淺談財(cái)務(wù)管理軟件在新會(huì)計(jì)制度下發(fā)揮的作用*

吳建新

(連云港市交通運(yùn)輸局 財(cái)審處,江蘇 連云港 222006)

新《預(yù)算法》《行政單位會(huì)計(jì)制度》和《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》實(shí)施以來(lái),對(duì)行政事業(yè)單位全面預(yù)算管理、政府收支分類、國(guó)庫(kù)集中支付、會(huì)計(jì)科目體系管理、財(cái)務(wù)核算管理及決算報(bào)表編制等提出了新的管理要求。同時(shí)為了做好實(shí)施全面規(guī)范、公開(kāi)透明的預(yù)算管理工作,建立統(tǒng)一全面的財(cái)務(wù)預(yù)算、核算、控制和監(jiān)督的交通系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理體系,筆者通過(guò)本系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理軟件的運(yùn)用實(shí)際工作,探討用友GRP-U8政務(wù)版財(cái)務(wù)管理軟件在新制度下的加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督的作用。

一、交通系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理軟件運(yùn)行概況及面臨的問(wèn)題

在新的行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度實(shí)施前,連云港市交通運(yùn)輸局17家行政事業(yè)單位均采用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行核算,會(huì)計(jì)核算軟件以用友、博科、新中大等為主,軟件版本主要包括用友T6、 用友G9、用友快捷通、新中大V7.1、新中大公共財(cái)務(wù)管理、博科B8等,適用會(huì)計(jì)制度包括行政單位會(huì)計(jì)制度、事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度、企業(yè)會(huì)計(jì)制度、國(guó)有建設(shè)單位會(huì)計(jì)制度。各單位會(huì)計(jì)軟件功能主要包括賬務(wù)核算系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等簡(jiǎn)單的基本模塊。

新會(huì)計(jì)制度實(shí)施以來(lái),對(duì)行政事業(yè)單位的全面預(yù)算管理、政府收支分類、國(guó)庫(kù)集中支付、科目體系管理、會(huì)計(jì)核算管理及決算報(bào)表編制等提出了新的管理要求。但由于受財(cái)務(wù)軟件版本和功能的限制,交通系統(tǒng)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)核算和管理還存在以下幾個(gè)問(wèn)題急需解決。

(一) 無(wú)法形成統(tǒng)一的會(huì)計(jì)體系

由于連云港市交通系統(tǒng)運(yùn)用的會(huì)計(jì)核算軟件版本和型號(hào)各不相同,受軟件版本低和版本基本功能的限制,無(wú)法實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)科目與部門(mén)、項(xiàng)目、功能科目、經(jīng)濟(jì)科目、資金來(lái)源、往來(lái)等輔助核算項(xiàng)目的多項(xiàng)交叉核算;另外，由于各單位財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)制度掌握不深,會(huì)計(jì)科目設(shè)置不統(tǒng)一、不規(guī)范,人為添加支出經(jīng)濟(jì)科目明細(xì)會(huì)計(jì)科目等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生,導(dǎo)致交通系統(tǒng)無(wú)法形成統(tǒng)一的收支分類會(huì)計(jì)核算體系,無(wú)法滿足新會(huì)計(jì)制度的會(huì)計(jì)核算管理的要求。

(二) 無(wú)法實(shí)行全面預(yù)算管理

目前,連云港市交通系統(tǒng)行政事業(yè)單位預(yù)算編制采用的市財(cái)政統(tǒng)一的預(yù)算編制系統(tǒng),該系統(tǒng)主要包括預(yù)算編制和匯總預(yù)算的作用,財(cái)務(wù)人員只是利用此系統(tǒng)進(jìn)行單位預(yù)算的編制、匯總、上報(bào)。由于該預(yù)算編制系統(tǒng)獨(dú)立于國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)及單位賬務(wù)核算系統(tǒng)外,因此無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理系統(tǒng)與單位賬無(wú)縫對(duì)接。各單位相關(guān)部門(mén)發(fā)生的業(yè)務(wù)支出,由于缺少預(yù)算計(jì)劃、用款等管理系統(tǒng),經(jīng)常與財(cái)政下達(dá)的預(yù)算支出不對(duì)應(yīng),無(wú)預(yù)算、超預(yù)算支出時(shí)常發(fā)生,特別是預(yù)算支出的功能分類、經(jīng)濟(jì)分類、資金性質(zhì)、支付方式等核算信息無(wú)法與單位財(cái)務(wù)賬有機(jī)統(tǒng)一,無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理。

(三) 無(wú)法實(shí)行財(cái)務(wù)管理體系

連云港市交通系統(tǒng)各單位預(yù)算編制系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、決算報(bào)表系統(tǒng)都是彼此獨(dú)立的,預(yù)算、核算、決算三個(gè)環(huán)節(jié)未能成為一個(gè)有機(jī)的整體,從而無(wú)法建立從預(yù)算編制、財(cái)務(wù)核算、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算調(diào)整與預(yù)算分析、預(yù)算考核評(píng)估到最后出具決算報(bào)告的財(cái)務(wù)管理整體應(yīng)用體系,財(cái)務(wù)基本還處于傳統(tǒng)型財(cái)務(wù)核算型會(huì)計(jì)階段,未能建立“事前、事中、事后一體化”的財(cái)務(wù)管理動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制,未能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理向“決策型、控制型”拓展,無(wú)法有效發(fā)揮財(cái)務(wù)的參謀、助手作用。

(四) 無(wú)法實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的有效管理

隨著交通運(yùn)輸行業(yè)的快速發(fā)展,交通行政事業(yè)單位添置了大量的交通運(yùn)輸設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、測(cè)繪測(cè)量設(shè)備等通用、專用設(shè)備,這些固定資產(chǎn)具有規(guī)模大、種類多、技術(shù)含量高等明顯行業(yè)特點(diǎn)。交通系統(tǒng)個(gè)別單位對(duì)固定資產(chǎn)的管理重視不夠,資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)具有隨意性,缺少一個(gè)有機(jī)整體。大部分單位雖然建立了固定資產(chǎn)管理一系列管理規(guī)定,但執(zhí)行都不到位。固定資產(chǎn)管理部門(mén)認(rèn)為資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)工作量大和繁瑣,每年年底決算前沒(méi)有幾家單位進(jìn)行固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn),由于缺少一定的管理和監(jiān)督,造成交通系統(tǒng)固定資產(chǎn)的賬實(shí)不符、長(zhǎng)期閑置,甚至出現(xiàn)個(gè)人長(zhǎng)期占有等國(guó)有資產(chǎn)流失、浪費(fèi)等現(xiàn)象。

(五) 無(wú)法滿足內(nèi)部行業(yè)財(cái)務(wù)管理

目前,交通系統(tǒng)各單位使用的財(cái)務(wù)核算軟件相對(duì)獨(dú)立,且核算方式和會(huì)計(jì)處理不統(tǒng)一,交通主管部門(mén)只能通過(guò)紙質(zhì)報(bào)表等形式獲取下屬單位財(cái)務(wù)信息和資料,無(wú)法及時(shí)通過(guò)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)各直屬單位的專項(xiàng)資金、預(yù)算資金使用狀況、預(yù)算執(zhí)行等財(cái)務(wù)收支活動(dòng)進(jìn)行有效監(jiān)督和管理。另外，由于缺少財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái),無(wú)法實(shí)現(xiàn)交通系統(tǒng)內(nèi)部預(yù)算、執(zhí)行、核算、決算全過(guò)程財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)監(jiān)管,無(wú)法滿足交通主管部門(mén)的財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)決策水平的提高。

二、用友GRP-U8政務(wù)版財(cái)務(wù)管理軟件的運(yùn)用效果

新的《預(yù)算法》《行政單位會(huì)計(jì)制度》《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》等規(guī)章制度實(shí)施以來(lái),交通系統(tǒng)結(jié)合財(cái)政部門(mén)預(yù)決算及“三公”經(jīng)費(fèi)向社會(huì)公開(kāi)等要求,為了做好實(shí)施全面規(guī)范、公開(kāi)透明的預(yù)算管理工作,提高交通系統(tǒng)預(yù)算管理、財(cái)務(wù)核算及決算管理水平,建立交通系統(tǒng)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)預(yù)算、核算、控制和監(jiān)督的財(cái)務(wù)管理體系,經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)研和考察,認(rèn)為用友GRP-U8政務(wù)版財(cái)務(wù)管理軟件能夠有效解決新制度下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的要求。

GRP-U8政務(wù)版財(cái)務(wù)管理軟件針對(duì)行政事業(yè)單位管理特點(diǎn),按集中支付、部門(mén)預(yù)算、財(cái)政總預(yù)算、財(cái)政決算等管理要求,設(shè)計(jì)完善的收支分類會(huì)計(jì)核算體系,將收支分類科目(功能科目、經(jīng)濟(jì)科目)進(jìn)行專門(mén)管理,通過(guò)收支科目和會(huì)計(jì)科目的雙線記錄,并與預(yù)決算指標(biāo)聯(lián)動(dòng),自動(dòng)生成財(cái)務(wù)月報(bào)及年終決算報(bào)表。同時(shí)緊跟新財(cái)會(huì)制度改革步伐,全面支持權(quán)責(zé)發(fā)生制會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)內(nèi)控管理、財(cái)務(wù)報(bào)告等應(yīng)用,同步支持不同行業(yè)類型、不同科目體系、不同報(bào)表體系、政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告的會(huì)計(jì)管理要求,全面支持新會(huì)計(jì)制度改革。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行,GRP-U8政務(wù)版財(cái)務(wù)管理軟件在交通系統(tǒng)財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督中發(fā)揮著積極的作用。

(一) 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算聯(lián)網(wǎng),統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算體系

GRP-U8政務(wù)版財(cái)務(wù)管理軟件的特點(diǎn)就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將交通系統(tǒng)各單位財(cái)務(wù)管理工作有機(jī)統(tǒng)一起來(lái),建立了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)。各單位、各部門(mén)安裝相應(yīng)客戶端,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)局服務(wù)器。交通主管部門(mén)統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)管理軟件,根據(jù)會(huì)計(jì)制度等要求建立統(tǒng)一的收支分類會(huì)計(jì)核算體系,將經(jīng)濟(jì)科目、功能科目、項(xiàng)目支出等全部采用輔助核算管理,通過(guò)收支科目和會(huì)計(jì)科目的雙線記錄,并與預(yù)決算指標(biāo)聯(lián)動(dòng),自動(dòng)生成財(cái)務(wù)月報(bào)及年終決算報(bào)表。同時(shí),通過(guò)管理軟件加強(qiáng)下屬單位的預(yù)算管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督,避免資金使用上的隨意性,及時(shí)了解各單位預(yù)算資金行進(jìn)度和實(shí)際使用情況,提高財(cái)政性資金的使用效率,實(shí)現(xiàn)預(yù)算、執(zhí)行、核算、決算全過(guò)程財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)監(jiān)管,提高主管部門(mén)的資金管理和財(cái)務(wù)決策水平。

(二) 實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理,嚴(yán)格部門(mén)預(yù)算執(zhí)行

交通系統(tǒng)利用GRP-U8政務(wù)版財(cái)務(wù)管理軟件的預(yù)算管理系統(tǒng),能夠與財(cái)政部門(mén)預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接,可以實(shí)現(xiàn)單位預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行全程控制、預(yù)算執(zhí)行分析等全面預(yù)算管理。項(xiàng)目支出預(yù)算,采用滾動(dòng)項(xiàng)目庫(kù)方式進(jìn)行管理,對(duì)項(xiàng)目審批流程、項(xiàng)目申報(bào)、執(zhí)行、驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)等項(xiàng)目全過(guò)程管理。同時(shí)嚴(yán)格預(yù)算執(zhí)行,財(cái)務(wù)部門(mén)年初將人大批復(fù)預(yù)算按部門(mén)分解至各職能處室部門(mén),各部門(mén)發(fā)生經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)時(shí),通過(guò)客戶端申報(bào)預(yù)算項(xiàng)目用款計(jì)劃,嚴(yán)格無(wú)預(yù)算、超預(yù)算金額和標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目支出發(fā)生。該系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)有機(jī)統(tǒng)一,對(duì)于每一筆預(yù)算支出的,根據(jù)唯一的代碼與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行有效聯(lián)接,會(huì)計(jì)憑證處理時(shí)根據(jù)唯一代碼信息自動(dòng)帶入功能分類、經(jīng)濟(jì)分類、資金性質(zhì)、支付方式等核算信息,信息自動(dòng)匹配,會(huì)計(jì)處理準(zhǔn)確、精細(xì)、高效。通過(guò)預(yù)算管理系統(tǒng)的管理和控制,建立項(xiàng)目支出預(yù)算的動(dòng)態(tài)管理,及時(shí)了解和掌握各單位預(yù)算執(zhí)行情況,全面提高預(yù)算管理和財(cái)務(wù)核算管理水平。

(三) 自動(dòng)編制會(huì)計(jì)報(bào)表,逐級(jí)上報(bào)匯總查詢

按照財(cái)政部門(mén)年度決算要求,軟件系統(tǒng)內(nèi)預(yù)制大部分決算報(bào)表樣表(內(nèi)含計(jì)算公式),各單位按照設(shè)計(jì)的收支科目會(huì)計(jì)核算體系進(jìn)行日常核算和財(cái)務(wù)處理,年底單位決算時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)從財(cái)務(wù)系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)生成決算報(bào)表,避免每年決算報(bào)表時(shí)人按功能科目拆分填報(bào)決算報(bào)表,全面提高決算報(bào)表的真實(shí)性和及時(shí)性。另外,按主管部門(mén)財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督的要求,自動(dòng)產(chǎn)生的內(nèi)部設(shè)置的會(huì)計(jì)報(bào)表,及時(shí)、快速、準(zhǔn)確向財(cái)政部門(mén)和主管部門(mén)提供相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表,滿足內(nèi)部業(yè)務(wù)報(bào)表的收集、報(bào)送。同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)提供的統(tǒng)計(jì)分析功能,可以滿足多維度的匯總統(tǒng)計(jì)查詢。

(四) 實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)資產(chǎn)管理,加強(qiáng)資產(chǎn)管理與控制

系統(tǒng)內(nèi)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期的動(dòng)態(tài)管理,從單位資產(chǎn)配置申請(qǐng)、主管單位審核、財(cái)政部門(mén)審批,到審批流程完成,系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生資產(chǎn)卡片信息。連云港市交通系統(tǒng)各單位資產(chǎn)購(gòu)置受預(yù)算管理的控制,按新會(huì)計(jì)制度要求對(duì)固定資產(chǎn)是否計(jì)提折舊設(shè)置可選項(xiàng)按鈕,資產(chǎn)計(jì)提折舊后自動(dòng)生成相應(yīng)會(huì)計(jì)憑證,實(shí)現(xiàn)預(yù)算和財(cái)務(wù)的雙重管理,有效地貫徹了“價(jià)值管理與實(shí)物管理”的資產(chǎn)管理思想。該系統(tǒng)與行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理集成,資產(chǎn)購(gòu)置、調(diào)劑和資產(chǎn)處置可以自動(dòng)生成記賬憑證傳遞到單位賬務(wù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)核算工作銜接。該系統(tǒng)可以與財(cái)政部門(mén)的資產(chǎn)清查管理系統(tǒng)集成,自動(dòng)從資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中生成資產(chǎn)清查數(shù)據(jù),逐級(jí)上報(bào)匯總資產(chǎn)清查數(shù)據(jù)報(bào)表。該系統(tǒng)全面支持資產(chǎn)的條碼管理,經(jīng)條碼槍掃描到系統(tǒng)中的資產(chǎn)自動(dòng)進(jìn)入資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表,與系統(tǒng)臺(tái)賬進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)比對(duì),大大減輕資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)的工作量,系統(tǒng)提供的與移動(dòng)終端的數(shù)據(jù)接口大大加強(qiáng)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的易用性,全面提高國(guó)有資產(chǎn)的管理水平。

(五) 建立會(huì)計(jì)信息交換平臺(tái),提高綜合財(cái)務(wù)信息管理水平

GRP-U8政務(wù)版財(cái)務(wù)管理軟件能夠全方位構(gòu)建單位各項(xiàng)資金業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)無(wú)縫集成,推動(dòng)政府資金財(cái)務(wù)應(yīng)用從分散應(yīng)用向平臺(tái)化協(xié)同轉(zhuǎn)變。根據(jù)各單位財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求,提供國(guó)庫(kù)支付、資產(chǎn)管理、非稅收入、統(tǒng)發(fā)工資、基建管理、政府采購(gòu)等資金業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)信息平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換,單位財(cái)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,全面提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量和工作效率,積極發(fā)揮財(cái)務(wù)的參謀、助手作用,使財(cái)務(wù)管理向“決策型、控制型”拓展。同時(shí)，該系統(tǒng)提供成熟的財(cái)務(wù)分析和收支決策模型,支持收入分析、費(fèi)用分析、財(cái)務(wù)比率分析、年度期間對(duì)比等多種分析,支持多角度、多級(jí)次、全方位的綜合財(cái)務(wù)信息查詢,為領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、經(jīng)辦層、受眾群體等提供信息查詢服務(wù),提高會(huì)計(jì)信息的綜合程度,增強(qiáng)會(huì)計(jì)信息的內(nèi)部效用和使用價(jià)值,為決策分析提供支持信息,強(qiáng)化宏觀財(cái)務(wù)管理。

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