中國(guó)石油化工股份有限公司湖北石油分公司 李爽

當(dāng)前是一個(gè)信息化的時(shí)代，大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)開始電子化的管理。企業(yè)財(cái)務(wù)作為信息化的前沿陣地，成為很多企業(yè)信息化的起點(diǎn)，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成為普遍的現(xiàn)象。經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展也對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作提出了更高的要求，在現(xiàn)今企業(yè)財(cái)務(wù)的一個(gè)很重要的領(lǐng)域——費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化也成為一種發(fā)展趨勢(shì)。建立數(shù)字化的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，將原始單據(jù)的傳遞、審批納入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中已成為當(dāng)務(wù)之急。網(wǎng)上報(bào)銷將成為繼會(huì)計(jì)電算化之后，再次將寶貴的大量人力從瑣碎的事務(wù)中解脫出來(lái)，提高財(cái)務(wù)人員工作效率和工作質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)的事務(wù)處理和管理模式走向網(wǎng)絡(luò)化的重大改革。

1 手工費(fèi)用報(bào)銷方式的弊端

隨著企業(yè)的擴(kuò)張，財(cái)務(wù)信息的繁雜，財(cái)務(wù)部門的工作量變得越來(lái)越大，工作程序也越來(lái)越繁冗重復(fù)，手工報(bào)銷明顯已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理的需要了。其弊端主要體現(xiàn)在：

(1)效率低下。其中，手工填制報(bào)銷單據(jù)效率低下，錯(cuò)誤率高，填寫不規(guī)范需要反復(fù)修改，領(lǐng)導(dǎo)審批耗時(shí)。財(cái)務(wù)審核需要審核原始單據(jù)及領(lǐng)導(dǎo)審批金額，還要控制審批流程、預(yù)算等，屬于機(jī)械勞動(dòng)。這些都與將核算會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)化為管理會(huì)計(jì)的目標(biāo)相背離。

(2)預(yù)算控制有時(shí)形同虛設(shè)。預(yù)算在前，報(bào)銷在后，但是目前實(shí)際操作中，領(lǐng)導(dǎo)在某項(xiàng)預(yù)算資金計(jì)劃超額后因?qū)嶋H已經(jīng)開支而簽批，這樣企業(yè)就無(wú)法將資金計(jì)劃管理更好地落在實(shí)處。預(yù)算控制手段成為虛設(shè)，嚴(yán)重影響預(yù)算的編制進(jìn)度和準(zhǔn)確性。

(3)貨幣資金的支付嚴(yán)重滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生。在手工費(fèi)用報(bào)銷的方式下，資金支付受審批程序和銀行處理業(yè)務(wù)速度的影響，嚴(yán)重滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生，也浪費(fèi)員工寶貴的時(shí)間。

(4)單位費(fèi)用支出規(guī)則和預(yù)算制度無(wú)法強(qiáng)制遵守，常常因?yàn)閭€(gè)人因素不能很好貫徹執(zhí)行。例如前款不清，后款不借，各項(xiàng)支出額度等制度有時(shí)候不能很好的執(zhí)行。

這些問(wèn)題的存在，為企業(yè)的財(cái)務(wù)工作帶來(lái)了相當(dāng)?shù)碾y度。只有打破這種傳統(tǒng)的操作模式，才是企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷電子化前進(jìn)發(fā)展的必由之路。

2 費(fèi)用報(bào)銷電子化的優(yōu)點(diǎn)

目前會(huì)計(jì)核算軟件主要的原始數(shù)據(jù)是記帳憑證，而不是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，是事后反映，不能滿足實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)地管理和控制要求，而費(fèi)用報(bào)銷電子化使應(yīng)用范圍從管理部門延伸到原始業(yè)務(wù)發(fā)生點(diǎn)。

費(fèi)用報(bào)銷電子化是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。在這一流程下，員工可以隨時(shí)隨地提交財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員按照員工提交的報(bào)銷審批單審核原始單據(jù)，并提交給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時(shí)隨地利用數(shù)字簽名的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，審批完成后通過(guò)網(wǎng)上銀行進(jìn)行支付，并自動(dòng)生成憑證。這種報(bào)銷方式相較于傳統(tǒng)的手工報(bào)銷方式有以下明顯優(yōu)點(diǎn)。

2.1 真正實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化

員工報(bào)銷只需要進(jìn)入系統(tǒng)，簡(jiǎn)單地填寫報(bào)銷需要的單據(jù)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)將單據(jù)按后臺(tái)配置的職能和權(quán)限將單據(jù)依次傳遞到財(cái)務(wù)審核人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)那里。員工提交單據(jù)后就直接將原始單據(jù)交給財(cái)務(wù)審核人員，在外地的員工也可以通過(guò)特快專遞等形式將原始單據(jù)送到財(cái)務(wù)部門，審批完畢后將報(bào)銷款通過(guò)網(wǎng)上銀行直接劃入員工帳戶內(nèi)。員工不用再為簽字而反復(fù)奔波，領(lǐng)導(dǎo)也可以集中審批，不會(huì)再因?yàn)轭l繁簽字打亂自己的正常工作。

2.2 規(guī)范財(cái)務(wù)管理流程

報(bào)銷系統(tǒng)按內(nèi)控要求設(shè)定預(yù)算額度、審批流程、審批權(quán)限等內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)，而且固化了預(yù)算數(shù)據(jù)的歸屬單位、使用額度、使用時(shí)間以及使用范圍，規(guī)范了財(cái)務(wù)管理流程以及審批權(quán)限，這對(duì)于內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)也起到了促進(jìn)和加強(qiáng)的作用，有利于化解資金風(fēng)險(xiǎn)。費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)通過(guò)其內(nèi)部的預(yù)設(shè)流程，使得單據(jù)必須按正規(guī)流程傳遞，避免了越級(jí)審批，減少了財(cái)務(wù)審核人員對(duì)流程的審核時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)、高效的企業(yè)內(nèi)控流程。

2.3 信息及時(shí)性更強(qiáng)

由于報(bào)銷電子化不受空間和時(shí)間的限制，財(cái)務(wù)信息的傳遞和處理也突破了時(shí)空的限制，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)、準(zhǔn)確地了解公司的財(cái)務(wù)狀況，為其決策提供支持。系統(tǒng)還能與預(yù)算管理系統(tǒng)無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算控制的需要，滿足企業(yè)不同層次的預(yù)算控制需要，方便實(shí)時(shí)查詢預(yù)算發(fā)生的數(shù)據(jù)明細(xì)和余額。與銀行系統(tǒng)連接后，資金通過(guò)銀行轉(zhuǎn)帳直接到達(dá)報(bào)銷人帳戶，報(bào)銷人能很及時(shí)地查詢報(bào)銷是否已經(jīng)辦理結(jié)算。

2.4 財(cái)務(wù)人員職能從核算型會(huì)計(jì)向管理型會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變

費(fèi)用報(bào)銷電子化后，原始憑證自動(dòng)轉(zhuǎn)化為記賬憑證，自動(dòng)進(jìn)行銀行支付和對(duì)帳，從而減少了財(cái)務(wù)人員的重復(fù)工作，降低處理單據(jù)的錯(cuò)誤率。使財(cái)務(wù)人員能將工作重心從單純的核算向全面參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策轉(zhuǎn)移，從單純的會(huì)計(jì)管理向全面的財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)移。

2.5 結(jié)算方式實(shí)現(xiàn)了無(wú)貨幣化

系統(tǒng)通過(guò)報(bào)銷系統(tǒng)主功能獲取付款信息，處理后傳遞到網(wǎng)絡(luò)銀行系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)批量付款，防范了支付風(fēng)險(xiǎn)，也減少了財(cái)務(wù)人員進(jìn)行現(xiàn)金支付的工作量。

2.6 可以節(jié)約成本

費(fèi)用報(bào)銷電子化后，員工只需要從系統(tǒng)中提取各種信息，通過(guò)系統(tǒng)完成各個(gè)流程的審批，節(jié)約了時(shí)間成本。財(cái)務(wù)審核人員也不需要審核流程，節(jié)約了大量審核成本。系統(tǒng)將其他流程與財(cái)務(wù)流程關(guān)聯(lián)在一起，報(bào)銷的時(shí)候系統(tǒng)能將報(bào)銷事項(xiàng)需要的報(bào)告、預(yù)算等直接傳遞至各個(gè)環(huán)節(jié)，節(jié)約了辦公成本。

3 費(fèi)用報(bào)銷電子化目前存在的問(wèn)題及解決方法

目前有很多大型企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷電子化，實(shí)踐證明這是一種高效、科學(xué)、規(guī)范的管理手段。但是不可否認(rèn)的是在實(shí)際運(yùn)行中，也存在著一些問(wèn)題。

(1)費(fèi)用核銷與預(yù)算指標(biāo)相矛盾。費(fèi)用報(bào)銷首先需要有預(yù)算指標(biāo)才能核銷，但是就目前的報(bào)銷方式來(lái)看，預(yù)算指標(biāo)往往不能滿足實(shí)際費(fèi)用發(fā)生額。導(dǎo)致其他部門誤認(rèn)為是財(cái)務(wù)部門用預(yù)算指標(biāo)卡大家，造成公司內(nèi)部不和諧。(2)剛實(shí)行費(fèi)用報(bào)銷電子化時(shí)，可能要采用雙軌運(yùn)行，以便從紙質(zhì)報(bào)銷向電子化報(bào)銷平穩(wěn)過(guò)渡。這會(huì)在短時(shí)間內(nèi)加重報(bào)銷人員以及審核人員的工作量。(3)人員素質(zhì)不能馬上完全達(dá)到要求。各部門報(bào)銷經(jīng)辦人員要全面熟悉需要使用的模塊、認(rèn)真執(zhí)行報(bào)銷業(yè)務(wù)流程，一旦一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，報(bào)銷就無(wú)法順利進(jìn)行。比如有的經(jīng)辦人員不能將費(fèi)用種類分清，導(dǎo)致占用其他費(fèi)用預(yù)算等。(4)安全問(wèn)題。對(duì)于網(wǎng)上支付等業(yè)務(wù)處理，最關(guān)心的就是安全問(wèn)題。這里包括了填寫報(bào)銷單的安全性，領(lǐng)導(dǎo)簽字的安全性，支付安全性等。

為解決以上存在的問(wèn)題，必須從以下幾方面著手。

(1)提高相關(guān)人員素質(zhì)。在工作的過(guò)程中，要重視此項(xiàng)工作，增強(qiáng)責(zé)任心，提高執(zhí)行力，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行報(bào)銷流程，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力。(2)增強(qiáng)預(yù)算指標(biāo)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。預(yù)算管理應(yīng)該盡量貼合實(shí)際情況，將各項(xiàng)預(yù)算全面的涵蓋進(jìn)去。使預(yù)算進(jìn)度隨時(shí)可以查詢到，各部門對(duì)預(yù)算要做到心中有數(shù)。(3)盡快推行電子化報(bào)銷。對(duì)各部門報(bào)銷經(jīng)辦人員進(jìn)行操作的培訓(xùn)，增強(qiáng)準(zhǔn)確性，減少差錯(cuò)。在雙軌運(yùn)行時(shí)，要對(duì)相關(guān)各環(huán)節(jié)人員進(jìn)行評(píng)價(jià)以及測(cè)試，確認(rèn)相關(guān)人員完全熟悉后，盡快使紙質(zhì)單據(jù)退出報(bào)銷流程。(4)加大培訓(xùn)力度。搞好費(fèi)用報(bào)銷電子化，需要相關(guān)人員具備基本的會(huì)計(jì)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，將各個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作制作講義下發(fā)給相關(guān)人員學(xué)習(xí)。(5)加強(qiáng)硬件管理，不斷完善網(wǎng)絡(luò)支持。要適時(shí)更新設(shè)備，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，確保運(yùn)行暢通。

4 費(fèi)用報(bào)銷電子化前景展望

費(fèi)用報(bào)銷電子化是企業(yè)發(fā)展的必然手段，不僅僅局限于公司機(jī)關(guān)，對(duì)于大型企業(yè)，尤其是分支機(jī)構(gòu)眾多而且分散的企業(yè)，隨著報(bào)銷電子化的發(fā)展和完善，在技術(shù)以及硬件環(huán)境成熟的情況下，建立并實(shí)施這一系統(tǒng)，將會(huì)為企業(yè)節(jié)約大量人力和財(cái)力成本，不僅在當(dāng)前能給企業(yè)帶來(lái)巨大的效益，更有利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。

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[2] 申亞楠,李洪濤.網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)夢(mèng)想[J].會(huì)計(jì)之友,2003(12).

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