從檔案利用的主流方向談高職院校檔案服務(wù)理念

王小娟

[摘 要]任何一個單位的檔案管理部門的檔案，都有它所面向的主流服務(wù)人群。高職院校的檔案室主要服務(wù)于教育教學所涉及的各個部門及具體人，這些人包括走向工作崗位的學生人群。文章結(jié)合鄂爾多斯職業(yè)學院檔案室的基本情況和日常工作，闡述職業(yè)院校檔案利用的主流方向及檔案服務(wù)工作的基本理念。

[關(guān)鍵詞]檔案利用；主流方向；檔案服務(wù)理念

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.32.216

“轉(zhuǎn)變檔案工作重機關(guān)團體利用，輕個人利用的傳統(tǒng)觀念和認識，像重視機關(guān)團體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”。[1]這段話已經(jīng)很好地說明了檔案的價值和意義所在，同時也為我們職業(yè)院校檔案服務(wù)工作指明了方向，即服務(wù)師生（包括走向社會的）注定是職業(yè)院校檔案服務(wù)工作的必然方向。本文主要結(jié)合鄂爾多斯職業(yè)學院（以下簡稱“我院”）檔案室的一些基本情況，查詢檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，淺談一下職業(yè)院校檔案建設(shè)的服務(wù)理念，以期在日后形成更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為我院的改革發(fā)展保留歷史，提供決策依據(jù)，為需要的個人提供更有效、更便捷的服務(wù)。

1 鄂爾多斯職業(yè)學院檔案室的基本情況

鄂爾多斯職業(yè)學院是2007年在鄂爾多斯教育學院、鄂爾多斯廣播電視大學和伊盟師范的基礎(chǔ)上合并組建的。所以我院檔案室的檔案性質(zhì)可以追溯到三校合并之前的三校檔案。這些檔案經(jīng)歷了時代變遷、三校合并、人員調(diào)動、校址搬遷，雖然有個別遺失，但三校檔案的主體基本保留了下來。經(jīng)過整理、分類、掃描，很快我院檔案室就可以提供日常的檔案查詢和利用服務(wù)了。如今，在學院領(lǐng)導的關(guān)心和支持下，在檔案室工作人員幾年的辛苦努力下，我院檔案室在極短的時間內(nèi)就被評定為自治區(qū)機關(guān)檔案工作一級單位；還被自治區(qū)檔案局遴選為國家數(shù)字檔案建設(shè)試點單位，該項目的承擔將有利于提高學院檔案工作水平，對維護檔案信息的真實完整，提升工作效率和公共服務(wù)能力，實現(xiàn)資源共享具有重要意義。

2 鄂爾多斯職業(yè)學院檔案室檔案服務(wù)的主流方向

檔案館是查詢相關(guān)信息的最正規(guī)的主渠道，但由于單位性質(zhì)的不同，隸屬于單位的檔案管理部門的檔案往往都帶有一定的性質(zhì)，也即任何一個單位的檔案管理都有它所面向的主流服務(wù)對象，我院檔案室也如此。經(jīng)過梳理分析，筆者發(fā)現(xiàn)，我院檔案室檔案主要有如下幾個服務(wù)方向或功能。

2.1 為我院留住歷史

為一個單位或部門保留歷史，這是檔案工作最基本的功能，也是為日后的工作提供更多的依據(jù)。我院檔案室工作人員憑借多年的工作經(jīng)驗和工作的基本原則，在這些方面的工作可以說做到了嚴謹細致，大到我院涉及的相關(guān)文件、會議記錄、各種通知、榮譽，小到教學部門的教學計劃、教材、光盤，再到各類基建圖紙、校園照片、財務(wù)報銷單據(jù)等，可以說學院發(fā)展歷程中的每一個腳印都留在了檔案室中。

2.2 為在校師生提供相關(guān)的查詢復印服務(wù)

為在校的老師和學生提供具體的查詢和復印工作，在檔案室的所有工作中是比較具體的。如教師在評定職稱的時候需要的相關(guān)獲獎證書、培訓證書、課題申報和結(jié)項材料等，為學生查詢自己的錄取花名冊等，我院僅2015年查閱人達到152人次，查閱檔案290卷。

2.3 為校外人員提供在校期間的相關(guān)材料

這是我院檔案室近年來最日常的工作，我院三校合并之前畢業(yè)的學生早已走向社會的各個工作崗位，現(xiàn)在正處于職業(yè)中的上升期，面臨著加薪、升職、補崗競聘，都需要畢業(yè)學校的相關(guān)證明，包括錄取名單、學籍情況、成績單、在校證明等，這些都需要在我院檔案室查詢并復印蓋章。平均每日都會有4～5名校外人員來查詢檔案，經(jīng)過統(tǒng)計，僅2015年一年我院檔案室接待校外查閱、復印檔案人員400多人次（部分人員會查詢多次），查閱檔案1000余卷。

3 高職院校檔案服務(wù)的基本理念

上述檔案室服務(wù)的主流方向雖然是以我院檔案室為例，但是經(jīng)過筆者調(diào)研走訪，有一大部分高職院校都經(jīng)歷過校校合并或轉(zhuǎn)型，所以各高職院校檔案室的工作流程基本上是大同小異，鑒于這些服務(wù)方向，筆者認為，要發(fā)揮好檔案室的功能，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值和作用，檔案室服務(wù)工作必須堅持以下三個基本理念。

3.1 認真嚴謹?shù)睦砟?/p>

職業(yè)院校檔案室作為檔案資料收集、整理和管理部門，擔負著保存學院檔案的重要任務(wù)。所以，在傳統(tǒng)的檔案收集、整理、利用模式的基礎(chǔ)上，更應(yīng)該強調(diào)檔案的歸檔數(shù)量和實效性、檔案的完整性以及歸檔的準確率，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。為了實現(xiàn)這一目標，檔案室工作必須要有一種認真嚴謹?shù)睦砟钤诶锩?。試想，如果把不該歸檔的材料錯誤歸檔，或者把檔案歸錯門類，都是對檔案工作的不負責任，是對檔案使用者的不負責任。所以我院檔案室在收集檔案方面雖然發(fā)展了一部分兼職檔案員，鑒于他們的專業(yè)性不強，對他們交回的檔案，檔案室要做認真的甄別鑒定。同時，檔案室工作人員還要定期到各部門收集檔案，避免因上交不及時而造成檔案遺失等不必要的情況發(fā)生。

3.2 嚴肅保密的理念

檔案的最基本屬性就是它的保密性。職業(yè)院校的檔案同上級檔案部門或人事檔案部門的檔案性質(zhì)和利用價值相比，有著它自身的特點，更多的是帶有學校的因素，它的主體、核心、重點是教學檔案。但是保密性是相同的，職業(yè)院校也有人事任命文件，工作調(diào)動文件、重大決策文件。職業(yè)院校檔案的保密環(huán)節(jié)是國家檔案安全體系建設(shè)的重要組成部分，是從事檔案工作的基本準則，這項準則應(yīng)該貫穿于職業(yè)院校檔案工作的整個過程和所有環(huán)節(jié)及涉及的每一個人，并以制度加以完善。所以嚴肅保密的理念也是每一位檔案室工作人員所必須具備的最基本的素質(zhì)。

3.3 甘于平靜、熱心服務(wù)的理念

在我們的生活中，好多部門的日常工作都是以為別人提供“服務(wù)”為主體的，所以我們現(xiàn)在每每強調(diào)各種服務(wù)理念。筆者要講的是檔案室的服務(wù)，檔案室的工作紛繁復雜，面對的人性格迥異，往往為找一份檔案需要在陰暗的檔案庫翻閱幾大柜、無數(shù)卷。找到則好，找不到則還需要向查詢?nèi)俗瞿托牡脑蚪忉尅Ｔ跊]有查詢?nèi)藛T的時候，檔案室就是一個安靜的角落，檔案人就在那里默默地整理、鑒定、分類檔案，進行檔案理論學習、檔案的統(tǒng)計、檔案室的維護等；有查詢?nèi)藙t忙得不可開交。筆者認為，作為檔案人既要耐得住這份寂寞，甘于平靜，又要堅守熱心周到的服務(wù)理念。

4 結(jié) 論

職業(yè)院校檔案管理從大的方面講，檔案工作是一項關(guān)系著學校長遠發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，它是學校建設(shè)發(fā)展的歷史記錄，它在學校體制改革、轉(zhuǎn)型發(fā)展、教學評估、教學改革、職稱評定、政策依據(jù)和編撰校史等方面，發(fā)揮了極大的作用。從小的方面講，職業(yè)院校檔案工作為每一位從學校走出去的學生保存他最完整的在校檔案，任何時候在任何需要的情況下，他都可以回到自己的母校，找到自己的相關(guān)檔案。而檔案工作人員則為他們提供最高效、最便捷的查詢服務(wù)。這其實就是職業(yè)院校檔案工作的最大價值所在，也是檔案工作人員的最大堅守，為了這份堅守，他們將上述三份理念時刻牢記于心，貫穿于日常工作的始終。

參考文獻：

[1]陳藝娟.職業(yè)院校檔案利用體系建設(shè)的探討[J].科技信息，2011（33）.

[2]李君.淺談職業(yè)院校檔案服務(wù)機制的創(chuàng)新[J].職業(yè)，2007（33）.