潘 娟，郭 劍

(西南交通大學 實驗室及設備管理處，成都 610031)

關(guān)于高校儀器設備驗收工作的幾點思考

潘 娟，郭 劍

(西南交通大學 實驗室及設備管理處，成都 610031)

新形勢下,高校儀器設備驗收工作的工作量和復雜程度不斷增加,針對目前高校儀器設備驗收工作中普遍存在管理制度不完善、管理方式不合理、合同文本缺乏規(guī)范性、專業(yè)技術(shù)力量不足等問題,結(jié)合西南交通大學在儀器設備驗收工作中的探索和實踐，在制度建設、分級管理、檔案管理、信息化建設、隊伍建設等方面給出了對策和建議。

高校；儀器設備；驗收；思考

隨著國家綜合國力的不斷增強，對高校的經(jīng)費投入力度不斷加大，近年來，“211工程”“985工程”等項目實施后，高校儀器設備規(guī)模的迅速擴大[1]，西南交通大學近幾年來每年新增教學科研設備經(jīng)費都達到1億元左右。此外，進口設備、貴重設備的數(shù)量和比重逐年增加，大金額的研制、定制設備也呈現(xiàn)出增長趨勢。因此，儀器設備的驗收工作的工作量和工作難度不斷增加，對管理部門和工作人員也提出了更高的要求。

1 高校儀器設備驗收工作的重要性

通常說的儀器設備驗收指依據(jù)采購合同、設備出廠指標等對儀器設備的數(shù)量、規(guī)格、型號進行核對，對儀器設備的性能指標進行驗證的過程[2]。儀器設備驗收工作是高校儀器設備管理中的重要環(huán)節(jié)，是設備管理的開端。通過嚴把驗收關(guān)，可以避免不法廠商“以次充好、偷工減料”，保證設備到校后能正常投入到教學科研工作去。對于具有危險性的特種設備，儀器設備的質(zhì)量設置關(guān)系到師生的生命和財產(chǎn)安全。

2 目前存在的問題

2.1 重視程度不夠，管理制度不完善

各高校儀器設備主管部門往往對立項、論證、采購、使用管理等環(huán)節(jié)更加重視，而對儀器設備驗收工作的嚴肅性和重要性認識不足。主要體現(xiàn)在：(1)在制訂管理制度時往往將驗收工作合并到儀器設備管理制度當中，一筆帶過、語焉不詳；(2)在驗收工作中投入的人力、物力嚴重不足。負責全校設備驗收工作的往往只有一兩個人，不但缺乏必要的專業(yè)培訓，而且極少配置相應的辦公設備和檢測工具。

2.2 管理方式不合理，致使工作效率低下

管理方式存在的問題主要體現(xiàn)在：(1)高度集中管理，由校級主管部門統(tǒng)管儀器設備驗收工作，事無巨細一把抓，效率低下；(2)各高校普遍存在多校區(qū)辦學或建有校外教學科研場地的情況，加之采用傳統(tǒng)的現(xiàn)場驗收方式，費時費力；(3)缺乏網(wǎng)絡化的信息管理平臺支持，待驗收的設備負責人在制作驗收文本，驗收人員在獲取合同信息時需采取手工或半手工方式進行，影響工作效率。

2.3 缺乏有效監(jiān)督

很多高校在制訂設備驗收規(guī)程或者內(nèi)控制度時，通常按合同金額將設備驗收工作分級，臨時組建驗收團隊，一般要求將紀委、監(jiān)察、審計、財務、工會等部門納入驗收團隊。但在實際執(zhí)行時往往流于形式，加之設備驗收工作頻度高，有的部門甚至不派員參加，而直接在驗收結(jié)論中簽審通過。缺乏有效監(jiān)督不但加大了儀器設備主管部門工作人員在開展驗收工作時的廉政風險，也造成了管理漏洞。

2.4 合同文本缺乏規(guī)范性

合同文本缺乏規(guī)范性也是目前高校儀器設備驗收工作中普遍存在的問題之一。儀器設備驗收的主要依據(jù)是與供應商簽訂的合同，以及產(chǎn)品出廠的各種技術(shù)指標[3]。合同條款中對設備的名稱、型號、規(guī)格、詳細技術(shù)指標與主要技術(shù)參數(shù)、檢測方式、保質(zhì)期、維修方式等沒有詳細的規(guī)定，既給驗收工作制造了難度，也容易讓供應商鉆了空子。

2.5 專業(yè)技術(shù)力量不足

不同門類和應用領(lǐng)域的儀器設備千差萬別，在驗收工作中，非標設備、專業(yè)設備驗收難度大，由于技術(shù)力量不足，高校儀器設備主管部門往往力不從心。以西南交通大學為例，近年來，通過“211工程”“優(yōu)勢學科平臺”項目建設和各種科研專項的投入，引進了大批尖端科研設備，這些設備又以研制、定制為主，不但合同金額大、制造過程和交付時間難以把控，也給設備的驗收造成了很大的難度。

3 改進儀器設備驗收工作的幾點思考

3.1 提高認識，完善制度

高校首先要對儀器設備的驗收工作引起高度重視，從學校層面制訂完善的管理制度，杜絕制度缺失造成的風險和漏洞。在制訂詳細的儀器設備管理制度的同時，最好制訂一套完整的儀器設備驗收工作制度和流程，通過工作的規(guī)范化和制度化，減少工作人員在驗收工作中的隨意性，降低廉政風險。此外，還應對合同文本進行規(guī)范，我校聘請了法律顧問，根據(jù)法律顧問的意見，已對合同文本進行了多次審核和修改。

3.2 采取分級管理的方式，提高工作效率

按照儀器設備采購方式和合同金額，進行分級管理，可以極大提高儀器設備驗收工作效率[4]。在統(tǒng)一驗收標準的前提下，可以把驗收工作分級并下放到二級單位，減少主管部門的工作量。例如，可以按進口設備、國產(chǎn)設備或者集中采購設備、分散采購設備進行分級，也可以按合同金額進行分級。我校目前采取的方式是按合同金額分級，合同金額10萬元人民幣以上的，由主管部門統(tǒng)一組織驗收，其他的由二級單位自行組織驗收，并由主管部門統(tǒng)一審核。為進一步減輕主管部門的工作量，給予二級單位更大的自主權(quán)，我校已完成修訂，即將頒布的《西南交通大學儀器設備管理辦法》對驗收方式進行了重新規(guī)定，合同金額在40萬元(不含)以下的，由使用單位自行組織驗收；合同金額在40萬元(含)以上的，使用單位進行預驗收后，實驗室處組織用戶、技術(shù)專家組成的驗收小組實施驗收；合同金額在200萬元(含)以上的，由實驗室處組織監(jiān)察處、審計處、計劃財務處及技術(shù)專家組成的聯(lián)合驗收小組實施驗收。該管理辦法擬于2014年初開始執(zhí)行。

此外，還應充分利用二級單位和設備使用人的技術(shù)資源，采取誰使用誰負責的原則，由二級單位負責對設備的技術(shù)指標進行初步驗收，并與供應商商議設備安裝調(diào)試、售后服務的相關(guān)內(nèi)容。這樣，既可以減輕主管部門的工作負擔，又可以使主管部門將主要精力放在合同商務條款的查驗上面。

3.3 加強儀器設備驗收資料檔案管理

近年來，教育主管部門對儀器設備的監(jiān)管力度不斷加大，高校儀器設備主管部門將面臨越來越嚴格的審計和檢查。因此，加強儀器設備驗收資料的管理顯得更加重要。驗收申請、驗收報告、合同副本、照片和影像資料、技術(shù)指標測試結(jié)果、進口設備外貿(mào)資料等全套資料都應妥善保管，有條件的高校可以按檔案管理的要求，為資料編制目錄、建立索引并送檔案館保存。我校目前采取的檔案管理方式是：定期將驗收資料整理并編制目錄，送交學校檔案館保存。

3.4 加強信息化建設，豐富驗收工作手段

信息化建設是高校儀器設備管理的發(fā)展趨勢[5]。建立基于WEB的信息化平臺，將儀器設備從論證、計劃、采購、驗收、臺賬、報廢全過程管理納入其中，不但可以提高主管部門的工作效率，也會為教師辦理相關(guān)業(yè)務提供極大的便利。僅從驗收環(huán)節(jié)來講，信息化平臺可以為設備負責人和主管部門經(jīng)辦人提供合同信息、驗收文本模板等，驗收結(jié)論也可以最快地反饋到其他部門和科室，對于時間限制性強的國撥專項執(zhí)行將大有裨益。

此外，驗收手段也需要進一步豐富和補充。例如，可以在驗收資料中加入圖片和視頻，對異地驗收的設備，采取視頻會議，視頻錄像的方式，可以避免工作人員來回奔走，節(jié)約人力和資金。近兩年來，隨著我校校外科研基地的建設，時常產(chǎn)生異地設備驗收需求。例如，對常州研究院等地理距離較遠的單位提出的設備驗收申請，我校就通過視頻錄像等方式進行驗收，提高工作效率。

3.5 加強管理隊伍和技術(shù)隊伍建設

隊伍建設是決定儀器設備驗收工作優(yōu)劣的重要因素。隊伍建設分兩個方面，一是管理隊伍，要通過業(yè)務技能培訓、考察學習以及以老帶新的工作積累，打造一支跨部門的管理隊伍[6]；二是要通過校內(nèi)外遴選，從教師、專業(yè)技術(shù)人員中建立一支兼職的專業(yè)隊伍，按學科門類建立專家?guī)?，并進行必要的培訓。專兼結(jié)合、管理技術(shù)結(jié)合的驗收團隊，足以為儀器設備驗收工作保駕護航。

4 結(jié)束語

高校儀器設備驗收工作必須引起足夠重視，高校儀器設備主管部門應與時俱進，不斷完善相關(guān)管理制度，更新技術(shù)手段，才能做好設備驗收工作，把好高校儀器設備管理工作的第一關(guān)。

[1]王睿，饒星. 高校貴重儀器網(wǎng)絡化管理模式的構(gòu)建與實踐[J]．實驗技術(shù)與管理，2011，28(12)：209-211．

[2]饒艷輝，林建軍.高校儀器設備驗收存在的問題及對策[J]．實驗技術(shù)與管理，2011，28(11)：205-207．

[3]饒艷輝，毛曉青.高校儀器設備驗收管理的實踐與探索[J]．實驗技術(shù)與管理，2008，25(4)：169-172．

[4]吳兵，宋菲.高校儀器設備驗收工作的新探索[J]．實驗技術(shù)與管理，2008，25(7)：174-176．

[5]劉淑云，李繼才.高校儀器設備管理信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J]．實驗室研究與探索，2011，28(1)：164-167．

[6]張勇.教學科研儀器設備論證與驗收工作研究[J]．實驗室科學，2007(3)：168-170．

Reflections on Instruments and Equipment Checking and Acceptance Work in Colleges and Universities

PAN Juan，GUO Jian

(Office of Laboratory and Facility Management，Southeast Siaotong University，Chengdu 610031，China)

Instruments and equipment checking and acceptance work has become increasingly difficult under the new situation. Combining with actual condition of Southwest Jiaotong University, this paper proposes solutions to instruments and equipment checking and acceptance work.

colleges and universities；instruments and equipment；checking and acceptance work；reflections

2013-11-22；修改日期: 2013-12-27

潘 娟(1965-)，女，碩士，主要從事設備管理工作。

G482

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2014.06.068