對高校學(xué)籍檔案管理問題的思考

譚春霞

摘要：學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，真實(shí)記錄了學(xué)生在大學(xué)期間的表現(xiàn)和成長歷程，對于學(xué)校人才培養(yǎng)，提高高校辦學(xué)質(zhì)量都具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文主要分析了當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的主要問題，并且提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案管理;問題;解決對策近年來，我國高等教育不斷實(shí)現(xiàn)大眾化，教學(xué)體制也在不斷發(fā)生改革，高校招生人數(shù)不斷增多，這種發(fā)展大大增加高校管理的難度，高校學(xué)籍檔案管理工作難度也有所提高。高校學(xué)籍檔案主要是指學(xué)生獲取正式學(xué)籍后從進(jìn)入大學(xué)一直到畢業(yè)之前整個大學(xué)期間產(chǎn)生的相關(guān)材料，是學(xué)生大學(xué)生活的真實(shí)反映，學(xué)籍檔案具有動態(tài)擴(kuò)充性、復(fù)雜性、數(shù)量多等特點(diǎn)，在高校管理中的利用率很高，不僅是評價高校辦學(xué)水平，調(diào)整招生計(jì)劃及人才培養(yǎng)模式的重要參考依據(jù)，同時也是用人單位選用、聘用人才的重要參考。由此可見，高校學(xué)籍檔案管理的重要性。但是目前很多高校學(xué)籍檔案管理工作仍然存在很多問題，對于學(xué)籍檔案信息資源并沒有合理的開發(fā)、利用，如何進(jìn)一步加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理工作值得引起相關(guān)人員的思考。

1.當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的主要問題

1.1學(xué)籍檔案管理觀念陳舊

鑒于歷史因素的影響，一直以來高校對于黨政管理類檔案管理重視度較高，但是對于學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識并不全面，不管是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，還是院系主任、輔導(dǎo)員，對于學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識都存在一些偏差。有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為學(xué)籍檔案主要負(fù)責(zé)記載學(xué)生的相關(guān)信息，但是學(xué)生一旦畢業(yè)后，這些信息基本上沒有很大意義，對于教學(xué)并沒有很大的輔助性作用，因此對于學(xué)籍檔案管理抱著“無所謂”的態(tài)度。有的高校認(rèn)為，在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，社會看重的是文憑以及人才的綜合實(shí)力，很少會關(guān)心檔案。正是由于這些錯誤的觀念，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理嚴(yán)肅性慢慢褪去。

1.2缺乏規(guī)范、完善的管理制度

雖然國家近年來先后出臺了《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》等相關(guān)文件，但是并沒有制定專門的學(xué)籍檔案管理規(guī)定。不同的高校關(guān)于學(xué)籍檔案管理模式各不相同，很難統(tǒng)一，學(xué)籍檔案管理混亂，缺乏規(guī)范性。比如，時間編排較為混亂、檔案組卷及裝訂缺乏規(guī)范性等。而且，很多高校并沒有安排專門的人員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理，主要是由學(xué)校各部門人員兼職擔(dān)任管理工作。高校學(xué)籍檔案收集、整理工作涉及到學(xué)校很多部門，比如招生就業(yè)處、學(xué)生工作處、教務(wù)處、各教學(xué)院系等，這種多渠道管理的方式導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理局面比較混亂，收集相關(guān)的材料也比較分散，在收集、整理、分類、匯總這些材料的過程當(dāng)中很容易出現(xiàn)差錯，或者遺漏某一個環(huán)節(jié)，從而使學(xué)籍檔案缺乏完整性、準(zhǔn)確性。不利于學(xué)籍檔案管理工作的順利開展。

1.3管理方式較為落后

目前，很多高校學(xué)籍檔案管理仍然采用的是手工操作，在收集檔案后，由工作人員整理、立卷、編寫目錄，不僅費(fèi)時，也費(fèi)人工，尤其是隨著高校的擴(kuò)招，工作人員的工作量只會越來越大，工作效率低下，并不能為檔案利用者提供高效、及時的服務(wù)，檔案利用率低下。

2.進(jìn)一步完善高校學(xué)籍檔案管理的建議

2.1應(yīng)提高對學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識

高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分意識到學(xué)籍檔案管理的重要性及必要性，將學(xué)籍檔案管理工作融入學(xué)校日常管理工作中，對于管理工作中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時解決。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)關(guān)于《檔案法》的法律法規(guī)知識，并且向?qū)W生們宣傳檔案法規(guī)的內(nèi)容，切實(shí)提高相關(guān)人員對于學(xué)籍檔案管理的了解和認(rèn)識，提高對學(xué)籍檔案的重視度。

2.2進(jìn)一步完善學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度

科學(xué)、完善的學(xué)籍檔案管理制度是確保高校學(xué)籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學(xué)籍檔案多渠道管理的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時將學(xué)生的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)交給學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，同時學(xué)校管理部門應(yīng)結(jié)合學(xué)校學(xué)生的基本特點(diǎn)以及學(xué)校當(dāng)前發(fā)展的實(shí)際需要，建立一套健全的管理規(guī)章制度，明確規(guī)定學(xué)籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存等工作標(biāo)準(zhǔn)。其次，應(yīng)做好部門的協(xié)調(diào)、配合工作，確保高校學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、有序化，盡量提高學(xué)籍檔案管理的效率。

2.3實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)

隨著各種信息技術(shù)的高速發(fā)展，人們對于信息的需求程度越來越高，高校學(xué)籍檔案管理工作中也應(yīng)該積極引入現(xiàn)代化先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將檔案信息系統(tǒng)操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作，提高學(xué)籍檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)，相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式而言，不僅可有效節(jié)省檔案存儲的空間，也可以大大減輕工作人員的工作量，減少人為差錯，提高學(xué)籍檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。高校可以根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際選擇最合適的學(xué)籍檔案管理軟件。學(xué)籍檔案管理者應(yīng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)最大限度的開發(fā)、利用學(xué)籍檔案，盡可能滿足不同層次人群對于學(xué)籍檔案信息查詢的需求，真正體現(xiàn)學(xué)籍檔案的價值。其次，在建設(shè)學(xué)籍檔案信息化管理過程中，需要注意安全保密問題，一定保護(hù)個人的私密信息，可以通過訪問權(quán)限設(shè)置的辦法，對用戶規(guī)定訪問權(quán)限，明確劃分用戶對檔案信息的使用程度，從而確保學(xué)籍檔案信息的安全。

綜上所述，高校學(xué)籍檔案管理工作的作用越來越突出，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)提高對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識，明確學(xué)籍檔案管理的重要性，制定科學(xué)、統(tǒng)一的管理制度，提高學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，同時應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化，全面加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理工作，使其為高校教學(xué)工作以及社會提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（作者單位：長春工程學(xué)院檔案館）

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