張照余

（蘇州大學(xué)社會學(xué)院，江蘇蘇州，215123）

長期以來，檔案職業(yè)被看成是小眾化的邊緣行業(yè)，默默奉獻(xiàn)、因循守“舊”成為檔案人留給公眾的職業(yè)形象。國外曾用“佝僂著背、躲在小閣樓里擺弄著一堆發(fā)霉的文件”來形容舊時的檔案專家。這種“靜默”、“堅(jiān)守”甚至頗顯“保守”的品格與社會賦予檔案職業(yè)“守望歷史”的使命比較吻合，因而社會對檔案人的奉獻(xiàn)和低調(diào)投射的是贊許的目光。

然而，這一切卻在社會信息化大潮下迅速改變。最先讓檔案界忐忑不安的是其職業(yè)對象的數(shù)字化。數(shù)字化無非是信息記錄方式的改變，這種技術(shù)變化對于圖書、情報(bào)等職業(yè)意味著更高的采集、管理和利用效率。但作為歷史記錄的檔案文件，數(shù)字化帶來的是對其證據(jù)屬性和長久保管可能性的懷疑：電子文件可靠嗎？數(shù)字檔案能夠長久保存嗎？這種質(zhì)疑的現(xiàn)實(shí)反應(yīng)是司法領(lǐng)域?qū)﹄娮游募鳛橹苯幼C據(jù)的排斥和檔案館在接收電子文件進(jìn)館上的猶豫不決。而在業(yè)務(wù)活動中，電子文件取代傳統(tǒng)文件已成不可逆轉(zhuǎn)的大勢，面對幾何級增長的電子文件，我國檔案界在遲疑彷徨之后拘謹(jǐn)?shù)剡x擇了“雙套制”。事實(shí)上，這種做法的局限性十分明顯，由數(shù)字資源回退紙質(zhì)資源是一種極不環(huán)保的資源浪費(fèi)，遑論音視頻、數(shù)據(jù)庫等數(shù)據(jù)信息根本無法形成紙質(zhì)版本。因此，筆者以為：“雙套制”充其量只是權(quán)宜之計(jì)，面對數(shù)字化沖擊，檔案界應(yīng)該尋求更為正面、積極的解決方案，而不是回避退守。

一、堅(jiān)守職業(yè)使命，拓展檔案概念

可喜的是，有識之士作出了行動。十多年前，檔案學(xué)界首先自電子文件的特點(diǎn)出發(fā)反思檔案概念，對構(gòu)成檔案證據(jù)價(jià)值的“原始性”做出新的詮釋，強(qiáng)調(diào)：凡“內(nèi)容原始”并嚴(yán)格執(zhí)行“過程控制”和提供“背景信息”的電子文件即為“原件”。這一“大檔案”概念，與基于內(nèi)容而不是載體來判斷電子文件真實(shí)性的“電子簽名法”相呼應(yīng)，為電子文件的歸檔保存掃除了理論障礙。

此后，學(xué)者進(jìn)一步認(rèn)同：記錄社會活動的信息資源是多樣化的，以往我們之所以選擇文件而不是圖書抑或文獻(xiàn)資料歸檔收藏，是因?yàn)樗啾绕渌涗洸牧暇哂懈蟮目煽啃院痛硇?。隨著業(yè)務(wù)環(huán)境的變化和技術(shù)手段的發(fā)展，非紙質(zhì)的電子文件和非文件的各類記錄信息，諸如今天大量存在的網(wǎng)站資源和社交媒體信息等，都可能成為我們選擇進(jìn)館賴以記錄社會活動來龍去脈的檔案。評判我們的選擇是否合理，唯一標(biāo)準(zhǔn)只能是在現(xiàn)有條件之下這種選擇是否更有利于記錄歷史，而不是是否符合既定的檔案定義！作為歷史證據(jù)，選擇電子文件等記錄材料并不理想，但在無可替代或權(quán)衡利弊之后，或許就是最明智的選擇。我們所能做的只是促使其檔案屬性的最大化，而不是為堅(jiān)持所謂的檔案質(zhì)量而造成證據(jù)缺失或記憶空白。

這種“大檔案”觀念顛覆了對我國檔案職業(yè)的傳統(tǒng)認(rèn)識，意味著我國檔案界開始將“保存社會記憶”作為整個職業(yè)的邏輯起點(diǎn)，以此來界定檔案外延和檔案業(yè)務(wù)范圍。這種基于存史職能而拓展檔案館藏的做法，在國外早有先例。國外檔案館熱衷于收集“口述史資料”（oral history），在缺乏直接書證的情況下通過合理程式采集當(dāng)事人的口述信息，并將這種可靠程度值得推敲的“資料“作為珍貴館藏，為未來的史學(xué)家提供考辨史實(shí)的基礎(chǔ)材料，避免記憶空白。這是一種基于職業(yè)使命的、積極的檔案態(tài)度。同樣道理，今天的檔案人為避免“數(shù)字失憶”完全可以敞開懷抱歡迎電子文件的到來，而不是對之心生芥蒂。

在“大檔案“觀念的指引下，電子文件采集、數(shù)字資源存儲均成為檔案工作的題中應(yīng)有之義，檔案職業(yè)的疆域被迅速拓展，檔案信息化風(fēng)生水起，電子文件真實(shí)性維護(hù)、數(shù)字檔案的長期保存等難題開始成為國內(nèi)外檔案界協(xié)力攻關(guān)的課題，文件格式、元數(shù)據(jù)、電子簽名等大量技術(shù)術(shù)語滲透檔案著述，以人文見長的檔案職業(yè)華麗轉(zhuǎn)身，投向了IT的懷抱。種各樣的問題，甚至引發(fā)諸如“耕了別人的地、荒了自家的田”之類的爭議。但筆者以為，這些貌似“跨界”的探索是檔案機(jī)構(gòu)勇敢應(yīng)對數(shù)字危機(jī)的順勢之舉，是整個檔案職業(yè)戰(zhàn)略性遷移的前奏。

二、轉(zhuǎn)變管理模式，突破職業(yè)疆域

在數(shù)字環(huán)境中，檔案的真實(shí)有效性更大程度上取決于其文件階段的管理狀態(tài)。因此，為確保數(shù)字檔案的質(zhì)量，檔案界必須超前控制電子文件的形成、流轉(zhuǎn)乃至業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)，規(guī)定文件數(shù)據(jù)的格式、標(biāo)準(zhǔn)、處理方式，并記錄其處理過程和技術(shù)環(huán)境信息。文件與檔案之間的界限越發(fā)模糊，為此，國外檔案學(xué)界提出了“文件連續(xù)體理論”和“后保管模式”等理論模型，積極尋求對文件的超前控制，“檔案管理與文件管理”之間的關(guān)系被再一次聚焦。這一爭論了百年的命題曾經(jīng)讓“二戰(zhàn)”后美英等國的檔案機(jī)構(gòu)合法擁有了監(jiān)管文件工作的權(quán)力，美國聯(lián)邦檔案管理機(jī)構(gòu)定名為NARA（National Archives and Records Administration國家檔案與文件管理署）即見其一斑。

我國文件管理與檔案管理在行政體系上分割已久，睿智的學(xué)者從電子文件管理的困境中看到了我國檔案職業(yè)突破的方向和機(jī)會，積極推動行政層面上的文檔管理一體化，并提出了電子文件管理的國家戰(zhàn)略。這種探索是一種頂層設(shè)計(jì)，對檔案職業(yè)而言是革命性的，如果成功，有望破解我國電子文件管理的困局，并為國際檔案界樹立典范。然而，這種改革必然艱難，因?yàn)樗菍φ麄€國家行政組織體系的變動和權(quán)力結(jié)構(gòu)的調(diào)整，涉及到最終責(zé)任的交付，牽一發(fā)而動全身，只能循序漸進(jìn)。這場由學(xué)者倡導(dǎo)的機(jī)構(gòu)改革并沒能得到檔案行政機(jī)構(gòu)的積極呼應(yīng)，缺乏自信或許是一個主要原因。欣喜的是，檔案學(xué)人的不懈努力還是贏得了中央和國家領(lǐng)導(dǎo)人的重視，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議的設(shè)立、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011~2015年）》的頒布和由檔案專家牽頭的“中國電子文件研究會”的成立，意味著我國檔案職業(yè)正在逐步邁向掌控電子文件的新時代。

事實(shí)上，這些年來在“大檔案”觀念和文檔一體化思路的引領(lǐng)下，一些務(wù)實(shí)的檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)嘗試將管控的觸角伸向電子文件。例如，自2004年起，江蘇、安徽等地的檔案局館在當(dāng)?shù)卣闹С窒玛懤m(xù)建立起區(qū)域性的電子文件中心，基于政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺采集、管理和提供利用仍處于現(xiàn)行期的電子文件。2009年，浙江省全面啟動數(shù)字檔案登記備份工作，明確規(guī)定各級檔案局應(yīng)當(dāng)依據(jù)一定程序?qū)Ρ镜貐^(qū)形成的電子文件和數(shù)字檔案的完整性、真實(shí)性和有效性進(jìn)行登記、驗(yàn)證，并由同級綜合檔案館對經(jīng)過認(rèn)證的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。這些實(shí)踐超越了傳統(tǒng)檔案工作的范圍，在組織實(shí)施、資源配置、技術(shù)支持和法律依據(jù)上都會面臨挑戰(zhàn)，在操作過程中會產(chǎn)生各

三、調(diào)整戰(zhàn)略方向，融入開放社會

在數(shù)字化背景下，檔案人不再是相對被動的“證據(jù)守護(hù)者”，而上升為積極的“記憶構(gòu)建者”。這一方面，是因?yàn)槌休d社會記憶的數(shù)字檔案在技術(shù)上變得難以把握，需要檔案界與文件形成者、管理者、IT技術(shù)人員緊密合作，通過設(shè)計(jì)出可靠的技術(shù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程和管理手段來共同維護(hù)檔案文件的真實(shí)性、完整性與長期可讀性。這些系統(tǒng)與手段設(shè)計(jì)的如何，在很大程度上決定了檔案證據(jù)價(jià)值的大小乃至有無。因此，當(dāng)今的檔案職業(yè)具有更大的開放性和創(chuàng)造性，社會記憶的維護(hù)成為檔案職業(yè)內(nèi)外共同勞動的結(jié)果。

另一方面，隨著博客、微信等新型社交媒體的爆發(fā)式增長，人類進(jìn)入了大眾書寫的時代，民眾參與意識和檔案意識的提升使得構(gòu)筑社會記憶的信息來源空前廣泛，檔案職業(yè)與社會各個方面的關(guān)系比以往任何時期來得復(fù)雜和緊密。檔案機(jī)構(gòu)不能再像以往那樣僅將關(guān)注的重點(diǎn)局限于政府機(jī)構(gòu)和官方文件，因?yàn)檫@種職業(yè)取向根本無法構(gòu)建起完整的社會記憶。而必須積極轉(zhuǎn)向社會大眾，以人為本，構(gòu)建“覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立方便人民群眾的檔案利用體系”。在此過程中，檔案界需要重新定位檔案職業(yè)與社會公眾的關(guān)系，梳理各種檔案來源渠道，調(diào)整檔案館藏策略，轉(zhuǎn)換檔案職業(yè)方向，充分發(fā)揮檔案人在構(gòu)建社會記憶中的主觀能動性。通過與社會各方合作，全面融入現(xiàn)代社會，獲取檔案職業(yè)發(fā)展的長久動力。

古老檔案職業(yè)與現(xiàn)代信息技術(shù)的不期而遇，使許多檔案從業(yè)者措手不及。由于對技術(shù)的生疏，全國年投資近百億的檔案信息化項(xiàng)目似乎成了“局外人”的盛宴。受到知識結(jié)構(gòu)和學(xué)術(shù)慣性的影響，學(xué)界對IT技術(shù)也普遍存在排斥心理，更樂于在抽象“概念”、“模式”的搭建中自娛自樂，固步自封。這種集體性的“技術(shù)失語”嚴(yán)重危及到檔案職業(yè)的活力和前景。為此，檔案界必須以開放的姿態(tài)實(shí)施職業(yè)隊(duì)伍改造，積極引入新生技術(shù)力量，吸納融合社會人才資源，以壯士斷臂之勇氣調(diào)整群體知識結(jié)構(gòu)，實(shí)施職業(yè)隊(duì)伍的歷史性遷移。

總之，眼花繚亂的信息化變局在給檔案職業(yè)帶來巨大挑戰(zhàn)的同時，也為職業(yè)的發(fā)展打開了一方新的天地。今天的社會檔案需求比以往任何時期來得更為強(qiáng)烈、復(fù)雜，因此我們有理由相信，實(shí)施結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型和戰(zhàn)略遷移后的檔案職業(yè)一定會涅槃重生，笑對春風(fēng)。