孫劍卿
摘 要:教學(xué)檔案是在教學(xué)實踐和教學(xué)管理活動過程中直接形成有價值的歷史記錄,建好教學(xué)檔案,不僅是為了保存和管理好相關(guān)文件,更主要是為學(xué)校的教學(xué)決策、教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù)。隨著我國技工教育事業(yè)的不斷改革和發(fā)展,教學(xué)文件、材料日趨增多,再加上教學(xué)是學(xué)校的中心工作,因而教學(xué)檔案管理工作更是重中之重。
關(guān)鍵詞:教學(xué);檔案管理
學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn),是學(xué)校各種評估工作的重要內(nèi)容。它既繁雜又細致,需要我們以滿腔的熱情和科學(xué)的態(tài)度去認真完成。隨著我國技工教育事業(yè)的改革和發(fā)展,教學(xué)文件、材料日趨增多,再加上教學(xué)是學(xué)校的中心工作,因而教學(xué)檔案管理工作更是重中之重。
1 教學(xué)檔案的作用
1、教學(xué)檔案可以改變教學(xué)方法的不足,也可以將教學(xué)過程中好的方法通過教學(xué)手段加以廣泛實施,并收到事半功倍的效果。
2、學(xué)校是教書育人之地,教學(xué)質(zhì)量如何,以及如何提高教學(xué)質(zhì)量,這都與教學(xué)檔案分不開的,只有吸取和提高,才能有效地提高教學(xué)質(zhì)量。
3、教學(xué)檔案是評價學(xué)校教學(xué)管理工作水平、考核教師業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德的主要依據(jù)。
2 我校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀
教學(xué)檔案管理工作在我校工作中有著重中之重的作用,它包含的內(nèi)容較多,加之其行業(yè)辦學(xué)的特殊性,因而決定了該檔案的繁雜、重要。包括上級部門教育教學(xué)政策、法規(guī)、課程計劃、教學(xué)大綱以及本校制定的教學(xué)及教師規(guī)章制度、教學(xué)工作計劃、總結(jié)、教學(xué)大綱、專業(yè)設(shè)置計劃、教師任課計劃、試卷題庫、教學(xué)檢查資料、學(xué)期課程安排、生產(chǎn)實驗(實習(xí))計劃、教務(wù)工作安排、教師業(yè)務(wù)檔案、各學(xué)期成績、學(xué)生學(xué)籍卡、注冊名單、上報錄取審批表、畢業(yè)鑒定表、實習(xí)報告等。建好教學(xué)檔案,其目的不僅是為了保存和管理教學(xué)過程中形成的有價值的文件,更主要的是為學(xué)校的教學(xué)決策、教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù)。學(xué)校教學(xué)管理水平的高低,會在很大程度上影響學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量,進而影響學(xué)校在社會上的信譽度,如何提高教學(xué)管理水平是學(xué)校管理工作中重中之重,這在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié),從宏觀上可以明確學(xué)校的教育發(fā)展方向。制定教學(xué)計劃,更好地安排師資,并可根據(jù)實際需要制定短期規(guī)劃和長遠規(guī)劃,特別是根據(jù)教師的教學(xué)業(yè)務(wù)材料及學(xué)生獎懲資料,可以適量調(diào)整教學(xué)任務(wù),解除師生的思想包袱,使他們以全身心投入教與學(xué)。
學(xué)生從進入學(xué)校直至畢業(yè),這段期間資料特別多,公路技校在進行這項工作時,根據(jù)具體情況每學(xué)期對教學(xué)及學(xué)籍管理工作材料進行了系統(tǒng)整理、歸類,由于工作細致,資料保存完好、齊全,因而在查閱學(xué)生資料時非常方便快捷,學(xué)生能及時地辦理畢業(yè)手續(xù)。如學(xué)生入學(xué)后按所學(xué)專業(yè)要求及時填寫學(xué)籍表二份,一份報上級審批,一份本校歸檔,且永久保存。學(xué)生畢業(yè)時需查閱的手續(xù)主要是學(xué)籍注冊情況、錄取手續(xù)和各學(xué)期成績。具體的做法是:從第一學(xué)期起,各專業(yè)班級的成績按學(xué)期裝訂,待其完成各學(xué)期課程之后,再按班級專業(yè)入檔,這樣在查閱中既方便又簡捷;錄取手續(xù)是一個 取得入學(xué)資格的標(biāo)志,因而保存完好是非常重要的,按年度進行編訂,保證了學(xué)生辦理畢業(yè)手續(xù)時一查便知;畢業(yè)生名單存檔是為了對學(xué)生畢業(yè)有名可查,也是為了掌握畢業(yè)生人數(shù)而專門設(shè)置的檔案,在多次畢業(yè)生因畢業(yè)證丟失來校開具證明時,根據(jù)所存檔案查閱起來非常便捷有效。教師教案、論文發(fā)表、教研活動、授課日志、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)大綱等按檔案管理工作要求每年9、10月教務(wù)處、學(xué)生處兼職檔案工作人員收集、整理,經(jīng)學(xué)校綜合檔案室人員檢查、審核后接收歸檔。
2004年廣東省勞動廳開展全省技工學(xué)校辦學(xué)評估工作,從年初直至8月底前,我校在教學(xué)檔案原有的基礎(chǔ)上建立統(tǒng)一目錄,支持材料獨立裝訂入盒,備條目說明,督導(dǎo)檢查逐條情況一目了然,為順利通過督導(dǎo)評估起到了關(guān)鍵性的作用。
3 教學(xué)檔案管理工作中存在的問題
1、對教學(xué)檔案的重視不夠。不少部門領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案工作意識,年初制定工作計劃時未能將檔案兼職人員的培訓(xùn)工作列入部門計劃工作中。
2、教職工檔案意識不強。個別教師思想存在著教學(xué)資料是自己創(chuàng)造的,是自己的心血,怎能交到學(xué)校綜合檔案室管理的意識,致使有價值的過程性材料收集困難,應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué)實踐和科研材料依然散失在個人手中,以至教學(xué)檔案未能及時發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3、個別兼職檔案管理人員素質(zhì)不高。個別兼職檔案管理人員對教學(xué)檔案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏必要的業(yè)務(wù)知識和技能。
4、開發(fā)檔案信息資源深度不夠。學(xué)校雖是行業(yè)辦學(xué),其特殊性也決定了教育工作開展的局限,在教學(xué)管理工作上未能更好、更深的開發(fā)利用教學(xué)檔案,使教學(xué)管理工作及教學(xué)質(zhì)量也受到不同程度的影響。
4 切實加強教學(xué)檔案管理措施
1、領(lǐng)導(dǎo)重視,齊抓共管。領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識,從某種意義上講可以反映這個學(xué)校檔案管理水平。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作,就能把檔案工作放到議事日程,使學(xué)校的教學(xué)檔案成為推動學(xué)校各項工作的重要力量。
2、依法治檔,制訂措施,建立科學(xué)的管理機制。要搞好學(xué)校的教學(xué)檔案工作,必須依法治檔,有切實可行的措施作保證。要不斷加強對教學(xué)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問教學(xué)檔案工作,解決教學(xué)檔案工作中存在的各種實際問題,促使學(xué)校教學(xué)檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。
3、加強對教學(xué)科研文件形成和積累的管理,把教學(xué)檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理等密切結(jié)合起來,要做到教研材料從形成、積累、鑒定、驗收、整理、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性等幾個環(huán)節(jié)同步。并依據(jù)教學(xué)檔案的管理制度進行督促、指導(dǎo)。
4、注意教學(xué)檔案的收集與管理。在教學(xué)檔案管理工作中,要制定明確的教學(xué)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn),建立一套適用于我校教學(xué)檔案管理工作制度。在平時工作中管理人員要注重教學(xué)檔案的收集和積累,及時收集有價值的教學(xué)資料。各處室針對教學(xué)特點,將教學(xué)檔案工作納入教學(xué)計劃、規(guī)劃,納入專兼職檔案管理人員的崗位職責(zé),作為本人年度考核的標(biāo)準(zhǔn)之一。
5、注重教學(xué)檔案的開發(fā)和利用。教學(xué)檔案集中來源于教學(xué)管理業(yè)務(wù)部門,特別是學(xué)校教師需要解決教學(xué)方面的某些問題或是領(lǐng)導(dǎo)處理問題要作的決策,檔案人員能及時提供利用;在學(xué)生管理方面能及時提供第一手資料,如教學(xué)質(zhì)量如何提高、教研工作如何開展、學(xué)生成績總表、學(xué)生學(xué)籍、處分材料等都能提供參考利用及開發(fā)工作。
6、重視編研工作,加強檔案利用工作的信息反饋。教學(xué)檔案工作在堅持收集、整理的基礎(chǔ)上,應(yīng)該充分注意到教學(xué)管理改革對檔案工作提出的新要求,并在服務(wù)中體現(xiàn)教學(xué)檔案的價值。
7、重視教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對做好教學(xué)檔案管理工作起著關(guān)鍵作用。因此,每年安排檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高兼職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是非常必要的。同時要了解教學(xué)活動過程,熟悉教學(xué)檔案的范圍及具體內(nèi)容,熟悉教學(xué)文件材料形成的規(guī)律及特點,確保教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范,實現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。
5 結(jié)束語
“不進則退,不變則死”、“有為才能有位”,教學(xué)檔案管理人員唯有不斷學(xué)習(xí)、進取、開拓、創(chuàng)新,使學(xué)校檔案工作有所發(fā)展才能為檔案工作帶來生機和活力。