解析企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用和管理

范新萍

摘 要：隨著企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展和經(jīng)營理念的更新，開發(fā)利用檔案信息越來越受到企業(yè)的重視，只有積極開發(fā)利用檔案信息資源并同時把檔案信息與市場流通有機(jī)地結(jié)合起來，才可能做出正確決策，才能有效地搞好綜合服務(wù)，本文主要對企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用和管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；開發(fā)利用；管理

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動中直接的形成真實(shí)記錄。作為一種信息與存在載體完整統(tǒng)一的原始記錄，企業(yè)檔案所承載的信息反映了企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理、科學(xué)研究及企業(yè)文化建設(shè)等各個方面實(shí)踐活動的面貌，因而企業(yè)檔案也就成了構(gòu)筑企業(yè)知識的一種重要的媒體或介質(zhì)。新時期做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，對于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，具有極其重要的意義。因此，開發(fā)檔案信息資源，適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的需要，切實(shí)轉(zhuǎn)變和變革檔案信息服務(wù)方式，更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，已成為檔案信息部門的重要任務(wù)。

1 提高人員素質(zhì)，適應(yīng)檔案信息化管理需要

檔案信息資源開發(fā)利用的程度如何，檔案工作是否有活力，是否為人們所認(rèn)可，關(guān)鍵取決于利用工作的效果。而利用工作的好與壞，直接與檔案工作人員的政治覺悟、文化素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力有直接關(guān)系。檔案管理人員不但要熟知本職的應(yīng)知應(yīng)會，熟悉館藏內(nèi)容，而且要熟知本企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的流程，掌握計(jì)算機(jī)知識，明白現(xiàn)代化管理手段。除此之外，還要熟知和運(yùn)用好電子文件、磁性載體和紙質(zhì)文件的檢索和利用。另外，檔案管理人員在不斷提高素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還要注重檔案的編研工作。企業(yè)的檔案編研工作要以館藏檔案為主要對象，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理需要，將已存信息進(jìn)行認(rèn)真選擇、加工、研究，編輯出信息產(chǎn)品，為領(lǐng)導(dǎo)決策、志書的編纂、企業(yè)經(jīng)濟(jì)糾紛、法律咨詢、科技研究等等，提供可靠的、重要的資料和依據(jù)。其實(shí)很長時間以來，檔案工作人員對自身的要求并不是很高，不僅僅只是需要對待工作有激情，還需要對自身的理論素養(yǎng)進(jìn)行不斷提升，同時明確認(rèn)識和了解辯證唯物主義的觀點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，對所出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和研究，只有這樣，在面對眾多的檔案信息，頭腦要時刻保持清醒，找到問題的關(guān)鍵，使檔案信息可以在最短時間內(nèi)得到最準(zhǔn)確的加工和整理。

2 以各種先進(jìn)技術(shù)手段逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的信息化

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的推動作用下，各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)開始在現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)與管理工作中得以應(yīng)用與推廣，這對于企業(yè)檔案的管理與利用工作而言更是如此。這也就意味著傳統(tǒng)模式下企業(yè)檔案的管理與利用工作已無法與這種先進(jìn)的技術(shù)手段相適應(yīng)，做出一定的改革與調(diào)整也正是企業(yè)檔案資源信息化得以實(shí)現(xiàn)的必然選擇。首先，相關(guān)工作人員需要在傳統(tǒng)管理與利用模式的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的延伸性與覆蓋性將網(wǎng)絡(luò)涉及轄區(qū)內(nèi)的多個企業(yè)檔案管理實(shí)體有機(jī)集合在一起，最終形成一個圍繞企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動所開展的企業(yè)檔案管理與利用系統(tǒng)；其次，企業(yè)檔案管理與利用系統(tǒng)需要及時對儲存在系統(tǒng)內(nèi)部的各項(xiàng)檔案資料與信息進(jìn)行整理、加工與轉(zhuǎn)化，并形成數(shù)據(jù)形式的檔案信息，以此加快企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程；最后，在全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程不斷加劇與劇烈市場競爭的推動作用下，企業(yè)的檔案管理與利用系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)可以再企業(yè)網(wǎng)絡(luò)并聯(lián)的基礎(chǔ)上，逐步升級并實(shí)現(xiàn)與國際區(qū)域范圍內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的交流及互動，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案所歸集的各項(xiàng)信息資源能夠最大限度的共享與開發(fā)，最終實(shí)現(xiàn)在檔案信息化基礎(chǔ)之上的企業(yè)全面發(fā)展。

3 要立足于企業(yè)，同時不可忽略對本企業(yè)的經(jīng)營管理具有影響的外部信息

本企業(yè)的檔案是本企業(yè)在活動中形成的信息材料，是最能反映出本企業(yè)的經(jīng)營管理活動的真實(shí)狀況的。開發(fā)企業(yè)的檔案信息資源其工作重點(diǎn)就在于挖掘本企業(yè)內(nèi)部檔案信息，探索企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理規(guī)律。但是，任何一個企業(yè)都不是孤立的個體，它必須與其它企業(yè)乃至于整個社會產(chǎn)生關(guān)系，因此不可忽略與之有關(guān)的外部信息，如科技進(jìn)步、市場預(yù)測、優(yōu)秀的管理方法等。只有把內(nèi)部的檔案信息與外部的信息有機(jī)地結(jié)合起來，才能科學(xué)、準(zhǔn)確、有效地開發(fā)企業(yè)的檔案信息資源，更好地為企業(yè)的經(jīng)營決策服務(wù)。要解決好這一問題，必須做好兩個方面的工作。一是在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)檔案信息工作的基礎(chǔ)建設(shè)，維護(hù)文件材料，形成體系，使歸檔的文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，盡可能地搜集保存具有查考價值的檔案，好立卷工作，完善檢索工具，疏通檔案管理網(wǎng)絡(luò)，健全檔案的各項(xiàng)管理制度，確保檔案的完整與安全；二是建立檔案、圖書、情報(bào)資料一體化的體系，把檔案室與圖書、情報(bào)資料室合并，為開發(fā)企業(yè)的檔案信息資源提供多方位的可靠、完整、科學(xué)的保障。

4 建立相應(yīng)制度，加強(qiáng)檔案利用監(jiān)督

在檔案管理利用中，根據(jù)不同的利用對象和不同目的，掌握其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。檔案利用規(guī)章制度，一般有查閱、外借、復(fù)制等。要根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使之提供檔案利用工作有章可循，在開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)。不斷充實(shí)和完善。在此基礎(chǔ)上，正確處理好檔案保密與管理利用的關(guān)系。保守企業(yè)機(jī)密是每個員工應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在日常工作中，檔案管理人員要高度重視檔案保密，盡心盡職，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點(diǎn)、范圍限制的利用。保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給企業(yè)的安全和利益造成危害。

總之，伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)社會不斷進(jìn)步，人民日益增長的物質(zhì)與精神文化需要對新時期的企業(yè)檔案工作提出了更為嚴(yán)格的要求。作為企業(yè)檔案部門，要抓住當(dāng)前難得的發(fā)展機(jī)遇，認(rèn)真探索開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的新途徑，使企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)條件下，適應(yīng)新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)全面發(fā)展。

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