新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)探析

李晶

（吉林市廣播電視發(fā)射臺(tái)，吉林 吉林132013）

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性

檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不統(tǒng)一，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進(jìn)程。

1.2 檔案管理工作既不標(biāo)準(zhǔn)又不規(guī)范

檔案管理信息化是建立在標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案工作基礎(chǔ)上的，檔案管理工作的規(guī)范與否直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)能否順利實(shí)施。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差、案卷質(zhì)量不高、特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)、系統(tǒng)軟件移植性差、檔案自動(dòng)化工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)檔案館和檔案管理系統(tǒng)各自為政，這使得檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施和推廣面臨著一系列的困難。

1.3 檔案信息管理人員素質(zhì)

人可以說是檔案管理信息化建設(shè)的主體，同時(shí)也是其中最為活躍的因素，因此，檔案管理信息化建設(shè)的成功與否和人員素質(zhì)具有很大關(guān)系。但就目前來看，我國檔案管理人員素質(zhì)并不過硬，僅僅能夠通過計(jì)算機(jī)完成最為基礎(chǔ)的信息錄入工作，而無法完成更為艱巨的檔案管理任務(wù)。許多檔案部門都極為缺乏高技術(shù)人才，能夠完成檔案、信息處理的復(fù)合型人才就更是少之又少了。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理信息化建設(shè)的目的在于更好地為檔案使用者服務(wù)，檔案管理信息化使得檔案由紙質(zhì)的實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)橐粭l條電子的信息。這對(duì)于人們查閱檔案，對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選具有極大幫助。

2.2 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

當(dāng)前，人們對(duì)于檔案的使用日益表現(xiàn)出多樣化的需求，已不再滿足于對(duì)原始文字資料的查看，注意力逐漸向原始的圖像、視頻資料轉(zhuǎn)移，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足人們的這一需求，電子檔案便應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案以其獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)，對(duì)信息保存的多樣性，正日益登上檔案管理的舞臺(tái)。加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

3 檔案信息化建設(shè)措施

3.1 建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

首先要求我們要不斷完善檔案應(yīng)用制度，即在檔案的使用上，建立一套嚴(yán)格的審批制度，有關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，要匯報(bào)，要得到審批才能查閱檔案。同時(shí)，在檔案的搜集與管理工作上，我們要大量采用現(xiàn)代化技術(shù)開展工作。其次，電子檔案信息要及時(shí)得到更新，來滿足廣大檔案使用者查閱的需求。雖說電子檔案具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無可比擬的優(yōu)勢(shì)，但這并不意味著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案就真的沒有了用武之地，因此，在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合，充分發(fā)揮各類檔案資源的優(yōu)勢(shì)，以此來提高電子檔案的質(zhì)量。

3.2 檔案工作人員參與自動(dòng)化軟件的開發(fā)

只有親自的積極參與，才能了解全過程和檔案專業(yè)管理的全部?jī)?nèi)容，并及時(shí)征求各部門的意見，在研究基礎(chǔ)上形成各種文件管理軟件的功能，并及時(shí)與開發(fā)部門和軟件設(shè)計(jì)師溝通，選擇最合理的設(shè)計(jì)，旨在滿足單位管理需要，真正的實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和信息管理的實(shí)際需求的完美契合。

3.3 提高現(xiàn)代化管理手段，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理

要應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段來開展檔案管理工作，要求檔案有關(guān)工作人員采用先進(jìn)的技術(shù)手段來組織信息、提供信息。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入到生產(chǎn)生活的方方面面，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們生活、工作、學(xué)習(xí)所離不開的重要資源。所以，我們檔案工作的管理、建設(shè)必須立足于信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化的管理，并逐步將其規(guī)范化、通用化，發(fā)揮出檔案資源的最大效益。

3.4 加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)

雖說電子檔案信息化有利于滿足檔案使用者的多樣化需求，但電子檔案的有效運(yùn)行卻要依靠多項(xiàng)技術(shù)，這就使得檔案管理工作在無形中變得復(fù)雜，檔案管理工作人員也面臨著挑戰(zhàn)。因此，對(duì)于檔案管理工作者而言，應(yīng)努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。在檔案管理信息化背景下，檔案管理工作人員不僅要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，還應(yīng)對(duì)檔案管理信息化所涉及的各項(xiàng)技術(shù)有所涉獵，不僅要滿足檔案使用者對(duì)于檔案資源的使用，還要使得檔案資源得到有效的保護(hù)。

4 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期全面而又具體的工作，是運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)和專業(yè)配合，多個(gè)部門之間相互協(xié)調(diào)以及多個(gè)環(huán)節(jié)相配套的復(fù)雜系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)由布局走向整體，通過與電子政務(wù)建設(shè)的緊密結(jié)合，成為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分。因此，要加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，從各方面加強(qiáng)檔案事業(yè)的信息化建設(shè)。

［1］冀孟玲.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)探討［J］.辦公室業(yè)務(wù),2013,（21）:56.

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［3］葉麗娟.新時(shí)期下檔案管理在企業(yè)建設(shè)中的作用［J］.辦公室業(yè)務(wù),2012,（21）:47.

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