企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及對(duì)策

○何艷麗

（陜西興化集團(tuán)有限責(zé)任公司 陜西 興平 713100）

一、引言

隨著世界經(jīng)濟(jì)全球化的快速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制在我國(guó)也日趨成熟，企業(yè)作為獨(dú)立的市場(chǎng)主體也面對(duì)著越來(lái)越嚴(yán)峻的競(jìng)爭(zhēng)。因此，如何讓自己的產(chǎn)品被社會(huì)及消費(fèi)者接受，如何提高自己的產(chǎn)品在市場(chǎng)上的占有率，最關(guān)鍵的一步就是做好銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，做好銷(xiāo)售的內(nèi)部控制更是保障銷(xiāo)售順利實(shí)現(xiàn)的重要方式。內(nèi)部控制簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)是指企業(yè)為了保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的完整和安全，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的一系列政策、措施。然而，我國(guó)企業(yè)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度建設(shè)尚存在很多不足的地方，比如對(duì)于訂單處理、應(yīng)收賬款、貨幣資金、貨物驗(yàn)收等業(yè)務(wù)方面的控制力度較弱等問(wèn)題。要使企業(yè)在市場(chǎng)上所占的份額進(jìn)一步提升，企業(yè)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制問(wèn)題則亟待我們解決。

二、企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1、合同簽訂不規(guī)范

訂單合同的簽訂是對(duì)企業(yè)未來(lái)生產(chǎn)計(jì)劃的安排，是企業(yè)導(dǎo)向性的工作，也是企業(yè)整體預(yù)算的起點(diǎn)，做好企業(yè)銷(xiāo)售合同的簽訂是保證銷(xiāo)售順利實(shí)現(xiàn)的首要環(huán)節(jié)。但在實(shí)際情況中，當(dāng)前一些中小企業(yè)由于對(duì)法律知識(shí)的欠缺或者對(duì)合同簽訂過(guò)程具體細(xì)節(jié)的疏忽大意，或者由于相關(guān)人員的素質(zhì)欠缺，導(dǎo)致合同簽訂不規(guī)范，未能考慮異常情況如責(zé)任界定等，時(shí)常會(huì)有一些經(jīng)濟(jì)糾紛發(fā)生，使雙方的合同不能完全實(shí)施。這樣不僅影響企業(yè)的銷(xiāo)售額度，也進(jìn)一步影響了企業(yè)的廠房生產(chǎn)，更使企業(yè)的聲譽(yù)受到嚴(yán)重影響。

2、應(yīng)收賬款催收困難

首先，在應(yīng)收賬款形成初期沒(méi)有對(duì)銷(xiāo)售客戶(hù)的資信進(jìn)行審查程序，信用評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)變化大，缺乏連貫性和統(tǒng)一性。很多情況下都是靠業(yè)務(wù)主管工作經(jīng)驗(yàn)或個(gè)人感情進(jìn)行賒銷(xiāo)決策，出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉。其次，形成應(yīng)收賬款之后沒(méi)有對(duì)其制定嚴(yán)密的賒銷(xiāo)內(nèi)部控制制度。很多后期的會(huì)計(jì)處理工作不完善，大大提高了企業(yè)發(fā)生壞賬和銷(xiāo)售人員舞弊的可能。銷(xiāo)售部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)之間的銜接工作沒(méi)有做實(shí)，導(dǎo)致長(zhǎng)期掛賬甚至出現(xiàn)壞賬。沒(méi)有有效的獎(jiǎng)懲制度，業(yè)務(wù)人員的業(yè)績(jī)優(yōu)劣和相應(yīng)的獎(jiǎng)罰與應(yīng)收賬款的回收沒(méi)有直接聯(lián)系，在一定程度上不利于促進(jìn)業(yè)務(wù)人員的收款積極性。

3、銷(xiāo)售資金回籠管理不規(guī)范

企業(yè)的銷(xiāo)售資金往往存在著回籠率較低的問(wèn)題，歸根結(jié)底是因?yàn)閷?duì)銷(xiāo)售資金的回籠管理不規(guī)范。銷(xiāo)售資金內(nèi)部控制主要是對(duì)現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)和銀行存款收支業(yè)務(wù)的控制。從現(xiàn)金和銀行存款內(nèi)部控制現(xiàn)狀來(lái)看，多數(shù)企業(yè)對(duì)于資金回籠的問(wèn)題沒(méi)有注重崗位分工，從而導(dǎo)致了現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)和銀行存款業(yè)務(wù)漏洞的發(fā)生。具體來(lái)說(shuō)，銷(xiāo)售資金的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)管理往往存在著更改票證金額、無(wú)證無(wú)帳或票據(jù)不一致、撕毀票據(jù)、盜用憑證等問(wèn)題，導(dǎo)致銷(xiāo)售資金回籠過(guò)程中賬目混亂，甚至無(wú)賬可查。其銀行存款收支業(yè)務(wù)管理往往存在著是私自提現(xiàn)、支票套現(xiàn)，私自背書(shū)轉(zhuǎn)讓、出借支票，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了企業(yè)銷(xiāo)售貨幣資金的回籠率，給企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部的有效控制增加了難度。

4、銷(xiāo)售相關(guān)信息傳遞不及時(shí)

信息傳遞也是內(nèi)部控制的重要因素之一。一方面，企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部報(bào)告的系統(tǒng)缺失、內(nèi)容不完整，功能不健全，可能會(huì)影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的有效運(yùn)行。另一方面，內(nèi)部銷(xiāo)售信息傳遞不流暢、不及時(shí)，則可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策失誤、相關(guān)政策落實(shí)困難。此外，在很多傳統(tǒng)銷(xiāo)售管理結(jié)構(gòu)中，明確的責(zé)權(quán)統(tǒng)一和完備的規(guī)章制度形成了金字塔式，這種傳統(tǒng)的企業(yè)組織形式，加大了管理費(fèi)用，延緩了信息傳遞的速度，使得信息污染和失真的可能性增大，也極大的增加了信息處理的模糊性和不確定性。這些企業(yè)的結(jié)構(gòu)大多具有穩(wěn)定性和剛性，這種剛性表現(xiàn)為信息自上而下地逐級(jí)傳遞，使企業(yè)總是表現(xiàn)出于外部環(huán)境變革之間的摩擦與時(shí)滯。而對(duì)于瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)來(lái)說(shuō)，信息傳遞的不及時(shí)往往就意味著競(jìng)爭(zhēng)策略應(yīng)對(duì)不及時(shí)，產(chǎn)品策略調(diào)整沒(méi)有針對(duì)性，甚至喪失可能的大好機(jī)會(huì)。

三、加強(qiáng)企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部控制的對(duì)策

1、加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制工作

首先，審查要件。一份合同簽訂的好壞直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)和銷(xiāo)售，因此在簽訂一份購(gòu)銷(xiāo)合同之前，應(yīng)該對(duì)方當(dāng)事人簽約資格進(jìn)行審查。若對(duì)方無(wú)簽約資格，即使簽訂合同也是無(wú)效的。其次，還要防范欺詐行為。簽訂合同的過(guò)程中，要仔細(xì)審查，嚴(yán)把合同關(guān)，減少不必要的損失。再次，看條款是否完備。既有主要條款，也有普通條款。明確這些對(duì)于合同的履行、避免爭(zhēng)議的發(fā)生均有十分重要的意義。最后，看合同是否有效。既要看談判者的主體資格是否合格，還要看合同本身的內(nèi)容有無(wú)前后矛盾。這要求合同簽訂相關(guān)人員必須具有相應(yīng)的法律、專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要有著豐富的談判經(jīng)驗(yàn)，更重要的是，合同應(yīng)根據(jù)相關(guān)審批流程、權(quán)限進(jìn)行簽署，方能最大程度地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

2、提高企業(yè)應(yīng)收賬款管理效率

為解決企業(yè)應(yīng)收賬款的問(wèn)題，最重要的是從源頭上采取有效的控制措施，如建立賒銷(xiāo)審計(jì)制度，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，完善賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制。通過(guò)嚴(yán)格的人為管理，最大限度地提高應(yīng)收賬款回收率。財(cái)務(wù)部門(mén)要認(rèn)真對(duì)應(yīng)收賬款的回收、賬齡等情況進(jìn)行及時(shí)的分析，為管理層做出正確的決策提供依據(jù)。此外，企業(yè)還應(yīng)該實(shí)施加強(qiáng)信用政策管理，完善企業(yè)銷(xiāo)售信用管理體系，對(duì)不同的客戶(hù)制定合理的銷(xiāo)售信用政策，控制應(yīng)收賬款合理規(guī)模，樹(shù)立正確的維權(quán)意識(shí)，建立應(yīng)收賬款催討機(jī)制，規(guī)范應(yīng)收賬款管理基礎(chǔ)工作，采用先進(jìn)的管理手段等一系列措施，保證應(yīng)收賬款及時(shí)被收回，減少不必要的損失。

3、完善貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境與體系建設(shè)

（1）改善企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)內(nèi)部控制起很大作用的不同種類(lèi)單元，是執(zhí)行時(shí)不可缺少的必要條件。它影響企業(yè)銷(xiāo)售在貨幣資金流轉(zhuǎn)過(guò)程中整體氛圍的表現(xiàn)。環(huán)境的好壞決定著內(nèi)部控制的效果，各部分之間是相輔相成的。改善企業(yè)的銷(xiāo)售環(huán)境主要可以提高員工道德素養(yǎng)和能力并完善機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配。在崗位設(shè)置上，對(duì)于優(yōu)惠尺度及銷(xiāo)售、收款人員做好職務(wù)分離，避免營(yíng)私舞弊。另外，管控方法、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、授權(quán)和分配責(zé)任的方式等也影響著貨幣資金內(nèi)控環(huán)境因素。企業(yè)也可以實(shí)施職務(wù)分離控制，現(xiàn)金、銀行存款等具體管理內(nèi)容，實(shí)施會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制等措施。譬如明確規(guī)定業(yè)務(wù)人員只能負(fù)責(zé)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，由專(zhuān)人收取現(xiàn)金，現(xiàn)金限額達(dá)到一定限度后必須送交單位或送存銀行等。

（2）完善企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制體系建設(shè)。首先，完善公司銷(xiāo)售管理機(jī)制。為了使企業(yè)決策權(quán)威且科學(xué)，需要通過(guò)企業(yè)治理構(gòu)架的正當(dāng)客觀作為保證，包括對(duì)公司管理層面的優(yōu)化設(shè)計(jì)、完善董事會(huì)制度、對(duì)董事會(huì)資金監(jiān)控的相應(yīng)職權(quán)等做規(guī)定。其次，建立健全企業(yè)集團(tuán)專(zhuān)業(yè)管控機(jī)。搭建企業(yè)一整套的管控資金流向系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一式安排治理。最后，要完善企業(yè)銷(xiāo)售預(yù)算系統(tǒng)。企業(yè)只有嚴(yán)格按照預(yù)算、監(jiān)督、評(píng)析三步驟走，才有可能達(dá)到其有效治理銷(xiāo)售機(jī)構(gòu)的目的。從財(cái)務(wù)層面上說(shuō)，主要是對(duì)銷(xiāo)售資金使用的監(jiān)控以及可操作性的控制。

四、保證企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部信息傳遞的效率

1、企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部組織應(yīng)具有合理性

首先，銷(xiāo)售組織結(jié)構(gòu)要趨于扁平化。這樣可以使銷(xiāo)售橫向信息交流和跨級(jí)信息交流更加頻繁，原本難以溝通的企業(yè)高級(jí)管理層和員工之間就可實(shí)現(xiàn)非常方便的交互式溝通。這種結(jié)構(gòu)不僅適應(yīng)了信息導(dǎo)向的管理要求，而且加速了信息的傳遞。其次，銷(xiāo)售組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該趨于柔性。企業(yè)應(yīng)利用先進(jìn)的管理技術(shù)和應(yīng)用軟件提高企業(yè)銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)的個(gè)性化、柔性化水平，減少?zèng)Q策與行動(dòng)之間的時(shí)間延遲，加快對(duì)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)動(dòng)態(tài)變化的反應(yīng)，提高銷(xiāo)售組織結(jié)構(gòu)的柔性，使企業(yè)具有高彈性、高流動(dòng)性、高度分權(quán)的柔性銷(xiāo)售組織。再次，銷(xiāo)售組織結(jié)構(gòu)應(yīng)趨于網(wǎng)絡(luò)化。這意味著企業(yè)應(yīng)當(dāng)將管理組織中的決策點(diǎn)由單一轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄠€(gè)，從而形成多個(gè)密切關(guān)聯(lián)的信息中心，縱橫交錯(cuò)的信息傳遞通道可以把組織內(nèi)外的信息連為整體，避免信息割據(jù)?？傊?，為了適應(yīng)銷(xiāo)售信息傳遞效率的高效性，企業(yè)的銷(xiāo)售組織結(jié)構(gòu)不應(yīng)是僵硬的鏈條式結(jié)構(gòu)，而應(yīng)該是柔軟的網(wǎng)絡(luò)狀立體結(jié)構(gòu)。

2、銷(xiāo)售信息傳遞渠道要具有多元性、先進(jìn)性、規(guī)范性

信息傳遞渠道的數(shù)量與信息傳遞的效率直接相關(guān)。對(duì)于我國(guó)大部分企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)而言，信息資源的開(kāi)發(fā)還處于一個(gè)初級(jí)階段。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)信息處理和搜索技術(shù)的要求進(jìn)一步提高。由于信息傳遞過(guò)程比較復(fù)雜，將信息傳遞過(guò)程規(guī)范化是企業(yè)提高內(nèi)部信息傳遞的必然要求。一方面要保證信息流通渠道的暢通；另一方面要保證信息的正確性以及注意信息流通的規(guī)范化，開(kāi)發(fā)銷(xiāo)售信息傳遞渠道，通過(guò)多樣化的信息渠道形成銷(xiāo)售組織內(nèi)部的溝通。在此方面，企業(yè)應(yīng)通過(guò)OA等軟件系統(tǒng)輔助實(shí)施，對(duì)于大型企業(yè)而言，還應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的銷(xiāo)售信息管理系統(tǒng)。

3、加強(qiáng)銷(xiāo)售內(nèi)部控制評(píng)價(jià)

在企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部控制過(guò)程中，為了及時(shí)了解各種措施的正確性，保證內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性，企業(yè)需要及時(shí)對(duì)所制定的有關(guān)銷(xiāo)售制度和規(guī)范等進(jìn)行評(píng)價(jià)。結(jié)合企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部控制的內(nèi)容，對(duì)以下銷(xiāo)售業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)：業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制評(píng)價(jià)實(shí)務(wù)、全面預(yù)算內(nèi)部控制評(píng)價(jià)實(shí)務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)部控制評(píng)價(jià)實(shí)務(wù)、內(nèi)部信息傳遞內(nèi)部控制評(píng)價(jià)實(shí)務(wù)、合同管理內(nèi)部控制評(píng)價(jià)實(shí)務(wù)等。通過(guò)這些評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)，在企業(yè)銷(xiāo)售內(nèi)部形成信息傳遞，使銷(xiāo)售的各個(gè)部門(mén)及時(shí)改正自身工作的不足。

五、結(jié)論

綜上所述，銷(xiāo)售環(huán)節(jié)在企業(yè)整個(gè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中占有很重要的地位。在爭(zhēng)取銷(xiāo)售得到發(fā)展的同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)銷(xiāo)售的內(nèi)部控制，并防范可能出現(xiàn)的問(wèn)題已經(jīng)成為每個(gè)企業(yè)應(yīng)嚴(yán)肅對(duì)待和認(rèn)真解決的重要問(wèn)題。建立和健全銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度，是企業(yè)加強(qiáng)管理的有效途徑。通過(guò)在銷(xiāo)售環(huán)節(jié)建立一套控制體系，杜絕銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的缺陷，促進(jìn)企業(yè)銷(xiāo)售轉(zhuǎn)化為企業(yè)切實(shí)的盈利，提升企業(yè)價(jià)值，才能使企業(yè)健康的運(yùn)轉(zhuǎn)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)地位。

[1]何燕儀：論企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2011（4）.

[2]韓金江、孫文娟：企業(yè)內(nèi)部信息傳遞中的內(nèi)部控制研究[J].財(cái)會(huì)通訊，2012（2）.