淺析工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理與利用工作

田雙燕

摘要：在科技檔案中，作為重要組成部分工程建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。本文在分析工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的概念、特點(diǎn)、重要性的基礎(chǔ)上，從三個(gè)方面探討、介紹了做好工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的方法，對(duì)于做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、管理、利用工作，確保其齊全、安全、系統(tǒng)、完整具有一定的指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 檔案利用 工程項(xiàng)目

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是進(jìn)行歸檔保存的所有文件材料，通常情況下是從工程項(xiàng)目的決策開始到工程項(xiàng)目建成投產(chǎn)的全過程中形成的。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案主要包括：項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)到建設(shè)實(shí)施、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備等各階段形成的文字、圖表、聲像等一系列的資料，對(duì)于這些資料來說，其特點(diǎn)是：一方面具有一般科技檔案的專業(yè)性、科技性和通用性，另一方面表現(xiàn)出顯著的整體性、成套性和不重復(fù)性。因此工程建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)部門，必須依據(jù)《檔案法》及相關(guān)的政策法規(guī)，理順關(guān)系，積極參與，強(qiáng)化管理，在工程項(xiàng)目檔案的形成、搜集、整理、歸檔工作中，結(jié)合實(shí)際，主動(dòng)作為，在一定程度上確保工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的齊全性、安全性、系統(tǒng)性，進(jìn)而為后續(xù)的管理利用提供方便。

1 工程建設(shè)檔案的形成與搜集

檔案管理利用工作的前提和基礎(chǔ)就是形成與搜集建設(shè)項(xiàng)目的檔案。在工程建設(shè)初期，參與工程建設(shè)的各個(gè)單位（部門）都要編制檔案管理規(guī)劃，配備素質(zhì)較高的專（兼）職檔案資料管理人員，明確崗位職責(zé)，將建設(shè)過程中的各種檔案材料一點(diǎn)一滴地搜集積累起來，以保證各類檔案資料的齊全和完整，為日后開展整理歸檔奠定基礎(chǔ)。

1.1 建立和完善檔案管理制度。對(duì)于負(fù)責(zé)基建技術(shù)和檔案管理人員，各單位應(yīng)當(dāng)定期召開會(huì)議，收集、分類、整理、編目、裝訂工程檔案資料，并且對(duì)案卷質(zhì)量等事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)說明，落實(shí)措施，強(qiáng)化管理，努力增強(qiáng)有關(guān)人員的檔案意識(shí)。

1.2 做到圖實(shí)相符。檔案管理人員需要深入建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，針對(duì)檔案的不同階段、不同要求等，在驗(yàn)收項(xiàng)目的過程中，到現(xiàn)場(chǎng)給予檢查和指導(dǎo)，進(jìn)而在一定程度上做好檔案的收集整理工作。高度重視招投標(biāo)、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理文件材料等，確保“圖實(shí)相符”，發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，及時(shí)解決。

2 整理與歸檔建設(shè)項(xiàng)目檔案

為了保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，在一定程度上需要收集、整理和歸檔工程建設(shè)檔案材料。在對(duì)工程檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔的過程中，一方面落實(shí)責(zé)任、建立完善規(guī)章制度，另一方面要從以下方面做起：

2.1 對(duì)于建設(shè)工程檔案資料來說，為了確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，了解熟悉各類工程檔案歸檔整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，以便早作準(zhǔn)備。

2.2 明確接收工程建設(shè)檔案的范圍和歸檔要求。學(xué)習(xí)檔案的收集、整理、歸檔和編制案卷的基本知識(shí)，確保各類歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.3 確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度。在劃定歸檔范圍時(shí)要注意：①掌握建設(shè)單位的職能活動(dòng)，在基建文件中，將其職能活動(dòng)作為歸檔的重點(diǎn)。②基建工程文件材料與文書材料、技術(shù)材料的界限要離清。③根據(jù)基建文件材料的保存價(jià)值，在確?；n案完整的前提下，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行確定。

2.4 嚴(yán)格立卷，確保案卷質(zhì)量。在歸檔過程中，需要注意：①收集齊全歸檔范圍內(nèi)的基建文件材料。②系統(tǒng)整理歸檔的文件材料，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒）。③劃定保管期限，同時(shí)對(duì)保管期限進(jìn)行標(biāo)注，并且注明相應(yīng)的密級(jí)。④歸檔的基建材料要確保字跡、線條清晰，紙質(zhì)優(yōu)良。不得用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等書寫文件的底稿。⑤基建檔案整理后，需要進(jìn)行裝訂，并保證結(jié)實(shí)美觀，同時(shí)標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，清晰整潔地填寫卷內(nèi)目錄。

3 建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理與利用

3.1 有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，需要建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行主動(dòng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)與本單位有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，熟悉業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別各專業(yè)的圖紙。只有這樣，面對(duì)繁雜的文件材料內(nèi)容，才能進(jìn)行分門類別，確保文件之間的聯(lián)系性，及時(shí)收集檔案資料，同時(shí)增強(qiáng)檔案收集工作的主動(dòng)性。

3.2 確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性。①確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全性，不得出現(xiàn)殘缺不全的現(xiàn)象；②檔案內(nèi)容與反映的對(duì)象保持一致，不能存在差錯(cuò)。對(duì)于檔案資料來說，一旦喪失準(zhǔn)確性，也就失去了存在的意義和價(jià)值。③保持文件材料之間的聯(lián)系，避免出現(xiàn)雜亂無章的現(xiàn)象。④確保檔案的安全性，建立和完善保密制度、保管制度和借閱制度。

3.3 對(duì)于社會(huì)和生產(chǎn)來說，建設(shè)項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用是一項(xiàng)重要工作，這是管理建設(shè)項(xiàng)目檔案的根本目的所在。①對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理加強(qiáng)建設(shè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)，進(jìn)一步提高管理水平。②為了方便查閱利用，需要編制各種科學(xué)的、符合實(shí)際的檢索工具。③通過采取各種方式，做好服務(wù)工作，積極開展項(xiàng)目檔案編研工作。

3.4 應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理。隨著各單位工程建設(shè)項(xiàng)目的不斷增加，檔案數(shù)量也在不斷增加，信息量不斷增加，為廣泛利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理利用工作提供了有利條件。計(jì)算機(jī)主要用于檔案編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等業(yè)務(wù)工作。對(duì)檔案通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行綜合化管理，一方面提高工程項(xiàng)目檔案的存貯、處理及檢索能力，另一方面全面提升工程檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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