何桂兒

（佛山市南海區(qū)國土城建和水務(wù)局桂城水務(wù)管理所，廣東 佛山 528200）

淺議完善水務(wù)工程檔案管理機制

何桂兒

（佛山市南海區(qū)國土城建和水務(wù)局桂城水務(wù)管理所，廣東 佛山 528200）

水務(wù)工程檔案具有原始數(shù)據(jù)珍貴、地域特色鮮明、形成時機性強、綜合性突出等特點，因而成為水務(wù)工程建設(shè)、管理的重要依據(jù)，同時也是衡量水務(wù)工程質(zhì)量的標尺。本文分析了水務(wù)工程檔案的價值以及檔案管理中存在的問題，針對所存在的問題探討了完善水務(wù)工程檔案管理機制的對策。

水務(wù)工程檔案；管理機制

工程建設(shè)中長期存在重建設(shè)、輕檔案以及檔案管理體制不健全等痼疾，檔案的完整性、科學(xué)性和服務(wù)性受到一定程度的影響。因此，完善水務(wù)檔案管理機制，加強水務(wù)檔案管理，是水務(wù)工程建設(shè)單位和管理部門必須高度重視的問題。

1 水務(wù)工程檔案的價值與管理問題分析

1.1 水務(wù)工程檔案價值

水務(wù)工程檔案記錄著水務(wù)工程從工程立項、實施到竣工、運行的完整過程。將檔案資料整理、編目及提煉之后，水務(wù)工作者可以利用其作為制定計劃、從事水務(wù)執(zhí)法、開展工程設(shè)計等工作的依據(jù)，還可在防汛、抗旱、搶險期間作為決策依據(jù)，因而水務(wù)工程檔案具有工程指導(dǎo)價值。水務(wù)工程檔案經(jīng)過整理、編研、加工后可以成為水務(wù)科研單位開展教學(xué)和科學(xué)研究的第一手資料，因而水務(wù)工程檔案還具有科研教學(xué)價值。水務(wù)工程檔案融匯水務(wù)工程建設(shè)的原始史料，其材料為規(guī)劃、設(shè)計、抗洪、排澇、水土保持、環(huán)境保護、工農(nóng)業(yè)發(fā)展提供借鑒和參考，促其創(chuàng)造價值、服務(wù)社會，并且水務(wù)單位憑借這些檔案資料還可以維護本單位的合法權(quán)益，因而水務(wù)工程檔案具有經(jīng)濟價值。

1.2 水務(wù)工程檔案管理中存在的問題

1.2 .1 檔案資料收集不及時、不全面、不規(guī)范。由于工程管理人員對檔案工作的重要性認識不足，認為工程管理最重要的工作是保證施工質(zhì)量，將檔案工作當(dāng)成工程的附屬工作，態(tài)度比較隨意，而且不少參與檔案管理的人員未參加過檔案專業(yè)培訓(xùn)，甚至一些工程直到竣工驗收階段才開始檔案工作，檔案資料不真實、不全面、不完整、不規(guī)范也就見慣不怪了。

1.2 .2 檔案管理機制不健全。水務(wù)工程建設(shè)單位對工程檔案工作沒有足夠的重視，因而也就沒有建立起完整的管理體系和機制，工程檔案管理方法落后，并且缺乏科學(xué)的考核標準和相應(yīng)的激勵措施，無法調(diào)動檔案工作人員的積極性與創(chuàng)造性，因而制約了檔案工作的順利開展。

1.2 .3 檔案管理信息化進程緩慢。由于計算機硬件設(shè)備投入不足，更新緩慢，計算機性能狀態(tài)不佳，無法適應(yīng)檔案管理信息化的要求，雖然有些工程項目已用上了水務(wù)工程檔案管理軟件，但沒有實現(xiàn)資源共享，資料查詢與使用方法比較落后，因而檔案管理效率較低、漏洞較多。

2 完善水務(wù)工程檔案管理機制對策探討

2.1 理順管理機制，明確職責(zé)范圍

水務(wù)工程建設(shè)需要建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、材料設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位及施工單位密切配合，才能保持從文件形成、收集、整理、鑒定、歸檔到移交的各個環(huán)節(jié)緊密銜接，然后才可以實現(xiàn)水務(wù)工程檔案管理的完整性與有效性。檔案管理機制應(yīng)適應(yīng)水務(wù)工程建設(shè)的需要，在每一個工程項目部設(shè)置專職檔案員，專門負責(zé)該工程的檔案收集、歸檔工作，而將檔案的編制工作放在主管項目部門的檔案室。檔案室應(yīng)建立起相應(yīng)的監(jiān)督檢查機制，負責(zé)對工程項目部檔案工作的指導(dǎo)、檢查、督促和審核，這樣既可以解決水務(wù)工程項目部檔案管理不規(guī)范的問題，又能避免工程項目部既負責(zé)檔案收集、歸檔又要編制而工作量偏大的問題。同時，必須建立檔案工作責(zé)任制度，在責(zé)任機制上保障檔案管理水平及檔案質(zhì)量。

2.2 集中統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范檔案管理

由于水務(wù)工程檔案來源分散、內(nèi)容繁雜、數(shù)量巨大，必須建立集中統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)。按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度和分級管理的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成檔案領(lǐng)導(dǎo)小組—檔案室—專職檔案員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)[1]。再通過完善各項規(guī)章制度，層層落實職責(zé)、層層把好關(guān)。針對水務(wù)工程的不同特點，檔案收集可以分別采取追蹤收集、分階段收集、強制性收集等不同的方式。另外，檔案收齊后必須及時歸檔立卷，保證檔案的系統(tǒng)性。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)范，分類整理、編目，合理組卷，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造條件，使檔案管理規(guī)范、科學(xué)、有序。

2.3 推進檔案信息化進程，保持檔案管理建設(shè)同步

檔案管理部門需順應(yīng)時代發(fā)展，為信息化管理創(chuàng)造良好的軟硬件環(huán)境。水務(wù)工程檔案管理保持與建設(shè)同步具有非常重要的意義，這也是保證檔案完整性與系統(tǒng)性所必須的，而信息化管理有助于管理建設(shè)同步。以地下供排水管網(wǎng)工程為例，傳統(tǒng)檔案管理手段落后，工程建設(shè)檔案以原始設(shè)計、施工圖為主，甚至把當(dāng)事人的記憶作為“活地圖”。城市的快速發(fā)展使地下管線變得異常復(fù)雜，有些道路下面布置著分屬不同部門的各類管線數(shù)量多達幾十種，密如蛛網(wǎng)，縱橫交錯，可謂牽一發(fā)而動全身，這給水務(wù)工程管理帶來很大的困擾。但如果利用城市地理信息系統(tǒng)（GIS）建立水務(wù)工程信息化檔案系統(tǒng)，就能為工程施工提供高效、快捷、準確的服務(wù)。

在進行檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該看到電子檔案代替紙質(zhì)檔案是相當(dāng)長的過程。目前，材料歸檔的實物仍然是紙質(zhì)檔案，并且檔案的查閱和利用也以紙質(zhì)檔案為主，不應(yīng)有了電子檔案而輕視紙質(zhì)檔案，兩者同樣重要。

3 結(jié)語

水務(wù)工程是城市基礎(chǔ)設(shè)施工程，通過建立科學(xué)、完整、系統(tǒng)的檔案系統(tǒng)并加以開發(fā)利用，對加快水務(wù)工程建設(shè)速度及確保工程質(zhì)量具有非常重要的價值。為此，完善水務(wù)工程檔案管理機制，不斷提高檔案管理水平與效率，既是必要的，也是必須的。

[1]程旭.加強水務(wù)檔案管理的有效措施[J].黑龍江檔案，2011(4)：89.

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1003-5168(2014)03-0199-01