淺談庫存管理系統(tǒng)對存貨管理的提升及改善

張慶濤

（冀中能源股份有限公司，河北 邢臺(tái) 054000）

一、傳統(tǒng)手工庫存管理模式存在的問題

傳統(tǒng)的庫存管理模式是以手工處理方式為主，工作的重心主要集中在出庫、入庫、盤點(diǎn)等簡單的數(shù)據(jù)登賬，而往往對存貨控制、統(tǒng)計(jì)、查詢等方法不夠靈活，導(dǎo)致存貨管理效率低下，普遍存在以下問題。

（一）存貨管理工作量大、庫存信息準(zhǔn)確性欠缺

手工庫存管理模式下，倉管員通過建立明細(xì)賬、分類賬來對存貨進(jìn)行管理。由于企業(yè)存貨種類多，數(shù)量又大，需要設(shè)立大量的明細(xì)賬來對各類存貨的管理，倉管員的管理工作量大，致使各項(xiàng)庫存信息準(zhǔn)確性差，出現(xiàn)一些存貨積壓，使管理者無法獲得準(zhǔn)確的庫存信息。同時(shí)庫存信息的不準(zhǔn)確又會(huì)影響庫存量的確定，造成采購過多或過少現(xiàn)象發(fā)生，給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來損失。

（二）庫存信息共享機(jī)制差、存貨控制失衡

由于存貨的管理涉及到企業(yè)采購、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門，而手工庫存管理模式下，庫存信息交流機(jī)制不夠靈活，各部門之間信息交流不及時(shí)，使得生產(chǎn)部門根本不能及時(shí)了解庫存情況，合理的安排生產(chǎn)，從而產(chǎn)生缺貨及供應(yīng)不足。此外存貨的積壓，占用大量流動(dòng)資金。財(cái)務(wù)部門與倉庫之間信息交流缺失，使得財(cái)務(wù)部門無法得知準(zhǔn)確的存貨信息，影響了企業(yè)的成本核算及資金的合理使用。

（三）庫存控制策略簡單、存貨內(nèi)控管理差

中小企業(yè)由于經(jīng)營者管理理念、從業(yè)人員素質(zhì)等方面因素，致使企業(yè)存貨管理的制度不健全。存貨的管理未覆蓋相關(guān)的各個(gè)部門及人員，相互之間的監(jiān)督及制約機(jī)制不強(qiáng)。如某些企業(yè)存貨的采購、入庫、付款等一系列往往有一個(gè)人完成，使采購銷售混亂，極易造成存貨積壓。同時(shí)，一些企業(yè)既缺乏存貨管理規(guī)則，又沒有定期的存貨盤點(diǎn)制，只注重采購環(huán)節(jié)控制，缺乏對存貨領(lǐng)用、保管等方面的監(jiān)督，造成大量浪費(fèi)。

二、庫存管理系統(tǒng)在存貨管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

庫存管理系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)對企業(yè)的存貨進(jìn)行入庫、出庫、查詢及控制等事務(wù)進(jìn)行處理的信息處理系統(tǒng)。由于其庫存信息儲(chǔ)存容量大和高效的查詢、統(tǒng)計(jì)功能使得庫存管理系統(tǒng)對庫存信息的管理方面具有與手工庫存管理無法比擬的優(yōu)勢，因而可更好的提升和改善企業(yè)的存貨管理水平。

（一）強(qiáng)大的庫存信息的存儲(chǔ)、計(jì)算、查詢能力

庫存管理系統(tǒng)采用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)通過對各種存貨的基本信息進(jìn)行存儲(chǔ)、倉管員只要輸入出庫單、入庫單等基本業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)就會(huì)利用數(shù)據(jù)庫的高級查詢和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算功能，計(jì)算生成各類存貨的明細(xì)賬簿及報(bào)表，既節(jié)省了大量的人力也提高了賬簿數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性。同時(shí)庫存管理系統(tǒng)還提供即時(shí)查詢功能和庫存量預(yù)警功能，管理者可以及時(shí)查詢各類存貨的庫存信息并根據(jù)庫存量合理制定采購計(jì)劃，避免少貨、缺貨或積壓現(xiàn)象的發(fā)生，有力的提升了存貨管理效率。

（二）即時(shí)分享庫存信息、存貨控制更加科學(xué)

庫存管理系統(tǒng)中的存貨信息可以通過共享平臺(tái)與ERP 系統(tǒng)中的采購管理、生產(chǎn)管理及財(cái)務(wù)處理模塊整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)物流、資金流及信息流的及時(shí)整合傳遞分享。采購部門可以利用庫存管理系統(tǒng)傳遞過來的存貨信息及生產(chǎn)計(jì)劃制定具體的采購計(jì)劃，做到及時(shí)采購。生產(chǎn)部門可以登錄共享平臺(tái)及時(shí)了解企業(yè)存貨信息，下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃單，做到最大限度的利用庫存。財(cái)務(wù)部門可以利用庫存管理系統(tǒng)中的存貨信息不僅可以實(shí)時(shí)的計(jì)算出各種存貨的成本，還可以對各種存貨的資金占用量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

（三）存貨業(yè)務(wù)管理流程科學(xué)規(guī)范，庫存管理更優(yōu)化

庫存管理系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際工作中存貨業(yè)務(wù)所涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù)性質(zhì)，通常都具有采購入庫、產(chǎn)成品出庫，材料出庫、材料退庫、銷售出庫，盤點(diǎn)管理業(yè)務(wù)等功能，同時(shí)根據(jù)各業(yè)務(wù)的不同對不同人員授權(quán)，對業(yè)務(wù)處理進(jìn)行監(jiān)督控制。如材料退庫業(yè)務(wù)中，需要生產(chǎn)部門、倉庫部門、財(cái)務(wù)部門簽字后方可生效，可以對對退貨業(yè)務(wù)做到有效地監(jiān)督和控制。此外，系統(tǒng)還提供出庫跟蹤入庫管理、可用量控制的全面業(yè)務(wù)，使管理人員可以及時(shí)掌握庫存的動(dòng)態(tài)信息，對庫存的安全性進(jìn)行控制，避免庫存積壓占用資金或材料短缺影響生產(chǎn)。

結(jié)束語：庫存管理系統(tǒng)與手工庫存管理方法相比，是一種先進(jìn)、有效地存貨管理、控制工具。通過它可以實(shí)現(xiàn)存貨信息的共享、對存貨管理進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，實(shí)時(shí)調(diào)整生產(chǎn)、采購計(jì)劃、避免存貨積壓貨短缺現(xiàn)象的發(fā)生，準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)、分析存貨資金的使用情況，從而進(jìn)一步提升企業(yè)庫存管理的現(xiàn)代化水平。

[1]陳家旺.ERP促進(jìn)存貨管理現(xiàn)代化.襄樊職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2005.3.

[2]史宣伯.存貨管理信息化的地設(shè)計(jì)和應(yīng)用.四川經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院報(bào).2003.4.

[3]耿華.淺析企業(yè)的存貨管理.現(xiàn)代商業(yè).2008.9.