姚慧榮

隨著企業(yè)改革的深化和機關事業(yè)單位人事制度改革的逐步深入，職工的流動性進一步加大，大量職工由原來的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，加之養(yǎng)老保險覆蓋面的擴大和退休人員的逐年增加，職工養(yǎng)老保險的檔案數量也在逐年增加。傳統的管理方式和陳舊的手工操作方法，已經不適應形勢發(fā)展的要求，也不能滿足養(yǎng)老保險業(yè)務的需求，實現職工養(yǎng)老保險檔案管理的現代化、科學化、規(guī)范化迫在眉睫。

一、職工養(yǎng)老保險檔案管理存在的主要問題

統一的社會保險檔案管理法規(guī)實行較晚，管理不統一。我國自2009年9月才出臺實施了《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》，之前一直沒有統一的社會保險檔案管理的規(guī)定，檔案管理部門也沒有把其列入管理范圍。社會保險經辦機構，根據各自的工作需要，制定了一些辦法和要求，但并不統一、不規(guī)范。一些職工遺失養(yǎng)老保險檔案資料的情況時有發(fā)生，特別是一些流動人員，自己保存有關參保資料的現象較多，雖然養(yǎng)老保險經辦機構和勞動保障部門提出了要求，并且設立了保管檔案的機構和人員，但由于沒有過硬的措施和規(guī)定，加之參保人員對此認識不夠，仍然有很大一部分流動人員保存著個人的參保檔案資料。一些單位的勞資人員不及時將養(yǎng)老保險的有關資料歸檔或不認真辦理的問題也不同程度的存在，給參保人員享受保險待遇帶來麻煩，有的還引起爭議。

養(yǎng)老保險檔案管理水平不高，影響社會保險業(yè)務的開展。近年來，隨著養(yǎng)老保險業(yè)務量的逐步加大，特別是國務院決定將退休人員實行社會化管理服務以后，職工退休后，各種待遇的享受，都由社會保險來負責。為了更好的做好服務，各級政府和社會保險部門，加大了職工養(yǎng)老保險檔案的管理力度，投入了一定的資金建設檔案室、購置設備、開發(fā)管理軟件等。但由于這項工作剛剛起步，還沒有實現軟件、硬件和管理人員相配套，有的軟件不成熟或不能完全適應保險業(yè)務的需要，特別是由于沒有統一標準，全省甚至全市無法實現聯網和資源共享，不僅造成資金的浪費，也影響?zhàn)B老保險業(yè)務的開展。有的硬件陳舊落后，與軟件不能匹配，有的沒有專業(yè)人員，現代化技術不能發(fā)揮出應有的管理效能。在縣區(qū)一級，多數仍然沿用過去手工操作的陳舊管理方式，不僅效率低，質量也較差，查找數據資料費時費力，準確度也難以保證，直接影響工作的開展。

養(yǎng)老保險檔案信息開發(fā)利用程度不高，浪費了大量信息資源。我市的企業(yè)職工養(yǎng)老保險開展了近20年，機關事業(yè)單位職工養(yǎng)老保險也搞了近10年時間，職工養(yǎng)老保險積累了大量的檔案信息資料，但這些信息資料的開發(fā)利用仍處在“初級階段”，主要用于職工計算養(yǎng)老保險待遇和離退休人員養(yǎng)老金調整等方面，即服務職工個人。而服務社會、推動社會保險事業(yè)的發(fā)展和為領導決策等方面幾乎沒有開發(fā)和利用。

二、職工養(yǎng)老保險檔案管理設想與建議

職工養(yǎng)老保險檔案管理工作，近年來已經引起了有關部門的重視，采取了一些措施，也取得了很大成績，特別是國家出臺《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》和《國家檔案局9號令》后，我省對此項工作十分重視，對各市、縣區(qū)加強了督導，并要求在規(guī)定時間內接受社會保險檔案的驗收。根據工作實際，筆者認為，今后應從以下方面加大工作力度。

第一，加快職工養(yǎng)老保險檔案管理的現代化，改變陳舊落后的管理方式與手段。僅秦皇島機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險參保職工已達12.21萬人，傳統檔案管理和紙質目錄檢查根本無法滿足檔案管理和事業(yè)發(fā)展需要，所以職工養(yǎng)老保險檔案管理現代化，是適應時代需求，發(fā)展職工養(yǎng)老保險業(yè)務的必然要求。要克服資金緊張的困難，采取多渠道籌集資金，多種措施并舉的辦法，“軟”、“硬”件一起上，上下一起動。在全省甚至全國范圍內統一構建安全、高速網絡，開發(fā)結構合理、功能齊全、界面友好的應用軟件，實現省內信息、數據共享，以適應當前參保人員流動性大，異地辦理業(yè)務量不斷增加的實際情況。

第二，加強對職工養(yǎng)老保險檔案管理工作的宣傳，營造良好的社會氛圍。由于職工養(yǎng)老保險工作歷史較短，檔案管理工作開展時間更短，并且需要職工退休以后才能顯現作用，加之過去宣傳力度不夠，很多人對養(yǎng)老保險的有關規(guī)定和具體業(yè)務不太了解，職工養(yǎng)老保險檔案的作用知之更少，還沒有引起廣大職工的關注。在職職工養(yǎng)老保險檔案資料和個人基本信息的收集填寫中，有的不認真填寫，有的甚至長時間放在自己手中保管等等。通過廣泛深入的宣傳，使人們認識到養(yǎng)老保險檔案與每個參保職工利益密切相關，不僅關系自身的老有所養(yǎng)，也關系整個保險事業(yè)的發(fā)展和管理水平。加強職工養(yǎng)老保險檔案管理工作，僅靠養(yǎng)老保險經辦機構是遠遠不夠的，需要有關部門的支持，需要參保職工和各單位的密切配合。

第三，加強職工養(yǎng)老保險檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮服務職工和社會事業(yè)的效能。在職工養(yǎng)老保險檔案信息的開發(fā)與利用工作中，應從目前單純?yōu)槁毠€人服務變?yōu)榉丈鐣聵I(yè)，從由只為計算職工養(yǎng)老保險待遇到為保險事業(yè)的發(fā)展提供依據。如根據職工養(yǎng)老保險檔案，編制養(yǎng)老保險基金收支計劃，預測未來若干年養(yǎng)老保險基金使用情況，為養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展提供前瞻性設想。根據職工養(yǎng)老保險檔案職工的基本情況，對若干年參保人員享受待遇情況進行預測和計算，為調整職工離退休待遇提供依據等等。

第四，加強職工養(yǎng)老保險檔案管理工作研究，適應改革發(fā)展和保險事業(yè)的要求。職工養(yǎng)老保險檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術性較強的工作，必須根據其特點，按照與時俱進的要求，不斷加以改進、完善、提高和創(chuàng)新。隨著電子計算機、多媒體技術等現代化手段的廣泛應用，職工養(yǎng)老保險檔案管理，也必須跟上時代的發(fā)展，用現代化管理的理論，加強對職工養(yǎng)老保險檔案管理方式與方法的研究，使職工養(yǎng)老保險檔案管理工作體現時代性和先進性，適應形勢發(fā)展和社會保險事業(yè)發(fā)展的要求。

（作者單位：秦皇島市機關事業(yè)養(yǎng)老保險處）