企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用分析

崔惠杰等

計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶來了很大的視覺沖擊和技術(shù)革命。通過使用計算機信息技術(shù)來有效提高企業(yè)的管理水平，已成為檔案信息化管理的一種必要的發(fā)展的趨勢。自動化的裝置可以實現(xiàn)對檔案的輔助管理，對檔案進行分類使用的文件管理軟件，能夠有效提高檔案管理的信息化水平，從而降低了工作人員的勞動強度，提高人們的工作效率。檔案管理信息化的發(fā)展是檔案部門實現(xiàn)科學的規(guī)范化管理的一種有效的途徑。

一、企業(yè)數(shù)據(jù)庫的一些具體特征

1.1 保證原始數(shù)據(jù)的真實性

企業(yè)原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要手工采集，通過篩選將實用性，及時性的材料形成一個系統(tǒng)有序的數(shù)據(jù)體系。輸入數(shù)據(jù)庫需要進行規(guī)范的分類，并根據(jù)時間和客戶信息的變化，及時更新數(shù)據(jù)信息。在不違背其原始數(shù)據(jù)的真實狀態(tài)，以確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。因此，存儲在數(shù)據(jù)庫中需要以數(shù)字信號的形式的原始屬性文件。原始數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫的生命，在實際工作中對檔案的全面管理有著一定的影響。

1.2 數(shù)據(jù)的保密性

需要對數(shù)據(jù)庫進行加密，數(shù)據(jù)庫管理員應(yīng)該嚴格監(jiān)測數(shù)據(jù)文件的安全，防止信息泄漏造成企業(yè)虧損。通過一系列嚴格的權(quán)限和一些操作權(quán)限，確保相關(guān)部門和人員在其職權(quán)范圍內(nèi)能夠有效和安全地使用數(shù)據(jù)庫里面的檔案。對檔案數(shù)據(jù)進行拷貝操作的時候，使用系統(tǒng)應(yīng)該嚴格記錄下來，使數(shù)據(jù)在使用過程中能夠做到有案可查，盡量避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)外泄的事情發(fā)生。

1.3 數(shù)據(jù)具有可讀性

數(shù)據(jù)的存儲需要確保電子數(shù)據(jù)的完整性和真實性，長期的電子檔案需要遵守可讀性的原則。這是按照系統(tǒng)有序的和客觀的要求標準化進行操作。應(yīng)用多媒體技術(shù)和可視化的圖片圖像，以及一些文字和表格數(shù)據(jù)集成的技術(shù)，使得數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在人們的眼前。數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的使用，能夠使信心同化集成到文件系統(tǒng)當中，實現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和應(yīng)用。

1.4 數(shù)據(jù)的編號

數(shù)據(jù)庫需要對數(shù)據(jù)進行編號，編制各種檢索工具和目錄，提高企業(yè)檔案的查詢效率。充分挖掘和發(fā)揮企業(yè)檔案的查詢效率，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在商業(yè)活動中存在的潛在效率，開放非機密的檔案信息，有效實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

二、加強企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的有效應(yīng)用

2.1 信息數(shù)據(jù)庫文件的統(tǒng)一管理

檔案數(shù)據(jù)庫能夠統(tǒng)一對數(shù)據(jù)進行管理，把企業(yè)的信息形成一個整體，能夠方便企業(yè)員工的查詢，提高人們的工作效率。最初只在信息檢索檔案信息處理技術(shù)。數(shù)字信息是嵌入式技術(shù)和視頻存儲，為檔案信息數(shù)字化提供了有效的技術(shù)手段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大容量存儲技術(shù)的進步，檔案數(shù)據(jù)庫變成了形狀信息的管理，能夠進一步完善信息的語義檢索系統(tǒng)。數(shù)字處理檔案，它建立了一個專業(yè)的綜合信息數(shù)據(jù)庫，不僅能夠方便信息檢索和查詢，還能夠保護信息的計算機管理系統(tǒng)。因此，建立了各種信息資源數(shù)據(jù)庫，就能夠更好地服務(wù)企業(yè)，促進企業(yè)的發(fā)展。

2.2 加強企業(yè)數(shù)據(jù)庫的研究與建設(shè)

近年來，數(shù)字檔案管理在我國仍然處于整體管理系統(tǒng)的一個初級的階段，完成這一步的關(guān)鍵需要建立一個完整的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的發(fā)展和建設(shè)是檔案信息工程的一項核心和基礎(chǔ)的工程。數(shù)據(jù)庫依靠先進的信息技術(shù)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一個長期的任務(wù)，必須從低到高，從一個單一的過程到整體的管理。數(shù)字檔案信息具有內(nèi)容制作和采集，進行有效的存儲和管理，提供人們需要的檔案信息，保障信息安全和權(quán)限管理，支持和實施的五個基本功能。電子檔案數(shù)據(jù)庫在一些地區(qū)有許多成熟的技術(shù)，在同一時間有進一步研究了許多的新課題。不斷加強電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，目的是實現(xiàn)信息共享和資源的互補利用，提高資源的利用率，有效緩解各企業(yè)檔案管理人員短缺的問題，更好地服務(wù)企業(yè)的發(fā)展。

2.3 優(yōu)化企業(yè)檔案管理庫的團隊結(jié)構(gòu)

檔案工作的迅速發(fā)展，對檔案管理團隊提出了一些新的要求。檔案專業(yè)的組成需要大量的信息處理的技術(shù)型人才，他們要對信息進行分析和研究數(shù)據(jù)庫的建立和維護，有效運用計算機軟件、硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。突飛猛進的信息技術(shù)對整個社會和技術(shù)的進步有著很大的影響，新事物的層出不窮，新的問題就會出現(xiàn)，在檔案工作中需要不斷更新新技術(shù)，從而更新補充檔案里面的知識，滿足人們對自己知識的要求。檔案工作的現(xiàn)代化不僅取決于員工的知識和管理水平，在很大程度上取決于他們的補充知識和更新技術(shù)的速度。對檔案管理隊伍的建設(shè)，我們必須做出一定的改變，檔案部門應(yīng)定期對工作人員進行繼續(xù)教育和崗位培訓，邀請專家和學者講解最新的成果，讓人們及時了解現(xiàn)代可行技術(shù)和檔案領(lǐng)域的發(fā)展，建立一個高質(zhì)量的檔案管理團隊使得企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫得到合理的應(yīng)用。

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個長期而復雜的過程，需要我們不斷更新和補充。企業(yè)檔案的信息化管理能夠有效提高企業(yè)信息的利用率。檔案信息化建設(shè)的實施，是適應(yīng)現(xiàn)代科學技術(shù)飛速發(fā)展的需要，只有抓住發(fā)展機遇，努力用先進的科學技術(shù)知識來促進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，實現(xiàn)檔案事業(yè)的飛躍發(fā)展，促進企業(yè)的發(fā)展。