彭丹林

淺析醫(yī)藥企業(yè)重組檔案處置問題及建議

彭丹林

文章淺析醫(yī)藥企業(yè)集團在并購擴張及結(jié)構(gòu)調(diào)整過程中，企業(yè)法人性質(zhì)的獨立立檔企業(yè)在采取兼并、收購、關(guān)停、并轉(zhuǎn)等方式重組后，檔案處置工作存在諸多問題，進而實踐探索企業(yè)重組檔案處置的具體有效辦法。

醫(yī)藥企業(yè)集團；重組；檔案處置；實踐探索

在市場經(jīng)濟競爭大潮中，醫(yī)藥企業(yè)為了保持和增強競爭優(yōu)勢，由單一品種生產(chǎn)、經(jīng)營發(fā)展為集團化的企業(yè)，發(fā)生了一系列的變化。其擴張之路從中、西藥產(chǎn)品生產(chǎn)、研發(fā)、營銷，到醫(yī)藥商品經(jīng)營等行業(yè)相關(guān)產(chǎn)業(yè)鏈，甚至涉足其他產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域。地域上跨界生產(chǎn)經(jīng)營；所有制上由單一主體向混合所有制轉(zhuǎn)變。其間兼并收購、優(yōu)化組合等重組事件貫穿于企業(yè)發(fā)展的每一個階段。筆者就職的醫(yī)藥企業(yè)從1000萬產(chǎn)值小廠發(fā)展為1000億產(chǎn)值的大型集團企業(yè)，先后兼并收購大小法人企業(yè)幾十家，涉及醫(yī)藥工業(yè)、醫(yī)藥商業(yè)、醫(yī)藥科研、中藥種植、包裝業(yè)、食品加工、報業(yè)、旅游、農(nóng)業(yè)、房地產(chǎn)等行業(yè)。當(dāng)擴張之路走到一定階段，又面臨優(yōu)化組合、結(jié)構(gòu)調(diào)整，集團成員企業(yè)合并、注銷、轉(zhuǎn)讓等重大重組事件時有發(fā)生。在擴張和優(yōu)化重組的過程中，對被重組企業(yè)檔案材料的處置存在著一些問題，對集團企業(yè)經(jīng)營管理工作造成一些不必要困擾。

一、對被重組企業(yè)檔案重要價值的重新認識

本文討論的“企業(yè)重組檔案”主要指企業(yè)整體兼并、收購?fù)獠科髽I(yè)，或內(nèi)部企業(yè)合并、注銷、轉(zhuǎn)讓后，由續(xù)存企業(yè)、新設(shè)企業(yè)、上級企業(yè)接收管理的被重組企業(yè)原有檔案。此類檔案除少部分對重組后的企業(yè)沒有價值外，絕大部分檔案都有它繼續(xù)存在的重要價值。

1.能為重組企業(yè)進行并購意向調(diào)查、評估、分析論證提供依據(jù)性文件材料。

2.能為協(xié)議重組成功后辦理各種所有權(quán)變更提供依據(jù)和憑證性文件材料。

3.醫(yī)藥產(chǎn)品、固定資產(chǎn)（如房屋、設(shè)備等）檔案是新重組企業(yè)正常組織產(chǎn)品生產(chǎn)、新產(chǎn)品研發(fā)，房屋及設(shè)備的使用、維護、改造等必須使用的基礎(chǔ)資料。

4.會計檔案反映原企業(yè)的經(jīng)營狀況，其中與企業(yè)資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)重組相關(guān)的原始憑證尤為重要。

5.管理類檔案是企業(yè)發(fā)展及企業(yè)文化的縮影，并購重組企業(yè)可以從中借鑒原企業(yè)成功的經(jīng)驗、吸取其失敗的教訓(xùn)。

6.人事檔案是原企業(yè)員工信息的集中反映，是職工分流、履職、退休的依據(jù)材料，需要永久保存，不能因企業(yè)重組變化而隨意處置。

7.各種權(quán)益類證件、證書、經(jīng)營許可證、產(chǎn)品批件、榮譽、影像等檔案是企業(yè)有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)的集中反映。

由此可見，被重組企業(yè)檔案，因其對企業(yè)重組前后經(jīng)營管理工作的有用性及其所反映的企業(yè)歷史、文化內(nèi)容，成為企業(yè)的無形資產(chǎn)，應(yīng)作為企業(yè)的重要財富對待。必須采取有效措施妥善處置，規(guī)范管理，防止其流失損毀，才有利于重組后企業(yè)開發(fā)利用檔案信息為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

二、被重組企業(yè)檔案處置中存在的問題

被重組企業(yè)檔案對重組后的企業(yè)具有重要價值，不可或缺。但在重組工作中對其檔案的處置不同程度地存在著或大或小的問題。

筆者制訂所在集團公司檔案目標(biāo)管理五年規(guī)劃時，對下屬40余家二、三級獨立法人立檔單位進行了深入細致的調(diào)查，檔案遺留問題作為調(diào)查的重要內(nèi)容之一。經(jīng)統(tǒng)計，有重大檔案遺留問題的立檔單位占調(diào)查總數(shù)的50%，且均發(fā)生過企業(yè)重組事件。企業(yè)接管的被重組企業(yè)檔案處于嚴(yán)重安全隱患之中，有的已嚴(yán)重流失、損毀。歷史較長的被重組企業(yè)檔案多，流失、損毀就更嚴(yán)重。究其原因如下：

（一）被并購重組企業(yè)原領(lǐng)導(dǎo)層檔案意識薄弱，未建立完善的檔案管理控制體系

1.未執(zhí)行國家檔案行業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，集中統(tǒng)一管理。會計檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、科研產(chǎn)品檔案、基建檔案、干部職工個人檔案、行政綜合檔案等由各職能部門保管。部門各自為政，無統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)規(guī)范要求。企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)及部門成員也保存著屬于公司的應(yīng)歸檔文件材料。企業(yè)宣布重組后，人心渙散，在清理文件材料時，有的不側(cè)重于從公司角度鑒定保存價值，而是從“為己所用”角度進行鑒定，將對個人有用的公司文件材料當(dāng)作私物帶走，或有意識地竊取公司有價值的文件材料。這種管理混亂的局面最容易造成有價值應(yīng)歸檔材料的損毀、流失。

2.企業(yè)被重組變動前后，未按國有資產(chǎn)及產(chǎn)權(quán)變動檔案處置有關(guān)規(guī)定，組織人力、物力對全部檔案進行集中清理，做好檔案清理、鑒定、移交準(zhǔn)備工作。

（二）實施重組的企業(yè)對被重組企業(yè)原檔案的重要價值認識不足，重視不夠

1.無檔案價值評估。實施重組企業(yè)重視對并購目標(biāo)企業(yè)調(diào)研、評估、協(xié)議并購過程形成的文件材料的收集，忽視對目標(biāo)企業(yè)財務(wù)會計檔案、科技檔案、干部職工檔案、管理類等檔案材料核查和價值評估。

2.無檔案處置預(yù)案。企業(yè)重組工作準(zhǔn)備階段，未意識到檔案的重要性。組建重組工作小組時未考慮到讓檔案人員參與進去，檔案人員難以提前介入，提出檔案處置預(yù)案并組織實施。

3.無檔案規(guī)范移交要求。在接管被重組企業(yè)時，對其檔案的移交范圍及質(zhì)量沒有約束要求。實際上多數(shù)情況下沒有正式規(guī)范的檔案移交程序。被重組企業(yè)一哄而散。接管被重組企業(yè)后正式運行時，逐漸發(fā)現(xiàn)原有檔案混亂、缺損，影響經(jīng)營管理工作中檔案的利用，但缺損檔案材料已經(jīng)無法找回或補救。

4.企業(yè)并購重組后未及時投入人力和經(jīng)費對接收的檔案進行清理鑒定，安全保管。重組企業(yè)接管之初，忙于盡快理順各種關(guān)系，使企業(yè)恢復(fù)正常生產(chǎn)經(jīng)營，解決生產(chǎn)經(jīng)營及人員等方面的遺留問題，未能及時組織人力和經(jīng)費對檔案信息材料進行清理規(guī)范處置，而是采取封閉庫房、打包堆放方式處理。原檔案員分流，新接任檔案員不熟悉檔案情況，找不到重要檔案文件材料的情況時常發(fā)生。長期閉庫堆放，不按八防要求保管，加之人員頻繁變動、搬遷等因素，有價值的檔案混雜其中嚴(yán)重流失和損毀。

（三）企業(yè)發(fā)生重組變動前后，缺乏專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

1.被重組企業(yè)與重組企業(yè)達成兼并收購意向后，未認識到國有企業(yè)檔案是國有資產(chǎn)，未向當(dāng)?shù)貦n案行政部門申報，要求派人進行檔案處置業(yè)務(wù)指導(dǎo)。當(dāng)?shù)貦n案行政部門也無足夠業(yè)務(wù)人員深入企業(yè)指導(dǎo)。

2.重組企業(yè)各方嚴(yán)重缺乏具有檔案專業(yè)知識及技能的檔案人員。企業(yè)專兼職檔案人員往往是由部門文員兼任，多數(shù)無檔案專業(yè)知識與技能。檔案管理人員享受文員待遇，個人發(fā)展空間有限，能夠在檔案崗位連續(xù)工作兩年以上員工很少，都是爭取盡快轉(zhuǎn)崗，造成檔案人員隊伍極不穩(wěn)定。筆者所在下屬約40家獨立法人立檔單位，具有檔案專業(yè)知識與技能，能獨立開展檔案管理及指導(dǎo)工作的人員不到10%，可謂人才急缺。

三、對企業(yè)重組過程中檔案處置辦法的建議

為了保護企業(yè)檔案無形資產(chǎn)，應(yīng)根據(jù)國家檔案局、國資委等部委聯(lián)合頒發(fā)的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》（1998年3月5日印發(fā)），結(jié)合企業(yè)的實際探索完善被重組企業(yè)檔案處置的具體辦法。

（一）在企業(yè)雙方磋商并購重組協(xié)議期間即開展檔案處置工作

重組工作小組應(yīng)根據(jù)《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》規(guī)定向重組目標(biāo)企業(yè)負責(zé)人、當(dāng)?shù)貦n案行政主管部門提出檔案移交要求，請相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)對該企業(yè)檔案處置進行指導(dǎo)、監(jiān)督，避免重組過程中造成檔案混亂，散失重要檔案。

1.要求重組目標(biāo)企業(yè)成立檔案處置工作組，收集、整理、統(tǒng)計企業(yè)在各項活動中形成的檔案，清點庫存。

2.要求按有關(guān)規(guī)定對庫藏到期檔案進行留存與銷毀的鑒定工作。將繼續(xù)留存的檔案分別按移交去向編制移交目錄；擬銷毀檔案編制銷毀清冊，并由鑒定小組及分管負責(zé)人簽字確認，為企業(yè)并購?fù)瓿珊蟮臋n案交接做好準(zhǔn)備。

（二）企業(yè)應(yīng)按規(guī)定將檔案處置工作列入重組工作程序和議程，并同步進行

并購組織內(nèi)應(yīng)有富有經(jīng)驗的專業(yè)檔案人員參與，確保企業(yè)變動后檔案齊全、完整、規(guī)范。

通常情況下重組工作初期，高層領(lǐng)導(dǎo)并未關(guān)注到檔案的重要性，檔案人員一般未能參與到重組工作小組中去。檔案人員不能參與其中并提出處置意見。但企業(yè)分管檔案部門的高層領(lǐng)導(dǎo)往往是董事長、總經(jīng)理或是常務(wù)副總經(jīng)理，對本企業(yè)重組類重大事項動向，應(yīng)是最早知曉的。檔案業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)人應(yīng)關(guān)注重組類重大事項，提請領(lǐng)導(dǎo)層高度重視，讓檔案人員參與檔案處置工作，或指定人員負責(zé)重組過程中應(yīng)歸檔案材料的收集，并協(xié)調(diào)全部檔案規(guī)范移交、接收應(yīng)該是可行的。檔案人員參與重組過程要重點做好三項工作：

1.提請重組工作小組將檔案移交范圍及質(zhì)量要求條款列入與并購重組相關(guān)的合同中，以約束檔案移交方的規(guī)范移交行為。

2.對擬并購企業(yè)檔案方面的情況進行調(diào)查分析，提出檔案處置工作的合理化建議，并協(xié)調(diào)雙方解決檔案處置方面的問題。

3.在重組過程中對具體檔案業(yè)務(wù)工作進行指導(dǎo)、監(jiān)控。既要做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中形成的文件材料的收集歸檔，又要充分認識到被重組企業(yè)檔案的價值。全程會同重組工作小組規(guī)范處置被重組企業(yè)檔案，直至檔案交接工作完成。

（三）根據(jù)不同的重組形式，研究確定被重組企業(yè)檔案移交歸屬地

1.本企業(yè)對其他企業(yè)的協(xié)議收購，原企業(yè)法人繼續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營。此種收購企業(yè)看重的是該企業(yè)具有市場前景的產(chǎn)品、技術(shù)、區(qū)域優(yōu)勢或營銷網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢。通過收購取得了對該企業(yè)的全部或部分（一般在30%以上）所有權(quán)，以擴大經(jīng)營范圍和生產(chǎn)規(guī)模，提升競爭力。企業(yè)檔案保留在原企業(yè)，需要在集團檔案部門的指導(dǎo)、督促下，由原企業(yè)進行清理、規(guī)范，集中統(tǒng)一管理。

2.本企業(yè)全部兼并其他企業(yè)后并入本企業(yè)，注銷被兼并法人企業(yè)。其檔案應(yīng)進行全部清理、鑒定，將有價值的檔案移交收購企業(yè)集中統(tǒng)一管理。無保存價值檔案暫存3年后銷毀。

3.本企業(yè)集團內(nèi)部法人企業(yè)合并、注銷、轉(zhuǎn)讓等資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動形式。內(nèi)部法人企業(yè)合并，檔案移交存續(xù)方。內(nèi)部企業(yè)全部資產(chǎn)轉(zhuǎn)移注銷法人資格的，檔案移交上級主管企業(yè)。內(nèi)部法人企業(yè)全部轉(zhuǎn)讓出售給其他企業(yè)的，檔案移交讓受方。

（四）在企業(yè)重組變動過程中要穩(wěn)定檔案專業(yè)人員隊伍

企業(yè)變動時，原有熟悉企業(yè)情況及檔案業(yè)務(wù)的人員應(yīng)穩(wěn)定不變，才有利于檔案的妥善處置工作，達到事半功倍的效果。否則，原檔案專業(yè)人員分流，新派人員重新熟悉情況需一兩年時間。企業(yè)應(yīng)采取提高待遇（如發(fā)放特殊崗位津貼），穩(wěn)定人心的措施，增強檔案人員繼續(xù)工作的信心。同時，指派熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員接收并接任檔案工作，實現(xiàn)交接工作的平穩(wěn)過渡。

（五）重組企業(yè)要把檔案處置經(jīng)費列入預(yù)算，確保有經(jīng)費用于檔案清理、鑒定、移交、接收工作

并購重組企業(yè)往往重視重組后應(yīng)歸檔材料的收集歸檔，而將被重組原企業(yè)檔案擱置一邊，檢索目錄不全，檔號編制不連貫，不進行排架管理，造成檢索利用困難；有的檔案甚至處于灰塵、蟲害、受潮、高溫等安全隱患之中。其檔案如一段沉封的歷史，不用時多年無人問津，任其自然消損。并購企業(yè)接管后應(yīng)及時投入經(jīng)費、人力進行定期清理鑒定，將有價值檔案規(guī)范保管，無價值檔案造冊申報銷毀，釋放庫容空間，提高管理效率。

（六）當(dāng)重組企業(yè)檔案遺留問題已形成后，集團檔案管理部門應(yīng)及時采取補救措施

企業(yè)重組前后，未按以上措施處置檔案時，就產(chǎn)生了遺留問題，集團檔案管理部門應(yīng)督促、指導(dǎo)重組企業(yè)在2年內(nèi)清理、鑒定、規(guī)范集中管理有價值檔案。如，可以制訂并強制執(zhí)行檔案目標(biāo)管理工作內(nèi)部規(guī)范，徹底清理遺留問題；在此基礎(chǔ)上，加快提升檔案管理水平，限期三年內(nèi)申報檔案工作目標(biāo)管理達到省級以上規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

綜上所述，企業(yè)應(yīng)將檔案視為國家財富和企業(yè)無形資產(chǎn)，隨時加強收集、安全保管，避免因檔案流失、損毀帶來經(jīng)濟、財產(chǎn)損失事故的發(fā)生。

[1]國家檔案局、國家經(jīng)濟體制改革委員會、國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會、國家國有資產(chǎn)管理局.國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法[Z].檔發(fā)字[1998]6號.

[2]白玲玲，史江.2000-2012年企業(yè)集團檔案管理文獻研究綜述[J].檔案建設(shè)，2013，(4).

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彭丹林，太極集團有限公司檔案館員，研究方向：醫(yī)藥企業(yè)檔案管理實踐與研究，重慶，401147

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1007-7723（2014）03-0061-0003