檔案數(shù)字化的實(shí)踐與思考

高新霞 劉治蘭 齊小琳

（中國石油總公司新疆油田公司檔案中心，新疆克拉瑪依，834000）

當(dāng)前，信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，為檔案事業(yè)發(fā)展提供了難得的機(jī)遇。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，也是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，更是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。為更好地適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，新疆油田著眼未來，運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)，以服務(wù)主營業(yè)務(wù)的地質(zhì)檔案為首選，在數(shù)字化方面進(jìn)行了有益的探索與實(shí)踐。

1.檔案數(shù)字化勢在必行

1.1 檔案保護(hù)的變化。一是館藏檔案實(shí)體的老化。新疆油田自1950年代投入開發(fā)以來，形成了大量原始及成果檔案，這些檔案是新疆油田真實(shí)的歷史記錄，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，具有非常重要的查考作用。但隨著時間的推延，受檔案制成材料、書寫材料、保管條件和頻繁借閱等因素的影響，有些檔案已出現(xiàn)紙張變黃、發(fā)脆、破損、字跡退色等現(xiàn)象。二是檔案載體形式的轉(zhuǎn)變要求保管個性化。計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使檔案信息保存實(shí)體發(fā)生了變化，產(chǎn)生了各種新型存儲介質(zhì)，特別是數(shù)字信息記錄載體，如磁帶、硬磁盤、軟磁盤、光盤、光帶等，檔案的載體形式呈多樣化。不同載體有不同的保管要求，電子檔案載體的保管不同于紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案保管的重點(diǎn)是溫濕度控制、修裱加固、字跡恢復(fù)等；電子檔案的保護(hù)重點(diǎn)是維護(hù)載體上數(shù)字記錄信息的可讀性。三是存放檔案庫房緊張的問題日益突出。隨著油氣勘探開發(fā)事業(yè)的不斷發(fā)展壯大，檔案資料有增無減，存放檔案的庫房使用年代久，設(shè)施設(shè)備不能滿足現(xiàn)代化管理的需求。因此，實(shí)施檔案數(shù)字化，形成以數(shù)字信息為載體的電子檔案，減少存檔份數(shù)、改變利用方式，是解決庫房緊張和利用頻繁問題的有效途徑。

1.2 利用服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。油田最重要的產(chǎn)品是油氣，最珍貴的財富是檔案資料。這些檔案資料就是公司生存的基礎(chǔ)、認(rèn)識的源泉，是推動公司持續(xù)發(fā)展的動力。離開了檔案資料的支持和支撐，再好的油氣田也會荒廢，水平再高的地質(zhì)專家也找不到用武之地。作為油田主營業(yè)務(wù)的地質(zhì)檔案是科研人員認(rèn)識、研究、探討油氣開發(fā)的寶貴資料。據(jù)統(tǒng)計，地質(zhì)檔案的年利用率在90%以上。大量的利用檔案需求，加之信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，改變了檔案資源的結(jié)構(gòu)和獲取信息的方式，由利用紙質(zhì)檔案為特征的傳統(tǒng)服務(wù)模式，向以開放式、網(wǎng)絡(luò)式為特征的檔案信息服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，電子檔案成為提供檔案信息的根本基礎(chǔ)。

1.3 信息化建設(shè)的必然結(jié)果。信息化建設(shè)的發(fā)展，給檔案工作帶來前所未有的變化。計算機(jī)的輔助設(shè)計、輔助制造，形成了大量的CAD、CAM 文件；辦公自動化等專業(yè)系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，產(chǎn)生大量的電子文件；各種數(shù)據(jù)庫的建立需大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和各類檔案數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)；檔案管理手段的計算機(jī)化、信息的網(wǎng)絡(luò)化拉近了檔案和用戶的距離，用戶可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的共享。檔案工作從紙質(zhì)檔案時代到計算機(jī)輔助管理時代，再到當(dāng)今的檔案信息數(shù)字時代，這是信息化發(fā)展建設(shè)的結(jié)果。

2.檔案數(shù)字化的實(shí)踐

2.1 制定數(shù)字化的規(guī)劃。圍繞新疆油田信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，在“完善標(biāo)準(zhǔn)體系、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)知識共享、系統(tǒng)集成整合、提高應(yīng)用效益、確保信息安全、集中統(tǒng)一管理、建設(shè)數(shù)字油田”的思想指導(dǎo)下，檔案工作提出“檔案資料數(shù)字化、業(yè)務(wù)工作程序化、數(shù)字館藏桌面化”的建設(shè)目標(biāo)，在“十一五”、“十二五”檔案發(fā)展規(guī)劃的落實(shí)中，先后制定了《新疆油田公司檔案資料數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃》《新疆油田公司數(shù)字檔案建設(shè)實(shí)施方案》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范》《音像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等指導(dǎo)性文件材料，保證檔案數(shù)字化工作目標(biāo)明確，運(yùn)作規(guī)范。

2.2 檔案數(shù)字化的實(shí)施。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜的工程,不是一蹴而就的,要根據(jù)實(shí)際情況和需要,分層次、分步驟、看輕重、講實(shí)用地“漸進(jìn)式”開展、實(shí)施。一是統(tǒng)籌部署。盤點(diǎn)館藏檔案是實(shí)施數(shù)字化統(tǒng)籌部署的第一步。檔案數(shù)字化是一個龐大的系統(tǒng)工程。必須站在全局高度，統(tǒng)籌規(guī)劃、部署安排，形成實(shí)施數(shù)字化一盤棋管理的模式。確立“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”的原則，對館藏情況調(diào)查，摸清檔案類型、館藏數(shù)量、載體形態(tài)、利用等基本情況。確定從主營業(yè)務(wù)檔案到查詢利用率高的檔案逐步實(shí)施數(shù)字化。二是準(zhǔn)確定位。檔案數(shù)字化必須有所選擇。優(yōu)先“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、利用率高檔案”的數(shù)字化，做到數(shù)字化的檔案信息是高價值、高利用率、有特色的信息資源。三是保護(hù)與轉(zhuǎn)儲并行。檔案數(shù)字化是對歷史檔案的搶救保護(hù)。用字跡恢復(fù)技術(shù)處理褪色檔案，用修復(fù)技術(shù)處理破損檔案，用降噪、優(yōu)化畫面等技術(shù)手段處理老化、磁粉脫落、信號差的聲像檔案，保護(hù)了檔案原件，為數(shù)字化工作打下基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化是檔案形式的轉(zhuǎn)化，將紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息，減少對檔案實(shí)體的頻繁利用，有效保護(hù)館藏珍貴的歷史檔案。通過數(shù)字化形成大量的電子檔案，電子檔案具有信息和載體可分離的特點(diǎn)，載體可以通過多種技術(shù)手段得以再生，而信息一旦受損，則不能復(fù)生。因此在數(shù)字化過程中，檔案的保護(hù)和轉(zhuǎn)儲必須同步部署。

3.檔案數(shù)字化工作的幾點(diǎn)思考

檔案數(shù)字化工作，不是簡單的檔案掃描轉(zhuǎn)化問題，而是一項(xiàng)周期長、任務(wù)量大、流程繁雜的系統(tǒng)工程。由于沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可借鑒，在實(shí)施過程中，不可避免地遇到一些矛盾和問題。從實(shí)踐看，以下幾個問題需要引起關(guān)注：

3.1 要重視檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)體系的研究。制度規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，也是數(shù)字檔案信息資源生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化的目的是適應(yīng)信息時代檔案利用需要，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上共享共用，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)則是數(shù)字檔案資源共享的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)，如各類別各載體檔案的數(shù)字化規(guī)范，電子檔案備份、保管、鑒定、下載利用等，都需要科學(xué)研究。標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)應(yīng)從管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個層面來研究制訂、確實(shí)推行。從簡單的標(biāo)準(zhǔn)化向科學(xué)、精確的標(biāo)準(zhǔn)化，從孤立的標(biāo)準(zhǔn)向標(biāo)準(zhǔn)間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)發(fā)展，從單個標(biāo)準(zhǔn)向標(biāo)準(zhǔn)體系發(fā)展，是標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的趨勢。但目前看，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還處在簡單、孤立、單個的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系，在軟件開發(fā)、流程管理、數(shù)據(jù)管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)還很不完善，亟需加強(qiáng)研究。

3.2 要確保檔案數(shù)字化協(xié)調(diào)展開。這是館藏檔案數(shù)字化的關(guān)鍵問題。館藏全部檔案數(shù)字化，在理論上是最徹底的數(shù)字化方案，事實(shí)上，對于館藏較大的綜合性檔案館來說，不可能也沒有必要。數(shù)字化的根本目的是服務(wù)利用，檔案數(shù)字化的所有工作應(yīng)都圍繞服務(wù)利用展開。如果偏離，則不利于體現(xiàn)檔案的真正價值，也影響檔案數(shù)字化工作效益的發(fā)揮。檔案數(shù)字化首先要充分認(rèn)識檔案數(shù)字化是信息化建設(shè)的重要組成部分，要將檔案數(shù)字化納入企業(yè)單位信息化總體建設(shè)中，與其信息化通盤規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展，而不應(yīng)單獨(dú)實(shí)施，只考慮檔案部門這個小盤。

3.3 要考慮到資金投入。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，設(shè)備必不可少，需要打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備。電子檔案的讀取受機(jī)器的限制，完全依靠著計算機(jī)技術(shù)，計算機(jī)的硬件、軟件更新速度快，存儲于光盤庫、磁盤庫等大容量存儲介質(zhì)上，光盤、硬盤或其它磁盤使用壽命無法達(dá)到永久性保存的目的，其信息內(nèi)容需要定期復(fù)制或制作。檔案數(shù)字化工作派生出的一系列問題需要資金作保障解決。

3.4 檔案數(shù)字化要循序漸進(jìn)。通過新疆油田近5年的數(shù)字化工作，總結(jié)得出數(shù)字化工作應(yīng)將利用效果與數(shù)字化質(zhì)量放在首位。目前檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)、專家也在反思數(shù)字化范圍、速度、質(zhì)量問題。筆者認(rèn)為檔案工作要循序漸進(jìn)，不應(yīng)一擁而上，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)來

考慮數(shù)據(jù)建設(shè)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部其它系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的需求考慮數(shù)字轉(zhuǎn)化，這是一個循序漸進(jìn)的過程。否則數(shù)字化的檔案，用戶因沒有相應(yīng)的支持軟件而打不開，因格式等原因不能與其它系統(tǒng)建立鏈接關(guān)系，給將來電子檔案存儲、檢測、數(shù)據(jù)恢復(fù)、格式轉(zhuǎn)變等留下隱患。

3.5 要與企業(yè)信息化建設(shè)有效融合。目前企業(yè)各項(xiàng)工作都以合作為基礎(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)效益最大化。效率是一切社會活動所追求的基本目的，檔案數(shù)字化建設(shè)同樣要注重效益。要將與企業(yè)主營業(yè)務(wù)結(jié)合緊密的檔案拿出來與其它系統(tǒng)及數(shù)據(jù)建設(shè)有效融合，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化。特別要關(guān)注通過系統(tǒng)、軟件等形成的電子檔案，從流程、管理制度上保證數(shù)據(jù)的歸檔、電子格式的有效轉(zhuǎn)化。 雖然GB/T18894--2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定了系統(tǒng)與數(shù)據(jù)的同時歸檔、規(guī)定了格式要求，但實(shí)際操作有一定的局限，這就要求檔案部門著眼全局，在企業(yè)各系統(tǒng)建設(shè)中爭取話語權(quán)、建議權(quán)，這樣可以實(shí)現(xiàn)各應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)項(xiàng)的定義與檔案著錄規(guī)則一致，電子文件與檔案要求相符，真正達(dá)到數(shù)據(jù)共享，避免數(shù)字化浪費(fèi)。

3.6 要切實(shí)保證檔案數(shù)字化的安全。確保檔案安全是檔案工作的重要責(zé)任，也是檔案數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個重要方面。檔案數(shù)字化工作的安全，涉及檔案實(shí)體管理、信息管理和數(shù)據(jù)管理三個方面。實(shí)體管理就是要加強(qiáng)檔案實(shí)體流動全過程的監(jiān)控，確保檔案實(shí)體的絕對安全。信息管理就是要做好檔案內(nèi)容的保密工作，嚴(yán)防失泄密。數(shù)據(jù)管理主要是防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、被盜、更改，消除電磁輻射、非法下載復(fù)制、病毒侵襲、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞等不安全因素。上述三個方面，必須綜合管控，不可偏頗，任何一方出了問題，都可能帶來不可估量的損失。電子檔案的保護(hù)重點(diǎn)是維護(hù)載體上數(shù)字記錄信息的可讀性，電子檔案的轉(zhuǎn)儲必須進(jìn)行異地異質(zhì)的備份。

總之，檔案數(shù)字化要始終堅(jiān)持以“開發(fā)利用”為目標(biāo)，以“現(xiàn)代化管理”為導(dǎo)向。從縱向上，抓統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范，提高館藏檔案數(shù)字化工作的速度、質(zhì)量和效率。從橫向上，抓協(xié)助配合、互通有無，提高檔案數(shù)據(jù)的流暢歸檔和電子檔案的快速利用。檔案數(shù)字化改變了檔案人員的工作理念，創(chuàng)新了服務(wù)方式，提升了檔案信息的增值作用。隨著檔案數(shù)字化的深入進(jìn)行，檔案工作必定會持續(xù)發(fā)展。