論禮儀在秘書(shū)工作中的意義和關(guān)系

薛琲娜

摘 要：禮儀是秘書(shū)人員的一種基本修養(yǎng)與技術(shù)能力，在秘書(shū)日常工作中具有十分重要的作用，它具有一定的特殊性，在關(guān)系協(xié)調(diào)、決策輔助、自身發(fā)展過(guò)程中均具有正面意義。因此，秘書(shū)要將禮儀修養(yǎng)的提升作為自身素養(yǎng)發(fā)展的必要條件。本文針對(duì)禮儀要素在秘書(shū)工作中的關(guān)系與意義作了詳細(xì)的分析與研究。

關(guān)鍵詞：秘書(shū)工作；禮儀；意義

中國(guó)自古以來(lái)便是“禮儀之邦”，禮儀貫穿人們社會(huì)生活的始終，在社會(huì)關(guān)系的處理中幾乎無(wú)處不在。秘書(shū)工作是一個(gè)輔助性與外向型并存的崗位，在各類(lèi)公務(wù)行為中，秘書(shū)必須大量地接觸各色人等，處理各類(lèi)社會(huì)關(guān)系，這些行為均具有一定的禮儀性質(zhì)。因此，作為一名合格的秘書(shū)，必須能夠完成各類(lèi)管理與決策工作，也要代替領(lǐng)導(dǎo)處理各類(lèi)接待活動(dòng)?？梢哉f(shuō)，禮儀內(nèi)容與秘書(shū)工作形成了一種較為特殊的關(guān)系。

1 禮儀內(nèi)容對(duì)于秘書(shū)工作的意義

1.1 本身的職能作用

自秘書(shū)工作誕生與奴隸社會(huì)，在祭祀婚喪大禮中禮儀工作均由具體的對(duì)象完成，由于該項(xiàng)工作具有輔助性與潛隱性的特點(diǎn)，由此便形成了秘書(shū)工作的雛形?？梢哉f(shuō)自秘書(shū)工作誕生之時(shí)起，禮儀工作便貫穿其始終。由于秘書(shū)需要輔助決策與事務(wù)處理，因此秘書(shū)必須加強(qiáng)與各類(lèi)社會(huì)關(guān)系的交際能力。用秘書(shū)之初，也是出于禮儀方面的考量，秘書(shū)的良好儀表、姿態(tài)、談吐等要素可以在社交活動(dòng)中給對(duì)方留下良好與深刻的印象，有助于重要工作的順利開(kāi)展。

現(xiàn)代社會(huì)中，責(zé)任能力強(qiáng)、技術(shù)水準(zhǔn)好、辦事效率高是秘書(shū)優(yōu)秀素質(zhì)的真實(shí)體現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)在選秘書(shū)的禮儀具有柔性與彈性的特點(diǎn)，這與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作目標(biāo)的剛性與強(qiáng)硬要求形成了互補(bǔ)，可以從側(cè)面緩沖決策的重大壓力與緊迫程度。在任何文明社會(huì)形態(tài)中，禮儀均是社會(huì)群體共同的需求，所以禮儀對(duì)于秘書(shū)工作具有特殊的意義。

1.2 公關(guān)的輔助方式

公共關(guān)系的任務(wù)在于：采取一定的傳播或宣傳手段使得社會(huì)組織與公眾得以相互適應(yīng)與了解。秘書(shū)工作同時(shí)發(fā)揮著信息的匯聚與宣揚(yáng)的作用。因此，促進(jìn)雙方彼此間的交流與互信，樹(shù)立個(gè)人的良好形象與聲譽(yù)，成為了秘書(shū)公關(guān)工作的重中之重。

禮儀是人際交往的重要內(nèi)容，它可以拉近感情、融洽關(guān)系，促進(jìn)公共關(guān)系的和諧。所以，公共關(guān)系的處理離不開(kāi)禮儀，秘書(shū)在公關(guān)工作中需要禮儀的借助。在公關(guān)活動(dòng)中，如果在禮儀方面有所疏漏，可能會(huì)導(dǎo)致前期精良的策劃在實(shí)施過(guò)程中直接落空。從某種意義上說(shuō)，公關(guān)是適用禮儀的最佳領(lǐng)域，公關(guān)事務(wù)的操作與辦理水平與禮儀的把握、領(lǐng)悟與運(yùn)用息息相關(guān)。

另外，公共關(guān)系也是傳播社會(huì)組織信息并得到相關(guān)反饋，繼而影響最終決策的一類(lèi)實(shí)務(wù)活動(dòng)。秘書(shū)在進(jìn)行公關(guān)工作中，需要借助媒介的幫助進(jìn)行信息的傳播與溝通。傳播溝通的方式較多，但最為基本的還是人際關(guān)系的傳播。人際關(guān)系的傳播是經(jīng)過(guò)人物的語(yǔ)言、神態(tài)、儀表等直覺(jué)方式或電話、書(shū)信等書(shū)面方式進(jìn)行的，而這些形式內(nèi)容都離不開(kāi)禮儀的表現(xiàn)。在公關(guān)活動(dòng)中，發(fā)揮好禮儀方面的優(yōu)勢(shì)，可以充分體現(xiàn)出一個(gè)團(tuán)體或組織的實(shí)事求是、坦誠(chéng)相待的態(tài)度，這對(duì)公關(guān)工作具有相當(dāng)重要的意義。

2 禮儀和秘書(shū)工作的關(guān)系

2.1 與人際關(guān)系處理的關(guān)系

秘書(shū)在自身工作過(guò)程中，與領(lǐng)導(dǎo)形成了較為緊密的固定關(guān)系，二者間也具有較強(qiáng)的工作創(chuàng)造力。禮儀的規(guī)范性可以幫助秘書(shū)把握自身的地位與行為，避免輕浮與僭越的現(xiàn)象發(fā)生，以標(biāo)準(zhǔn)的渠道進(jìn)行彼此間的信息交流。在聯(lián)系溝通中，禮儀可以幫助較為陌生的雙方消除彼此間的隔閡，增進(jìn)雙方的互信，有效提升二者的工作能力。另外，禮儀工作也是同外部交往的一個(gè)窗口，在雙方的交流中，堅(jiān)持有禮、有節(jié)、有利、的原則，透過(guò)禮儀內(nèi)容的周密性，可以摸清對(duì)方的經(jīng)營(yíng)品質(zhì)，從而幫助決策層的考量。

2.2 與輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的關(guān)系

領(lǐng)導(dǎo)作為工作中的決策者，具有一定的權(quán)威。在事務(wù)處理過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)的身份需要有對(duì)應(yīng)的禮儀相稱(chēng)。秘書(shū)的工作性質(zhì)決定了其應(yīng)當(dāng)緊貼領(lǐng)導(dǎo)，直接為領(lǐng)導(dǎo)提供工作服務(wù)，并在具體任務(wù)中安排必要的禮儀工作。優(yōu)秀、恰當(dāng)?shù)囟Y儀安排，便是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的最有效的輔助，也是秘書(shū)工作素質(zhì)的標(biāo)桿。禮儀內(nèi)容的具體安排往往具有瑣碎性、周密性的特點(diǎn)，這需要秘書(shū)全力的工作投入。與公關(guān)禮儀工作相對(duì)應(yīng)的便是秘書(shū)工作的潛隱性，領(lǐng)導(dǎo)在具體工作中需要秘書(shū)的前期周密準(zhǔn)備，秘書(shū)在完成相關(guān)工作后需要及時(shí)退場(chǎng)，為領(lǐng)導(dǎo)工作騰出一定的空間。這些內(nèi)容也是禮儀與秘書(shū)工作緊密聯(lián)系的鮮明體現(xiàn)。

2.3 與自身素質(zhì)提升的關(guān)系

禮儀在秘書(shū)工作中具有重要的意義，它占據(jù)了秘書(shū)工作的多數(shù)部分。但與此相對(duì)的是，禮儀工作往往體現(xiàn)在細(xì)枝末節(jié)的小事之中。禮儀作為一類(lèi)社會(huì)規(guī)范，其變更與傳承均和社會(huì)的文明程度緊密相關(guān)。因此，學(xué)習(xí)與掌握禮儀內(nèi)容，可以有效提升秘書(shū)自身的文明素養(yǎng)與內(nèi)涵修養(yǎng)。

在日常工作中，秘書(shū)首先要注重個(gè)人的禮儀，在儀表、姿態(tài)等外在形象上做足功夫，并以真誠(chéng)的熱情與飽滿的情深面貌投入到工作中去。工作中的禮儀運(yùn)用要有主次之分，把握好事物的分寸，熟練掌握各類(lèi)場(chǎng)合的應(yīng)對(duì)技巧，并在實(shí)際工作中將各類(lèi)禮儀與交往知識(shí)融會(huì)貫通、經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的磨練，秘書(shū)的自身工作素質(zhì)會(huì)有很大程度的提升，在各類(lèi)禮儀場(chǎng)合中均能做到游刃有余。

3 結(jié)語(yǔ)

禮儀作為一類(lèi)社會(huì)規(guī)范，是社會(huì)文明的具體體現(xiàn)。在現(xiàn)代秘書(shū)工作中具有重要的意義。禮儀是秘書(shū)工作的固有職能，也是公共關(guān)系處理過(guò)程中的良好輔助工具。在實(shí)踐工作中，禮儀與秘書(shū)工作具有緊密的聯(lián)系，它既可輔助領(lǐng)導(dǎo)工作、融洽人際關(guān)系，又可提升秘書(shū)自身的個(gè)人素養(yǎng)，促進(jìn)秘書(shū)自身的綜合素質(zhì)的良性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃曉東；論禮儀在中職文秘學(xué)生今后工作中的意義與關(guān)系[J]；中學(xué)教學(xué)參考； 2011-02-20

[2]王偉龍；論現(xiàn)代禮儀在秘書(shū)工作中的意義與關(guān)系[J]；商業(yè)文化（下半月）；2011-06-25

[3]張建軍；試論秘書(shū)工作中的禮儀[J]；山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)；2007-03-10