張繼霞，彭紹春，史天貴，蘭 山

(北京理工大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100081)

儀器設(shè)備是高等學(xué)校重要的辦學(xué)資源，是高等學(xué)校的人才培養(yǎng)和教學(xué)科研工作重要的物質(zhì)保障。儀器設(shè)備的管理水平是諸多的管理要素綜合作用的結(jié)果，只有每一個管理環(huán)節(jié)都無縫銜接，環(huán)環(huán)相扣，整個管理系統(tǒng)才能運(yùn)轉(zhuǎn)良好。閉環(huán)管理理論將管理作為一個閉路的循環(huán)系統(tǒng)，各管理要素作為分系統(tǒng)閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而確保整個管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展。由此可見，閉環(huán)管理理論對于儀器設(shè)備的管理實(shí)踐具有積極的指導(dǎo)作用[1]。

1 儀器設(shè)備“開環(huán)”管理的弊端

目前我國高等學(xué)校的儀器設(shè)備管理很多是開環(huán)管理，管理的各個環(huán)節(jié)之間或者斷裂，或者不能實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，致使儀器設(shè)備資源未能充分發(fā)揮其功能和效益。儀器設(shè)備的“開環(huán)管理”主要表現(xiàn)在兩方面：一是儀器設(shè)備生命周期是開環(huán)管理，二是儀器設(shè)備管理過程是開環(huán)的。

1.1 儀器設(shè)備生命周期的管理

就儀器設(shè)備的生命周期而言，儀器設(shè)備管理包括儀器設(shè)備的購置、使用和報廢等3個環(huán)節(jié)，每一臺儀器設(shè)備涉及的3個環(huán)節(jié)都應(yīng)該是閉環(huán)的，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，或者某個環(huán)節(jié)之脫節(jié)，都會導(dǎo)致儀器設(shè)備管理的失效。如果對儀器設(shè)備的管理不夠重視，使新購置的儀器設(shè)備閑置放壞，不重視維護(hù)而將儀器設(shè)備用壞，用壞了又不能及時維修，無法維修的設(shè)備不及時報廢處置，長期掛在賬上成呆賬、爛賬，最終將導(dǎo)致固定資產(chǎn)的流失。這一系列問題的產(chǎn)生都是由于管理環(huán)節(jié)的開環(huán)所致。

1.2 儀器設(shè)備的過程管理

儀器設(shè)備的過程管理主要是對管理中的每個節(jié)點(diǎn)進(jìn)行質(zhì)量控制，通過每個過程細(xì)節(jié)的控制管理實(shí)現(xiàn)全面質(zhì)量管理。儀器設(shè)備過程管理的開環(huán)，主要表現(xiàn)在“八重八輕”[2]。

1.2.1 重購置，輕論證

購置儀器設(shè)備，尤其是依托建設(shè)(科研)項目購置儀器設(shè)備，其購置論證往往只考慮項目的整體可行性，而不能結(jié)合現(xiàn)有的儀器設(shè)備資源統(tǒng)籌安排。對于單臺儀器設(shè)備的購置往往未能進(jìn)行論證或者論證不夠充分，有些儀器設(shè)備甚至是專門為項目而購置的，項目一旦實(shí)施完畢，儀器設(shè)備就有可能閑置下來。因此，購置前的論證環(huán)節(jié)應(yīng)得到足夠的重視，它是儀器設(shè)備使用與購置環(huán)節(jié)之間的橋梁。缺乏論證，儀器設(shè)備的購置和使用之間就脫節(jié)，變成了開環(huán)[3]。

1.2.2 重使用，輕維護(hù)

儀器設(shè)備的維修、維護(hù)在很大程度上影響著儀器設(shè)備的使用壽命。同樣的儀器設(shè)備，維護(hù)保養(yǎng)做得好，使用壽命會延長；反之，使用壽命就會縮短。儀器設(shè)備的維修維護(hù)作為儀器設(shè)備使用過程中的管理要素，和儀器設(shè)備效益也是密切聯(lián)系的。儀器設(shè)備使用時間長，儀器設(shè)備的產(chǎn)出就高；儀器設(shè)備使用時間短，儀器設(shè)備的產(chǎn)出就低。無視或者忽視這一環(huán)節(jié)的存在，也會使儀器設(shè)備管理陷入開環(huán)，儀器設(shè)備投資效益低下。

1.2.3 重專用，輕共享

如果不清楚影響儀器設(shè)備利用率的主要因素，就無法提高儀器設(shè)備利用率。影響儀器設(shè)備利用率的因素是多方面的，其中儀器設(shè)備的開放共享是一個很重要的方面，也是高校儀器設(shè)備管理亟待解決的難題。儀器設(shè)備不能開放共享或開放共享的力度不夠，主要是由于對儀器設(shè)備缺乏監(jiān)控和有效反饋造成的。由于權(quán)責(zé)不清晰，儀器設(shè)備——尤其是科研經(jīng)費(fèi)購置的儀器設(shè)備往往成為某課題組或某項目組的“私有財產(chǎn)”，致使儀器設(shè)備無法充分發(fā)揮其效用。因此，儀器設(shè)備要開放共享必須改革管理機(jī)制，充分調(diào)動各方的積極性[4]。

1.2.4 重物力，輕人力

儀器設(shè)備管理水平的高低主要取決于管理者的能力和責(zé)任心。儀器設(shè)備管理“輕人力”主要表現(xiàn)在：(1)由于管理者技術(shù)水平所限，一些儀器設(shè)備無人會用或無人敢用，導(dǎo)致儀器設(shè)備長期閑置，放壞而非用壞；(2)儀器設(shè)備管理者沒有受到系統(tǒng)的培訓(xùn)，操作水平和業(yè)務(wù)能力不高，導(dǎo)致儀器設(shè)備功能無法充分開發(fā)利用；(3)某些高精尖的貴重儀器設(shè)備因技術(shù)骨干離職而導(dǎo)致儀器設(shè)備管理“后繼無人，青黃不接”；(4)忽視了對儀器設(shè)備管理隊伍的激勵，相關(guān)人員工作缺乏積極性和主動性[5]。

1.2.5 重制度，輕執(zhí)行

儀器設(shè)備管理水平的高低在很大程度上取決于管理制度是否健全，但僅僅依靠健全的管理制度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，如果制度缺乏可操作性，最后也會變成一紙空文。因此，要發(fā)揮管理制度的重要作用，必須嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，不能朝令夕改、模棱兩可，也不能因人而異、留有余地。當(dāng)然，規(guī)章制度可以根據(jù)執(zhí)行的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的修訂，這正是制度的閉環(huán)管理。比如，如果發(fā)生儀器設(shè)備丟失損壞，按照相關(guān)管理制度理應(yīng)賠償，但在實(shí)際操作中難免會考慮人情等因素而導(dǎo)致與規(guī)章制度的初衷相悖，與其這樣不如修訂相關(guān)管理辦法，讓規(guī)章制度真正落到實(shí)處[6]。

1.2.6 重報廢，輕調(diào)配

在儀器設(shè)備管理過程中，由于缺乏統(tǒng)一的報廢標(biāo)準(zhǔn)和對報廢的嚴(yán)格管控，很容易導(dǎo)致儀器設(shè)備報廢的隨意性。很多待報廢的儀器設(shè)備是否達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)，是否還有利用價值，都沒有經(jīng)過認(rèn)真研究和論證。在實(shí)際的管理實(shí)踐中，儀器設(shè)備資源——尤其是貴重儀器設(shè)備在報廢處理前應(yīng)增加論證環(huán)節(jié)，促進(jìn)儀器設(shè)備在校內(nèi)的調(diào)配和流通。很多通用性強(qiáng)的電子類儀器設(shè)備，比如計算機(jī)，更新?lián)Q代較快，不同的學(xué)科和專業(yè)配置計算機(jī)的要求也有所不同，計算機(jī)學(xué)院淘汰的計算機(jī)是否可以調(diào)配到其他學(xué)院，已經(jīng)損壞的計算機(jī)是否可以調(diào)配用于學(xué)生的拆裝實(shí)驗(yàn)，這些都是值得嘗試的舉措[7]。

1.2.7 重投資，輕效益

儀器設(shè)備管理的最終目的是提高儀器設(shè)備的投資效益。但是有些管理者往往將目光集中在學(xué)校的儀器設(shè)備投資額增長上，較少關(guān)注儀器設(shè)備投資的效益如何。衡量儀器設(shè)備投資效益如何，主要是看投入了多少經(jīng)費(fèi)、產(chǎn)出了多少成果。加強(qiáng)對儀器設(shè)備的購前論證、維修維護(hù)、資源調(diào)配、開放共享、制度建設(shè)的重要意義就在于盡可能合理地投入經(jīng)費(fèi)，確保有限的資源產(chǎn)生盡可能多的教學(xué)科研成果。由此可見，儀器設(shè)備投資效益與閉環(huán)管理的諸多管理要素都是息息相關(guān)的，沒有效益反饋的管理不是閉環(huán)管理[8]。

1.2.8 重考核，輕獎懲

按照教育部的要求，高等學(xué)校每年都要開展儀器儀表類貴重儀器設(shè)備的效益考核。由于效益考核只局限于數(shù)據(jù)統(tǒng)計上報，并未實(shí)行通報制度，也未與獎懲掛鉤，容易導(dǎo)致考核結(jié)果失真。儀器設(shè)備考核只有與獎懲(比如工作量、職稱、業(yè)績等)掛鉤，才能確?？己说恼鎸?shí)可信，才能充分調(diào)動有關(guān)人員的積極性，考核結(jié)果才能成為決策的重要參考依據(jù)，也才能進(jìn)入閉環(huán)管理的下一輪循環(huán)，為儀器設(shè)備購置和儀器設(shè)備資源配置奠定良好的基礎(chǔ)[9]。

2 儀器設(shè)備管理“開環(huán)”的原因分析

管理是一項系統(tǒng)工程，管理過程由計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制4項管理職能構(gòu)成，4項管理職能構(gòu)成了管理系統(tǒng)的閉環(huán)。在這個閉合的回路中，組織、領(lǐng)導(dǎo)的所有管理活動都是為了確保計劃的執(zhí)行和實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo)，控制職能則是對所有管理活動進(jìn)行監(jiān)管和糾偏，同時也是對計劃的檢驗(yàn)，為下一個系統(tǒng)循環(huán)提供借鑒。不難看出控制職能在管理活動中的重要性，它貫穿于管理的全過程，失控的管理必定是實(shí)效的管理。

儀器設(shè)備管理的很多環(huán)節(jié)之所以開環(huán)，究其原因，主要是缺乏實(shí)時動態(tài)的監(jiān)控。儀器設(shè)備的管理工作是一項復(fù)雜的工作，任何一個環(huán)節(jié)的失控，都可能導(dǎo)致管理效率低下，影響管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。儀器設(shè)備的日常管理控制過程見圖1。

圖1 儀器設(shè)備日常管理控制圖

從圖1可以看出，儀器設(shè)備日常的管理環(huán)節(jié)通過一定的管理方法來實(shí)現(xiàn)控制，才能使所有的管理環(huán)節(jié)保持閉環(huán)；若某一個環(huán)節(jié)失控，都會影響到儀器設(shè)備管理的最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3 儀器設(shè)備閉環(huán)管理的應(yīng)用

3.1 儀器設(shè)備閉環(huán)管理的概念和特點(diǎn)

閉環(huán)管理與開環(huán)管理的最大區(qū)別是閉環(huán)管理具有反饋功能，即閉環(huán)管理必須有反饋環(huán)節(jié)所構(gòu)成的閉合回路，并具有可調(diào)節(jié)性、動態(tài)性和可控性。儀器設(shè)備從購置、使用到報廢的全管理過程應(yīng)是一個閉環(huán)系統(tǒng)，3個環(huán)節(jié)依次交替、循環(huán)往復(fù)，是一個連續(xù)不斷的過程。該系統(tǒng)中的各項管理環(huán)節(jié)，如維修維護(hù)、功能開發(fā)、效益考核作為閉環(huán)子系統(tǒng)[10]。因此，儀器設(shè)備閉環(huán)管理可從儀器設(shè)備生命周期閉環(huán)和日常管理閉環(huán)兩個方面來探索。儀器設(shè)備生命周期的閉環(huán)管理，從儀器設(shè)備進(jìn)入學(xué)校轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)到儀器設(shè)備報廢處理轉(zhuǎn)化為殘值回收款，都應(yīng)是有記錄、可追溯、可查詢的。儀器設(shè)備的日常管理閉環(huán)，取決于每個管理節(jié)點(diǎn)的閉環(huán)，每個管理活動既重管理、也重效益，對管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有所貢獻(xiàn)，那這個管理環(huán)節(jié)就是閉環(huán)管理。儀器設(shè)備日常管理閉環(huán)詳見圖2。

圖2 儀器設(shè)備閉環(huán)管理圖

從圖2不難看出，儀器設(shè)備閉環(huán)管理的各個環(huán)節(jié)之間應(yīng)該是一個環(huán)環(huán)相扣的良性循環(huán)過程。儀器設(shè)備資源通過不斷激發(fā)自身的活力，保持旺盛的生命力，每一次良性循環(huán)都產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，最終的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備資源投資效益的最大化，充分為學(xué)校的人才培養(yǎng)和教學(xué)科研服務(wù)。

3.2 儀器設(shè)備閉環(huán)管理的操作和實(shí)踐

3.2.1 轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新體制

高等學(xué)校雖為非營利性單位，但與企業(yè)一樣，也需要投入資金，而產(chǎn)出的是人才、成果和服務(wù)。高等學(xué)校與企業(yè)一樣，也面臨著激烈的競爭，同樣要謀求好的發(fā)展，同樣應(yīng)關(guān)注投入產(chǎn)出比。因此，儀器設(shè)備的管理可借鑒企業(yè)的管理理念，嚴(yán)格控制投入成本、避免盲目投資，精打細(xì)算、自我激勵、自我造血、高效運(yùn)轉(zhuǎn)、避免管理低效，以有限的教育資源實(shí)現(xiàn)效益最大化。具體到儀器設(shè)備的管理，高等學(xué)校應(yīng)創(chuàng)新管理體制，通過資源整合，將存量資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為盤活的資源，促使儀器設(shè)備發(fā)揮最大效益。這正是將思想轉(zhuǎn)變?yōu)樾袆拥淖詈谜f明，也是閉環(huán)管理的最好體現(xiàn)[11-12]。

3.2.2 落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)獎懲

加強(qiáng)儀器設(shè)備制度建設(shè)的根本目的在于規(guī)范儀器設(shè)備管理過程，使所有的管理活動能有依據(jù)。但管理活動僅僅有依據(jù)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在管理實(shí)踐中是否能夠按照制度來執(zhí)行，就要看所有的管理活動是否處于可控范圍內(nèi)。讓所有的管理活動受控的唯一的辦法就是細(xì)化職責(zé)、層層分解、落實(shí)到人、各司其職、互相支持，協(xié)調(diào)配合[3]。根據(jù)閉環(huán)管理理論，落實(shí)責(zé)任與責(zé)任追究是相輔相成的，高等學(xué)校應(yīng)建立健全激勵機(jī)制，強(qiáng)化獎懲，以充分調(diào)動各方的積極性，切實(shí)提高儀器設(shè)備的使用效益[13]。

4 結(jié)束語

儀器設(shè)備管理對于高等學(xué)校而言是一個重要課題。它與其他管理工作一樣，其終極目標(biāo)是低投入和高產(chǎn)出，即投入有限的儀器設(shè)備資源，產(chǎn)出高質(zhì)量的人才和高層次的教學(xué)科研成果。閉環(huán)管理的目的和意義正在于這一管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，因此，它對于儀器設(shè)備管理工作具有較強(qiáng)的理論指導(dǎo)意義。高等學(xué)校在儀器設(shè)備的管理實(shí)踐中，應(yīng)充分利用“閉環(huán)管理”的可控性和反饋性，全方位覆蓋、全過程閉環(huán)，杜絕儀器設(shè)備資源浪費(fèi)，確保儀器設(shè)備物盡其用。

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