面對移動網(wǎng)絡(luò)辦公體系的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計

郭靜

【摘要】 現(xiàn)代化協(xié)同辦公體系可以為人們帶來許多便利，攜帶了諸多實際意義上的功能為人們服務(wù)，成為人們安全通訊、高效生產(chǎn)的工具。了解現(xiàn)代移動網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)狀，尋求突破口進行完善，從而設(shè)計一款全新智能的移動網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)，因此，新的辦公系統(tǒng)的功能，特性，以及使用將是人們關(guān)注的焦點，如何設(shè)計一套完美的辦公體系成為人們奮斗的目標。

【關(guān)鍵詞】 網(wǎng)絡(luò)辦公 現(xiàn)代辦公系統(tǒng) 設(shè)計理念 主要功能

優(yōu)良的工作系統(tǒng)可以提高工作效率，保證產(chǎn)品質(zhì)量，從而推動企業(yè)和民族經(jīng)濟的快速發(fā)展，移動網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)將相關(guān)軟件應(yīng)用于通訊工具手機的身上，建立了隨身的工作系統(tǒng)，人們拿著手機就可以完成操作，進行管理與監(jiān)測。例如高線內(nèi)部的辦工資統(tǒng)，移動網(wǎng)絡(luò)辦公操作系統(tǒng)可以讓人工作人員坐在家里、走在路上，隨時隨地的進行信息的觀看查閱，并可以及時發(fā)布信息。

一、現(xiàn)代移動網(wǎng)絡(luò)體系狀況

1.1 現(xiàn)代移動網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)

現(xiàn)代移動網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)的中心功能是配合移動辦公設(shè)備，創(chuàng)新一個移動辦公綜合處理的客戶端。武漢市規(guī)劃管理移動辦公系統(tǒng)首先開發(fā)此計劃的典型案例。移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)拓撲方面主要由無線專網(wǎng)和無線公網(wǎng)建構(gòu)。這2種類型的鏈接都存在一定的缺陷和優(yōu)勢，需要正確認識它們，并合理應(yīng)用。移動辦公網(wǎng)絡(luò)的專網(wǎng)類于一般的區(qū)域網(wǎng)或者是內(nèi)網(wǎng)。這樣方式的網(wǎng)絡(luò)具有一定的安全性能，通過專網(wǎng)專用，可采用嚴格的身份認證機制，保證系統(tǒng)的安全、高效。但是這樣的專網(wǎng)需要構(gòu)建的工程太復(fù)雜，費用也比較昂貴。公網(wǎng)是一類不用架設(shè)專門通信渠道的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，可以在短時間能構(gòu)建出整個移動辦公地系統(tǒng)，但是當(dāng)工作人員應(yīng)用這個系統(tǒng)時需要采用繁瑣數(shù)字編程技術(shù)，防火墻和安全防護等設(shè)置就保證不了用戶對于移動辦公的安全需求。表1是這兩種網(wǎng)絡(luò)方式的性能比較。

1.2 面對移動網(wǎng)絡(luò)辦公體系的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計的必然性

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技高速發(fā)展，便利的同時必然會帶來許多問題，如果辦公系統(tǒng)的硬件設(shè)施無法快速更新，工作過程中沒有一定的安全性，可靠性，還有信息的應(yīng)用管理不夠靈活，也就無法滿足各領(lǐng)域的需求。開發(fā)一套全新的智能辦公系統(tǒng)得到了普及，便捷的同時同樣的壓縮了企業(yè)的成本，節(jié)省了人力資源，是各部門的工作結(jié)構(gòu)簡單且嚴謹。所以，新一代的移動網(wǎng)絡(luò)被協(xié)同辦公系統(tǒng)具有很高的研發(fā)價值。具體規(guī)劃與基本思路同樣是極其重要的一部分，在系統(tǒng)中讓每一個工作人員以及同學(xué)擁有一個信息查詢的通道。并賦予一部分工作人員信息管理以及信息修改的權(quán)限，可以利用特定的賬號密碼進行操作。另外修改的信息在第一時間得到自動發(fā)布，可以讓其他人及時的查詢合了解，做到下一次登陸后可以直接使用修改的信息資源，避免使用陳舊信息造成麻煩。

二、 面對移動網(wǎng)絡(luò)辦公體系的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計的構(gòu)建

2.1 協(xié)同辦公系統(tǒng)的框架

對于新時代的辦公系統(tǒng)的移動性主要在兩個方面體現(xiàn)，實際實用板塊和移動流動的板塊。實際中應(yīng)用板塊主要與個人筆記本連接已經(jīng)是傳統(tǒng)的模式，隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，辦公的移動性更強，靈活度要求更高。應(yīng)用板塊中引進了很多新型的移動概念，如“云技術(shù)”的應(yīng)用使得移動辦公更加的虛擬，更多辦公軟件直接壯大，使得日常辦公事件在互聯(lián)網(wǎng)和云客戶端就直接實現(xiàn)計劃的完成。另一方面就是移動的技術(shù)板塊，這部分主要與IT行業(yè)有著密切的結(jié)合。如何使得技術(shù)和移動辦公得到大范圍的使用，首先是這板塊的推廣和客戶如何使用。通過移動辦公系統(tǒng)需要再一定的平臺上公布發(fā)行，構(gòu)成一個足夠大流量的客戶端。

2.2 框架特點

首先，協(xié)同辦公系統(tǒng)是由多元化辦公體系構(gòu)成，例如，互聯(lián)網(wǎng)，移動通訊設(shè)備，云端，以及更多的信息存放發(fā)布平臺，將各個領(lǐng)域集中起來，形成全新的技術(shù)手段機型數(shù)據(jù)處理以及邏輯分析是各個部分高度統(tǒng)一。新的辦公體系功能齊全，使用起來并不復(fù)雜，操作界面簡單實用，各個領(lǐng)域皆可安全使用。部分企業(yè)資源以及工作方向隨時會發(fā)生變動，主要取決于用戶的需求，而古老的工作體系極其浪費人力物力，新的辦公系統(tǒng)將會與永固的需求保持緊密聯(lián)系，因為客戶可以隨時將自己新的需求發(fā)布到工作平臺，這樣就可以得到及時處理。

2.3 架構(gòu)安全性

如果沒有大量的信息資源如何能使工作效率得到提高，更無法滿足人們的需求，可部分信息資源的公開必然會帶來一定的安全隱患。另外協(xié)同辦公系統(tǒng)的運行程序也會在外界的干擾下中斷，或遭到惡意破壞，所以就必須對系統(tǒng)的安全框架進行設(shè)計和構(gòu)建?？梢栽诓糠謧€人信息資源設(shè)置權(quán)限，這樣除了一些專業(yè)工作人員用特定賬號和密碼可以查看以外，其他人員就無法看到。工作人員對客戶的個人信息資源擁有查閱的權(quán)利，但絕對禁止商業(yè)行業(yè)，要規(guī)定相應(yīng)的法律法規(guī)。在使用的同時會就有使用人員的身份信息，方便事故出現(xiàn)后的責(zé)任追蹤。針對協(xié)同辦公系統(tǒng)的保護的特點，設(shè)置特定的防火墻，保護客戶遠程客戶端。

三、面對移動網(wǎng)絡(luò)辦公體系的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計

3.1 建立虛擬平臺

在這個協(xié)同工作平臺上，所有工作人員攜手辦公，可以相互查詢他人工作進度，這樣不僅可以完善自己的時間規(guī)劃，還可以變相的激勵自己更高效的完成任務(wù)，工作人員相互督促同樣會提高企業(yè)的效益。同時便于不能領(lǐng)導(dǎo)隨時監(jiān)督工作人員的工作進展情況，并可以在工作中做出必要的指示，對不滿意的部分可以在平臺內(nèi)部就是的修改，各部門員工工也可以通過平臺相互交流，交流經(jīng)驗提出寶貴建議。同樣具體操作要將自己的賬號登陸在平臺之上，協(xié)同辦公系統(tǒng)將提供語音視頻等功能，然后工作人員的交流更加便利，每位工作人員的意見都是實名制的，這樣便于提高工作人員的自覺性和自律性。

3.2 工作流管理

在協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺之中，各個企業(yè)單位必須要明確分工，劃分工作人等級以方便平臺內(nèi)部授權(quán)問題，不同的等級擁有不同的權(quán)限，如此才能夠更好的實現(xiàn)內(nèi)部管理。具體操作還要落實每一個工作人員的賬號之上，內(nèi)部應(yīng)配有相應(yīng)的決策功能，管理功能，監(jiān)督功能，參考功能。依照企業(yè)的分工不同來劃分工作人員權(quán)限，例如，不同工作人員僅享用資源參考權(quán)限，不具有決策，監(jiān)督功能，以此類推，如此下來就可以讓協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)調(diào)有序的進行。

3.3 個人辦公平臺的建立

無論是工作人員還是客戶，都可以依據(jù)自己的個人喜好和喜歡來設(shè)計自己的遠程客戶端，具體玩遵從分工特點來進行構(gòu)建，從而每一位員工里用戶都可以順心的投入工作，享受平臺帶來的樂趣。為企業(yè)帶來更好的收益，為客戶提供更好的服務(wù)。

四、移動網(wǎng)絡(luò)辦公體系優(yōu)勢

協(xié)同辦公功能構(gòu)建極其重要，所有的便捷操作都要依靠于相應(yīng)的功能構(gòu)建，將功能平臺進行單位劃分可得：工作流程管理功能，公文管理功能，個人事務(wù)功能自己系統(tǒng)維護功能。

4.1 管理的流通優(yōu)勢

工作流程管理功能是一項核心功能，因為內(nèi)部存在很多具體事項，在工作中的相應(yīng)工作人員都會有具體分工，各部門依靠信息的自動化和普及化的優(yōu)勢來更好的完成任務(wù)，企業(yè)高層掌握著工作流程管理的權(quán)限。具體有文件的收取與發(fā)放，對員工完成的文件進行審核，企業(yè)高層在必要的情況下可以實時指導(dǎo)并提醒員工。另外，協(xié)同工作系統(tǒng)需要配備自動的工作流程，具有優(yōu)化文件，篩選文件的功能，可以自動添加，刪減，尤其是一些病毒性軟件的踢除，得到優(yōu)化軟件和文件，節(jié)省大量人力資源。

4.2 移動辦公對于公文管理的優(yōu)勢

為了加快工作效率，協(xié)同辦公系統(tǒng)需要建設(shè)相應(yīng)的文本處理功能，利用公文管理功能處理文件的傳入和輸出，將公文管理功能智能化，對外界文件進行分類存檔并合理發(fā)放，發(fā)放后公文管理系統(tǒng)將會識別各類文本類型，對各類文本進行自動模板設(shè)計，例如識別工作人員的印章以及領(lǐng)導(dǎo)的親筆字跡等。有愛公文管理功能作為協(xié)同辦公的基礎(chǔ)功能也為其節(jié)省了大量的時間和精力。

4.3 移動辦公對于個人事務(wù)的優(yōu)勢

這項功能便是每個員工自己客戶的記事功能。員工們可以在其中發(fā)表自己所遇到的問題，積累的寶貴經(jīng)驗供大家分享，還有個人日程的安排，這樣極其重要，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會根據(jù)每個人不同的日程安排進行合理的工作分配，如此便于統(tǒng)一規(guī)劃和管理。

五、結(jié)論

綜上所述，移動網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作體系在各行業(yè)的作用可想而知，根據(jù)現(xiàn)代移動網(wǎng)絡(luò)工作特性狀況存在的一些現(xiàn)實問題進行本質(zhì)上的修訂，首先發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代工作體系在信息資源整合上單一的弊端進行信息共享功能進行設(shè)計，將各層次工作人員以及客戶群體建立緊密聯(lián)系，達到及時溝通的工作流程，而后在理想設(shè)計的同時進行設(shè)想，在新的構(gòu)思與實際狀況相結(jié)合的基礎(chǔ)上尋找新的缺陷，用戶的信息保密工作是相對現(xiàn)實的問題，從而能加強隱私防護工作，將系統(tǒng)防火墻與工作人員辦公實名制結(jié)合來尋求解決方案。然后建立一系列的內(nèi)部功能體系，包括智能化的文檔處理系統(tǒng)，將篩選修訂功能相互整合并在實際當(dāng)中加以利用。最后移動網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作體系進行內(nèi)部完善，主要目標便是構(gòu)建員工之間，員工與管理者之間的香菇溝通協(xié)作，監(jiān)督，管理體制。希望這套新的辦公體制回發(fā)揮他應(yīng)有的作用。

參 考 文 獻

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