié)，未進行可行性分析，缺乏系統(tǒng)的、科學的決策制定機制；單證管理制度不規(guī)范，存在職責不明、流程不暢、流通緩慢、處理不當等問題，導致業(yè)務控制存在漏洞；國際結算方式控制不嚴，以信用證為例，許多企業(yè)忽視了“審證”環(huán)節(jié)的控制，審核不嚴，沒有察覺該環(huán)節(jié)的“軟條款”或“陷阱條款”，導致被扣款或遭受信用證欺詐。

還有部分中小型外貿企業(yè)雖然建立了內部控制制度，但是在實際業(yè)務操作中并未執(zhí)行，或不按內部控制制度或流程辦事，久而久之使得內部控制制度流于形式。

2.2 企業(yè)內部組織機構不健全，機構或職位設置沒有遵循制衡性原則

大多數中小型外貿企業(yè)內部組織機構設置不健全。在組織結構上，中小型外貿企業(yè)的管理者往往同時也是企業(yè)的實際投資者，因此企業(yè)在運營過程中經常會出現計劃、執(zhí)行、控制、監(jiān)督高度集中的現象，這使得按照內部控制要求設置的專職崗位或職能機構的作用有限甚至形同虛設。業(yè)務人員包辦采購、生產、銷售、單證等業(yè)務操作全部流程，形成企業(yè)對業(yè)務人員的過度依賴，使得企業(yè)的客戶、訂單、流程等環(huán)節(jié)個人化特征日益突出，這必然導致企業(yè)對業(yè)務流程缺乏有效的控制和約束；財務人員一人多崗或身兼數職，有的小型企業(yè)財務人員既是會計又是出納，或同時管理賬本和現金，未實現不相容職務分離和程序控制，在組織結構控制方面出現缺位現象，一旦相關人員出現問題，會給企業(yè)造成重大損失。

2.3 缺乏良好的人力資源內部環(huán)境，缺少高素質的專業(yè)人才，人才流失嚴重

中小型外貿企業(yè)基礎比較薄弱、資金相對短缺、管理水平較低，缺乏良好的人力資源內部環(huán)境，很多企業(yè)難以招聘到高素質的人才。入世后，各種從事國際貿易的大型公司和跨國企業(yè)不斷涌現，他們的福利、薪水、工作環(huán)境、培訓機會等各方面條件都要優(yōu)于中小型外貿企業(yè)，再加上中小型外貿企業(yè)內部管理、用人機制、激勵制度不健全等問題，使得中小型外貿企業(yè)很難招聘到高層次的人才，甚至自身培養(yǎng)出來的骨干人才也經常流失。企業(yè)的競爭說到底還是人才的競爭，人才流失不僅會使企業(yè)正常運營生產受到影響、業(yè)務流失造成經濟損失，甚至會影響到企業(yè)的核心競爭力。

2.4 外貿企業(yè)風險防范和控制能力不強

外貿企業(yè)與其他類型企業(yè)相比要面對更多的外部風險。根據PEST分析法，外貿企業(yè)需要面對的外部風險因素主要有：（1）政治風險因素（P）：外貿企業(yè)面對國際市場，加入世貿組織后，開放了更多的貿易領域，但貿易國之間政局、外交關系、貿易壁壘等變動隨時會對貿易活動造成影響；（2）經濟風險因素（E）：由于全球經濟一體化的加劇，近年以來的金融危機、歐債危機對外貿企業(yè)進出口產生很大影響，人民幣對外匯率的提升造成一定程度的出口貿易下滑；（3）社會文化風險因素（S）：國際貿易活動中，需要面對來自不同國家的貿易人群，存在不同語言的交流，由于受地域、文化、種族、宗教等社會因素的制約會對貿易活動形成不同程度的影響；（4）技術風險因素（T）：科學技術日新月異、競爭激烈，市場需求結構發(fā)生改變，傳統(tǒng)產品原有優(yōu)勢已逐漸消失甚至被直接淘汰；電子商務等新型外貿營銷模式的興起正在逐步改變傳統(tǒng)的營銷模式，外貿企業(yè)要不斷改善經營思路、及時升級換代來適應國際市場發(fā)展的需要。

同時，外貿企業(yè)還存在著內部風險因素，主要有：（1）經營風險：產品適銷不對路、市場份額減少，新競爭者進入的威脅，出口合同以及單證風險，信用風險仍然時時存在；（2）法律風險：對知識產權、品牌缺乏法律意識，大部分中小型外貿企業(yè)仍處在貼牌代工的勞動密集型行業(yè)位置；外貿合同條款不規(guī)范，存在法律漏洞，約束力低，一旦不能履約或發(fā)生違約，企業(yè)將處于不利位置；（3）管理風險：中小型外貿企業(yè)由于管理制度不健全對企業(yè)經營造成影響；高層管理者由于受文化層次，自身偏好對企業(yè)決策造成風險；外貿業(yè)務操作者由于受知識結構、工作經驗和能力對實際業(yè)務操作構成風險。

另外，中小型外貿企業(yè)面對上述多種風險，卻很少系統(tǒng)、全面、持續(xù)地收集相關信息，并結合實際情況，進行及時的風險評估，使得企業(yè)承擔著高度風險。一旦風險發(fā)生，不能及時規(guī)避，企業(yè)就會遭到風險損失。如果超出企業(yè)能夠承擔的風險范圍，將會帶來嚴重的后果。

2.5 中小型外貿企業(yè)內部控制缺乏有效的監(jiān)督機制，內部審計職能弱化甚至缺失

內部監(jiān)督是評價并檢查內部控制的規(guī)范性及有效性、發(fā)現內部控制的制度缺陷、減少循私舞弊行為、保障資產資金安全的重要措施。中小型外貿企業(yè)由于受到企業(yè)規(guī)模、管理重視程度等方面的限制，缺乏有效的監(jiān)督機構和監(jiān)督機制。內部審計是企業(yè)內部監(jiān)督的重要環(huán)節(jié)，但是在現實情況中大多數中小型外貿企業(yè)都沒有建立內部審計機構，雖然有部分企業(yè)建立了審計或其它監(jiān)督機構，其職能履行或監(jiān)督作用也嚴重弱化，或由于監(jiān)督人員良莠不齊的能力水平不能給予各個部門的績效和財務會計信息以準確評價，審計獨立性差、權威性弱。審計結束后，對監(jiān)督控制中發(fā)現的問題簡單了事，不作深入分析，導致內部監(jiān)督流于形式，未達到實質性控制效果。

3 解決內部控制問題的相關對策及建議

3.1 加強企業(yè)內部控制意識、完善內部控制制度

首先要樹立正確內部控制觀念，充分認識內部控制的重要性。內控部門不同于業(yè)務部門，業(yè)務部門是以實現企業(yè)價值最大化為目的，而內控部門是要求企業(yè)中的每個員工運用正確的方法來做該做的事，以保證企業(yè)運營的合法性，流程的規(guī)范性，資金的安全性。所以內控制度具有防御性的特點。內部控制要覆蓋企業(yè)負責人到每個部門的負責人，再到企業(yè)每一名員工，企業(yè)內部的每個成員都對內部控制負有各自的責任。內部控制的過程是由企業(yè)內部的所有成員共同執(zhí)行的。因此，應該提高企業(yè)負責人和各級管理者內部控制的意識，使得他們充分認識建立內部控制制度的重要性和內部控制的作用，這是中小型外貿企業(yè)內部控制能夠正常實施的關鍵點。隨后應該提高企業(yè)內部每個員工的管理知識水平，建立正確的內控意識，樹立明確的工作目標，按流程辦事，這樣內部控制才能夠科學有效地發(fā)揮作用。

其次，要建立適合企業(yè)實際情況的內部控制制度?？梢宰裱瓋炔靠刂破叽笤瓌t來建立內部控制制度，七大原則即合法性原則：整體性原則，針對性原則，一貫性原則，適應性原則，經濟性原則，發(fā)展性原則。中小外貿企業(yè)在建立內控制度方面要符合國家法律法規(guī)，覆蓋企業(yè)流程的每個步驟，在企業(yè)發(fā)展的不同階段，要根據企業(yè)該階段經營目標的要求，建立相配套的內部控制制度，以滿足企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。在完善內控制度方面，由于企業(yè)規(guī)模有限，在制定內控制度制定的實際操作上，可以吸取大企業(yè)或其他類型企業(yè)的經驗，取其精華并根據實際情況做出調整，建立適合自己企業(yè)科學合理的內部控制制度。

3.2 建立完善的企業(yè)內部組織結構

中小型外貿企業(yè)要根據自身企業(yè)的實際情況對企業(yè)內部組織結構和職責分工有整體規(guī)劃，要注意分工的科學性、建立清晰的崗位職責，加強人員素質的控制。在設置內部崗位時，要嚴格遵守不相容職務分離的制衡性原則。既要考慮實際工作的需要，也要兼顧內部控制的需要，在治理結構、崗位設置及權責分配、業(yè)務流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督，同時兼顧運營效率，使機構設置既精煉又合理。這些崗位主要包括：授權批準、會計記錄、財產保管、業(yè)務經辦、稽核檢查等職務。

另外具體組織控制步驟上還可增加授權控制和審核批準控制步驟：授權控制要求企業(yè)根據崗位職責分工，明確各員工辦理經濟業(yè)務與事項的權限、審批程序和相應責任等內容。企業(yè)內部各級員工必須在授權范圍內行使職權和承擔責任。審核批準控制要求企業(yè)各員工按照規(guī)定的授權和程序，對相關經濟業(yè)務和事項的真實性、合規(guī)性、合理性以及有關資料的完整性進行復核與審查，通過簽署意見并簽字或者蓋章，做出批準、不予批準或者其他處理的決定。

3.3 建立良好的人力資源內部環(huán)境，建立企業(yè)核心價值觀和企業(yè)文化

對中小型外貿企業(yè)而言，人才尤其是關鍵員工對企業(yè)穩(wěn)定地進行生產經營活動起到了重要的作用。伴隨著經濟的發(fā)展，人力資源作為企業(yè)的重要資源，將在企業(yè)價值的創(chuàng)造中將發(fā)揮越來越重要的作用。要留住員工就要創(chuàng)造良好的人力資源內部環(huán)境，建立規(guī)范的人事管理制度，設計合理的薪酬和福利保障制度，建立科學的激勵機制或嘗試股份制改造，將員工的利益與企業(yè)投資者的利益互相捆綁,激發(fā)員工的工作積極性，實現雙贏。

有條件的企業(yè)還應該建立企業(yè)的核心價值觀和企業(yè)文化，樹立企業(yè)和員工共同的價值取向和發(fā)展目標，有時候成功的企業(yè)文化對員工的影響作用會比物質激勵更為有效。再如創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，加強與員工的交流溝通，提供良好的培訓機會，重視員工的個體成長和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。

最后應該規(guī)范制度、操作流程、備份客戶資料、建立新員工培訓機制，進行離職審計等將員工流失損失降到最低。

3.4 加強對主要風險的防范和控制,建立風險預警機制和緊急應對措施

第一，增強企業(yè)風險防范意識，多關注了解我國和關聯貿易國政治、經濟政策動向、相關法律法規(guī)以及必要的語言文化背景，建立風險評估機制，研究企業(yè)或相關產品在國際市場遭受風險的可能性，增設風險預警機制和相關應對措施；培養(yǎng)專門人才或成立專門機構對風險進行管控，規(guī)避或減低因為相關風險而造成的損失。

第二，外貿企業(yè)采取各種有效措施來防范或應對風險：（1）努力實現產品和市場多元化，生產符合市場需求的產品，增加產品技術含量，提高產品附加值，改變以廉價取勝的做法，創(chuàng)建更多的世界知名品牌，增強企業(yè)自身抗風險的能力；努力開拓全球市場，分散因為市場變化帶來的風險，當一個貿易國或貿易區(qū)域發(fā)生風險時，可以將市場轉移到其他國家或區(qū)域，從而規(guī)避或減低風險。（2）充分利用各種防范風險的金融杠桿和保險工具。如銀行匯率鎖定，可避免因為匯率上漲而引起產品利潤下降；出口信用保險，可規(guī)避因為買方無力支付貨款或破產等引起的商業(yè)風險；期貨杠桿工具，可規(guī)避因為商品價格上漲或下跌引起的損失風險；（3）外貿企業(yè)從業(yè)人員也要遵守相關法律法規(guī)、合同約定，增強法律意識，依法辦事，向專門的法律顧問請教相關貿易國的貿易法律，規(guī)避風險。

3.5 加強企業(yè)內部監(jiān)督的控制，發(fā)揮內部審計的作用

內部監(jiān)督是內控制度正常運行的重要保障，要堅定不移地貫徹落實。內部審計是內部監(jiān)督的主要方法，中小型外貿企業(yè)要逐步建立內部審計制度，定期檢查內控制度的執(zhí)行情況，記錄相應信息，初步評價內控制度的合理性和健全性。進行有效性、可靠性的測試，驗證相關內部控制制度設計以及執(zhí)行的成效，評價內部控制的強弱，評價風險控制的優(yōu)劣，掌握內部控制執(zhí)行過程中的績效情況，對內部控制的薄弱環(huán)節(jié)加強審計步驟。通過上述方法來分析企業(yè)內部控制的缺陷和形成原因，提出改善內部控制的建議。

內部監(jiān)督還要建立相配套的獎懲措施、考核制度，發(fā)現問題及時解決，保障內部審計機構或其他監(jiān)督機構工作的獨立性，確保內部監(jiān)督工作的有效性并發(fā)揮相應的作用。

綜上所述，解決當前中小型外貿企業(yè)內部控制問題,能確保企業(yè)既定目標的達成，提高企業(yè)會計信息的可靠性及正確性，保護企業(yè)財產的安全完整，保證生產和經營管理活動順利進行。對提高中小型外貿企業(yè)的經濟效益,促進外貿經濟發(fā)展具有一定現實意義。

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