不光聊天 QQ辦公也精彩

許玲玲

如果問起QQ是什么，可能很多朋友會想到它是一款用戶量最多的即時通信工具，但很少有人會想到，它同時是一款有助于高效辦公的利器。利用它，原先需要專門工具才能完成的遠程PPT文檔演示、語音、視頻會議和文件瞬間快傳等工作，都可瀟灑搞定。

會議溝通，隨時隨地

出差在外，忽然想有起幾樁事需要向公司里幾個主要的部門負責人訓話一番，難道非要屁顛屁顛地從遙遠的城市趕回來？當然不必！借助QQ提供的多人語音和視頻通話功能，BOSS完全可以坐在舒適的星級酒店中，面對筆記本或手機，輕松地完成對這些人員的集體“洗腦”。

由于多人語音和多人視頻的操作方法十分類似，這里僅以多人視頻為例。

登錄QQ（手機版和電腦版均可），在其主面板中單擊右下角的“應用管理器”按鈕，打開同名界面。單擊“社交通訊類”項下的“多人視頻”按鈕，打開“邀請好友”對話框，在左側的聯(lián)系人列表中，單擊需要“洗腦”的負責人，將其添加到右側的“已選聯(lián)系人”列表中（最多可添加50人），單擊“確定”按鈕（如圖1）。

此時，BOSS的本本上會出現(xiàn)多人聊天窗口，而有幸被“邀請”的部門Leader的QQ中（既可以是電腦QQ，也可以是手機QQ），會彈出視頻邀請對話框，他們只要單擊“加入”按鈕（如圖2），即可加入到“受訓”的大軍中來。

默認情況下，QQ多人視頻支持同時顯示6個視頻畫面，其中主顯示只有一個，如果參加會議的人較多，BOSS可通過點擊右側視頻參與者列表中的好友名稱，隨時將主窗口切換到該好友的視頻中來，所以注意力一定要集中，要畢恭畢敬，否則一副懶散的樣子，一旦被BOSS看到，結果必定是“痛并不快樂的”。

PPT文檔，同步演示

使用PPT文檔來演示產(chǎn)品特性、公司的發(fā)展意向，是我們平時工作中最常使用的，同時也是最直觀的介紹方式。不過，有時需要向其演示的客戶或同事在外地，這時，我們該怎么辦？將文檔通過QQ和郵件等方式發(fā)給他，讓他獨自查看？當然不必，實際上最新版本的QQ已提供了遠程PPT文檔同步演示功能，利用它，不管“被”演示的對象身處多遠，只要能上QQ，我們就能讓其身臨其境，即時查看文檔中的內(nèi)容。

第一步：打開分享對象的聊天窗口，單擊“屏幕分享”按鈕（受到邀請的好友的QQ中此時會出現(xiàn)一個提示，他只要單擊“立即加入”按鈕，即可加入到分享行列中來），打開同名界面，在左側，我們可看到QQ提供了兩種分享方式：分享窗口和分享區(qū)域（如圖3），其中前者可分享指定的文檔的全部，而后者則可分享文檔中指定的部分，我們可根據(jù)自己的需要進行選擇。此處我們將以“分享區(qū)域”為例進行演示。

第二步：打開要分享的PPT文檔，在如圖3所示界面中單擊“分享區(qū)域”按鈕，拖拽鼠標劃選要分享的區(qū)域，該區(qū)域處于被選中狀態(tài)，點擊下方的“開始實時分享”按鈕，相應文檔的內(nèi)容即會顯示在好友的聊天窗口中（如圖4）。其間我們對該區(qū)域所做的所有操作，比如鼠標選定相應的文字或添加標注等，也會如現(xiàn)場演示一樣，在好友的聊天窗口中有同樣的反應。分享完畢，別忘了在PPT所選區(qū)域的下方單擊“退出分享”按鈕退出分享。

重要文件，即時互傳

這里的互傳包括兩個方面，一是在沒有數(shù)據(jù)線的情況下，讓文件在電腦和手機中互傳；二是文件在手機中，想將其快速傳遞到同事手機中。顯然，這當中無論哪一種需求，通常實現(xiàn)起來都會比較麻煩，但如果借助QQ，情況就大不同了。

實例1：在PC、手機中互傳文件

以將PC中的文件上傳到手機中為例。

在PC和手機中同時登錄QQ，然后在PC端的QQ聯(lián)系人列表中，單擊展開“我的設備”項，在其下，我們會看到當前登錄的手機設備，右擊它，在出現(xiàn)的右鍵菜單中選擇“打開發(fā)送窗口”，打開相應的界面，單擊左下角的“選擇文件發(fā)送”按鈕（如圖5）。

在出現(xiàn)的“打開”對話框中，選擇好要發(fā)送的文件，單擊“打開”按鈕，該文件即可發(fā)送到手機中。

在手機中查看接收文件的方法為：在手機端QQ消息列表中，單擊“我的電腦”項，接收的文件即會顯示在相應的頁面中（如圖6），接下來，用我們通常熟悉的方法，單擊文件，然后在出現(xiàn)的界面中選擇相應的方式將其打開，或選擇“存到微云”項，將保存到QQ微云中即可。

實例2：零流量實現(xiàn)文件秒傳

和傳統(tǒng)的通過將文件拖曳到好友名稱上實現(xiàn)文件傳遞不同，手機QQ新版本中提供的“面對面快傳”功能，僅限于同一WiFi環(huán)境下的好友之間傳遞文件，同時，由于它是基于WiFi的，所以傳遞速度極快，而且不消耗流量。

登錄手機QQ后手指右滑，打開左側工具欄，選擇“我的文件”項，在出現(xiàn)的界面中，依次選擇“面對面快傳”和“發(fā)文件”項（如圖7），然后在接下來的界面中，選擇好接收方所用的設備類型（如：安卓、iPhone），同時讓接收方登錄QQ并進入如圖7所示的界面，選擇“收文件項”，最后按照提示，選擇文件并發(fā)送即可。