檔案管理對企業(yè)發(fā)展的作用

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摘 要：企業(yè)推行現(xiàn)代化管理， 人力資源和企業(yè)檔案資料作為企業(yè)單位兩大財(cái)富，特別是企業(yè)檔案資料作用企業(yè)廣大職工辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，研究企業(yè)管理中應(yīng)該怎樣提高檔案工作的地位和作用，對于企業(yè)實(shí)行現(xiàn)代化管理具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；信息管理

一個(gè)企業(yè)從創(chuàng)立到不斷的發(fā)展壯大，在這過程中所形成的文件文書、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、信用憑證、科技成果、企業(yè)活動(dòng)圖片、錄音、錄像、實(shí)物等有關(guān)企業(yè)的資料，這些資料反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，也是企業(yè)發(fā)展過程中積累的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富。隨著我國計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制向社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變，要想在激烈的市場經(jīng)濟(jì)競爭中站穩(wěn)腳跟，開拓市場，必須改變事業(yè)單位計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制，推行現(xiàn)代企業(yè)管理。企業(yè)檔案資料對企業(yè)發(fā)展具有良好的促進(jìn)作用，良好的檔案管理可以在企業(yè)科技發(fā)展過程中起到催化劑作用

一、檔案在企業(yè)管理中的作用

1.可以提高企業(yè)的科學(xué)決策，在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代，優(yōu)秀的企業(yè)家可以通過匯集各面信息，然后通過分析企業(yè)檔案中的各種資料、數(shù)據(jù)、信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，查找不足，可以對企業(yè)的發(fā)展和管理做出科學(xué)決策，所以說企業(yè)如果沒有資料、數(shù)字、信息作為參考，那么企業(yè)管理者就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機(jī)會(huì)，獲得發(fā)展優(yōu)勢。

2.通過檔案信息企業(yè)可以借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，吸取有價(jià)值的信息，最大化簡化工作程序，提高企業(yè)管理效率。對企業(yè)檔案利用已經(jīng)貫穿于企業(yè)檔案管理中的始終和各個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)所開展的一切業(yè)務(wù)活動(dòng)等都離不開企業(yè)檔案工作作為依據(jù)和參考。

3.企業(yè)檔案科學(xué)管理將會(huì)對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展具有特殊的推動(dòng)作用。企業(yè)在做出重大決策時(shí)可以借助過去發(fā)展中積累的檔案資料分析總結(jié)不足，使決策更為科學(xué)和及時(shí)，同時(shí)企業(yè)在日常的工作中可以借助以往檔案資料反映出來的有效經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

4.企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的有效憑證。企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程難免要與其他企業(yè)或商家等發(fā)生各種糾紛。在糾紛過程中企業(yè)可以借助真實(shí)記錄企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的過程、內(nèi)容、結(jié)果的企業(yè)檔案為憑證，特別是產(chǎn)權(quán)糾紛，這些資料就成為了企業(yè)進(jìn)行維權(quán)的重要的法律憑證和企業(yè)保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器。

5.企業(yè)檔案管理的安全性，是對企業(yè)管理和保護(hù)，做好檔案的保密工作，遵守企業(yè)檔案中所包含的涉密事項(xiàng)，來保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)群，防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生，就可以有效的保護(hù)企業(yè)合法的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，嚴(yán)格維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

二、企業(yè)檔案在管理中應(yīng)遵循的基本原則

1.檔案資料科學(xué)分級(jí)，管理統(tǒng)一規(guī)范。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案資料管理時(shí)要科學(xué)對企業(yè)相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一分組和集中管理，為確保管理的規(guī)范性和科學(xué)性，企業(yè)管理機(jī)構(gòu)要及時(shí)健全完善企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度，注重對各種文件材料的形成和積累，對企業(yè)各部門和各種載體檔案進(jìn)行管理，并且按照特定的要求科學(xué)的進(jìn)行分類整理，對企業(yè)全部檔案進(jìn)行統(tǒng)一綜合管理，以確保企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中能夠有效的被利用。

2.遵守管理標(biāo)準(zhǔn)，用真實(shí)數(shù)據(jù)說話。企業(yè)檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)，不能僅依靠行政手段和憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，他需要具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不然必然會(huì)造成企業(yè)檔案管理系統(tǒng)混亂，對企業(yè)的發(fā)展造成損失。而且企業(yè)檔案在管理中必須要做到有章可循、有法可依。

3.堅(jiān)持以人為本，嚴(yán)防檔案泄密。企業(yè)檔案工作是項(xiàng)政治性、科學(xué)性、社會(huì)性很強(qiáng)的工作，企業(yè)檔案管理人員在管理中必須要緊密結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，確立以人為本的觀念，強(qiáng)化強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，堅(jiān)守良好的職業(yè)道德、高度的組織性、紀(jì)律性和警惕性，從而嚴(yán)防企業(yè)檔案失密、泄密等問題發(fā)生。企業(yè)檔案管理人員在日常管理中要有堅(jiān)持日常收集企業(yè)管理原始憑證、文件記錄保存的習(xí)慣；在進(jìn)行收集的過程中要有嚴(yán)格按照程序制度逐級(jí)辦理的手續(xù)履行，整理收集回執(zhí)、查詢的記錄原始材料的意識(shí)，特別是要對那些記錄企業(yè)發(fā)展及管理的原始件孤本更要尤為重視。

4.堅(jiān)持道德操守，維護(hù)檔案的真實(shí)性。企業(yè)管理人員在管理中要堅(jiān)守操守，不能只做簡單的“保管員”或“收發(fā)員"，要注重企業(yè)的日常資料收集，收集企業(yè)真實(shí)檔案資料，如實(shí)反映企業(yè)發(fā)展歷程的資料，以確保企業(yè)在發(fā)展過程中，能更好的讓企業(yè)管理者真實(shí)的吸取企業(yè)發(fā)展中的不足和經(jīng)驗(yàn)，防范企業(yè)在發(fā)展中出現(xiàn)錯(cuò)誤決策，從而推進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展。

三、強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化的要求及措施

1.建立和利用網(wǎng)上登記制度。在強(qiáng)化企業(yè)檔案管理過程中要及時(shí)通過先進(jìn)的管理技術(shù)手段，記錄企業(yè)有關(guān)利用者對檔案信息的訪問情況，從而通過嚴(yán)格的利用效果登記制度，系統(tǒng)全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。

2.深入基層隨機(jī)走訪用戶。在管理過程中企業(yè)檔案人員要經(jīng)常性地深入企業(yè)基層，向企業(yè)廣大用戶直接了解利用檔案信息產(chǎn)生的效果，以及廣大用戶對檔案管理機(jī)構(gòu)各種提供利用方式的滿意程度和對檔案部門管理的意見和建議，以方便及時(shí)改進(jìn)企業(yè)檔案管理的措施。

3.對反饋工作定期總結(jié)。企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)要定期向用戶發(fā)放利用情況調(diào)查表，并定期對用戶反饋信息進(jìn)行總結(jié)分析，以便對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行更為科學(xué)的管理，從而控制和消除系統(tǒng)反饋控制執(zhí)行中的誤差，保證實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)期目標(biāo)。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)為了確保企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用，就必須要在傳統(tǒng)管理模式上，積極創(chuàng)新管理模式，使企業(yè)檔案信息化，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息服務(wù)，使檔案管理工作在真正意義上為企業(yè)經(jīng)濟(jì)獲得利益最大化而服務(wù)。

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